(中职)创建报表教程课件整套教程电子讲义

单元五

创建报表

单元导读

报表是为数据的显示和打印而存在的，是数据输出的一种重要形式。Access2010中使用报表对象来实现打印格式数据功能，将数据库中的表、查询的数据进行组合，形成报表，还可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。

本单元通过几个任务的实施向读者介绍几种常用的报表及它们的创建方法和使用。技能目标能创建简单的报表能使用设计视图创建报表能使用常用的报表控件会在报表中对数据进行分组并统计汇总能创建标签报表能创建主/子报表能创建动态数据查询报表能预览和打印报表

任务内容使用报表按钮创建“学员信息”报表使用向导创建“当月教练工作日志”分组汇总报表创建“学员通信录”标签报表使用设计视图创建“各类驾照学员及人数”统计报表创建“学员学习记录”主／子报表创建“近期报名学员”的动态报表任务一

自动创建不同形式的“驾照类别”窗体【任务描述】使用“报表按钮”快速创建一个基于“学员”表的“学员信息”报表。【知识准备】

创建报表和创建窗体的过程基本相同，两者之间的本质区别在于：窗体最终显示在屏幕上，并且可以与用户进行信息交流，而报表没有信息交互的功能，而是直接将结果打印出来。在数据库中，创建报表的方法和创建窗体类似，有自动创建报表、利用向导创建报表、在设计视图中创建报表等方法。使用报表按钮创建报表是一种最快捷的报表创建方式，报表将直接显示源表或查询中的所有字段。【任务分析】选择表或查询作为报表的记录源，单击“报表”按钮，立即生成报表，不提示任何信息。类似于以前旧版本中的“自动报表”功能，即选择一个源表，直接给出结果报表。【任务实施】1、打开“科校汽车驾驶员培训管理”数据库，在导航窗格中选择“学员”表作为数据源，切换到“创建”选项卡，在“报表”组中，单击“报表”按钮，如下图所示。“报表”按钮选择”学员”数据源表2、在布局视图中生成和显示报表，如下图所示。3、单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，打开保存对话框，在“报表名称”对话框中输入“学员信息”报表，单击“确定”按钮，如下图（左）所示。4、至此，报表创建完成。在导航窗格显示创建的“学员信息”报表，如下图（右）所示。输入报表名称创建的报表小贴士：报表工具可能无法创建最终需要的完美报表，但对于迅速查看基础数据极其有作用。可以将报表在布局视图或设计视图中进行修改和完善，使报表好地满足需求【任务检查与效果展示】

打开报表的布局视图，如下图所示，在功能区显示“格式”、“排列”、“页面设置”选项卡，可对报表布局进行修改和美化。任务二

使用向导创建“当月教练工作日志”分组汇总报表

【任务描述】使用“报表向导”的方法，创建一个基于“学习记录”表，以“教练编号”进行分组，并能统计各组的学员“时长”总值的“当月教练工作日志”报表。【知识准备】Access提供的向导总是可以使得创建数据库对象的操作更加便捷。在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”可以非常简单地创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁复枯燥的手工设定工作。使用报表向导创建报表不仅可以选择报表上显示哪些字段，还可以指定数据的分组和排序方式。如果事先指定了表之间的关系，那么还可以使用来自多个表的字段进行创建。使用“报表向导”创建报表时，向导会提示用户选择数据源、字段、版面及所需的格式，根据用户的选择来创建报表。在向导提示的步骤中，用户可以从多个数据源（表或查询）中选择字段，可以设置数据的排序和分组，产生各种汇总数据，还可以生成带子报表的报表。【任务分析】“当月教练工作日志”分组汇总报表即是当前月份各位教练的工作日志明细及及培训学员的时长汇总。要完成本报表的创建可先创建一个查询，再以该查询作为报表的数据源通过报表向导来创建。【任务实施】1、

打开“科校汽车驾驶员培训管理”数据库。切换到“创建”选项卡，在“查询”组中，单击“查询设计”按钮，如下图所示。2、打开查询设计视图和“显示表”对话框。添加“学习记录”“教练”表作为查询数据源，在“查询设计”窗口中，将“教练”表中的“教练编号”、“姓名”两个字段和“学习记录”表中的“学员编号”、“学习内容”、“日期”、“时长”四个字段及新创建的“Year([日期])”、“Month（[日期]）”字段添加到“设计网格”的字段行中，在“Year([日期])”和“Month（[日期]）”字段下方的“条件”行中的单元格，分别设置条件为“Year(Date())”和“Month(Date())”，保存查询，查询名为“月教练工作日志”，如下图所示。设置条件为当前年份设置条件为当前月份添加学习记录和教练表前月份3、再次切换到“创建”选项卡，在“报表”组中，单击“报表向导”按钮，如下图所示。图5-8数据库创建报表对象面板

单击“创建”按钮单击“报表向导”按钮4、打开“报表向导”对话框，弹出向导对话框第一步，要求确定报表包含的字段，可以从一个或多个表或查询中选择。在这里选择“月教练工作日志”查询中的所有字段，如下图所示。图5-9设置报表包含的字段5、单击“下一步”按钮，弹出向导第二步对话框，要求确定查看数据的方式，可选择通过“教练”或通过“学习记录”方式，这里设置通过“教练”方式查看数据，如下图所示。图5-10设置查看数据的方式6、单击“下一步”按钮，弹出向导第三步对话框，询问是否添加一个或多个字段，作为分组的依据。在这里选择“教练编号”和“姓名”两个字段为分组字段，如下图所示。图5-11设置报表分组字段7、单击“下一步”按钮，弹出向导第四步对话框，要求选择一个或多个字段作为排序依据，这里可选择“学员编号”作为排序的依据，单击右边有箭头的按钮切换降序或升序，如图5-13所示。单击“汇总选项”按钮，出现汇总选项出话框，设置如图5-12所示选项，单击“确定”按钮返回图5-13所示界面。图5-13设置排序字段和排序方式

单击汇总选项按钮8、单击“下一步”按钮，弹出向导第五步对话框，要求选择报表的布局方式，这里选择“递阶”、“纵向”，并选中“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”复选框，如图5-14所示。图5-14设置报表的布局方式

9、单击“下一步”按钮，弹出向导最后一步对话框，要求为报表指定标题，这里在文本框中输入“当月教练工作日志”，并选择“预览报表”单选按钮，如图5-15所示。图5-15设置报表标题

10、单击“完成”按钮，显示打印预览报表效果，如图5-16所示。图5-16打印预览“当月教练工作日志”报表【任务检查与效果展示】

在打印预览报表时可以看到，“当月教练工作日志”中的每条记录都按照“教练编号”分组。若在预览中发现有些字段没有完全显示出来或要对报表进行美化和调整时，可以单击功能区右上角的“关闭打印预览”按钮，关闭打印预览窗口。Access将自动切换到报表设计视图。在该视图中，可以对字段和报表控件进行相应的调整和设计，最后完成报表效果如下图所示。图5-17“当月教练工作日志”报表完成效果图任务三

创建“学员通信录”标签报表【任务描述】使用标签报表向导方法，创建一个基于“学员通信录”表，包含有“学员编号”、“姓名”、“住址”、“电话”等字段的“学员通信录”标签报表。【知识准备】

标签是Access提供的一个非常实用的功能，利用它可将数据库中的数据加载到控件上，按照定义好的标签的格式打印标签。制作标签一般都是使用多列的方法，标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片，标签在商务上的应用非常广泛，比如商品标签、客户的邮件标签、学生的登记卡等。【任务分析】标签是特殊的Access报表，只要指定标签的数据来源，Access就会字段建立出标签。如果标签的格式不符合要求，也可以自行设置标签的样式。[任务实施】1、打开“科校汽车驾驶员培训管理”数据库。切换到“创建”选项卡，在“报表”组中，单击“标签”按钮，如下图所示。单击“标签”按钮2、打开“标签向导”对话框，弹出向导对话框第一步，要求指定标签尺寸，系统提供若干种标签类型，这里指定“C2180”型，如下图所示。3、单击下一步按钮，弹出向导第二步对话框，要求选择文本的字体和颜色，这里选择字体为“宋体”，字号为“10”，字体粗细为“正常”，字体颜色为“黑色”，如下图所示。图5-20设置文本的字体和颜色

选择文本颜色4、单击“下一步”按钮，弹出向导第三步对话框，要求确定标签的显示内容，可从“可用字段”列表中选择需要的字段如：“学员编号”、“姓名”、“性别”、“年龄”、“电话”、“住址”、“职业”字段添加到右边原型标签的文本框中，如下图所示。5、单击“下一步”按钮，弹出向导第四步对话框，要求确定排序的依据。这里选择“学员编号”字段作为排序依据，如图5-22所示。图5-23设置报表名称

6、单击“下一步”按钮，弹出向导最后一步对话框，要求指定报表的名称，在文本框中输入“学员通信录”，如图5-23所示。7、击“完成”按钮后，将显示标签的打印预览效果，如下图所示。小贴士：在确定邮件标签内容时，也可在原型标签对话框中直接输入：学员编号：{学员编号}，然后按若干个空格，再输入：姓名：{姓名}，依此类推输入要显示的字段，如下图5-25所示设置，结果所生成的标签报表如下图5-26所示。在原型标签中直接输入标签名：{字段名}图5-25直接在原型上输入所需文本图5-26标签报表打印预览视图图5-27标签报表最终效果

【任务检查与效果展示】对生成的标签如果不满意，可在设计视图中打开报表并进行适当的修改。另外，为了显示美观，可以在字段间加适当的空格，效果如下图5-27所示。任务四

使用设计视图创建“各类驾照学员及人数”统计报表【任务描述】使用“设计视图”的方法，创建一个基于“学员”表，以“驾照代号”为分组依据，并能统计各组人数的“各类驾照学员及人数”统计报表。【知识准备】

使用向导创建的报表往往难以满足我们对报表对象的最终要求。为了实现任一个报表对象的最终设计，只有启动报表设计视图，利用报表设计视图提供的各种报表设计工具来完成报表对象的各项功能设计。在报表设计视图中，我们不仅可以直接创建报表对象，也可以在其中修改已有的报表对象。因此，必须全面地了解报表设计视图的组成，各种工具的使用方法以及报表属性的设置方法，方能最终完成一个报表对象全面设计。在报表设计视图中其结构与窗体对象的结构十分相似，也是由5个节组成，它们分别是：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚。【任务分析】【任务实施】

具体步骤由教师演示

修改报表的各种控件方法和在窗体中操作是一样。在报表设计视图中选中需要调整的控件，按〈Shift〉键的同时还可以选择多个控件，当鼠标显示为箭头的形状时，可以对控件的大小进行调整；当鼠标显示为手掌的形状时，可以同时对多个所选控件进行操作；当鼠标显示为握着的手时，可以对一个控件进行操作。【任务检查与效果展示】在设计视图中可对各控件进行格式美化，还可打开属性表设置控件的各种属性，例如边框、背景样式等，最后把“设计视图”切换到“报表视图”，效果如下图5-41和图5-42所示。图5-41各类驾照学员及人数统计设计视图

图5-42各类驾照学员及人数统计报表视图

小贴士：将数据划分为组后更易于理解，通过分组可以直观地区分记录，并显示每个组的介绍性内容和汇总数据等。对数据分组后，在报表的设计视图中将出现组页眉，组页眉在每个新记录组的开头，使用组页眉可以显示组名称。

任务五

创建“学员学习记录”主/子报表【任务描述】

在报表设计视图中，创建一个基于“学员”表的主报表，基于“学习记录”表的子报表的“学员学习记录”主/子报表。【知识准备】

子报表是建立在报表中的报表，此时包含子报表的报表称为主报表。在创建子报表之前，要确保主报表和子报表的数据源表之间建立了一对多的关系，这样才能保证主报表和子报表中的数据有关联。【任务分析】【任务实施】

创建主/子报表时可以在已有的报表中创建一个新子报表，也可以通过将一个报表添加到另一个报表中来创建子报表。既方便又快捷的方法是向报表中添加子报表，即在设计视图中打开主报表，然后通过子报表向导创建子报表。1、在设计视图中打开已创建的“学员信息报表”，调整“主体”节的高度，为创建子报表空出位置，如下图5-43所示。2、单击“设计”选项卡“控件”组中的“子窗体/子报表”控件，如下图5-44所示。图5-43打开数据库和学员信息报表打开学员信息报表的设计视图图5-44

子窗体/子报表控件按钮子窗体/子报表控件3、在报表“主体”节中添加“子窗体/子报表”控件，如下图5-45所示。5-45添加“子窗体/子报表”控件子窗体/子报表控件子窗体/子报表控件附件标签4、单击“属性表”按钮，切换到“数据”选项卡，在“源对象”行的下拉列表框中，选择“学习记录表”为子报表的数据源，如下图5-46所示。属性表按钮选择子报表数据源属性表按钮5-46选择“学习记录”作为子报表数据源5、在子报表控件的标签框中输入“学习记录子报表”，适当调整子报表控件的位置、大小等，切换到报表视图，效果如下图5-47所示。图5-47“学员学习记录”主/子报表

【任务检查与效果展示】在主/子报表中，主报表显示的是某学员的信息，子报表显示的是该学员的学习记录情况。当主报表的记录改变时，子报表的数据也随着改变。如下图5-48所示。任务六

创建“近期报名学员”的动态报表【任务描述】在设计视图中，以“学员”表为数据源，创建一个可查询某一时期学员报名情况的动态报表。该报表能根据用户输入的开始日期和截止日期，统计出该时期学员报名情况。【知识准备】

创建动态报表与创建参数查询一样，在切换到报表视图时显示对话框，提示用户输入信息，系统根据所输入的条件检索数据，当用户输入的条件不同检索出的数据也不同。【任务分析】可利用“报表向导”创建一个学员报名情况报表，然后在要应用参数的字段的“条件”行中，键入您希望在对话框中显示的提示文本，并用方括号括起来，例如：[请输入开始日期:]，当您运行该报表时，会在对话框中显示该提示（不带方括号）。【任务实施】1、打开“科校汽车驾驶员培训管理”数据库。切换到“创建”选项卡，在“报表”组中，单击“报表向导”按钮，如下图5-49所示。图5-49打开数据库

单击“创建”选项卡单击“报表向导”按钮2、在打开的“报表向导”对话框中，选择“学员编号”、“姓名”、“性别”、“年龄”、“电话”、“报名时间”、“驾照代号”等字段，如下图5-50所示。图5-50

设置报表包含的字段3、单击下一步按钮，弹出向导第二步对话框，要求选择一个或多个字段，作为分组的依据。在这里不设置分组字段，如下图5-51所示。图5-51

设置报表分组字段4、单击“下一步”按钮，弹出向导第三步对话框，要求选择一个或多个字段作为排序依据，这里可选择“日期”和“学员编号”作为排序的依据，如下图5-52所示。图5-52

设置排序字段和排序方式

5、单击“下一步”按钮，弹出向导第四步对话框，要求选择报表的布局方式，这里选择“表格”、“横向”，并选中“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”复选框，如下图5-53所示。图5-53

设置报表的布局方式

6、单击“下一步”按钮，弹出向导最后一步对话框，要求为报表指定标题，这里在文本框中输入“学员报名情况”，选择“修改报表设计”单选按钮，如下图5-54所示。单击“完成”，结果如下图5-55所示。图5-54设置报表标题

图5-55

报表设计视图

7、在报表设计工具的设计选项卡中，单击“工具”组中的“属性表”按钮，切换到“数据”选项卡，单击“记录源”右边“省略号”按钮，如下图5-56所示。单击“省略号”按钮打开“数据”选项卡图5-56

属性表界面

图5-57

是否创建查询对话框

8、这时会弹出一个询问是否根据表创建查询对话框，如下图5-57所示，单击“是”按钮，会