企业招聘流程与人员资料归档表（示例）

企业招聘流程与人员资料归档表（示例）一、适用场景与价值说明本工具模板适用于企业人力资源部门、初创公司招聘团队及业务部门负责人，用于规范从招聘需求提出到新员工入职全流程的管理，同时实现候选人及在职人员资料的标准化归档。在实际工作中，企业常面临招聘流程不透明、资料分散存储、信息追溯困难等问题，本模板通过结构化流程设计和统一归档格式，可有效提升招聘效率、降低合规风险，并为后续人才盘点、离职分析等提供数据支持。二、招聘流程全步骤操作指南（一）需求确认与岗位启动需求沟通：HR部门与用人部门负责人召开招聘需求对接会，明确岗位名称、所属部门、直接上级、核心职责（如“负责产品市场推广方案策划与执行”）、任职要求（学历、专业、工作经验年限、必备技能如“熟练使用PS”“具备3年以上快消品行业经验”）、到岗时间、薪资预算（基本工资+绩效+补贴范围）及特殊要求（如“接受出差”“需持有相关证书”）。需求审批：HR根据公司《招聘管理制度》，填写《招聘需求审批表》（附件1），经用人部门负责人、HR负责人、分管领导签字确认后，纳入招聘计划。若为新增岗位，需同步提交《岗位编制申请表》，经总经理审批。（二）简历筛选与初筛沟通渠道发布：根据岗位类型选择招聘渠道（如技术岗优先BOSS直聘、拉勾网；职能岗优先智联招聘、猎聘；高端岗可通过猎头合作），同时在公司官网、公众号同步发布招聘信息，注明岗位名称、职责、要求及投递方式（如“投递邮箱：hrxxx，邮件主题‘应聘岗位-姓名’”）。简历筛选：HR每日登录招聘平台简历，按“硬性条件（学历、专业、工作经验年限）→软性条件（技能匹配度、项目经验稳定性）”两轮筛选，标注“通过初筛”“不通过”原因（如“经验不符”“技能不足”），形成《初筛简历汇总表》。初筛沟通：对通过初筛的候选人，1个工作日内通过电话/联系，确认基本信息（如“您目前在职吗？期望薪资范围是多少？”）、到岗意愿及面试时间偏好，同步发送《面试须知》（包含面试时间、地点、所需材料、联系人及联系方式），并记录沟通结果（“同意面试”“时间冲突”“放弃应聘”）。（三）面试评估与反馈面试安排：HR根据候选人时间及面试官日程，安排初试（HR面试）→复试（用人部门面试）→终试（分管领导/总经理面试）三级流程，至少提前1天发送《面试安排通知》给候选人及面试官，明确各轮面试时间、地点、面试官（如“初试：经理，HRBP；复试：总监，市场部负责人；终试：*总，副总经理”）。面试实施：初试：HR重点考察候选人的求职动机、职业稳定性、沟通能力及与岗位要求的匹配度，填写《初试评估表》（含“自我评价”“岗位认知”“期望薪资”等模块），给出“推荐复试”“不推荐”结论。复试：用人部门负责人通过提问（如“请举例说明您过往最成功的一个推广项目”“遇到团队意见分歧时如何处理？”）考察候选人的专业技能、项目经验及团队协作能力，填写《复试评估表》，给出“推荐终试”“不推荐”或“建议安排加试”结论。终试：分管领导/总经理重点考察候选人的价值观与企业文化的契合度、战略思维及抗压能力，填写《终试评估表》，最终给出“录用”“不录用”或“保留（后续1个月内有效）”结论。面试反馈：面试结束后24小时内，HR将各轮面试结果同步给候选人（录用则发送《录用意向书》，不录用则发送《婉拒通知》），并更新《招聘进度跟踪表》。（四）背景调查与录用审批背景调查：对通过终试的拟录用候选人，由HR或第三方背调机构开展背景调查，重点核实工作履历（入职/离职时间、职位、工作内容）、学历学位（学信网验证）、有无违纪记录（如“是否因严重违反公司制度被辞退”）、有无不良征信记录，填写《背景调查报告》。若发觉信息造假或重大负面情况，取消录用资格。录用审批：HR汇总《招聘需求审批表》《各轮面试评估表》《背景调查报告》，填写《录用审批表》，经HR负责人、用人部门负责人、分管领导、总经理签字确认后，发放正式《录用通知书》（注明岗位名称、薪资构成、入职时间、所需材料（身份证复印件、学历学位证书复印件、离职证明、体检报告）及报到流程）。（五）入职办理与资料归档入职准备：HR提前1天通知入职时间、地点，准备《新员工入职信息登记表》《劳动合同》《员工手册》《保密协议》等材料，并协调IT部开通办公账号、行政部准备工位及办公用品。入职办理：新员工到岗后，HR核对身份证、学历学位证书、离职证明等原件，收取复印件，引导填写《新员工入职信息登记表》（含紧急联系人、银行卡号、社保公积金缴纳信息等），签订《劳动合同》及相关协议，发放工牌、办公用品，带领熟悉办公环境及同事。资料归档：入职手续办理完成后，HR将候选人从“需求阶段”到“入职阶段”的所有资料（含《招聘需求审批表》、简历、各轮面试评估表、背景调查报告、《录用通知书》、入职材料、劳动合同等）整理归档，形成该员工的完整招聘档案，按“年度-部门-岗位-姓名”分类存储（电子档加密保存，纸质档存入档案袋）。三、人员资料归档表示例员工招聘及入职资料归档表基本信息姓名*性别男出生年月1995年3月身份证号110*（隐去部分）应聘岗位市场推广专员所属部门市场部入职日期2024年6月1日劳动合同期限3年（2024.6.1-2027.5.31）联系电话138邮箱*163紧急联系人*（父亲）联系电话139招聘流程记录需求提出部门市场部需求提出日期2024年5月10日需求审批通过日期2024年5月15日招聘渠道BOSS直聘初试时间2024年5月20日14:00初试官*经理（HRBP）初试结论推荐复试复试时间2024年5月25日10:00复试官*总监（市场部负责人）复试结论推荐终试终试时间2024年5月30日15:00终试官*总（副总经理）终试结论录用背调结果无异常《录用通知书》发放日期2024年5月31日入职材料是否齐全是归档资料清单资料类别具体名称份数存放形式需求阶段《招聘需求审批表》1份纸质+电子简历阶段个人简历（BOSS直聘）1份电子面试阶段《初试评估表》《复试评估表》《终试评估表》各1份纸质+电子录用阶段《录用通知书》《背景调查报告》各1份纸质+电子入职阶段《新员工入职信息登记表》、身份证复印件、学历学位证书复印件、离职证明复印件、《劳动合同》原件各1份纸质+电子备注1.2024年6月2日完成劳动合同签订，社保公积金当月缴纳；2.2024年6月5日参加新员工入职培训，培训资料另存；3.此档案由HR部门*专员负责保管，查阅需经HR负责人签字。四、使用过程中的关键注意事项（一）资料保密与合规管理所有候选人及在职人员的个人信息（身份证号、联系方式、家庭住址等）需严格保密，仅限HR招聘负责人、用人部门面试官及分管领导因工作需要查阅，严禁通过非加密渠道（如普通QQ邮件）传播，避免违反《个人信息保护法》。背景调查需提前获得候选人书面授权（《背景调查授权书》），调查范围仅限与岗位相关的信息（如工作履历、学历），不得涉及候选人隐私（如婚姻状况、宗教信仰）。（二）流程及时性与完整性各环节时间节点需严格把控：简历筛选需在收到简历后3个工作日内完成，初试需在简历通过后5个工作日内安排，录用审批需在终试通过后2个工作日内完成，避免因流程拖延导致候选人流失。资料归档需在员工入职后1个工作日内完成，保证“一人一档”，无遗漏（如《背景调查报告》《入职信息登记表》等关键材料需齐全）。（三）信息一致性与准确性简历、面试评估表、录用通知书、入职信息登记表中的姓名、岗位、薪资等信息需保持一致，避免因信息不符引发劳动纠纷（如录用通知书写“月薪8000元”，入职登记表误写“7500元”）。归档资料需为最新版本，如员工岗位调动后，需同步更新归档资料中的“所属部门”“岗位名称”等信息。（四）档案存储