采购流程规范与模板

采购流程规范与工具模板指南一、适用范围与典型场景本采购流程规范与模板适用于各类企业（含中小微企业、集团公司）的日常采购活动，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等多类型场景。具体包括但不限于：生产型企业原材料及辅料采购、办公设备采购、IT服务采购，贸易型企业商品采购，以及服务型企业外包服务（如保洁、咨询）采购等。典型应用场景示例：制造业企业生产部需采购一批电子元器件，需从需求提报至付款完成的全流程规范；行政部为新增部门采购办公桌椅，需遵循供应商选择、价格比对的流程要求；IT部门采购软件系统服务，需明确需求对接、合同条款及验收标准。二、采购流程全步骤详解（一）需求提报与预算确认操作目标：明确采购需求合理性，保证预算可控。责任人：需求部门（如生产部、行政部）、财务部、采购部。操作步骤：需求部门填写《采购申请单》，注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期及预算金额，部门负责人签字确认。财务部审核预算是否符合公司年度预算及成本控制要求，重点核查预算金额与历史采购价格、市场价格差异，若超预算需需求部门说明原因并提交《预算调整申请》。采购部接收《采购申请单》后，确认需求描述清晰、参数明确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）。输出文档：《采购申请单》《预算调整申请》（若适用）。（二）供应商寻源与资质审核操作目标：筛选合格供应商，保证采购来源合规。责任人：采购部、需求部门、质检部（若涉及）。操作步骤：采购部根据采购需求类型，通过以下方式寻源：公开渠道（如行业招标平台、供应商库）；邀请寻源（向3家及以上合格供应商发出询价邀请）；紧急采购（小额零星采购可从合格供应商名录中直接选择，需记录原因）。采购部对意向供应商进行资质审核，需核查：营业执照、税务登记证、相关行业资质证书（如ISO认证、医疗器械经营许可证等）；供应商信誉（通过信用中国、行业协会等渠道查询）；供货能力（生产规模、库存情况、交付周期）。需求部门参与技术参数确认，保证供应商提供的产品/服务符合技术要求。输出文档：《供应商资质审核表》《供应商名录》。（三）询价与比价操作目标：获取最优价格，保证采购性价比。责任人：采购部、财务部、审计部（若涉及）。操作步骤：采购部向至少3家合格供应商发出《询价单》，明确需求细节、报价要求（含单价、总价、是否含税、运费等）及报价截止时间。供应商按期反馈报价后，采购部整理《比价表》，对比各供应商的价格、质量保障、交付周期、售后服务等维度，形成《比价分析报告》。金额达到公司招标标准的（如单次采购超10万元），需组织招标小组（含采购、财务、需求部门代表）进行评标，确定中标供应商。输出文档：《询价单》《比价表》《比价分析报告》《评标报告》（若适用）。（四）合同签订操作目标：明确双方权利义务，防范法律风险。责任人：采购部、法务部（若涉及）、需求部门、供应商。操作步骤：采购部根据采购金额及风险等级，选择合同模板（如标准采购合同、框架协议），明确以下条款：标的物名称、规格、数量、单价及总价；质量标准、验收方法及异议处理；交付时间、地点及运输方式；付款方式（如预付款比例、到货付款、质保金条款）；违约责任、争议解决方式。法务部审核合同条款，保证符合《民法典》等法律法规要求，重点核查违约责任、知识产权条款等。双方授权代表签字盖章，合同生效后原件交采购部、财务部、需求部门存档。输出文档：采购合同（一式多份）。（五）订单下达与执行跟踪操作目标：保证供应商按合同约定履约。责任人：采购部、供应商、需求部门。操作步骤：采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，注明订单号、交货日期、交付地址、联系人等信息，并要求供应商确认回传。采购部跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按期交付；若需变更订单（如数量调整），需双方书面确认《订单变更单》。需求部门确认到货时间，做好收货准备（如仓库腾库、人员安排）。输出文档：《采购订单》《订单变更单》（若适用）。（六）验收与入库操作目标：保证采购物品/服务符合合同约定，数量准确、质量合格。责任人：需求部门、质检部（若涉及）、仓库、采购部。操作步骤：供应商按约定时间交付后，需求部门与仓库共同核对实物数量、规格型号，确认外包装是否完好。涉及质量检测的物品（如原材料、设备），由质检部按《质量检验标准》进行检验，出具《检验报告》；服务类项目（如IT运维）需由需求部门按服务标准验收，填写《服务验收单》。验收合格后，仓库办理入库手续，填写《入库单》，登记库存台账；验收不合格的，需当场出具《不合格品报告》，采购部及时与供应商沟通处理（如退换货、索赔）。输出文档：《入库单》《检验报告》《服务验收单》《不合格品报告》（若适用）。（七）付款结算操作目标：规范资金支付流程，保证账务清晰。责任人：采购部、财务部、供应商。操作步骤：采购部收集付款凭证，包括：合同、发票、《入库单》《验收单》《订单变更单》（若适用），核对信息一致性（如合同号、金额、供应商名称）。财务部审核凭证无误后，按合同约定付款方式安排付款（如电汇、承兑汇票），并同步供应商收款账户信息。供应商收到款项后，开具合法合规发票（如增值税专用发票），财务部进行账务处理。输出文档：《付款申请单》《发票》《银行付款回单》。（八）档案归档操作目标：保证采购过程可追溯，满足审计及管理需求。责任人：采购部、档案管理部门。操作步骤：采购部整理采购全流程文档（含《采购申请单》、比价资料、合同、订单、验收单、付款凭证等），按“单次采购”或“项目”分类编号。档案管理部门核对文档完整性，录入档案管理系统，保存期限不少于5年（涉及法律纠纷的保存至纠纷结束后3年）。输出文档：采购档案（电子+纸质）。三、标准化采购模板工具包（一）采购申请单序号物品/服务名称规格型号单位数量用途说明期望到货日期预算金额（元）需求部门负责人申请人日期1A4复印纸80g箱10行政部日常办公2024-03-15800*经理*某2024-03-012生产用传感器-123个50生产线改造2024-03-2025000*主管*某2024-03-01（二）比价表供应商名称报价日期物品名称规格型号单价（元）数量总价（元）是否含税交付周期质保期备注科技有限公司2024-03-02传感器-1234805024000是（13%）7天1年YY电子厂2024-03-02传感器-1234905024500是（13%）5天1年ZZ贸易公司2024-03-02传感器-1234755023750否10天6个月运费另算（三）采购合同（模板节选）合同编号：CG-2024-005甲方（采购方）：有限公司地址：市区路号法定代表人：*乙方（供应方）：科技有限公司地址：市区路号法定代表人：*第一条标的物名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）传感器-123个5047523750第二条质量标准：乙方提供的产品需符合国家GB/T2423.1-2008标准，质保期12个月。第三条交付：2024年3月20日前交付至甲方仓库，运费由乙方承担。第四条付款：验收合格后30日内，甲方支付乙方合同总额的100%（即23750元），乙方开具13%增值税专用发票。第五条违约责任：若乙方逾期交付，每逾期1日按合同总额的0.5%支付违约金；若产品不合格，乙方需7日内免费更换，并赔偿甲方损失。（四）入库单入库日期采购订单号物品名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）供应商名称验收人仓管员2024-03-21CG-2024-005传感器-123个5047523750科技有限公司*某*某（五）验收单（服务类）验收日期服务项目服务内容验收标准验收结果（合格/不合格）验收人需求部门负责人2024-03-25IT系统运维服务月度系统巡检与故障处理系统可用率≥99.5%合格*某*经理四、关键风险控制与操作要点（一）合规性风险控制审批权限：严格执行分级审批制度，如单次采购金额≤5000元由部门负责人审批，5000-50000元由采购部经理审批，≥50000元需总经理审批，避免越权操作。供应商管理：建立供应商年度评估机制，从质量、交付、价格、服务四个维度评分，低于60分的供应商暂停合作，连续两年评分≥85分的纳入“优秀供应商名录”。（二）成本控制要点价格管控：大宗物料可签订年度框架协议，锁定价格区间；零星采购尽量通过电商平台比价，保证价格不高于市场均价5%。预算管理：严禁超预算采购，若确需调整，需提前3个工作日提交《预算调整申请》，说明调整原因及对成本的影响，经财务部及总经理审批后方可执行。（三）质量与交付风险验收环节：验收人员需与采购人员分离，保证客观公正；对关键物料（如生产原材料）需留存样品，作为后续质量争议的判定依据。交付跟踪：对周期较长（如≥30天）的采购项目，采购部需每周向需求部门反馈进度，提前预警延迟风险。（四）文档管理要求完整性：采购全流程文档缺一不可，特别是合同、验收单、付款凭证，需保证“三单匹配”（订单、入库单、发