会议纪要撰写规范与模板版

会议纪要撰写规范与模板通用版引言会议纪要是会议过程及成果的书面化载体，准确、规范的会议纪要能够有效传递会议信息、明确行动责任、跟踪工作进度，是提升会议效率、保障执行落地的关键工具。本规范结合各类会议场景特点，系统梳理会议纪要的撰写流程、核心要素及注意事项，并提供通用模板，适用于企业内部例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类正式及非正式会议场景。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本规范适用于各类组织（企业、事业单位、社团等）在召开会议后形成的正式会议纪要，涵盖决策型、执行型、沟通型、研讨型等多种会议类型。（二）典型应用场景常规管理会议：如周例会、月度总结会、季度规划会，用于同步工作进展、部署阶段性任务。项目专项会议：如项目启动会、阶段评审会、问题复盘会，聚焦项目目标、进度、风险及资源协调。跨部门协作会议：如资源协调会、流程优化会，用于打破部门壁垒、明确协作分工。决策审议会议：如方案评审会、预算审批会，记录关键决策过程及结论，作为后续执行依据。问题解决会议：如故障分析会、投诉处理会，聚焦问题根因分析及解决方案制定。二、会议纪要撰写全流程操作规范（一）会前准备：奠定记录基础明确会议核心目标提前与会议主持人（*）沟通，知晓会议主题、预期成果及需重点讨论的议题，避免记录偏离方向。若会议有议程，提前熟悉议程框架；无议程时，主动梳理核心议题逻辑顺序。收集背景资料收集与会议相关的方案、数据、上次会议纪要等背景材料，提前熟悉内容，便于快速理解讨论context。对专业术语、缩写等提前标注解释，保证记录准确。准备记录工具电子工具：推荐使用Word、Excel或专业会议纪要软件（如飞书文档、腾讯文档），支持实时编辑、多人协作及后续格式调整。纸笔工具：若习惯手写，准备带横线的笔记本（便于排版）和不同颜色笔（区分议题、决议、待办等）。（二）会中记录：抓取关键信息聚焦核心内容，避免“流水账”重点记录“讨论过程”而非“发言细节”：记录不同观点的核心论点（如“部门认为当前方案成本过高，建议优化环节”；“部门提出可通过方式降低成本，具体为……”），而非逐字逐句记录发言。突出“决策结论”和“行动项”：对会议最终明确的决议（如“同意采用方案”）、待办事项（如“*需在X月X日前完成报告”）需单独标注，避免与普通讨论内容混淆。运用记录技巧，提升效率符号速记：使用“→”表示结论，“△”表示重点，“○”表示待办，“？”表示存疑问题，如“△成本优化方向：环节（*负责）→X月X日前出方案”。人名简化：对参会人员用“（部门）”“（职务）”简化（如“（研发部）”“（项目经理）”），会后补充完整姓名。数据标注：关键数据（如时间、金额、数量）需当场核对，如“预算上限：100万元（*财务部确认）”。确认模糊信息，避免歧义对表述不清、存疑的讨论点，当场向主持人或发言人确认，如“请问刚才提到的‘节点’是指X月X日还是X月X日？”；对未达成一致的意见，需明确记录分歧点（如“关于问题，部门建议A方案，部门建议B方案，未达成共识，需下次会议继续讨论”）。（三）会后整理：形成规范纪要信息核对与补充会议结束后2小时内整理初稿，对照会议录音（若允许）、笔记及背景资料，补充遗漏信息，修正记录偏差。向参会人员（尤其是决议责任人和发言人）核对关键信息（如待办事项内容、完成时限），保证准确无误。结构化梳理内容按“会议基本信息→会议议程→核心讨论内容→决议事项→待办事项→附件说明”的逻辑框架梳理内容，保证条理清晰。对冗长讨论内容提炼核心观点，删除无关细节（如“会议开始后大家互相问候”等无效信息）。语言规范与格式排版使用书面语，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案不行”改为“*认为该方案存在风险，需进一步调整”）。统一格式：标题用二号黑体，一级标题用三号黑体，二级标题用四号黑体，用宋体小四，行距1.5倍；表格内文字用宋体五号，居中对齐。审核与分发初稿完成后提交会议主持人（*）审核，重点检查决议是否准确、待办是否明确、有无遗漏关键信息。审核通过后，在24小时内按分发范围（参会人员、相关部门、上级领导）发送电子版（PDF格式，避免格式错乱），并抄送存档部门。三、通用会议纪要模板会议纪要会议基本信息项目内容会议名称[例：项目2024年Q3季度目标推进会]会议时间[例：2024年7月15日14:00-16:30]会议地点[例：公司301会议室/线上会议（腾讯会议号X）]主持人*[例：（总经理）]记录人*[例：（行政部）]参会人员*[例：（研发部）、赵六（市场部）、孙七（财务部）、周八（运营部）]缺席人员[例：吴九（人事部，因公出差）]会议类型[例：项目推进会/决策会/沟通会]分发范围[例：全体参会人员、公司管理层、存档（行政部）]会议议程议题一：Q3季度目标拆解及部门分工（负责人：*）议题二：当前项目进度风险及应对措施（负责人：*）议题三：预算调整方案审议（负责人：*）议题四：其他事项核心讨论内容议题讨论过程摘要Q3季度目标拆解（市场部）汇报Q3核心目标：销售额提升30%，新用户增长5万；建议研发部聚焦产品迭代，运营部加强用户拉新活动。（研发部）反馈：产品迭代需2周完成，建议优先开发A功能模块（用户需求最高）。项目进度风险（运营部）提出：当前项目滞后3天，主要因第三方接口对接延迟；（技术部）建议：协调第三方优先处理接口问题，同时调整内部测试计划。预算调整方案*（财务部）提案：因市场推广成本增加，Q3预算需上调15万元；经讨论，同意从“预留应急费用”中列支10万元，另5万元需下月审批。决议事项序号决议内容责任部门/人完成时限1确定Q3季度目标：销售额提升30%，新用户增长5万，各部门按分工方案执行各部门负责人7月20日前启动2同意产品迭代优先开发A功能模块，研发部7月17日前提交详细开发计划*（研发部）7月17日3预算上调15万元，其中10万元从应急费用列支，5万元由*（财务部）下月提交申请*（财务部）7月31日前完成待办事项（行动项）序号待办内容责任人协助部门完成时限产出物1制定Q3季度各部门详细执行计划（含关键节点、责任人）*（市场部）-7月20日Word版执行计划2协调第三方接口优先对接，同步更新项目进度表*（运营部）技术部7月18日进度表更新版3向管理层提交预算调整申请（5万元部分）*（财务部）-8月5日申请报告附件说明《Q3季度目标拆解方案（初稿）》《项目进度风险清单》《Q3预算调整明细表》备注[例：下次会议时间暂定8月10日，具体地点另行通知；本次会议录音仅限存档，请勿外传]四、撰写注意事项与常见问题规避（一）核心原则客观性：记录需基于事实，不掺杂个人观点，避免使用“我认为”“应该”等主观表述，改用“*提出”“会议明确”等客观措辞。准确性：人名、部门、时间、数据等关键信息必须反复核对，杜绝“大概”“可能”等模糊表述。完整性：需包含会议核心要素（时间、地点、人物、议题、决议、待办），避免遗漏关键结论或行动项。简洁性：用精炼语言表达核心内容，避免冗长描述，重点突出“做什么、谁来做、何时完成”。（二）常见问题及规避方法问题：记录成“发言流水账”规避：提前明确“决议>讨论>背景”的记录优先级，对非核心讨论内容（如背景介绍、无关吐槽）简化或删除。问题：待办事项责任不明确规避：待办项必须明确“责任人”（而非部门），如“由*（研发部经理）负责”而非“由研发部负责”；若需多人协作，需标注第一责任人。问题：决议与待办混淆区分：“决议”是会议达成的结论（如“同意方案”），“待办”是基于决议需执行的具体行动（如“*负责在X月X日前提交方案”），需分模块记录。问题：分发不及时或范围不当规避：保证会后24小时内分发，分发范围需包含“执行人、协办人、上级领导、存档部门”，避免关键人员未收到纪要导致执行脱节。问题：涉密信息处理不当规避：对涉及公司机密、客户隐私的内容，需脱敏处理（如隐去具体数据、用“项目”代替真实