集团会议管理与议事规则手册

集团会议管理与议事规则手册一、总则为规范集团各类会议的组织管理，提升议事效率与决策质量，确保会议决议有效落地，依据集团运营管理要求并结合实际业务场景，制定本手册。本规则适用于集团总部及各下属单位组织的各类正式会议，涵盖决策、部署、协调、学习等不同性质的会议活动。会议组织与议事应遵循高效务实、民主集中、规范有序的原则：高效务实要求会议紧扣议题、聚焦问题解决，避免形式化；民主集中要求充分听取意见、凝聚共识后形成决议；规范有序要求会议流程、发言表决等环节符合本规则要求，保障会议秩序。二、会议类型与组织权责集团会议按功能与层级分为四类，各类型会议的组织主体、参会范围及核心职责如下：（一）决策类会议以董事会、战略委员会、总经理办公会为核心，负责集团战略规划、重大投资、组织架构调整等核心事项的决策。董事会：由董事长召集，每季度召开一次（特殊情况可临时召集），参会人员为全体董事、监事及必要的高管列席，主要审议集团年度经营计划、重大资产处置等需法定决策的事项。总经理办公会：由总经理主持，每月召开一次，参会为集团高管及相关部门负责人，聚焦日常经营中的重大事项决策，如预算调整、重要合同审批等。（二）部署类会议以年度经营工作会、季度业务推进会为代表，侧重战略分解与任务部署。年度经营工作会：每年年初召开，集团全员或核心管理层参会，总结上年度工作、发布年度战略目标与重点任务。季度业务推进会：由分管业务的高管牵头，每季度末召开，对应业务条线的部门负责人参会，复盘季度目标完成情况、部署下阶段工作。（三）协调类会议以跨部门协调会、项目专项会为主，解决业务协同中的堵点问题。跨部门协调会：由需求发起部门申请，集团办公室统筹安排，参会为涉及的相关部门负责人，针对跨部门协作事项（如资源调配、流程优化）进行沟通决策。项目专项会：由项目负责人召集，项目组成员及相关支持部门参会，围绕项目进度、风险、资源需求等开展专题讨论，保障项目推进。（四）学习类会议以政策解读会、技能培训会为形式，提升团队专业能力与认知水平。政策解读会：由集团战略部或外部专家主讲，不定期召开，解读行业政策、监管要求等对集团业务的影响。技能培训会：由人力资源部或业务部门组织，按需开展，聚焦专业技能、管理能力等方面的培训。三、会议筹备规范高质量的会议筹备是保障会议效率的前提，需从议题管理、材料准备、通知发送三个维度落实：（一）议题管理1.议题提报：会议发起部门或参会人员需提前3个工作日（决策类会议需提前5个工作日）向会议组织者提交议题，说明议题背景、需决策/讨论的事项及初步建议。2.议题审核：会议组织者（如集团办公室、部门秘书）对议题进行合规性审核，判断是否符合会议定位、是否具备讨论基础（如前期调研充分性），必要时协调提报方补充材料。3.议题筛选与排序：会议主持人（或组织者）结合会议时长、优先级对议题进行筛选，剔除重复或非必要议题，对保留议题按“重要紧急、重要不紧急”原则排序，形成会议议程。（二）材料准备1.材料要求：议题相关材料需逻辑清晰、数据准确，包含“现状分析、问题/需求、方案建议、决策要点”四部分，避免冗长的背景描述。决策类会议材料需附法律、财务等专业意见（如涉及）。2.材料分发：会议材料需在会议召开前1-2个工作日（决策类会议提前3个工作日）通过线上平台（如OA系统、企业微信）或线下方式送达参会人员，确保其有充足时间预审。（三）会议通知1.通知内容：需明确会议时间（含开始及预计结束时间）、地点（线下会议室或线上会议号）、参会人员、会议主题、需携带的材料或准备的发言要点。2.通知方式：优先采用OA系统正式通知，辅以短信或微信提醒；重要会议需电话确认参会人员是否收到并确认出席。四、会议召开流程会议召开需严格遵循流程，确保秩序规范、讨论充分、决议明确：（一）会前签到参会人员需在会议开始前5-10分钟完成签到（线下会议在签到表签字，线上会议通过系统签到），迟到者需向主持人说明原因，连续迟到两次者需在会议结束后提交书面说明。（二）会议主持1.主持人职责：由会议组织者指定（如董事长、总经理、部门负责人等），负责把控会议节奏、引导议题讨论、制止无关发言、推动决议形成。2.开场与议程说明：主持人开场需明确会议目标、议程安排及时长限制，要求参会人员聚焦议题、言简意赅。（三）议题讨论与发言1.发言顺序：遵循“提报人先汇报、相关方补充、其他人员提问/建议”的顺序，提报人汇报时间不超过10分钟（复杂议题不超过15分钟），其他人员发言每人每次不超过5分钟。2.发言要求：发言需围绕议题核心，避免偏离主题；鼓励提出建设性意见，禁止人身攻击或无关抱怨；主持人可打断重复或无关的发言，引导讨论回归正轨。（四）决议形成与记录1.决议方式：决策类会议：对重大事项（如战略方向、投资决策）需经参会人员充分讨论后，采用举手表决或书面表决（涉及董事表决时），过半数（或章程规定比例）同意方可通过；日常事项可由主持人结合意见统筹决策。部署类/协调类会议：由主持人总结讨论意见，明确行动方向、责任主体及时限，形成会议决议。2.会议记录：由指定的记录员（如办公室文员、部门秘书）全程记录，内容包括会议时间地点、参会人员、议题讨论要点、决议事项（含责任人、时间节点）等，记录需在会议结束后24小时内整理完毕，提交主持人审核。五、议事规则与纪律为保障议事效率与决策质量，参会人员需遵守以下规则：（一）表决规则1.回避制度：参会人员如与议题存在利益关联（如亲属关联、业务利益冲突），需主动申请回避，由主持人决定是否准许。2.表决效力：决策类会议的表决结果需形成书面决议，由参会人员签字确认（或线上确认）；未经表决的事项不得作为集团决策执行。（二）发言纪律1.限时发言：严格遵守发言时长限制，主持人有权终止超时发言；如需补充，需经主持人同意后在“补充发言环节”说明。2.尊重意见：参会人员需尊重他人发言，不得随意打断；对不同意见应理性探讨，禁止情绪化反驳。（三）会议纪律1.出勤要求：参会人员无特殊原因不得缺席，确因出差、生病等原因无法参会的，需提前1个工作日向主持人请假，并委托代理人参会（代理人需熟悉议题内容）。2.会场秩序：会议期间需关闭手机或调至静音，禁止处理与会议无关的事务（如刷手机、私下讨论）；线上会议需开启摄像头（必要时）、保持麦克风静音（发言时开启）。六、决议执行与跟踪会议决议的有效落地是会议价值的核心体现，需建立责任明确、跟踪到位、反馈及时的机制：（一）决议分解与责任落实1.任务分解：会议记录员需在会议结束后1个工作日内，将决议事项分解为具体任务，明确责任部门/人、完成时间节点、交付成果要求，形成《会议决议执行清单》。2.责任确认：责任部门/人需在收到清单后1个工作日内确认任务，如对任务有异议，需向主持人或会议组织者提出，协商调整后重新确认。（二）执行跟踪与反馈1.进度跟踪：责任部门需按节点向会议组织者（或指定的督办人）反馈任务进度，采用“周报/月报+关键节点反馈”的方式；督办人需定期梳理进度，形成《决议执行跟踪表》。2.问题解决：执行过程中遇到困难或偏差，责任部门需及时上报，由原会议组织方（或更高层级会议）协调资源、调整方案，确保任务不偏离目标。（三）考核与问责1.考核机制：决议执行情况纳入部门/个人绩效考核，完成质量高、时效强的予以加分；未按要求完成且无合理理由的，予以扣分。2.问责机制：对故意拖延、消极执行导致决议落空的，视情节轻重给予批评教育、绩效处罚或岗位调整；造成重大损失的，按