企业采购管理流程梳理及执行模板

企业采购管理流程梳理及执行模板一、适用范围与应用场景新成立企业搭建采购管理体系；老企业采购流程混乱、权责不清时的梳理优化；企业规模扩大后采购流程标准化需求；需通过流程固化实现采购透明化、合规化的场景（如国企、上市公司等）。二、采购管理全流程操作步骤采购管理流程需遵循“需求驱动、预算管控、比质比价、全程留痕”原则，分为需求提出与审批、供应商选择与管理、采购执行与合同签订、订单交付与验收、结算与付款五大阶段，具体操作（一）需求提出与审批阶段目标：保证采购需求真实、必要，预算可控，避免盲目采购。操作环节操作主体操作内容输出成果时限要求需求提报需求部门（如生产部、行政部）1.根据业务需求（如生产缺料、办公设备更换）填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额；2.附件：如技术参数、图纸、历史采购记录等支持性文件。《采购需求申请表》（含附件）日常需求：提前3-5个工作日；紧急需求：即时提报（需标注“紧急”并说明原因）。部门审核需求部门负责人1.核查需求必要性（如是否为重复采购、可否内部调剂）；2.审核规格型号、数量是否匹配实际工作需要；3.签字确认。审核通过的《采购需求申请表》收到申请后1个工作日内。预算复核财务部1.核对申请预算是否符合公司年度/月度预算；2.超预算需求需说明资金来源（如预算调整、专项审批）。《预算审核意见》（通过/驳回/调整建议）收到申请后1个工作日内。采购审批采购部（或管理层）1.采购部复核需求完整性、预算合理性；2.根据采购金额分级审批（如：≤5000元采购部经理审批；5000-50000元分管副总审批；＞50000元总经理审批）；3.审批通过后，正式纳入采购计划。《采购审批单》金额≤5000元：1个工作日；5000-50000元：2个工作日；＞50000元：3个工作日。（二）供应商选择与管理阶段目标：建立合格供应商库，保证供应商资质合规、性价比最优，保障采购质量。操作环节操作主体操作内容输出成果时限要求供应商寻源采购专员1.根据采购需求类型（如标准品、非标品）通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源等方式寻找供应商；2.优先从《合格供应商名录》中选择，新供应商需提交《供应商准入申请表》。《供应商寻源记录表》（含3家以上供应商报价单/方案）审批通过后3个工作日内。供应商评估采购部、需求部、质检部1.资质审核：营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、生产资质（如ISO9001认证）、业绩案例等；2.能力评估：样品测试（非标品）、现场考察（生产型企业）、价格竞争力、交期保障能力、售后服务等；3.填写《供应商评估表》，综合评分（满分100分，资质30分、价格30分、质量25分、服务15分），80分以上为合格。《供应商评估表》、合格供应商名单供应商寻源后5个工作日内。供应商确定采购部经理1.根据评估结果选择综合最优供应商；2.对于单一来源采购（如专利产品、独家代理），需填写《单一来源采购审批表》，说明理由并经分管副总审批。《供应商确定通知书》评估完成后2个工作日内。供应商建档采购专员1.为合格供应商建立档案，内容包括：基本信息、资质文件、评估记录、合作历史（订单、验收、付款记录）、奖惩情况等；2.更新《合格供应商名录》，动态管理（每半年复核一次）。《供应商档案》、更新后的《合格供应商名录》确定供应商后1个工作日内。（三）采购执行与合同签订阶段目标：明确采购双方权责，规避合同风险，保证采购行为合规。操作环节操作主体操作内容输出成果时限要求询价议价采购专员1.向选定供应商发出《询价函》，明确技术要求、交期、付款方式等；2.协商价格、交货条款，争取最优条件（如批量采购折扣、免费售后）。《询价议价记录表》（双方签字确认）确定供应商后2个工作日内。合同草拟采购部、法务部（或法务专员）1.根据谈判结果起草《采购合同》，核心条款包括：标的物名称/规格型号、数量、单价（含税/不含税）、总价、质量标准、交货时间/地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等；2.合同需使用公司标准模板，非标条款需法务审核。《采购合同》（草稿）询价议价后3个工作日内。合同审批采购部经理、财务部、法务部、总经理1.采购部审核合同条款与采购需求一致；2.财务部审核付款方式、发票类型等财务条款；3.法务部审核法律风险（如违约责任、知识产权条款）；4.总经理审批（合同金额≥50000元或重要物资）。《合同审批单》（各环节签字）草稿提交后3-5个工作日（根据审批层级）。合同签订采购专员、供应商1.双方签字盖章（合同章/公章），保证“骑缝章”完整；2.合同一式多份（采购部、财务部、需求部、供应商各执一份），扫描件存档。正式《采购合同》（生效版本）审批通过后2个工作日内。（四）订单交付与验收阶段目标：保证供应商按合同约定交付，采购物品/服务符合质量要求。操作环节操作主体操作内容输出成果时限要求订单下达采购专员1.根据签订的《采购合同》填写《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物品/服务明细、交货日期、收货地址、联系人等；2.发送供应商确认，并同步需求部门收货计划。《采购订单》（供应商签字确认）合同签订后1个工作日内。交付跟踪采购专员1.交货前1-2天与供应商确认发货进度；2.物资发出后跟踪物流信息，保证按期到货；3.如遇延迟，及时与供应商沟通并通知需求部门，协商解决方案（如加急发货、调整计划）。《交付跟踪记录表》交货周期内每日跟踪。到货验收需求部门、质检部、采购专员1.数量验收：核对送货单与《采购订单》数量是否一致，点收实物；2.质量验收：按合同约定的质量标准（如国标、行标、技术参数）进行检验，质检部出具《质量检验报告》；3.外观/功能验收：需求部门现场测试（如设备开机、办公用品试用），填写《验收确认单》；4.不合格物资：当场拒收，填写《不合格品处理单》，要求供应商限期退换货或整改。《送货单》、《质量检验报告》、《验收确认单》（或《不合格品处理单》）到货后1个工作日内（紧急物资即时验收）。（五）结算与付款阶段目标：规范付款流程，保证资金安全，维护供应商合作关系。操作环节操作主体操作内容输出成果时限要求发票审核采购专员、财务部1.供应商开具合规发票（与合同名称、金额、税号一致）；2.采购专员核对发票信息与《采购订单》《验收确认单》一致；3.财务部发票真伪查验、税务合规性审核。《发票审核表》收到发票后2个工作日内。付款申请采购专员1.整理付款资料：《采购合同》《验收确认单》《发票审核表》《供应商付款申请表》；2.填写《付款审批单》，注明付款金额、付款方式（银行转账/承兑汇票）、付款期限（如“货到付款30天”）。《付款审批单》（附全套资料）资料齐全后1个工作日内。付款审批财务部、总经理1.财务部审核付款流程合规性、资金预算；2.总经理审批（金额≥50000元）；3.审批通过后，财务部安排付款。《付款审批意见》审批单提交后2-3个工作日（根据金额）。付款执行财务部1.按审批通过的信息向供应商付款，备注“公司采购尾款/预付款”；2.付款后及时将银行回执同步采购专员，更新供应商档案中的付款记录。《银行付款回执》审批通过后1个工作日内（紧急付款即时处理）。供应商评价采购专员1.付款后30日内，从交期准时率、质量合格率、服务响应速度、价格合理性等维度对供应商进行评分；2.填写《供应商合作评价表》，评价结果作为后续合作、供应商等级调整依据。《供应商合作评价表》每批次采购完成后30日内。三、核心配套表格工具（一）采购需求申请表申请部门需求日期申请人联系方式物品/服务名称规格型号单位需求数量用途说明预算金额（元）期望到货日期附件清单（如技术参数、图纸）需求部门负责人签字：日期：财务部审核意见：日期：采购部审核意见：日期：管理层审批意见：日期：（二）供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估日期评估项目评分标准得分（满分100分）备注资质条件（30分）营业执照、行业许可证齐全（10分）；生产/经营资质认证（如ISO9001，10分）；业绩案例（5分）价格竞争力（30分）低于市场平均价10%以上（10分）；与市场均价持平（5分）；高于均价5%以内（0分）质量保障（25分）样品测试合格（10分）；历史采购质量合格率≥95%（10分）；质量承诺明确（5分）服务能力（15分）交期准时率≥98%（5分）；售后响应时间≤24小时（5分）；退换货流程便捷（5分）综合得分评估结论：□合格（≥80分）□不合格（＜80分）评估小组签字：（三）采购合同（核心条款节选）合同编号：CG–甲方（采购方）：公司乙方（供应商）：公司签订日期：年月日标的物：名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）质量标准：乙方交付的标的物需符合国家标准（标准号：GB/T-）及甲方技术附件要求。交货：年月日前交货至甲方指定地点（市区路号），运费由乙方承担。验收：甲方应在到货后3个工作日内验收，验收合格后签署《验收确认单》；不合格的，乙方应在2个工作日内退换货，承担相关费用。付款：验收合格后30日内，乙方开具13%增值税专用发票，甲方凭发票支付合同全款。违约责任：乙方延迟交货，每延迟1日按合同总额0.5%支付违约金；延迟超过10日，甲方有权解除合同；标的物质量问题，乙方负责免费更换并赔偿甲方损失。（四）验收确认单验收日期验收地点验收人员供应商名称订单号物品名称规格型号数量合同号验收项目验收结果（合格/不合格）备注数量核对外观检查质量参数测试功能试用验收结论：□合格（可正常使用）□有条件合格（需整改：__________）□不合格（拒收）需求部门签字：日期：质检部签字：采购专员签字：日期：供应商代表签字（如现场）：（五）付款审批单供应商名称合同号订单号付款金额（元）付款方式付款事由□预付款□进度款□尾款□质保金付款期限年月日前附件清单□采购合同□验收确认单□发票□供应商付款申请表采购部意见：财务部意见：签字：签字：总经理意见：签字：日期：四、关键风险点与执行要点（一）需求审批风险风险表现：需求部门虚报数量、超预算采购，或采购需求与实际业务脱节。执行要点：需求部门需提交详细的技术参数和用途说明，避免“模糊采购”（如仅写“一批办公用品”）；财务部严格核对年度预算，超预算需求需提前提交预算调整申请，说明资金来源；采购部定期分析历史采购数据，对高频、高价值需求推动标准化（如制定常用物品《采购标准目录》）。（二）供应商选择风险风险表现：供应商资质造假、围标串标，或低价中标后以次充好。执行要点：新供应商准入必须核查“三证一照”（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关行业许可证），并通过“信用中国”等平台查询企业信用；金额≥50000元的采购必须公开招标，至少邀请3家合格供应商参与，保留招标全过程记录（如招标文件、投标文件、评标记录）；对关键物料（如生产原材料、核心零部件）供应商实施年度现场审核，保证生产能力与质量体系稳定。（三）合同签订风险风险表现：合同条款不严谨（如违约责任模糊、质量标准不明确），导致后期纠纷。执行要点：使用公司标准合同模板，非标条款需经法务部审核并留存法律意见书；合同中必须明确“质量验收标准”“争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖法院）”“知识产权归属”等关键条款；涉及定制化服务的合同，需增加“技术附件”（如图纸、工艺要求），经双方签字确认后作为合同组成部分。（四）验收环节风险风险表现：验收流于形式（如不检验直接签字），或不合格物资未及时处理，影响后续使用。执行要点：需求部门、质检部、采购专员共同参与验收，非标品需邀请技术人员参与；验收时需留存“证据链”（如照片、视频、测试记录），《验收确认单》需注明验收细节（如“抽检10%，合格率100%”）；对不合格物资，需在《不合格品处理单》中明确处理方式（退货/换货/折价使用），并跟踪供应商整改结果，整改合格后方可重新入库。（五）付款合规风险风险表现：虚假付款、重复付款，或未按合同约定超期/提前付款，导致资金损失或供应商纠纷。执行要点：付款前必须核对“三单匹配”（采购订单、验收确认单、发票），信息不一致不予付款；严禁“无合同付款”“无验收付款”，特殊情况需经总经理书面审批并备注原因；财务部建立《供应商付款