物流协会采购管理相关规定

物流协会采购管理相关规定

物流协会采购管理相关规定第一章总则第一条目的为加强物流协会采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，维护协会利益，特制定本规定。第二条适用范围本规定适用于物流协会各部门及分支机构为履行协会职能和开展业务活动所需的货物、工程和服务的采购活动。第三条采购原则采购活动应遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益优先的原则，严格按照法律法规和本规定进行操作。第二章采购组织与职责第四条采购管理委员会协会设立采购管理委员会，作为采购决策机构。采购管理委员会由协会会长、副会长、秘书长及相关部门负责人组成，会长担任主任。其主要职责包括：1.审议协会采购管理制度和政策；2.审批重大采购项目的采购方案和预算；3.协调解决采购过程中的重大问题。第五条采购部门协会设立专门的采购部门，负责采购活动的具体实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和政策；2.制定采购计划和采购方案；3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；4.负责采购合同的签订、执行和管理；5.对采购项目进行验收和评估。第六条需求部门需求部门是指提出采购需求的协会各部门及分支机构。需求部门的主要职责包括：1.提出采购需求，编制采购需求文件；2.参与采购项目的技术论证和评标工作；3.协助采购部门进行采购合同的执行和验收。第七条监督部门协会的监督部门负责对采购活动进行全过程监督。监督部门的主要职责包括：1.监督采购管理制度和政策的执行情况；2.对采购项目的招标、谈判、询价等采购活动进行现场监督；3.受理采购活动中的投诉和举报，查处违规行为。第三章采购预算与计划第八条采购预算编制需求部门应根据协会年度工作计划和业务需求，结合市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。第九条采购预算审批采购预算编制完成后，需求部门应将采购预算报协会财务部门审核。财务部门应根据协会财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出审核意见。采购预算经财务部门审核后，报采购管理委员会审批。第十条采购计划制定采购部门应根据采购预算和采购项目的轻重缓急，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购责任人等内容。采购计划经采购管理委员会审批后，由采购部门组织实施。第四章采购方式第十一条公开招标公开招标是指采购部门以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，通过开标、评标、定标等程序，选择中标供应商的采购方式。达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：1.货物采购单项预算金额在[X]万元以上的；2.工程采购单项预算金额在[X]万元以上的；3.服务采购单项预算金额在[X]万元以上的。第十二条邀请招标邀请招标是指采购部门以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，通过开标、评标、定标等程序，选择中标供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。第十三条竞争性谈判竞争性谈判是指采购部门邀请三家以上供应商就采购项目进行谈判，通过谈判确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。第十四条单一来源采购单一来源采购是指采购部门从唯一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。第十五条询价询价是指采购部门向三家以上供应商发出询价通知书，对一次性报出的价格进行比较，选择成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。第五章采购程序第十六条采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交采购需求文件。采购申请表经需求部门负责人签字后，报采购部门。第十七条采购项目论证对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购部门应组织相关专家进行技术论证。专家论证意见应作为采购项目实施的重要依据。第十八条采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件编制完成后，应报采购管理委员会审批。第十九条采购信息发布采用公开招标和邀请招标方式的采购项目，采购部门应在协会网站、相关媒体等指定渠道发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间等内容。第二十条投标与开标投标人应按照采购文件的要求编制投标文件，并在投标截止时间前将投标文件送达指定地点。采购部门应按照采购文件规定的开标时间和地点，组织开标。开标由采购部门主持，需求部门、监督部门等相关人员参加。第二十一条评标与定标开标结束后，采购部门应依法组建评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门代表、需求部门代表、相关专家等组成。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，提出评标报告，推荐中标候选人。采购管理委员会根据评标报告，确定中标供应商。第二十二条合同签订采购部门应在中标通知书发出之日起[X]日内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应报协会财务部门备案。第二十三条采购项目验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同的要求进行，包括对货物的规格型号、数量、质量等进行检查，对工程的质量、进度等进行评估，对服务的质量、效果等进行考核。验收合格后，需求部门应填写验收报告，报采购部门和财务部门。第二十四条付款结算采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报协会领导审批。财务部门根据审批后的付款申请单，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。第六章采购合同管理第二十五条合同签订管理采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商签订。合同签订前，采购部门应认真审核合同条款，确保合同条款符合法律法规和协会利益。合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门、监督部门等相关部门备案。第二十六条合同执行管理采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务。需求部门应积极配合采购部门做好合同执行工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。第二十七条合同变更与解除在采购合同执行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议应报采购管理委员会审批，并送财务部门、监督部门等相关部门备案。第二十八条合同档案管理采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行分类整理、归档保存。合同档案应包括采购合同、采购文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等资料。合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。第七章监督与评估第二十九条监督检查监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购管理制度和政策的执行情况、采购项目的招标、谈判、询价等采购活动的合法性、采购合同的签订和执行情况等。监督部门在监督检查过程中，发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。第三十条投诉处理协会设立投诉举报电话和邮箱，接受供应商和社会各界对采购活动的投诉和举报。监督部门应及时受理投诉和举报，并按照规定的程序进行调查处理。投诉处理结果应及时反馈给投诉举报人。第三十一条采购绩效评估采购部门应定期对采购项目进行绩效评估，评估内容包括采购项目的质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购绩效评估结果应作为考核采购部门和采购人员工作业绩的重