办公自动化系统设计中电子公文设计与实现

电子公文系统设计

一、设计原则

在不改变使用单位原有公文运转程序的基础上，实现公文的收文处理、发文处理和档案管理工作的自动化，

加快公文运转速度，提高公文质量和办文速度。

二、组织结构分析

在党政机关中，办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作,

文秘部门或专人负责公文的承办，因此，办公室是整个公文处理的核心机构，对公文的收、发、归档进行监督、

审核和控制；办公室收发室负责接收来文、分发公文和公文归档：公文的具体承办人负责公文在机关内部的全程

运转°

三、业务流程分析

公文处理工作共分为收文处理、发文处理和档案管理，下面具体分析各个工作的业务流程。

（一）、收文处理业务流程

一、在收发室作来文签收时是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器〃录入数据库中，一些大型的

公文利用“公文生成器"只将发文字号、标题等关键资料录入数据库，然后配合手工分发进入收文

流转程序。

二、分办的分解：

1、下级来文（请示、报告）：一式三份，由收发室留存一份备查，另两份附“请示报告处理笺"送秘书

科科长签注意见后分别送办公室主任或副主任批示。

2、上级来文：由收发室送分管文秘工作的副主任签批意见后分送领导阅示。

3、上级批示给领导的公文：直接送领导本人。

4、各类阅件：有署名报送的直接送本人，未署名由秘书科科长负责分送。

三、拟办的分解

（一）承办秘书按办公室主任或副主任批示意见，分别处理：

1、送领导阅示的，直接送领导批示，然后按领导批示办理。

2、需征求其他部门意见的，先转有关部门研究，同时在文件中注明“已转XX研究提出处理意见"，然后

送分管领导预知，此时该公文进入等待状态，当意见反应后，送办公室主任或副主任审核，再送市政府

分管领导审批，然后按领导批示办理（进入发文阶段）

3、属于有关部门职能范围内的事项，直接转请有关部门，同时，在文件上注明“已转XX研究办理"，然

后送分管领导阅知，此时该公文进入等待状态。（进入发文阶段）

（二）催办问题：需征求意见的公文认真催办，一般件每3天催办一次，急件及时催办。

（三）对无需正式成文的办件，由秘书科答复报文单位，同时将答复意见记载入公文处理签。

（四）一般公文10个工作日内办结。

（二）、发文处理业务流程

发文处理业务流程图

未通过

（三）、档案管理业务流程

四、数据流程

五、功能模块

电子公文系统包括收文系统、发文系统、档案管理系统、系统工具、系统设置和公文检索系统。收文系统和

发文系统中每i篇公文由专人负责，该承办人监视公文办理的全过程，在流转过程中的用户办理完成后自动向该

承办人发送信息同时公文流转向下一位用户，在发文处理中，流转过程中的用户可修改公文的流转路径。

（-）收文系统

1、公文录入：公文录入人员利用公文录入器将公文内容录入数据库，如果某些公文数据量大，可只录

入关键信息用于收文处理中的公文流转。

2、收文登记：填写收文登记表。

3、退文处理：根据职能的不同，承办秘书的退文处理是填写退文通知单，待审核同意后进入收发室进

入处理；收发室的退文处理是收到承办秘书的退文通知单后作销号处理。

4、公文分发：为收发室收到的公文赋予流转路径。

5、公文拟办：承办秘书按办公室主任或副主任批示意见分别处理。

6、公文催办：对交有关部征求意见的公文需作催办，一般件每3天催办一次，紧急公文及时催办。

7、公文办结：

8、公文传阅：

9、收文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查

看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转

路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对

照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和用户顺序。

（二）发文系统

1、草拟公文（公文生成器）：生成一份草拟文稿。

2、公文审核：

3、公文签发：

4、公文复核：

5、公文印制：

6、公文用印：

7、公文分发：

8、发文办理监控：根据用户权限查看所有收文办理情况，包括已办理公文和正在办理的公文，默认查

看今日已办结和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表显示内容包括发文字号、标题、流转

路径（到达时间、办理人、完成时间、签署意见）等信息，显示公文办理所花时限与标准时限的对

照图，可向未完成公文的流转停止用户发送催办信息，可修改流转过程中的用户和月户顺序。

（三）档案管理

1、录入公文：录入在收文时未录入的公文进行归档。

2、公文归档：公文归档条件是外收文或发文办结完成后进入归档。

3、己归档公文

4、公文借阅审核

5、公文借阅记录

6、公文翻印

7、公文翻印记录

8、公文阅读权限

（四）系统工具

1、打印收文登记表

2、打印退文通知单

3、打印公文附印单

4、打印发文登记表

5、打印发文稿纸

6、打印公文送阅单

（五）公文检索

1、按公文类别查找

2、自定义查找

（六）系统设置

1、公文类别定义

2、公文路径定义（收文和发文）

GetDoc_Dispose_Popedom字符型3公文拟办权限

GetDoc_Dress_Popedom字符型3公文催办权限

GetDocFinishPopedom字符型3公文办理权限

GetDoc_ReadPopedom字符型3公文传阅权限

GetDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制权限

SendDocWritePopedom字符型3草拟公文权限

SendDocCheckPopedom字符型3公文审核权限

SendDoc_Send_Popedom字符型3公文签发权限

SendDocReCheckPopedum字符型3公文复:核权限

SendDocPrintPopedom字符型3公文印制权限

Sendl)oc_UseSeaIPopedom字符型3公文用印权限

SendDoc_SendGo_Popedom字符型3公文分发权限

SendDoc_F1owCortrol_Popedom字符型流程控制权限

Doc_Pigeonhole_Popedom字符型3公文归档权限

I)oc_LendManage_Popedom字符型3公文借阅管理权

限

DocLcndCheckPopedom字符型3公文借阅审核权

限

DocRePrintPopedom字符型3公文翻印管理权

限

Doc_RePrintCheck_Popedom字符型3公文翻印审核权

限

Doc_ReadPopedom_Option字符型3公文阅读权限设

置

SystemOptionPopedom字符型3系统设置权限

Print_GetDocTable_Popedom字符型3打印收文登记表

权限

PrintBackDocTab1e_Popedom字符型3打印退文通知单

权限

PrintDocPrintTablePopedom字符型3打印公文附印单

权限

Print_SendDocTable_Popedom字符型3打印发文登记表

权限

Print_SendDocl)raft_Popedoni字符型3打卬公文发文稿

子权限

PrintDocReadTablePopcdom字符型3打印公文送阅单

权限

(二)公文类别表(DocTypcTablc)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID2自动编号

IsBound字符型8公文适用范围，包括

“党机关”和“行政

机关"

DocTypeName字符型20公文类型名

(三)公文路径表(DocPathTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID3自动编号

DocPathName字符型50公文路径名称

DocTypeName字符型20公文类型名

UserIDBiglnt用户编号

UserDept字符型20用户所在部门

UsorDoWork字符型10用户所做乍

WorkOrderInt用户执行该工作在流

转路径中的顺序

(四)公文收文登记表(DocGetRegTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID4自动编号

GctDocType字符型20公文类别

GctDoc_Unit字符型50来文单位

GetI)oc_01dUnitWord字符型20原文号中的发文机

关代字

GetDocOldYearNumberInt原文号中的年号

GetDocOldSerialNumberBiglnt原文号中的顺序号

GetDoc_Title字符型200来文标题

GetDoc_NewUnitWord字符型20收文号中的机关代

字

GetI)oc_NewYearNumberInt收文号中的年号

GetDoc_NewSerialNumberBiglnt收文号中的顺序号

GetDocDate日期型收文口期

GctDocSecretGradc字符型4秘级

GetI)oc_ExigenceGrade字符型4紧急程度

GetDoc_PrintSumsInt印发份数

GetDocCountsInt份数

GetDoc_SubscribeMan字符型50签发人

Getl)oc_S1aveSumsInt来文附件数

GetDoc_Explain备注型收文说明

GetDocRecordTime日期型登记时间

RccordlserName字符型20登记人

GetDocChangeMan字符型20修改人

GetI)oc_ChangeI)ate日期型修改日期

(五)公文退文通知单表(BackDocInfoTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID5自动编号

DocAuloIDBiglnt对应公文1D号

BackDocWordNumber字符型100公文发文字号

BackDoc_Title字符型200公文标题

BackDoc_UnitNamc字符型200被退回公文单位名

称

BackDocWriteMan字符型20退文通知单填写人

BackDocIdea备注型退文原因

BackDoc_CheckIdea字符型3退文审核意见Yes

和No

BackDocCheckldeaExplain字符型200退文审核意见说明

BackDoc_WriteDate日期型退文通知单填写日

期

BackDocCheckDatc日期型退文通知单审核日

期

BackDoc_CheckMan字符型20退文审核人

BackDocDoMan字符型20退文办理人

BackDoc_DoF1ag字符型3退文办理标志Yes

和No

BackDocDoDate日期型退文办理日期

BackDocChangeMan字符型20修改人

BackDoc_ChangeI)ate日期型修改日期

(六)发文登记表(DocSendRegTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID6自动编号

DocAutoIDBiglnt对应公文自动编号

SendDoc_SendGoUnit字符型200发往部门

SendDocPrintSumsBiglnt印发份数

SendDocDocSumsBiglnt发文份数

SendDoc_DispenseDate日期型分发日期

SendDoc_RecordMan字符型20登记人

SendDocRecordDate日期型登记日期

SendDoc_Explain备注

(七)公文部门分发份数表(DocScndDcptDispcnscSums)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID7自动编号

DocSendAutoIDBiglnt对应公文的ID号

DocSendGetDocUnit字符型50收文单位

DocSendDispenseNumberInt分发份数

(A)用印登记表(DocUseSealRegTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID8自动编号

DocAutoIDBiglnt对应公文编号

DocSumsBiglnt用印份数

UsoSealMan字符型20经办人

UseSealDate日期型盖章日期

RecordMan字符型20登记人

RecordDate口期型登记口期

(九)发文公文内容表(SendDocContentTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID9自动编号

Doc_DocType字符型20文件类型

DocUnitConnection字符型10行文方向，包括向上级

行文、向下级行文、平

级行文

DocBound字符型8发文单位类型

Doc_UnitWord字符型20发文机关代字

Doc_YearNumberInt年号

DocSerialNumberBiglnt发文顺序号

DocSecretGradc字符型4秘级

Doc_SecretTime字符型4保存期限

Doc_ExigenceGrade字符型4紧急程度

DocSumsInt份数

Doc_NumberInt序号

Doc_UnitSymbol字符型50发文机关标识

Doc_SubscribeMan字符型50签发人，多个签发人用

“1”隔开

Doc_Title字符型200标题

Doc_GelDocUnit字符型100主送机关

Doc_Content备注型公文正文

DocSRndIJnit字符型50发文机关

Doc_MakeDate日期型成文日期

Doc_Annotations字符型200附注

DocMotifWord字符型50主题词

DocCopyToMainUnit字符型200主送机关

Doc_CopyToUnit字符型200抄送机关

DocPrintUnit字符型40印发机关

DocPrintDate日期型印发日期

DocPrintSumsInt印数

Doc_StatusFkig字符型4状态标志

Doc_ItipuiMan宇符型10公文录入人

Doc_InputDate日期型公文录入日期

Doc_ChangeMan字符型20修改人

Doc_ChangeDate日期型修改日期

Doc_WriteUnit字符型50拟稿单位

(+)公文附件表(DocSlaveTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoIDlO自动编号

DocAutoIDBiglnt附件对应的公文ID

号

Doc_SlaveTitle字符型200附件标题

Doc_GetOrSendDoc字符型4是来文的附件还是

发文附件，包括“收

文〃和“发文〃两值

Doc_Slave字符型100附件文件名

DocSlaveDocAutoIDBigint公文附件对应于收

文或发文公文内容

表中的ID号

DocIsSondDocAdduction字符型4公文附件位于收文

表还是发文表中，其

值为“收文〃和”发

文〃

(H—,)收文公文内容表(GetDocContentTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoIDll自动编号

GetDoc_DocDoType字符型4公文办理类型

GetDoc_DocTypeName字符型20文件类型

GetDoc_UnitConnection字符型8来文的行文方向，包括上级

单位来文、下级单位来文、

平行单位来文

GetDoc_UnitWord字符型20来文机关代字

GetDoc_YearNumberInt来文年号

GetDoc^SerialNumberBiglnt来文顺序号

GetDocSecretGrade字符型4秘级

GetDocSecretTime字符型4保密期限

GetDoc_ExigenceGrade字符型4紧急程度

GetDocSumsInt份数

GetDocNumberInt序号

GctDocUnitSymbol字符型50发文机关标识

GetDoc_Bound字符型8来文单位类型

GelDouSubsuiibeMan字符型50签发人，多个签发人用“1”

隔开

GetDoc_Title字符型200标题

GetDocGetDocl'nit字符型100主送机关，用“，”号隔开

GetDocContent备注型公文正文

GctDocSendUnit字符型50发文机关

GeIDoc_Makel)ale日期型成文日期

GetDoc_Annotations字符型200附注，用“1〃隔开

GetDocMotifWord字符型50主题词，用空格隔开

GctDocCopyToMainUnit字符型200主送机关，用“，〃号隔开

GetI)oc_CopyTol'nit字符型200抄送机关，用“，”号隔开

GetDoc_PrintUnit字符型50印发机关

GetDocPrintDate日期型印发日期

GctDoc_PrintSumsBiglnt印数

Getl)oc_GoFlowF1ag字符型3该公文是否进入流程标志，

包括yes和no两值

GctDocInputUscrNamc字符型20录入公文用户名

GetDoc_InputMan字符型200公文录入人

GetDoc_InputDate日期型公文录入日期

GetDocChangeMan字符型20修改人

GctDocChangcDatc日期型修改日期

(十二)公文阅读权限表(DocReadPopedomTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID12自动编号

DocType字符型20公文类型

(十三)收文处理意见表(GctDocIdcaTablc)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID13自动编号

GetDocAutoIDBiglnt对应收文自动编号

GetI)oc_UserName字符型20拟办用户名

GetDoc_Name字符型20拟办真实用户名

GetDocStartDoFlag字符型是否进入实际办理

标志

GetDoc_DoUserName字符型20实际办理用户名

GetDocDoName字符型20实际办理用户真实

用户名

GetDoc_DocFinishDate日期型公文办理完成日期

Getdoc_DocFinishFlag字符型3公文办理完成标志

公文办理过程表(GetDocDoProcTable)

字段名字段类型字段长度说明

Auto11)30自动编号

DoProcAutoIDBiglnt对应公文自动编号

DoProcDoUserName字符型20办理用户名

DoProcDoNamc字符型20办理用户真实名称

DoProc_IdeaContent备注型办理意见内容

DoProcWriteDate1日期型意见写入日期

DoProc_FinishF1ag字符型3完成标志

DoProcSendUserName字符型20分配人用户名

DoProc_SendName字符型20分配人真实用户名

DoProc_SendUserIdea备注型分配人意见

DoProc_Writedate日期型分配人写意见日期

阅件阅读标志表(GetDocReadFlagTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID31自动编号

ReadDocAutoIDBiglnt对应公文自动编号

RcadDocJJscrName字符型20读公文用户名

ReadDoc_Name字符型20读公文用户真实姓名

ReadDoc.WriteUserName字符型20分配用户用户名

ReadDocWriteName字符型20分配用户真实姓名

RcadDocJVritcDatc日期型写入日期

ReadDoc_l)ate日期型阅读时间

ReadDoc_FinishFlag字符型3是否阅读标志

ReadDocIdea备注型签注意见

(十四)发文处理意见表(ScndDoddcaTablc)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID13自动编号

SendDoc_AutoIDBiglnt公文路径自动编号

SendDoc_IsAgree字符型4是否同意，包括两个

值“yes"和"no"

ScndDocIdcaContent备注型意见内容

SendDoc_WriteDate日期型发表日期

(十五)公文路径修改记录表(DocPathChangeTab1e)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID15自动编号

DocAutoIDBiglnt对应公文的自动编号

OldDocPath备注型原始公文路径

NowPath备注型现在的公文路径

DocPathChangeMan字符型20修改人

DocPathChangeDate日期型修改日期

(十六)公文翻印记录表(DocPrintRecordTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID16自动编号

DocPrintDocIDBiglnt翻印公文ID号

DocPrintDept字符型20翻印部门

DocPrintDate日期型翻印日期

DocPrintSumsInt翻印份数

DocPrintScndPlacc备注型印发范围

RecordMan字符型20经办人

RecordDate日期登记时间

(十七)即时信息表(MessageInfoTab1e)

字段名字段类型字段长度说明

Auto11)17自动编号

GetlnfoMan字符型20信息接收者

SendlnfoMan字符型20发送信息者

McssageContent字符型200信息内容

ActionFlagStr字符型执行动作

LookFlag字符型3查看标志，包括

“yes"和"no"两个

值

(十八)公文借阅登记表(DocBorrowRecordTab1e)

字段名字段类型字段长度说明

Autoll)18自动编号

BorrowDocIDBiglnt借阅公文的ID号

BorrowDocMan字符型20借阅公文人

GetOrSendDoc字符型4收文还是发文

BorrowDateDatetime8填写公文借阅单时间

Checkideainfo备注型借阅单审核意见

CheckldeaMan字符型20借阅单审核人

ChcckldeaDatcDatetime8借阅单审核日期

ReturnDateDatetime8公文归还日期

CheckFlag字符型3借阅单审核标志

ReturnFlag字符型3公文归还标志

(十九)公文传阅记录表(DocPassRecordTable)

(二十)公文流转路径表(DocMovePathTab1e)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID20自动编号

DocAutoIDBiglnt对应公文的ID号

WorkUser字符型20操作用户名

WorklserName字符型20操作用户真实姓名

WorkUserDept字符型20操作用户所在部门

WorkUserLevel字符型20操作用户职位

WorkExplain字符型4工作说明

WorkOrderInt工作顺序号

WorkFinishFlag字符型3工作完成标志

NowDoFlag字符型3是否现在完成

WorkDatc日期型记录日期

(二H—)公文处理驳回意见记录表(DocReturnlnfoTable)

字段名字段类型字段长度说明

AutoID21自动编号

ReturninfoText驳回意见内容

KeturnToWorkPathAutolDBiglnt返回到的流转路径自

动编号

WriteReturnlnfoMcin字符型10填写返回信息人

WriteReturnlnfoDate日期型填写日期

ReturnWorkPathF1ag字符型3被驳回工作路径类型

(二十二)机关代字名称表(DeptDzTable)

字段名字段类型字段长度备注

AutoID33自动编号

DzName字符型40机关代字名称

(二十三)发文单位名称(RedTitleTable)

字段名称字段类型字段长度备注

AutoID34自动编号

RedTitleName字符型50发文单位名称

(二十四)单位使用程序表(UseProgramTable)

字段名字段类型字段长度备注

AutoID35自动编号

ProgramUseDopt字符型40使用该程序的部门

ProgramName字符型50程序名称

ProgramPath字符型100程序运行路径

(二十五)收文单位名称表(OutSidelnfoTable)

字段名字段类型