报销制度管理优化

报销及支付管理制度

（讨论稿）

第一篇通用管理

第一条为明晰企业报销、借款流程，遵照国家财税法律法规，特制定本制度。

第二条报销应获得发票，由于发票时作用所致：

•财务执行税法的需要：没有发票的报销税务会规定企业调增利润，并增企业

所得税；

•经办人工作成果日勺证明：证明当事人做了发票所涵盖的工作事宜，假如用替

代票，则不能证明；

•核算日勺需要：举例，假如大家拿来“餐费”发票代“交通费”发票，财务

在对企业费用分析时，就会发生分析误导，分析的数据成果就会有问题；

第三条所有报销应获得真实、合法日勺发票等票据；

原始票据昂首必须标明:“北京锡恩企业管理顾问有限企业”，或报销所在企业（不

可使用简称）,如：“北京锡恩企业管理顾问有限企业”或“北京锡恩企业

管理顾问有限企业深圳分企业”；

•发票中的内容管理：注明明细、大小金额一致、开票日期明确、印章齐全（没

有印章不可报销）等。

第四条有票报销：所有报销必有发票，不容许无发票（如：收款收据）报销日勺

行为；若确因业务等需要，无法获得发票，报销管理按照：代用报销发票暂

行管理措施;

第五条经办部门及员工管理：所有采购借款、报销应由有关职能部门向财务部

办理，如，办公用品的采购及报销由HR行政部完毕等，其他部门或员工代行

报销及借款，须由被代部门的承认、审批，并且代办人员在借款或报销应注

明被代的部门、员工。此外，非部门职责日勺借款、费用，部门负责人未经明

确授权不得审批；

第六条财务结算单据的使用：

・一般费用报销：应填写《费用报销单（电子版）》（详见附表），在通过网络

审批后，打印后，填写纸质的《支出凭单》，到财务办理结算事宜；

•差旅费报销：详细管理《差旅费用管理措施》，填写《差旅费报销单（电子

版）》（详见附表），在通过网络审批后，打印后，填写纸质日勺《支出凭首》，

到财务办理结算事宜；

•借款：填写《借款单》（详见附表），在通过网络审批后，打印后，填写纸质

的《借款单》，到财务办理结算事宜；

第七条粘贴管理：所有票据粘贴应做到整洁、均匀、牢固；所有票据分类应粘

贴在不一样的粘贴单上，若某一类票据较多，则可以分多张粘贴单粘贴；所

有粘贴票据的金额、印章样应能被清晰地看见；所有票据及粘贴单皆不能超

过有关报销单的页面，如发票面较大可将其拧叠好；粘贴完毕后应将报销单

据张数汇总数填写在“附件张”处，附件是指直接构成报销金额的发票张

数；

第八条填写管理：所有财务单据填写应用黑签字笔（不可使用圆珠笔、蓝色及

红色墨水笔）填写，填写字迹清晰、不能有刮擦、涂改；

第九条部门名称：报销人应填写报销的成本费用所对应的部门，为绩效考核时

费用承担者，若费用由多人、多部门承担，请填写《费用分派表》（见附表）。

若有其他个人、其他部门承担费用，应抄送绐当事人、部门负责人确认，并

在得到确认后开始审核（批）流程；

第十条客户名称、项目名称：需要填写“客户名称”、“项目名称”的部门为：

方案部、顾问部、渠道部，其他实体（如：学校）可以根据业务特色自行确

定，并报总部财务确认、立案，“客户名称”应填写全称，项目是指公开课、

需进驻客户实行业务，并且不是即时钱货两清日勺业务，对于公开课项目名称

管理：开课日期+地点（如：北京）+公开课内容（如：总裁班）；客户名称管

理：使用客户的全称，并且按协议签订的全称；

第十一条审批、支付管理：

・审批流程：见附表；

•财务支付权限表：见附表；

•授权签批：高一级职务可以替代低一级职务审批，并注明替代日勺原因；低一

级职务经授权替代高一级职务审批，并由高一级职务的人员通过短息向

主管会计确认授权事宜，并在一种工作日内完毕补审确认；若长期化授权，

须通过总裁审批同意，同步抄送FIN组、HR行政组；

•审批次序：原则上，先审批（核）人，后最终审批人（在特殊性状况时，也许

不需要）；先业务部门（主管总经理），后管理部门（如HR行政部负责人）;

在管理部门，先HR行政部负责人，后财务部门负责人；

・审核收、抄管理：收件人：必为审核（批）当事人（原则上使用01邮箱）；

抄送人：区域企业组、|当地FIN组、当地审核会计，其中：即时鼓励支付、

专业软件支付应抄送HR行政组。不得扩大也不得缩小；

•审批主题管理：请+审批（核）人、最终审批人+审批+事宜，若不能按此管理,

由此引起日勺后果，由申请人负责；

・审批时限：由于审批（核）人、最终审批人各自重要日勺岗位职责，在审批〔核）

需要必要日勺时间，企业规定每个审批人需要半个工作日时间审批（核），若

有特殊需求加紧审批，且不是当事人工作不力的原因时，则由申请人自罚水

果基金10元/次，并扣品牌分1分；

•财务审核管理：审核会计，应对报销中发票管理规定、报销填写规定、审批

流程规定、企业其他明文管理规定审核，在费用、采购报价中，对于具有税

金的支付，财务审核时应计算税率合用与否对的，波及协议事项的支付，在

支付时应审核协议有关财务条款，如：付款时间、付款条件，审核报销形式

与否合规，如：明细附表、费用分派表，审核完后，指导报销人填写财务印

刷的原则单据；出纳须确认审批流程、审核会计及当事人日勺签字，对于支票

支付日勺必须按审批件填写收款单位；

第十二条替代借款、报销：被代人员必须通过邮件的形式注明，否则不能实行,

财务不予办理；

第十三条只有报销领款时，领款人方可在“领款人”处签字，签字必须使用中

文名字。若领款金额仅为报销金额的一部分，领款人应在“领款人”处签字

的同步注明领款的金额，否则视同全额领款；

第十四条财务支付、报销：由人事工资关系原则确认，例如：某A的工资由上

海企业人事部门计算，则某A的报销、借款由上海企业财务办理；其他企业

不得直接支付、报销，波及员工工作地区变动，在办理好人事工资关系后方

可办理财务支付、报销；

第十五条准时报销：不能提前报销，所有业务发生后应在合适的时间内完毕财

务报销，借款、业务发生后最长一种月内完毕财务结算，其中：对于异地调

感人员，在异地调动执行前完毕所有经办费用的报销。对于超期结算，财务

部按每一日50元计算水果基金。对于超过三个月票据日勺报销，财务部有权拒

绝报销；考虑到财务每天数据管理规定、质量，企业规定每天对外支付、报

销的时间是：上午：9点至12点，下午：13点至16点，其中周五只有上午

办理付款、报销来务，若有违反，则由申请人自罚水果基金10元/次；

第十六条所有销售回款应完整、及时地按照企业的回款流程交给财务部；杜绝

用回款抵冲报销款、借款等坐支现象，如发现坐支回款等，企业将行进严厉

地处理，最高可处在开除处理，情节严重日勺，将移交司法部门处理；

第十七条所有费用，当事人报销时没有填写《费用分派表》，费用承担人及部

门便默认为审批人部门、当事人承担；若要变化费用分派数额，企业则将工

作过程定性为不作为，在由审批负责人、经办人各自罚水果基金50元后,

财务方可进行账务调整;

第十八条财务应定期对报销管理制度，进行维护，并对修正后日勺报销管理制度

在FINANCE组、MANAGEMENT组，并对修正后的报销管理制度再抄送FINANCE

组、MANAGEMENT组;

第二篇专题管理

第十八条借款管理详见《借款管理规定》

第十九条报销执行中，由于种种状况不能获得发票日勺报销，执行《代用报销发

票暂行管理措施》;

第二十条由于出差管理日勺特殊性，须专题管理，详见《出差管理措施》;

第二十一条对于重大采购的管理，重要是指采购固定资产、装修工程、广告发

布、制作采购、软件等其他单项采购超过2万元或一年合计多次采购超过5万元

的服务、商品专题采购，详细管理规定见《重大采购业务行为管理措施

》

第二十一条房租、物业费、电费、水费、费、保洁费、网络、邮递等：由审

核会计按财务核算规定审核，发票、协议、审批程序；

第二十二条工资及有关由HR行政总监和财务负责人汇审后，报总裁审批；

第二十三条餐费：所有波及此项内容审批归总经理级管理；

第二十四条会务费：针对住宿、会场、餐费、物料、外部门支持工资等明细列

出后方可报销;

第二十五条装修：对品牌、型号、规格、工艺、数量单价做描述，并获得对方

购置材料发票证明、验收确认书（企业至少有两人确认），经办人应对预算、

决算、差异用原则报价表格阐明；

第二十七条即时鼓励：5个工作日内申请、5个二作日内完毕审批支付，否则没

有即时鼓励的意义，财务可以不予执行报销；

第二十八条对支付佣金按企业返佣流程办理，由收款地财务支付，例如：北京

企业收到代理商日勺款项，由北京企业出纳支付代理商返佣款项；

第三篇附则

第二十九条此制度解释权归锡恩总企业财务部，但首要解释人为当地财务负责

人；

第三十条本制度执行时，按法不溯及既往和新法不小于旧法的原则执行；

第三十一条本制度从2008年3月1日开始执行，试行期三个月。

附件：

借款管理规定

第一条为规范借款程序，保证资金使用安全，提高财务核算质量，适应国家财

税管理规定，特制定本规定；

第二条所有借款应填写《借款单》（见附件1）,并履行审批手续（见附件2）；

第三条超过1000元的单项业务支付。支付对方为单位时，必须使用支票、汇

票等银行支付手段支付，不得使用现金支付；同步，必须提供对方单位的全

称、银行账号、开户行、有关协议等资料。支票支付时，须填写对方单位名

称。差旅备用金、酬金、支付对方单位为个人可以使用现金支付，其中，为

提高工作效率，对于500元如下的现金支付，可由个人垫付，并及时报销；

第四条超过10000元的现金借款或报销支付（不含支票借款、网银借款），应

由借款人在款项支出前一日告知出纳备款，若不能联络上出纳，可向财务负

责人知会；

第五条若借款人为未转正员工（由业务负责人把关），现金借款超过10000

元时，应由业务负责人负责代为办理借款；

第六条专题借款应提交附件:

•公开课（含OPP）借款：填写《借款单》下侧的预算数据;

・出差借款：填写《借款单》下侧目勺预算数据；

・广告费借款：协议、企业的广告页（最终一笔支付时）；

・佣金支付：销售明细、计算过程列式、渠道会计审核确认邮件、发票；

•其他借款须注明借款金额日勺构成来源。

第七条职能借款管理，为保证管理流的清晰性，借款和报销应有统一日勺出口，

须具有专题职能的人或部门办理借款、报销事宜，如：公开课有关事宜的借

款，各地应有对应的专人负责借款（例如：行政人员），否则财务对于不具

有专题职能人员办职能事项，有权不予办理；

第八条若使用支票借款，且金额暂不确定，则在借款单上注明支票号码，并由

出纳做好封数操作；

第九条必须使用黑色签字笔或碳素墨钢笔填写《借款单》手签部分，其他笔一

律不得用于财务借款（含：报销）及其他财务手续；

第十条所有借款支付履行完整的手续后方可办浬借款手续，原则上不得使用补

批程序；

第十一条借款单中“领款人”表达：确认员工已领走款项。若款项未领走，借

款单不能转财务出纳；

第十二条所有借款报销应获得发票。报销发票必须真实、合法，且符合企业票

据报销规定管理规定，否则财务部有权拒绝予以报销，如收据、代用票、假

票等;

第十三条借款业务完毕后，经办人员应在“承诺还款日/报销日”内办理财务

结账手续，否则财务部将根据“前账不清后账不来“日勺财税规定，从有关人

员的经济业务（如：工资、再次借款、报销业务等）中扣除其对应的借款，

并从承诺还款日/报销日日勺第二天开始按50元/天的原则计提水果基金，其

中对于公开课事宜的借款报销应在公开课结束后10工作日内完毕报销手

续；承诺时间最长不超过一种月；对于超过三个月日勺报销，财务有权不予报

销；

第十四条所有离职人员，应在办理离职手续时获得财务确认有无借款，并由会

计签字确认，方可办理离职手续。

第十五条此规定解释权归锡恩总企业财务部。

代用报销发票暂行管理措施

一、可以使用代用发票的情形:

1、劳务费用，如：请美工做劳务事宜（但须留下身份证号及姓名）；

2、地区：在不能实既有票消费日勺地区，如：偏远的郊区、农村，但报销必须有

收据作证明附件；

3、行业：行业所致的金额较小且不超过50元的费用，如：配钥匙、买花；

4、遗失金额较大：1000元（含）以上的发票遗失:

5、补助性质：如，即时鼓励，房租补助、项目实行中的洗衣补助等。

二、不可以使用代用发票日勺情形：

1、遗失金额较小：1000元如下发票遗失；

2、假票：收到假票，就像收到假人民币同样管理；

3、发票填写：金额大小不符、发票昂首不是全称的。

三、使用代用票的审核程序管理：

1、代用票报销需要部口同事及部门负责人（2人以上）的证明、同意确认，并

且证明人应在邮件中确认；

2、使用替代票应采用同类发票管理，由于波及各地纳税政策的不一样，详细可

以使用何种替代票，可向各地财务征询；

3、对发生“一”情形之外的替代报销，每发生一事，由申请人或直接负责人自

罚水果基金20元。

出差管理措施

第一条为了深入规范企业员工出差管理，强化成本意识，特制定本制度。

第二条本制度仅限于企业内部管理产生的员工差旅成本控制，项目服务过程中

日勺差旅原则按协议约定条款执行。由个人承担成本费用的销售序列人

员，不在本制度规定范围内。

第三条员工出差按如下原则选择交通工具:

事业本高级管

总部职方案、顾

交通工部总经理顾问其他人

范围能部门问中心

具理（含（工资C员

负责人总经理

副）序列）

300公里以内

或持续乘车时硬（软）

座或客VVVVV

间3小时以内

运车

（含）

硬（软）

300公里以上VV.VV

卧

或持续乘车时

间3小时以上经济舱V.V.V.V

（一）凡出差地在300公里以内或持续乘车时间在3小时以内（含）的，

员工均选择硬（软）座或客运车；

（二）凡出差地在300公里以上或持续乘车时间在3小时以上日勺，企业事

业本部总经理（含副）可选择经济舱，总部职能部门负责人、方案及顾问

中心总经理、高级管理顾问（工资C序列）可选择硬（软）卧或经济舱,

其他员工均选择硬卧；

第四条一般员工因特殊状况需乘坐飞机，必须提前报经事业本部总经理同

意。否则，仅报销硬卧上限；

第五条因工作需要，凡调往外地工作日勺员工在离职时，企业只承担员工一次

来回车票，且按照调往工作地硬卧上限原则予以报销。中途出差的，以

出差地到调出地时硬卧为上限予以报销；

例如：从北京一上海，硬卧为298元。北京-广州，硬卧为465元。员工

A被调往上海工作后提出离职，若员工A中途请假到广州，从广州赶往北

京办理离职手续，则企业予以报销298元（北京-上海）。若员工A中途出

差到广州，则企业予以报销从广州到北京的硬卧（465元）；

第六条员工出差必须提前2个工作日报上级总经理审批。填报《出差申请表凡

抄送当地HR、财务人员；

第七条员工出差未提前申请的，视为无效。员工出差结束后，填报《差旅报销

单》并附经审批过的《出差申请表》的批复邮件，财务审核后予以报销，否

贝L财务部不予报销；

第八条员工差旅费，应据实提供票据，查对时，如发既有虚报者，除将所报

销的费用追回外，并视情节之轻重，予以惩罚。

重大采购业务行为管理措施

1.重大采购项目是指：固定资产、装修工程、广告公布、制作采购、软件等其

他单项采购超过2万元或一年合计多次采沟超过5万元的服务、商品专题采

购；

2.所有采购应对产品、服务及其市场状况等有充足理解，并熟悉基本日勺的侪格、

商务谈判技巧（参照