档案综合管理系统需求

档案管理系统需求

一、硬件系统配置需求（依据实际需求更改）

此次招标硬件系统包含以卜内容：

硬件配置方案

序号名称型号数量备注

1档案服务器IBMX3650M21机架式

UNISTORENNAS92004

2存放设备1清华紫光NAS存放器、

块500G硬盘

3高速文档扫描仪虹光Avision1含有双页扫描

以上硬件配置品牌仅供参考，不局限于此配置。

二、软件平台

投标人需要依据企业要求制订具体处理方案。

尤其申明：项目实施完成后，此项目软件平台产权属企业全部。

三、项目工期

签署协议2个月内完工。

四、系统总体功效要求

1.建设标准

开放性标准

电子档案管理系统除了完成本系统内多种业务工作之外，还应能够和其它系统互联。在

系统设计中，采取数据接口技术并考虑软件系统以后扩充问题，将该软件系统设计成一个可

扩充开放性系统。

扩展性标准

在该软件系统设计中，全部产品（包含软硬件）选型及配置全部应充足考虑

到整个系统可扩展性。系统将满足伴随业务不停发展而随时增加用户及软硬件产

品需求。

安全性标准

在系统设计中，采取良好安全机制；在数据传输中，选择目前成熟数据加密

技术确保数据安全；在网络上，选择多层结构技术。同时，利用大型数据库安全

性能确保留放数据安全。

优异性标准

采取优异成熟技术，确保系统优异性和实用性。

规范性标准

开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵照对应中国外标

准。开发结束，需要提供必需文档资料。

可靠性标准

确保系统可靠运行和在升级过程中方便快捷。

2.系统总体功效要求

基础要求

1、档案管理软件应含有数据录入、整理编目、数据转换、检索查询、统计

报表、借阅管理、权限设置、系统设置、数据维护、销毁管理、光盘制作、WEB

查询系统、全文检索模块、在线识别（OCR）等基础功效，并能辅助实体管理及

依据特殊需求增扩其它对应功效。

2、档案管理软件功效设计必需符合国家相关档案工作和计算机信息系统管

理法律法规和业务技术标准。

3、档案管理软件安装和使用，必需含有严格安全保密机制。

4、档案管理软件应含有良好实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好,

用语规范，操作简单，使用方便。

5、档案管理软件应含有较强数据独立性，确保在软硬件环境发生改变时数

据完整、安全迁移及有效利用。

6、档案管理软件应配有完备安装和使用技术资料，关键包含：系统说明、

使用手册、安装程序、培训手册等。

（一）数据录入功效

数据录入模块应该含有以下功效，可在自定义界面下录入、编辑修改多种档

案数据和完成档案文本和多种电子档案原件（扫描光栅图或矢量图）挂接。在此

处可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。

I编辑修改卜-------1档案若询

1、数据录入功效和步骤应该如上图所表示，档案人员在进行项目、案卷和

文件录入工作时，系统应提供添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，并可

任意指定某一统计进行复制。

2、修改后重归档功效应该能够使被修改后电子档案替换掉旧档案，使电厂

用户能够在检索查询时直接浏览到修改后新电子文件。同时，统计了修改信息和

旧档案，以备电厂用户对档案修改情况跟踪。

3、电子文件批量挂接功效能够将档案人员已录入档案统计和电子档案原件

依据某种规则自动对应，以使电厂杳询用户能够在检索到档案条目标同时浏监电

子原件。

（二）整理编目功效

整理编目部分应含有以下功效：对未归档文件、资料、图纸管理、存放和预

归档（分类组卷），并可为电厂用户提供上述未归档文件检索、查询和利用，对

于在公文流转过程中产生文件和设计过程中产生图纸文件，可由办公人员、设计

人员或档案人员先录入到临时整编库中，到一定阶段由档案管理人员进行整理编

目，编目后再由临时库转入正式档案库中，供检索利用。

档案管理员可依据本行业档案分类规范建立对应树型分类结构（分类表）。

任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择

分类字连接符，还能够从参数表中挂接分类项。

♦日志库维护

系统提供日志库可满足档案管理人员对档案管理系统监控并为档案各项统

计提供依据。

♦代码表设置

档案管理员可对代码表进行新建、修改、录入、删除等操作。

（四）数据转换部分

数据转换是指：用户能够经过该模块将用户以前或正在应用其它管理软件所

录入档案数据，转换到档案库中来。

（五）权限设置部分

档案管理人员可经过权限设置部分对网上每一个用户及其权限、和本单位各

部门或专业对档案权限等进行一系列灵活设置.，井可细化到某一案卷和文件权限

（六）销毁管理部分

销毁管理部分功效为：许可用户对经过判定旧档案进行销毁处理，即从档案

库中删除，同时在系统日志中统计销毁信息（如申请人、同意人、销毁原因、销

毁日期等），方便于对以前销毁操作进行检索。

判定销毁步骤应该下图所表示:

档案巨理员

MMJ

领导鉴定打印鉴定销毁申请单

（七）借阅管理部分

借阅管理部分功效应包含：借阅、归还和催还，并能够打印借阅单和催还单。

还能够对电厂用户借阅情况，和网上电厂用户对档案查询和利用情况进行方便地

统计和打印。

借阅管理部分应分为纸介质档案借阅管理和电子档案检索统计两部分。借阅

步骤应以下图所表示:

用户借阅

用户

（八）检索查询部分

检索子系统关键是对本系统所管理各类档案进行多个方法检索、浏览和下

载。电厂用户在查询时可按：分类、工程项目、案卷、文件、进行多种条件组合

检索，也应提供卡片检索等方法，另外，检索查询部分应支持对用户库和日志库

也可进行组合检索，并能够打印检索结果。

电厂用户在档案系统中检索，只要权限许可，应能够直接浏览到所需信息原

文，甚至于下载到当地机供用户利用。

该模块中检索查询应均受到权限设置子系统中用户和档案权限限制。

（九）统计报表部分

经过统计报表部分，档案管理人员应能够完成档案工作所需任意报表设计和

打印工作。该部分应该有较强大报表设计功效，能够打印和统计多种档案数据，

并能够灵活定义统计项和检索条件等。

该系统应该能够打印全部档案管理所需信息，比如：卷内目录、案卷目录、

备考表等。

（十）光盘制作部分

光盘制作部分应全方面支持由国家科技部、国家档案局、国家技术质量监督

局等几家单位联合制订CAD文件光盘存放标准，能够对标准格式光盘进行数据

读入、数据输出及检索，并可将档案数据根据上述标准格式直接存放在光盘中。

形成光盘档案应能够用于数据交换和电子档案脱机保管。

（H^一）WEB查询系统

WEB检索子系统部分应作为本单位档案信息公布、查询和下载利用平台，既

可独立使用，也可嵌入我单位主页，为电厂用户检索查询提供了极大方便。

WEB查询系统应有以下功效：

•B/S结构，用户端无须安装任何软件，便于维护和升级。

•可和电子档案数据库连接,进行档案信息查询和利用八

•对档案检索查询权限完全受档案管理软件中权限设置控制，充足确保档案安全性。

•模糊检索功效。

•可支持我单位图形图像等电子文件浏览和显示

•可外挂浏览器和汉字库。

（十二）数据转换部分

数据转换部分应能够满足以下需求：档案管理人员在用户机上进行档案数据

备份和恢复工作，而不用去操作服务器上数据库系统，应对档案数据安全性提供

良好保障。

数据转换步骤应以下图所表示：

C名份档宰、

一备份到硬盘

一洗怪档塞举划

用户务份/恢复法k

恢复到数据库

板华档室

数据转换部分还应提供备份/恢复日志，以供档案管理员查询。

（十三）全文检索模块

系统应含有专业全文检索模块，能够为用户实现属性查询、同义词查询、相

关文件提醒等传统数据库查询方法无法实现智能检索功效。