项目合同管理及审查模板

项目合同管理及审查模板使用指南一、适用场景与工作背景与客户/供应商签订项目合作合同时的文本起草与审查；项目范围、工期、金额等核心要素变更时的合同补充协议管理；跨部门协作的项目合同内部流转与审批；项目结束后合同档案的整理与存档。通过标准化流程，降低合同法律风险，保证项目各方权责清晰，保障项目顺利推进。二、合同管理全流程操作指引（一）合同需求发起与信息收集需求提出：项目负责人根据项目计划，明确合作方（甲方/乙方）、合作内容、项目周期、预算金额等核心要素，填写《合同基本信息登记表》（见表1），发起合同申请。资料准备：收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）、项目需求说明书、技术规范书等附件，保证信息真实、完整。（二）合同文本起草模板选择：根据项目类型（如技术开发、服务外包、采购等），选择对应的标准合同模板，避免直接套用无关模板导致条款缺失。核心条款填写：重点明确以下内容：合同主体：全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址等；项目标的：具体内容、交付标准、验收方式；权利义务：双方职责、配合义务、知识产权归属；金额与支付：合同总价、支付节点（如预付款、进度款、尾款比例）、开票信息；违约责任：违约情形、赔偿计算方式、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）；保密条款：保密范围、期限及泄密责任。（三）合同内部审查部门协同审查：合同起草完成后，依次通过以下环节：业务部门审查：项目负责人核对项目内容与需求一致性，保证技术参数、交付节点可行；法务部门审查：重点核查法律条款合规性（如是否违反法律法规、是否存在歧义义）、违约责任合理性、争议解决方式有效性；财务部门审查：确认金额与预算匹配、支付流程符合公司财务制度、开票信息准确；分管领导审批：综合各部门意见，对合同整体合理性进行最终确认。意见反馈与修改：审查部门需在《合同审查意见汇总表》（见表2）中明确标注修改意见，起草人根据意见调整文本，直至所有审查环节通过。（四）合同外部谈判与签署谈判沟通：由项目负责人牵头，法务配合与合作方就审查中提出的修改条款进行协商，达成一致后形成最终合同文本。签署用印：最终合同文本经双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（或合同专用章）；签署过程需保证文本完整，无空白页或手写涂改（特殊情况需双方盖章确认）。（五）合同履行与归档履约跟踪：项目负责人按合同约定履行义务（如交付成果、提交进度款申请），同步记录履约进展，发觉异常（如对方违约）及时上报并留存证据。变更管理：项目需求变更时，需签订补充协议，明确变更内容、对原合同的影响及费用调整流程，补充协议需通过原审查流程。档案归档：合同签署后，由行政或档案管理部门统一编号、扫描存档，纸质版合同原件与电子版同步保管，保管期限不少于合同终止后5年。三、合同管理核心模板表格表1：合同基本信息登记表合同编号项目名称合同类型（□技术开发□服务外包□采购□其他）甲方信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：地址/联系方式：乙方信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：地址/联系方式：合同核心要素合同总金额（元）：币种：□人民币□外币（请注明：____）履行期限：自_年_月_日至_年__月__日主要交付成果：支付方式：□一次性□分期（节点：______）附件清单□需求说明书□技术规范□资质证明□其他：______提交部门项目负责人：联系方式：填写日期____年__月__日表2：合同审查意见汇总表审查环节审查部门审查人审查内容意见描述修改建议是否通过（□是□否）业务审查项目部*经理项目可行性、需求匹配度交付周期较原计划缩短10天，需评估资源风险建议增加“因甲方原因导致延期，乙方有权顺延工期”条款□是□否法务审查法务部*法务法律条款合规性第5条违约责任未约定争议解决前置程序增加“协商不成的，提交____仲裁委员会仲裁”□是□否财务审查财务部*主管金额与支付方式尾款比例30%偏高，建议调整为20%按公司《合同管理办法》调整尾款比例□是□否分管领导总经办*总监整体合理性同意按修改意见调整后签署□是□否综合意见最终结论：□通过□不通过（需重新起草）表3：合同变更与履约跟踪表合同编号变更事项（□内容□金额□期限□其他）变更原因原合同条款变更后条款影响分析对项目周期：□提前□延长__天对费用：□增加□减少__元审批流程业务部门：□同意□不同意（意见：______）法务部：□同意□不同意（意见：______）分管领导：□同意□不同意（意见：______）履约进展□正常进行□存在延迟（原因：______）□已完成（验收日期：______）异常记录（如对方违约、争议事件等，需记录时间、事实、处理措施）更新日期____年__月__日四、合同管理关键注意事项（一）主体资质核验签订前务必核查合作方营业执照、授权委托书（若为代理人签署）等文件，保证其具备履约能力，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。（二）条款完整性审查杜绝“模糊条款”（如“合理期限”“适当金额”等），需明确具体时间、金额、标准；对涉及权利义务的条款，需保证双方表述对等，避免单方义务过重。（三）法律合规性把控合同内容不得违反法律法规强制性规定（如禁止性约定、无效条款），争议解决方式优先选择仲裁（一裁终局）或公司所在地法院诉讼，降低异地维权成本。（四）履约风险动态跟踪项目负责人需定期检查合同履行情况，留存交付凭证、付款记录、沟通函件等书面证据，发觉违约风险及时启动应对措施（如发函催告、协商终止合同）。（五）档案管理规范合同文本需与审