《南京办公用房管理信息数据采集规范》

1T/XXXXXXX—XXXX南京办公用房管理信息数据采集规范本文件规定了办公用房管理信息数据采集的基本要求、数据参与角色、采集内容与要求、采集流程以及数据更新等内容。本文件适用于各级党政机关和各类事业单位的办公用房管理信息数据采集工作。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1党政机关partyandgovernmentorgans党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位。3.2办公用房governmentalofficebuildings党政机关占有、使用或者可以确认属于机关资产的，为保障党政机关正常运行需要设置的基本工作场所。注：包括办公室、服务用房、设备用房和附属用房。[来源：GB/T41568—2022,5.10,有修改]4基本要求4.1信息数据采集应根据办公用房现状，结合已有资料、实地踏勘情况及相关的技术规范组织实施。4.2信息数据采集应确保采集数据的规范性、完整性、准确性。4.3信息数据采集应以院落为单元进行采集。5数据参与角色数据角色分为以下3类，特定场景下，个体或组织可承担多个角色：——办公用房管理单位（以下简称“管理单位”）：负责办公用房管理工作，包括规划、权属、配置、使用、维修、处置等；——办公用房使用单位（以下简称“使用单位”）：负责本单位办公用房的使用信息维护；——办公用房产权单位（以下简称“产权单位”）：取得办公用房权属证明的单位。6数据参与角色数据角色分为以下3类，特定场景下，个体或组织可承担多个角色：——办公用房管理单位（以下简称“管理单位”）：负责办公用房管理工作，包括规划、权属、配置、使用、维修、处置等；——办公用房使用单位（以下简称“使用单位”）：负责本单位办公用房的使用信息维护；——办公用房产权单位（以下简称“产权单位”）：取得办公用房权属证明的单位。7采集内容与要求T/XXXXXXX—XXXX27.1组织机构7.1.1组织机构信息包括但不限于单位编号、单位名称、规范简称、内设机构、机构性质、机构级别、事业类型、经费来源、编制数、领导职数、单位照片、主要办公地址、三定方案。7.1.2组织机构信息数据的采集主体为使用单位，采集要求应符合表1。表1组织机构信息数据采集要求按一级单位编号加3位的--------JPG格式，图片大小小于址件上传PDF格式的电子扫描7.2编制信息7.2.1编制信息包括但不限于各职级编制人数、实有人数。7.2.2编制信息应以机构编制管理单位颁布的三定方案或机构职能编制批复为依据，除党政机关以外的组织机构的编制信息应以法人登记证书上的机构编制信息为准。注：三定方案指机构编制管理部门为了规范部门（单位）职能配置、内设机构和人员编制而制定的规定。7.3人员信息7.3.1人员信息包括但不限于姓名、适用标准、职务职级、联系电话、性别、所在处室、人员类型、人员性质、在职情况、人员编号。7.3.2党政机关的人员信息以三定方案对应的“在职人员花名册”相关内容为依据，暂未纳入编制的军转干部等人员以相关任职文件为依据。7.3.3人员信息数据的采集主体为使用单位，采集要求应符合表2，人员信息数据也可通过模板统一导入（模板见附录A）。表2人员信息数据采集要求------------T/XXXXXXX—XXXX3-----格式：院-楼-层-室7.4坐落信息7.4.1坐落信息是每一个院落的位置信息，包括但不限于行政区划、坐落地址、坐落别名、管理单位、坐落类型、登记类型、办公区类型、土地面积、建筑面积、权属信息、坐落照片。7.4.2坐落信息数据的采集主体为管理单位，采集要求应符合表3。表3坐落信息数据采集要求-格式：省/市/区--管理单位是一个坐落的最高权限单位，维护集中办公区的管理单位为机关事务管理部门，独立办公区的管理单位可为具体使用单位--统一登记类型，包括：已统一登记到机关事务管理部门名下、登记在各部门或其他单位名下、已移交权属资料、登记在各部门或其他单位名下、未移交权属资料、未登记、已移交权属资料、未登记、未移交权属资料、-办公区类型其中，集中办公区、独立办公区统计在党政-按权属信息中的坐落内所有房屋的总建筑面积，房屋面积来-有则录入，登记坐落内每一本权证的信息，包括未办理权证部分的面积，无则录入“无”片小于500KB，7.5楼栋信息7.5.1楼栋信息包括但不限于楼栋名称、楼栋编号、房屋来源、房屋用途、建成年代、总层数、地上层数、地下层数、安全级别、结构类型、车位信息。7.5.2楼栋信息数据应根据坐落内的实际建筑情况进行采集，每个独立的建筑单位都应作为一个单独的楼栋条目进行信息数据采集。7.5.3楼栋信息数据采集的主体为管理单位，采集要求应符合表4。T/XXXXXXX—XXXX4表4楼栋信息数据采集要求----------按房屋安全鉴定机按楼栋实际结构类-7.6权证信息7.6.1权证信息包括但不限于权属单位名称、权证类型、证载地址、权证编号、土地面积、建筑面积、统一产权登记范围、档案资料。7.6.2权证信息数据的采集主体为产权单位或管理单位，采集要求应符合表5。表5权证信息数据采集要求权属单位用证、房屋所有权证、不动产权证、有权证的情况，每本权证登记为一项权属信息无权属的自有土地房屋，登记为一项“未办若实际地址与证载地址不同，则以权证登记分别按国有土地使用证、不动产权证、备案分别按国有土地使用证、不动产权证、备案统一产权-1、国有土地使用证的电子扫描件文件名格4、备案证的电子扫描件文件名：[地址坐T/XXXXXXX—XXXX57.7楼层图纸7.7.1楼层图纸应以单幢建筑物的每一层为单元进行采集。7.7.2楼层平面图的信息包括但不限于：a)楼层布局：1)办公区域：各办公用房的房间布局及尺寸；2)公共区域：通道、楼梯、设备间等区域的布局及尺寸；b)楼层内各房间信息。图1楼层平面图7.7.3楼层平面图的格式分为AutoCAD的dwg格式与Excel的xlsx格式。若楼层平面图为CAD文件，2010格式以下格式，每楼层一个单独文件，图层应符合表6要求。若楼层平面图为Excel文件，应按照系统绘图工具提供的文件格式进行统一绘制。表6CAD文件图层要求xmd7.8房间信息7.8.1房间信息包括但不限于房间编号、房间名称、使用单位、科处名称、建筑面积、使用面积、房间类型、房间用途、使用状态、VR全景。7.8.2房间信息的数据采集主体为使用单位，采集要求应符合表7。表7房间信息数据采集要求--6表7房间信息数据采集要求（续）各房间平面中直接为工作使用的净-务----7.9物业信息7.9.1物业信息是办公区的物业服务公司信息，包括但不限于服务位置（坐落）、物业公司名称、物业费、负责人、联系方式、服务时间、服务范围、相关合同。7.9.2物业信息数据的采集主体为管理单位，采集要求应符合表8。表8物业信息数据采集----7.10维修信息7.10.1使用单位应根据相关部门规定的时间提交下一年度大中修项目申请，并由管理部门进行审核，同时由管理单位建立大中修数据台账。7.10.2维修信息包括但不限于来函标题、申请单位、维修年度、申请日期、联系人、联系方式、维修楼栋、维修类别、维修内容、预算金额。7.10.3维修信息数据的采集主体为使用单位，采集要求应符合表9。表9维修信息数据采集要求-按正式来函标题内容录入--度-----具体维修部位和维修需求等内容-7.11资产卡片信息T/XXXXXXX—XXXX77.11.1由使用单位登记“房屋资产卡片”“构筑物资产卡片”以及“地下空间资产卡片”，包括但不限于基本信息、实物信息、扩展信息。7.11.2使用单位应根据实际资产情况进行录入，并通过“关联房屋信息”功能，将资产信息卡片与系统楼栋进行关联。7.12配置申请信息7.12.1配置申请信息包括但不限于业务类型、发文文号、申请人、联系电话、来文标题、来文事项内容、主管部门、申请时间、使用单位、附件。7.12.2配置申请信息数据的采集主体为使用单位，采集要求应符合表10。表10配置信息数据采集要求调剂申请、租用申请、置--------上传PDF格式的电子扫描文7.13处置信息7.13.1处置信息包括但不限于业务类型、发文文号、申请人、联系电话、来文标题、来文事项内容。7.13.2处置信息由使用单位通过系统提交处置申请，处置信息数据的采集主体为使用单位，采集要求应符合表11。表11配置信息数据采集要求出租申请、拆除申请、拍卖申请、转换用途、置换--------上传PDF格式的电子扫描文8采集流程8.1办公用房信息数据的采集流程应符合附录B的规定。8.2信息核实应包括以下内容：——对机构编制信息和人员信息进行核实；——对办公用房使用等填写资料进行核实；T/XXXXXXX—XXXX8——对产权资料等电子扫描文件的完整性和规范性进行核实；——对电子图纸的完整性和规范性进行核实；——对办公用房使用单位提供的办公用房使用情况报告进行核实。8.3信息采集成果验收内容应包括：——采集内容是否完整上传至信息系统；——上传的采集内容是否符合采集要求；——实地检验办公用房现状是否与采集内容一致。9信息数据更新9.1办公用房管理信息发生变化时，应在系统中更新相关数据，并符合以下要求：——单位人员编制变化时，应在取得编制批复文件后的第一时间更新人员编制数据；——单位人员相关个人信息、职务级别和办公位置发生变化时，应在明确变化内容的第2周内更新相关数据；——单位办公室或房间格局发生变化时，应对系统平面图进行更新，在格局确定后的1个月内，将变化情况报送至机关事务管理部门，由技术人员对图纸进行变更与调整；——单位办公地点变更后，如新办公地点在系统中不存在，应及时与机关事务管理部门联系，提交楼宇相关信息与图纸信息，进行登记与分配；——不动产权证办理完成后的1个月内，应补充或更新权证信息；——单位使用办公用房的用途发生变化时，应在变更后的1周内更新数据；——单位办公用房负责人变更时，应在新负责人明确后的第一时间更新相关数据，包括姓名、联系方式；——单位内设机构增加、减少、更名等情况，应在明确后的1周内，更新单位基本信息中的内设机构数量以及内设机构名称；——单位办公用房位置发生变化时，应在完成变化的2周内重新签订办公用房使用协议，并更新办公用房使用凭证。9.2使用单位应在收到系统预警信息的第一时间确认超标信息的真实性，如由于数据录入错误造成的超标，应及时调整数据，如属于真实超标情况，则应与相关负责人沟通确认调整方案后，及时调整数据。9.3使用单位应每年度根据相关部门规定的时间完成系统数据的全面更新，并通过管理单位确认数据无误。T/XXXXXXX—X