2025年集团公司统一采购管理制度

2025年集团公司统一采购管理制度一、总则为规范集团公司采购行为，提高采购效率与效益，降低采购成本，保障物资和服务质量，强化供应链风险管理，依据国家相关法律法规及公司治理要求，制定本制度。本制度适用于集团公司总部、各全资及控股子公司（以下统称“各单位”）所有以生产、经营、管理为目的的物资、工程及服务采购活动。采购活动遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，实行统一管理、分级授权、过程受控、结果可溯的管理模式。任何单位和个人不得将必须进行统一采购的项目化整为零或者以其他方式规避统一采购管理。二、组织与职责集团公司设立采购管理委员会，作为采购工作的最高决策协调机构，由公司管理层及相关职能部门负责人组成，负责审定重大采购策略、年度采购计划、重要供应商选择标准及采购管理制度的修订。采购管理部是集团公司采购工作的归口管理部门，主要职责包括：组织制定和修订采购管理制度与流程；审核汇总各单位年度采购计划；组织重大项目的统一采购招标工作；建立并维护合格供应商名录；监督、检查、考核各单位采购执行情况；组织采购人员专业培训。各业务需求单位负责根据实际需要，按时提报采购需求计划，明确技术规格与要求；参与采购项目的技术评审与验收；负责采购合同的具体履行与日常管理。财务、法务、审计、质量等职能部门按其职责对采购活动进行监督、支持与审核。财务部负责采购资金的预算审核与支付监督；法务部负责采购合同的法律风险审查；审计部负责对采购全过程进行独立审计监督；质量管理部门负责对采购物资和服务的质量进行检验与认定。三、采购计划管理各单位应于每年11月底前，根据下一年度生产经营计划、投资计划及库存情况，编制年度采购计划，经单位负责人审批后，报集团公司采购管理部。采购计划应详细列明采购物品或服务的名称、规格型号、预估数量、技术标准、需求时间、预算金额等信息。采购管理部负责对各单位上报的年度采购计划进行汇总、审核与平衡，结合公司战略与市场分析，编制集团公司年度统一采购计划草案，报采购管理委员会审批。经批准的年度采购计划是执行采购活动的依据。因特殊情况未列入年度计划但确需进行的临时采购或紧急采购，需求单位需提交专项申请报告，说明理由及预算来源，经本单位负责人和分管领导审批后，按审批权限报采购管理部或采购管理委员会特批。四、采购方式与适用条件根据采购项目的性质、金额及市场竞争情况，分别采用以下采购方式：公开招标。适用于采购金额较大、技术标准统一、潜在供应商较多、能够形成充分竞争的项目。单项合同估算价达到200万元人民币及以上的货物或服务采购，以及400万元人民币及以上的工程采购，原则上必须采用公开招标方式。邀请招标。适用于技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择，或采用公开招标方式费用占项目总价值比例过高的项目。受邀投标人不得少于三家。竞争性谈判。适用于招标后没有供应商投标或没有合格标的，技术复杂或性质特殊不能确定详细规格，或时间紧迫不能满足招标所需时间的项目。竞争性磋商。适用于政府购买服务、技术复杂或性质特殊不能确定详细规格，以及需要与供应商进行多轮沟通谈判的项目。询价采购。适用于采购的货物规格标准统一、现货货源充足、价格变化幅度小且采购金额较低的项目。通常针对单项采购金额在50万元人民币以下的标准化货物。单一来源采购。适用于只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套需要继续从原供应商处添购的项目。采用单一来源采购需进行充分论证并履行严格的审批程序。五、采购流程规范采购流程主要包括需求提出、计划审批、采购实施、合同签订、履约验收、资金支付等环节。需求单位根据批准的采购计划或特批申请，填写统一的采购申请单，详细说明采购内容、技术参数、预算、需求时间等，经部门负责人审核、单位负责人批准后，提交采购管理部。采购管理部根据采购项目的性质、金额及审批权限，组织相应的采购活动。属于统一采购范围的项目，由采购管理部直接组织实施；属于授权各单位自行采购的项目，采购管理部进行备案与监督。采购实施过程应确保规范透明。采用招标方式的，应公开发布招标公告，编制规范的招标文件，组织开标、评标，公示中标结果。采用非招标方式的，应形成完整的采购过程记录文件，如谈判纪要、询价记录等。确定成交供应商后，应按照公司合同管理规定签订书面采购合同。合同内容应明确标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等条款。重大采购合同签订前应经法务部门审查。合同履行过程中，需求单位负责跟踪供应商履约情况，组织到货验收或成果验收。验收应严格按照合同约定的技术标准和质量要求进行，并形成书面验收报告。验收不合格的，应按合同约定处理。财务部门依据有效的采购合同、发票、验收报告等凭证，按照公司资金支付审批流程办理付款手续。六、供应商管理建立统一的合格供应商名录，实行动态管理。供应商准入需经过资质审查、现场考察（必要时）、样品检测（必要时）等程序，由采购管理部组织相关单位评审后纳入名录。优先选择在质量、价格、交货期、服务、技术能力和财务状况等方面表现优秀的供应商。对已合作的供应商实行绩效评价。每年由采购管理部组织需求单位、质量管理部门等，从产品质量、交货及时率、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面对供应商进行综合考评。考评结果作为供应商分级管理和后续采购选择的重要依据。建立供应商退出机制。对于出现重大质量问题、交货严重延误、提供虚假信息、有不正当竞争行为或考核不合格的供应商，应及时从合格供应商名录中清退，列入不良记录名单，原则上三年内不得参与公司采购活动。七、监督检查与责任追究采购管理部定期对各单位的采购制度执行情况进行监督检查，重点检查采购计划的合理性、采购程序的规范性、合同履行的有效性以及档案管理的完整性。审计部对采购活动实施独立审计，审计内容包括采购计划的执行、采购方式的适用、价格形成的合理性、供应商选择的公正性等，审计结果直接向公司管理层报告。任何单位和个人在采购活动中必须严格遵守廉洁从业规定。严禁收受供应商贿赂或谋取其他不正当利益；严禁泄露应当保密的与采购活动有关的情况和资料；严禁与供应商串通损害公司利益。对违反本制度规定的行为，视情节轻重给予通报批评、经济处罚、行政处分等处理；给公司造成损失的，依法