武汉公司年会策划合同

武汉公司年会策划合同甲方（委托方）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________乙方（受托方）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________鉴于甲方拟举办2025年度公司年会，委托乙方提供专业策划与执行服务，双方依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，遵循平等自愿、协商一致原则，达成如下协议：一、服务内容与标准（一）整体策划服务主题与流程设计：乙方需结合甲方企业文化及年度发展目标，提供3套差异化年会主题方案（含"科技赋能·共创未来""同心筑梦·聚力前行"等方向），并根据甲方反馈优化确定最终主题。配套设计150分钟完整流程，涵盖开场致辞、年度总结、节目表演、互动游戏、颁奖仪式、抽奖环节及闭幕环节，各环节衔接时间误差不超过5分钟。视觉系统规划：设计年会主KV视觉体系，包含主背景板、签到墙、桌卡、邀请函等12项物料的统一视觉风格，确保品牌元素（LOGO、标准色）出现频率符合甲方VI规范，设计方案需通过甲方市场部门审核确认。（二）场地与布置服务场地选址与租赁：乙方需推荐3处符合甲方需求的武汉本地场地（如光谷凯悦酒店、武汉会议中心等），提供场地平面图、容纳人数测算（需满足300人剧院式seating）、档期availability及报价对比表。最终场地需通过甲方实地考察确认，并由乙方协助完成租赁合同签署，确保租赁价格不高于同期市场均价10%。现场布置执行：包含舞台搭建（8m×4mLED主屏+两侧3m×4m侧屏）、T台铺设（1.2m宽×15m长）、灯光系统（含20台电脑摇头灯、8台帕灯）、音响设备（线阵列主扩+返听系统）及氛围装饰（气球拱门、鲜花路引、椅背丝带等），所有设备需在活动前24小时完成安装调试，并通过甲方技术部门验收。（三）内容与执行服务节目与人员安排：策划6个原创节目（含员工才艺展示3个、专业团队表演2个、高管互动节目1个），组织至少5次节目彩排（含2次带妆联排）；提供2名持证主持人（需提供过往3场以上企业年会主持视频）、4名礼仪人员（统一着装）及6名现场执行人员，人员简历及分工表需提前10天提交甲方确认。后勤与应急保障：安排300人份自助餐（含10%备餐量），提供3种以上主食、8道热菜、4种甜品及软饮无限畅饮，餐饮标准不低于150元/人；制定《现场应急预案》，包含电力故障（配备200KVA发电机）、医疗急救（安排1名持证医护人员）、消防疏散（明确3个紧急出口及引导路线）等7类突发情况的处置流程，预案需通过甲方安全部门审核。二、服务费用与支付方式（一）费用构成本合同总费用为人民币286,000元（大写：贰拾捌万陆仟元整），具体明细如下：策划服务费：45,000元（含方案设计、视觉设计、流程规划）场地租赁及布置费：120,000元（含场地租金、设备租赁、搭建装饰）人员及节目费：68,000元（含主持人、演员、执行团队劳务）餐饮及物料费：43,000元（含餐饮服务、印刷品制作、礼品采购）应急及杂费：10,000元（含保险费、备用金等）（二）支付节点预付款：合同签订后5个工作日内，甲方向乙方支付总费用的30%，即85,800元，用于启动策划方案设计及场地预订；进度款：方案确认后10个工作日内，支付总费用的40%，即114,400元，用于场地布置、设备采购及人员预订；尾款：年会结束后7个工作日内，甲方对服务质量验收合格后支付剩余30%，即85,800元。乙方需在每次收款前提供等额增值税专用发票，税率为6%。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务决策与监督权：有权对乙方提交的策划方案、场地推荐、人员选择等关键事项进行最终决策，决策反馈时间不超过3个工作日；可委派3名现场督导人员，对乙方执行过程进行全程监督，发现问题可要求乙方2小时内提出整改方案。配合与协助：需提供企业LOGO矢量文件、年度工作总结PPT、参会人员名单（含姓名、职务、dietaryrestrictions）等基础资料，资料提交延迟导致的方案调整，乙方不承担违约责任；协助乙方办理场地使用、消防备案等必要审批手续，提供公司营业执照复印件等相关文件。（二）乙方权利与义务专业服务保障：需成立专项服务团队（含策划总监1名、项目经理1名、执行专员3名），建立周报沟通机制，每周五提交《项目进度报告》；确保所有服务人员具备相应从业资质（如电工需持特种作业证、主持人需持普通话一级乙等证书），并在活动前组织专项培训。风险防控责任：为活动购买公众责任险（保额不低于200万元）及设备财产险（保额不低于50万元），保险单复印件作为合同附件；对现场电力、音响、灯光等关键系统设置双备份方案，确保单点故障时5分钟内恢复运行。四、保密与知识产权条款（一）保密义务双方应对合作过程中获取的对方商业秘密（如甲方年度营收数据、高管薪酬信息、乙方报价体系、供应商资源等）严格保密，保密期限为合同终止后3年。未经对方书面同意，不得向任何第三方披露，否则需承担由此造成的全部损失赔偿责任。（二）知识产权归属乙方为履行本合同创作的策划方案、视觉设计、节目编排等智力成果，除署名权外的全部知识产权归甲方所有。乙方不得将相同方案或设计元素用于其他商业项目，但可将执行案例（隐去甲方敏感信息）用于自身宣传展示。五、违约责任（一）甲方违约情形逾期支付款项的，每逾期一日按未付金额的0.05%支付违约金，逾期超过15日的，乙方有权暂停服务并要求赔偿已产生的实际损失（如场地定金、设备预订费等）。单方面变更服务内容且未书面通知乙方的，需承担由此增加的费用，若导致乙方已采购物料闲置，需赔偿物料采购成本的80%。（二）乙方违约情形策划方案未通过甲方3次审核的，需退还预付款的50%并支付总费用10%的违约金；现场执行出现重大失误（如设备故障导致流程中断超15分钟、餐饮食品安全问题引发投诉等），需退还服务费20%并承担由此造成的直接损失（如医疗费用、名誉修复费用等）；擅自转包服务内容的，甲方有权解除合同，乙方需退还已收款并支付总费用30%的违约金。六、合同变更与争议解决任何对本合同的修改需经双方签署书面补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。因本合同履行发生的争议，双方应先协商解决；协商不成的，任何一方可向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，自双方法定代表人签字并加盖公章之日起生效。甲方（盖章）