消防安全文员岗位职责

消防安全文员岗位职责

一、消防安全文员岗位概述

消防安全文员是消防安全管理体系中的基础性岗位，承担消防安全信息管理、制度执行辅助、日常事务协调等职能，是单位落实消防安全主体责任的重要支撑力量。该岗位以“预防为主、防消结合”为方针，通过规范化的文书处理、数据统计、档案管理及流程跟进，协助消防安全负责人完成法规落地、风险管控及应急准备等工作，确保消防安全管理活动的有序开展。其核心定位在于连接管理层与执行层，通过信息传递与流程优化，弥补消防技术岗位与日常管理之间的衔接空白，为单位消防安全工作提供系统性、规范化的行政与数据保障。在消防安全责任体系中，消防安全文员虽不直接承担消防设施操作或现场检查等专业技术职责，但其工作质量直接影响消防安全制度的执行效率、风险隐患的追溯能力及应急响应的协同效果，是单位消防安全管理规范化、标准化不可或缺的一环。

二、消防安全文员核心职责

消防安全文员的核心职责围绕信息管理、制度执行、日常协调和应急支持展开，确保消防安全管理体系的顺畅运行。该岗位通过细致的文书处理、数据分析和流程跟进，为消防安全负责人提供实质性支持，从而预防风险、落实法规要求。具体职责包括档案管理、数据统计、制度更新、培训协助、会议组织、沟通协调以及应急准备等多个方面，每个环节都体现了文员在连接管理层与执行层中的关键作用。以下分小节详细论述。

2.1信息管理职责

信息管理是消防安全文员的基础工作，涉及档案建立、维护和数据统计，旨在确保消防安全信息的完整性和可追溯性。消防安全文员负责创建和维护各类消防安全档案，包括检查记录、培训记录和设备维护日志等。这些档案需按照法规要求分类存储，便于随时查阅和审计。例如，文员需定期更新消防设施检查报告，确保每项记录包含日期、检查人员和结果细节，以便在发生事故时快速定位问题根源。同时，文员还负责数据统计工作，收集各部门的消防安全数据，如隐患数量、整改率和培训参与度等，通过整理分析生成月度或季度报告。这些报告不仅帮助管理层了解整体安全状况，还为制定改进措施提供依据。在数据统计过程中，文员需使用基础工具如电子表格，确保数据准确无误，避免因信息错误导致决策失误。

2.2制度执行辅助职责

制度执行辅助职责聚焦于协助消防安全制度的落地和更新，确保单位内部法规符合性。消防安全文员参与制定和修订消防安全制度文件，如操作规程和应急预案。在制度更新过程中，文员需参考最新法规和行业标准，整合各部门反馈，形成制度草案供审批。例如，当消防法规变动时，文员及时调整内部制度，确保员工手册中的安全条款与要求一致。此外，文员还负责组织或协助消防安全培训活动，包括安排培训时间、准备教材和记录参与情况。培训协助涉及协调讲师和学员，确保培训内容覆盖消防知识、应急流程和设备使用等关键点。文员需跟踪培训效果，通过测试或反馈问卷评估员工掌握程度，并针对薄弱环节安排补充培训，从而提升整体安全意识。

2.3日常事务协调职责

日常事务协调职责涉及会议组织和沟通协调，促进各部门间的协作和信息流通。消防安全文员负责安排消防安全相关会议，如安全例会和隐患分析会。会议组织包括确定议程、发送通知、记录会议纪要和分配后续任务。例如，在月度安全例会上，文员需提前收集各部门的安全报告，整理成议程要点，确保会议高效讨论问题并达成共识。沟通协调方面，文员作为信息枢纽，与各部门保持联系，传递消防安全要求和反馈。例如，当发现隐患时，文员及时通知责任部门，跟进整改进度，并记录处理结果。这种协调不仅避免信息孤岛，还确保安全措施在各部门同步执行，减少管理盲区。文员还需处理日常文书工作，如文件分发和存档，确保所有事务有序进行。

2.4应急支持职责

应急支持职责涵盖应急准备和事后处理，增强单位应对突发事件的能力。消防安全文员协助准备应急预案和演练，包括编写预案文本、协调演练资源和记录演练过程。在应急准备中，文员需根据单位特点制定详细预案，如火灾逃生路线和疏散计划，并定期组织演练，确保员工熟悉流程。演练后，文员收集反馈，分析演练效果，提出改进建议，如优化疏散时间或增加设备检查点。事后处理方面，文员负责记录应急事件和处理情况，包括事件时间、原因、应对措施和结果。这些记录用于事后评估，总结经验教训，并更新相关制度。例如，在发生小型火灾后，文员整理事件报告，帮助管理层识别管理漏洞，防止类似事件再次发生。通过这些支持，文员确保应急响应的及时性和有效性，维护单位安全稳定。

三、消防安全文员岗位要求

消防安全文员岗位需具备特定的知识、技能和素养，以高效履行职责并保障消防安全管理工作的规范运行。该岗位要求结合专业基础与实践能力，同时注重责任心与沟通协调能力，确保在信息管理、制度执行、应急支持等环节中发挥关键作用。具体要求可从基本条件、专业能力及职业素养三个维度展开。

3.1基本要求

3.1.1学历与专业背景

消防安全文员通常要求具备高中及以上学历，优先考虑消防工程、安全管理、行政管理等相关专业背景。具备一定文化基础者，能更快掌握消防法规、档案管理及数据处理等技能。部分单位可能接受非专业背景但具备相关工作经验的候选人，但需通过岗前培训弥补专业知识短板。

3.1.2资格证书

持有建（构）筑物消防员初级及以上证书或消防安全管理员证书是基本门槛。这些证书表明候选人已接受系统培训，熟悉消防法规、设施操作及应急流程。无证书者需在入职后六个月内取得，否则将影响岗位胜任力。

3.1.3工作经验

1-2年消防安全或行政相关工作经验者优先。经验丰富的候选人能更高效处理档案、协调会议及跟进隐患整改，减少试错成本。应届生需通过实习或短期培训熟悉岗位流程，例如参与消防演练记录、整理检查报告等实操工作。

3.2能力要求

3.2.1信息处理能力

熟练使用办公软件（如Excel、Word）是核心技能。文员需高效录入、统计和分析消防数据，例如生成月度隐患整改率报表或培训参与度图表。同时，需掌握基础档案管理方法，确保文件分类清晰、检索便捷，避免因资料混乱影响应急响应速度。

3.2.2沟通协调能力

作为部门间的信息枢纽，文员需清晰传达消防要求并协调行动。例如，向各部门传达消防培训通知时，需明确时间、地点及考核标准；跟进隐患整改时，需耐心沟通责任部门，避免因误解延误处理。良好的沟通能减少摩擦，提升管理效率。

3.2.3应急响应能力

熟悉应急预案流程是基本要求。文员需在火灾等突发事件中迅速提供预案文本、疏散路线图及应急联络表，协助指挥人员快速决策。定期参与演练能强化这一能力，例如模拟火警时准确调取档案、记录现场情况。

3.2.4学习与适应能力

消防法规及行业标准更新频繁，文员需主动学习新知识。例如，当新《消防法》颁布后，需及时掌握修订条款并更新内部制度；单位引入新型消防设备时，需了解其操作要点以完善维护记录。持续学习是岗位可持续性的保障。

3.3素养要求

3.3.1责任心与细致度

消防安全关乎生命财产，文员需对每项工作高度负责。例如，核对消防设施检查记录时，需确保日期、责任人、结果等要素无遗漏；统计隐患数据时，需反复核对原始文件，避免因小数点错误误导决策。细致度能预防管理漏洞。

3.3.2保密意识

消防档案及应急预案涉及敏感信息，文员需严格遵守保密规定。例如，不得随意泄露单位消防薄弱点或应急计划；电子档案需加密存储，纸质文件需锁入专用柜。保密意识是维护单位安全的重要防线。

3.3.3抗压能力

突发事件或紧急检查时，文员常需同时处理多项任务。例如，年度消防审计期间，需加班整理三年档案、协调多部门补录记录、接待检查人员等。保持冷静、分清主次是应对压力的关键，避免因忙乱导致信息错漏。

3.3.4团队协作精神

消防安全需全员参与，文员需主动配合其他岗位工作。例如，协助安全工程师整理检测报告时，需及时补充设备维护记录；配合人事部门开展消防培训时，需提前协调场地与教材。协作精神能推动形成齐抓共管的安全氛围。

四、消防安全文员工作流程

4.1日常事务处理流程

4.1.1档案管理流程

消防安全文员需建立标准化档案管理机制，确保所有消防安全资料完整可追溯。首先，档案分类需按年度、部门、文件类型三级目录归档，例如将2023年行政部的消防检查报告统一编号为“XZ-2023-01”。纸质档案需使用防潮柜存储，电子档案则通过加密U盘备份并定期更新。其次，档案更新流程需遵循“一事一档”原则，每次消防演练后三日内完成记录整理，包括时间、参与人员、演练效果及改进建议。最后，借阅档案需登记借用人、用途及归还日期，涉密文件需经部门负责人签字审批，确保信息安全。

4.1.2会议组织流程

消防安全例会需提前五天发布通知，明确会议主题、时间及议程。会前文员需收集各部门安全自查表，汇总成问题清单；会中负责记录讨论要点，如“3号车间灭火器过期需本周内更换”；会后24小时内整理会议纪要，标注整改责任部门及截止日期，并通过OA系统发送至相关人员。月度安全分析会则需增加数据对比环节，例如将本月隐患数量与上月环比分析，形成可视化图表辅助决策。

4.1.3日常巡查跟进流程

消防安全文员每日需接收巡查人员提交的《消防设施检查表》，对发现的隐患进行分级标注：红色为紧急隐患（如消防通道堵塞），需两小时内通知责任部门整改；黄色为一般隐患（如应急灯故障），需在48小时内处理完毕。文员需建立《隐患整改台账》，记录整改前后的照片对比，并在每周五汇总整改进度，对超期未整改的部门启动督办程序。

4.2专项工作执行流程

4.2.1消防培训实施流程

年度消防培训计划需在每年1月制定，覆盖全员培训及重点岗位专项培训。培训前两周，文员需协调讲师时间，准备培训资料并统计参训人员名单；培训中采用签到表与现场拍照记录出勤率；培训后一周内组织闭卷考试，将成绩录入员工安全培训档案。对于考核不通过的员工，需在两周内安排补训，直至全员达标。

4.2.2应急预案更新流程

当消防法规修订或单位布局变更时，文员需在15日内启动预案更新程序。首先收集最新法规条款及现场勘测数据，然后组织安全工程师修订预案文本，重点更新疏散路线图及应急联络表。修订后的预案需通过模拟演练验证可行性，演练后根据反馈调整细节，最终经消防安全责任人签字确认后发布。

4.2.3消防设备维护记录流程

文员每月需汇总维保单位提交的《消防设施维护报告》，重点核查灭火器压力值、消防水泵运行参数等关键指标。发现异常时立即联系维保单位复检，并记录处理过程。每季度需对消防设备台账进行交叉核对，确保系统图与实际设备数量一致，避免账实不符。

4.3应急响应流程

4.3.1火警信息处置流程

接到火警信号后，文员需立即启动《应急通讯录》，三分钟内完成三项动作：第一，拨打119报警并清晰说明单位地址及火势；第二，通知微型消防站携带装备赶赴现场；第三，通过广播系统启动疏散广播。同时需记录接警时间、报警人信息及处置措施，为事后调查提供依据。

4.3.2应急资源调配流程

火灾发生后，文员需根据预案要求，在五分钟内完成应急物资清单核查：确认应急照明灯、防毒面具、急救包等物资存放位置，并指派专人负责物资运送。对于大型单位，需协调各楼层疏散引导员使用对讲机实时反馈疏散进度，确保人员有序撤离。

4.3.3事后处理流程

火灾扑灭后24小时内，文员需完成三项工作：第一，整理现场照片及物证，绘制火灾蔓延示意图；第二，组织目击者填写《事件经过说明表》；第三，配合消防部门进行事故调查，提供相关档案资料。事故结案后，需在七日内召开分析会，总结经验教训并更新应急预案。

五、消防安全文员绩效考核

5.1考核指标体系

5.1.1基础工作指标

档案管理时效性：每月消防档案完整归档率需达100%，电子档案备份延迟不超过24小时。档案借阅响应时间需在2小时内完成登记，涉密文件审批流程不超过1个工作日。

会议组织效率：消防安全例会通知提前率100%，会议纪要24小时内分发率100%，决议事项跟踪完成率需按月统计，季度平均值不低于95%。

日常巡查跟进：隐患登记及时率100%，分级标注准确率100%，《隐患整改台账》更新延迟不超过12小时，周报提交准时率100%。

5.1.2专业能力指标

应急预案更新：法规变更响应时效≤15个工作日，修订预案演练验证通过率100%，版本控制错误率为0。

设备维护记录：月度维保报告汇总准确率≥98%，异常处理响应时间≤4小时，季度台账交叉核对一致率100%。

培训实施效果：年度培训计划完成率100%，全员参训率≥95%，补训通过率100%，闭卷考试平均分≥80分。

5.1.3创新贡献指标

流程优化建议：每季度至少提交1项改进方案，被采纳实施率≥50%，实施后效率提升需量化（如档案检索时间缩短30%）。

知识库建设：主动更新消防法规库，新增法规解读材料≥2份/年，组织内部知识分享会≥1次/半年。

风险预警能力：通过数据分析发现重大隐患线索≥1次/年，预警准确率≥90%，避免潜在损失≥5万元/次。

5.2考核实施方法

5.2.1数据采集方式

系统自动记录：OA系统自动提取会议纪要分发时效、档案借阅响应时间等数据，生成月度统计报表。

定期检查核查：每季度由安全主管随机抽查20%档案完整性，比对电子与纸质记录一致性；每月核对维保报告与设备台账匹配度。

多方评价反馈：部门负责人评分占40%（日常表现），安全主管评分占30%（专业能力），同事互评占20%（协作效果），服务对象评分占10%（培训满意度）。

5.2.2考核周期设计

月度考核：重点追踪基础指标完成情况，如档案归档时效、隐患登记及时率，结果与当月绩效奖金挂钩。

季度考核：综合评估专业能力指标，如预案更新时效、培训效果，用于季度评优及岗位调整参考。

年度考核：全面覆盖所有指标，创新贡献指标权重提升至20%，作为晋升、调薪核心依据。

5.2.3动态调整机制

指标权重调整：当单位规模扩大时，设备维护记录指标权重提高5%；新法规实施后，预案更新指标权重提高10%。

等级划分优化：根据历史数据分布，每两年调整A/B/C/D等级比例（如A级≤15%，D级≥5%），保持激励有效性。

异常值处理：对因不可抗力（如系统故障）导致数据异常的情况，由考核委员会复核后调整评分。

5.3结果应用机制

5.3.1绩效奖惩措施

即时奖励：月度考核连续3次A级者，给予当月绩效奖金20%额外奖励；年度考核A级者，颁发“消防安全管理标兵”证书并奖励带薪培训假3天。

约谈改进：季度考核C级者，由部门负责人进行绩效面谈，制定改进计划；连续两次C级者，暂停年度评优资格。

末位淘汰：年度考核D级者，给予3个月观察期，观察期仍无改善者调岗或解除劳动合同。

5.3.2职业发展通道

晋升阶梯：连续两年A级者可晋升为消防安全主管助理，承担部分团队管理工作；三年内累计两次A级者可竞聘消防安全主管。

专项培养：年度考核前10%者，纳入“安全管理人才库”，优先参加行业认证培训（如注册消防工程师）。

轮岗机会：表现优异者可轮岗至安全工程师、培训讲师等岗位，拓宽职业发展路径。

5.3.3持续改进机制

考核反馈：考核结果公示后3个工作日内，被考核者可向人力资源部提出异议，5个工作日内给予书面答复。

能力提升：针对考核短板，制定个性化培训计划，如档案管理薄弱者安排档案系统实操培训。

制度优化：每年12月收集考核指标改进建议，由安全管理委员会审议修订，次年1月发布新版考核方案。

六、消防安全文员职业发展路径

6.1职业阶梯设计

6.1.1初级文员阶段

初级文员以基础事务处理为主，重点培养档案管理、会议组织及数据统计能力。入职后需在6个月内熟练掌握消防法规基础条款、档案分类标准及办公软件操作。典型工作包括每日巡查记录整理、月度安全报表编制及培训签到统计。此阶段需通过消防管理员初级认证，并参与至少2次消防演练记录工作，积累实践经验。

6.1.2中级文员阶段

中级文员需具备独立处理专项工作的能力，重点提升应急预案修订、隐患跟踪及跨部门协调技能。要求掌握消防设施维护标准、应急流程设计方法及基础数据分析工具。典型职责包括主导季度消防演练筹备、协调多部门完成设备台账更新、撰写年度消防安全分析报告。此阶段需取得建（构）筑物消防员中级证书，并主导完成1次消防制度修订项目。

6.1.3高级文员/主管阶段

高级文员需承担体系化管理职责，重点培养风险评估、培训体系搭建及团队管理能力。要求精通消防法规动态解读、应急指挥流程及项目管理方法。核心工作包括制定年度消防培训体系、统筹单位消防系统改造项目、建立消防安全预警机制。此阶段需取得注册消防工程师资格，并具备3人以上团队管理经验。

6.2能力提升体系

6.2.1专业知识拓展

建立分层培训机制：初级文员每季度参加1次法规更新培训，重点学习《消防法》修订条款及地方执行标准；中级文员每半年参与1次消防设施实操培训，掌握灭火系统检测方法；高级文员每年参加1次应急管理高级研修班，学习大型综合体消防管理案例。

设立知识共享平台：每月组织消防案例复盘会，由文员轮流分享典型隐患处理经验；建立内部知识库，收录历年火灾事故分析报告、应急预案模板及优秀管理案例。

6.2.2实践能力锻造

实施"轮岗锻炼"