2026年智控专用设备公司供应商质量约谈管理制度

2026年智控专用设备公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司智控专用设备供应链中供应商质量问题的沟通与解决，通过约谈机制督促供应商改进质量，保障采购产品（如核心部件、原材料、配套设备）符合公司质量要求，维护供应链稳定，依据《中华人民共和国产品质量法》《供应商管理体系要求》《采购质量管理规范》等法律法规及行业标准，结合公司智控设备生产对供应商产品质量的需求、供应链管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司采购部、质量部、生产部、研发部及所有参与供应商质量约谈的部门与员工，覆盖从供应商质量问题识别、约谈触发、约谈组织实施、整改跟踪到约谈结果应用的全流程，包括为公司提供智控设备生产所需原材料、零部件、半成品、成品及服务（如检测、维修）的所有合格供应商。第三条管理原则供应商质量约谈遵循“问题导向、客观公正、及时高效、持续改进”的原则，确保质量问题触发约谈率100%（无遗漏），约谈后供应商整改方案提交率100%，整改措施验证合格率不低于95%，相关约谈记录、整改资料保存期限不少于供应商合作期限+2年。第二章组织机构与职责第四条供应商质量约谈管理小组组长由公司分管采购的副总经理担任，副组长由采购部经理、质量部经理担任，成员包括生产部、研发部、财务部、法务部负责人。主要职责为每年12月审定下一年度《供应商质量约谈专项计划》及约谈工作预算；审批重大约谈事项（如核心供应商批量质量问题约谈、终止合作前约谈）；每季度召开约谈管理例会，分析供应商质量问题趋势，协调解决约谈过程中跨部门协作难题（如整改资源调配、赔偿协商）；每年组织一次约谈管理制度评审，优化约谈触发标准与整改跟踪机制。第五条采购部（约谈组织与供应商衔接部门）负责供应商质量问题的初步收集与核实，建立《供应商质量问题台账》，记录供应商名称、产品型号、质量问题描述、发生时间及影响范围；根据质量问题严重程度，判断是否触发约谈，填写《供应商质量约谈申请单》报管理小组审批；审批通过后，3个工作日内与供应商沟通约谈时间、方式（现场/线上）、参与人员及约谈议题，发送《约谈通知书》；组织约谈会议，做好会议记录，整理《约谈纪要》并经双方签字确认；跟踪供应商整改方案落实进度，每周与供应商沟通整改进展，及时向质量部、管理小组反馈。第六条质量部（质量问题判定与整改验证部门）负责对供应商提供产品的质量问题进行专业判定，明确质量问题类型（如性能不达标、尺寸超差、外观缺陷）、严重程度（一般质量问题、重要质量问题、严重质量问题）及判定依据（如检验标准、测试数据）；参与约谈会议，向供应商通报质量问题具体情况（如不合格批次、检测数据、对公司生产的影响），提出质量改进要求；制定供应商整改效果验证方案，明确验证项目、方法及判定标准；整改完成后，按方案对供应商产品进行抽样检验或现场验证，出具《整改效果验证报告》，反馈至采购部与管理小组。第七条生产部（质量问题影响反馈与配合部门）提供供应商质量问题对生产环节的具体影响，如导致生产停工时长、返工返修工时、成品不合格率上升等数据，为约谈议题提供依据；参与约谈会议，从生产适配角度向供应商提出改进需求（如产品兼容性、交付周期稳定性）；配合质量部开展整改效果验证，提供生产现场测试条件，反馈验证过程中产品使用情况；对整改后仍存在质量问题的供应商产品，及时停止使用并报采购部、质量部，避免影响生产。第八条研发部（技术改进与技术支持部门）从技术角度分析供应商质量问题产生的原因，如是否因产品设计缺陷、技术参数不合理导致，为供应商提供技术改进建议；参与约谈会议，针对技术类质量问题（如产品与公司设备技术适配性差）与供应商沟通，明确技术改进方向；对涉及技术标准调整的整改方案，提供技术支持（如更新技术协议、提供测试工装）；验证整改后产品的技术适配性，确保符合公司智控设备研发与生产的技术要求。第九条财务部（成本核算与赔偿协调部门）核算供应商质量问题导致的公司经济损失，包括原材料报废成本、生产停工损失、返工返修费用、客户赔偿费用等，出具《质量问题经济损失核算报告》；参与约谈会议中涉及经济赔偿、费用减免的议题，提出合理的经济诉求与解决方案；跟踪供应商赔偿款项到账情况，确保赔偿金额按《约谈纪要》约定执行；将供应商质量问题相关成本纳入采购成本考核，为供应商评价、约谈结果应用提供财务依据。第十条法务部（法律风险把控与合同衔接部门）审查约谈相关文件（如《约谈通知书》《约谈纪要》《整改协议》）的合法性与合规性，确保条款符合法律法规及公司合同约定；参与涉及法律风险的约谈议题，如供应商严重违约、长期整改不到位需终止合作等，提供法律意见；协助处理供应商质量问题引发的合同纠纷，如依据采购合同约定追究供应商违约责任；将约谈结果、整改要求纳入后续供应商合作合同条款，强化合同约束。第三章约谈触发情形与分级第十一条约谈触发情形一般质量问题：供应商产品单次抽检不合格率超5%但低于10%，未造成生产停工，经沟通后15日内未整改到位；重要质量问题：供应商产品单次抽检不合格率超10%或连续2批次抽检不合格，导致生产局部停工（时长＜24小时），或造成轻微经济损失（损失金额＜[标准金额]）；严重质量问题：供应商产品抽检不合格率超20%、出现批量报废，或导致生产全面停工（时长≥24小时），造成重大经济损失（损失金额≥[标准金额]）；其他情形：供应商未按约定交付质量证明文件、拒绝配合质量问题调查、整改方案落实不到位且无合理解释，或被政府质量监管部门通报存在质量问题。第十二条约谈分级根据质量问题严重程度与供应商合作重要性，将约谈分为三级：一级约谈：针对一般质量问题，或合作规模较小的非核心供应商，由采购部主管、质量部主管牵头约谈，供应商对应业务负责人参会；二级约谈：针对重要质量问题，或合作规模较大的重点供应商，由采购部经理、质量部经理牵头约谈，供应商技术或质量负责人参会；三级约谈：针对严重质量问题，或核心供应商（如独家供应、影响公司核心产品生产），由管理小组组长或副组长牵头约谈，供应商高层管理人员（如副总经理及以上）参会。第四章约谈实施流程第十三条约谈准备问题核实：采购部联合质量部，在触发约谈情形后3个工作日内完成质量问题核实，收集相关证据（如检验报告、生产记录、照片视频），明确问题影响范围；申请审批：采购部填写《供应商质量约谈申请单》，注明供应商名称、质量问题、触发情形、约谈级别及建议约谈时间，报管理小组审批，审批通过后启动约谈；通知供应商：采购部在审批通过后2个工作日内，向供应商发送《约谈通知书》，明确约谈时间、方式、地点（或线上会议链接）、参与人员及需准备的资料（如质量问题分析报告、初步整改思路）；资料准备：各参与部门准备约谈所需资料，质量部整理质量问题判定报告与测试数据，生产部准备生产影响数据，财务部准备经济损失核算报告，法务部审查相关合同条款。第十四条约谈会议会议开场：约谈牵头人明确会议议程、目的及参会人员，强调约谈的严肃性与解决问题的导向；问题通报：质量部详细通报供应商产品质量问题，展示相关证据，说明问题对公司生产、质量的具体影响；供应商陈述：供应商对质量问题进行说明，分析问题产生原因，阐述已采取的临时措施及初步整改思路；沟通协商：双方就质量改进要求、整改期限、整改措施、经济赔偿（如适用）、后续质量保障机制等议题进行沟通，各参与部门从专业角度提出意见，达成一致意见；纪要确认：采购部整理《约谈纪要》，明确双方达成的共识（如整改方案提交时间、整改期限、验证标准、赔偿金额），经双方参会人员签字确认，会后1个工作日内将盖章版《约谈纪要》发送至供应商。第十五条整改跟踪与验证整改方案提交：供应商需在《约谈纪要》约定时间内（一般不超过7个工作日），向采购部提交书面《整改方案》，明确整改目标、具体措施、责任人及时间节点；方案审核：采购部联合质量部、研发部等部门，在收到《整改方案》后3个工作日内完成审核，对不符合要求的方案（如措施不具体、期限不合理），要求供应商在2个工作日内修改完善；整改跟踪：采购部按《整改方案》时间节点，每周跟踪供应商整改进展，收集整改过程资料（如培训记录、设备调试报告），对整改滞后的供应商，及时提醒并了解原因，必要时召开整改协调会；效果验证：供应商完成整改后，向采购部提交《整改完成报告》，采购部通知质量部开展整改效果验证，质量部按验证方案抽样检验或现场测试，出具《整改效果验证报告》；验证合格的，纳入正常供应商管理；验证不合格的，重新启动约谈或按《约谈纪要》约定采取进一步措施（如暂停合作、终止合同）。第十六条约谈记录归档采购部在约谈结束后3个工作日内，将《约谈申请单》《约谈通知书》《约谈纪要》《整改方案》《整改完成报告》《整改效果验证报告》等资料整理归档；建立《供应商质量约谈档案》，按供应商名称分类存放，纸质档案存放于采购部专用档案柜，电子档案备份至公司服务器；档案保存期限不少于供应商合作期限+2年，便于后续供应商评价、质量追溯及纠纷处理。第五章约谈结果应用第十七条供应商评价调整将约谈结果及整改情况纳入供应商年度评价体系，按以下标准调整评价得分：约谈后整改验证合格，且后续6个月内未再出现同类质量问题的，不扣分或酌情加分；约谈后整改验证合格，但后续3个月内再次出现同类质量问题的，扣减评价得分[标准分值]；约谈后整改方案未按时提交、整改措施落实不到位或整改验证不合格的，扣减评价得分[标准分值]，且取消年度评优资格；一年内被约谈3次及以上，或出现严重质量问题且整改无效的，年度评价直接定为不合格。第十八条合作策略调整根据约谈结果及供应商评价，调整与供应商的合作策略：整改效果好、后续质量稳定的供应商，可优先获得订单增量、缩短付款周期等激励；整改验证合格但仍存在质量波动的供应商，减少订单份额，增加抽检比例（如从10%提高至20%），暂停新增订单；整改不到位或连续约谈仍无改善的供应商，暂停合作1-3个月，期间寻找替代供应商；严重质量问题整改无效、造成重大经济损失或存在恶意违约的供应商，终止合作关系，且3年内不再纳入合格供应商库。第十九条内部考核关联将供应商质量约谈相关工作纳入内部部门考核：采购部未及时触发约谈、跟踪整改不力导致质量问题扩大的，扣减部门月度绩效得分；质量部质量问题判定失误、整改验证不规范导致约谈效果不佳的，扣减部门月度绩效得分；各参与部门未按要求准备约谈资