文档归档管理表重要文件归档指引

重要文件归档管理指引一、适用范围与场景本指引适用于企业内部各类重要文件的规范化归档管理，涵盖行政、项目、人事、法务等跨部门场景。具体包括但不限于：合同类文件：业务合同、合作协议、保密协议等（含签署版、审批流程记录）；项目类文件：项目立项报告、验收报告、重要会议纪要、阶段性成果文档等；资质类文件：企业营业执照、行业许可证、资质证书、员工执业资格证明等；决策类文件：董事会决议、高管会议纪要、重要制度文件、年度工作计划与总结等；其他需长期保存的重要文件：涉及企业核心利益、法律风险或具有历史追溯价值的文档。当上述文件在形成、审批、使用完毕后，均需按本指引进行归档管理，保证文件安全、可追溯及高效利用。二、归档操作流程指引（一）文件分类与识别明确文件类型：根据文件内容，参照“适用范围与场景”中的分类标准（合同类、项目类、资质类等），确定文件所属类别。标注密级：根据文件重要性及保密要求，标注“公开”“内部”“秘密”三个密级（如涉及商业秘密或敏感信息，需明确标注“秘密”）。核对文件关联性：检查文件是否包含完整附件、审批记录（如签字页、会签单），保证主次文件对应齐全。（二）归档前检查完整性核查：合同类文件需检查“双方签字盖章页”“附件清单”“审批流程记录”是否齐全；项目类文件需核对“立项编号”“版本号”“关键节点成果”是否完整；资质类文件需确认“有效期”“发证机关”“年审记录”是否更新。合规性审核：检查文件审批流程是否符合公司规定（如合同需经法务部、财务部双审核）；保证文件内容符合法律法规及行业标准（如资质证书在有效期内）。格式规范检查：纸质文件需去除订书针、回形针等金属夹具，采用无酸档案袋或文件夹装订；电子文件需统一命名（格式：“文件类别-形成部门-文件名称-日期”，如“合同类-销售部-项目合作协议-20231001”），避免特殊字符。（三）填写归档管理表每份重要文件需对应填写《重要文件归档管理表》（详见第三部分），具体要求文件编号：按“部门代码-年份-分类代码-流水号”规则编制（如“XZ-2023-01-001”，XZ为行政部代码，01为合同类分类代码）；文件名称：填写文件全称，与原文件标题一致；形成部门/项目：明确文件所属部门或项目名称（如“项目部-智能化改造项目”）；责任人：填写文件形成部门的主要负责人（如“*经理”）；形成日期：填写文件最终审批通过日期或生效日期；存放位置：纸质文件需注明档案柜编号（如“A区-3排-2层”），电子文件需注明服务器路径（如“\服务器\2023”）。（四）文件整理与装订纸质文件整理：按文件形成时间顺序或逻辑顺序排列，页码混乱需重新标注页码（用铅笔标注于右下角）；采用胶装方式装订（厚度超过3cm的文件可分册装订），并在封面注明文件名称、编号、密级。电子文件整理：删除草稿、临时修改版本，仅保留最终版；刻录至不可擦写光盘或存储于加密服务器，同时备份两份（本地+异地）。（五）移交与登记移交准备：纸质文件需装入统一规格的档案盒（尺寸：30cm×21cm×5cm），并在档案盒侧面标注“文件编号+名称+密级”；电子文件需刻录光盘并粘贴标签（标注文件编号、名称、日期），或通过加密传输工具提交至档案管理部门。移交流程：形成部门与档案管理部门共同核对文件数量、内容及《归档管理表》信息，确认无误后双方签字；档案管理部门接收后，在《归档登记台账》中记录文件编号、移交人、接收日期、存放位置等信息。（六）后续管理保管期限：根据文件类型确定保管期限（如合同类保管至合同终止后5年，资质类保管至注销后10年，永久保存类文件需单独存放）；借阅流程：因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后，借阅期限不超过3个工作日（秘密级文件需经分管副总审批）；定期检查：档案管理部门每季度对档案进行清点，检查是否有损坏、丢失、受潮等情况，电子文件需每半年进行一次备份有效性检测；到期处置：保管期限届满的文件，需由档案管理部门提出销毁申请，经法务部、行政部联合审核后，由两人以上监销并记录销毁清单。三、重要文件归档管理表示例文件编号文件名称分类类别形成部门/项目责任人形成日期密级归档日期存放位置备注HT-2023-01-005设备采购合同合同类采购部*主管2023-03-15内部2023-03-20A区-2排-1层-001盒含附件3份、审批页XM-2023-02-012办公楼改造项目验收报告项目类项目部-办公楼改造*经理2023-06-30公开2023-07-03B区-1排-3层-005盒附验收会议纪要ZZ-2023-03-008企业营业执照（副本）资质类行政部*专员2023-01-10内部2023-01-12C区-4排-2层-002盒有效期至2026-01-09四、关键注意事项提醒保密管理：秘密级文件需存放于带锁档案柜，仅限授权人员查阅，严禁擅自复印、拍照；电子秘密文件需采用“文件加密+权限控制”双重保护。及时归档：重要文件应在事件结束后15个工作日内完成归档（如项目验收后、合同签署后），避免文件积压或遗失。信息准确：《归档管理表》需由文件形成人填写，保证编号、名称、日期等信息与实际文件一致，档案管理部门有权对错误信息退回修改。电子档案安全：电子文件存储服务器需定期杀毒，异地备份介质需存放在防火、防潮、防磁的安全场所，避免因设备故障或自然灾害导致数据丢失。责任追溯：文件在归档前由形