会务管理流程问题分析

休闲农业经营与管理专业资源库《农业经理人》主讲人：吴伯文《农业组织管理》——涉农类会务组织和会议协调01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：1、缺乏制度支撑，这主要体现为三点：（1）职责不清（2）分工不明（3）调度不善（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法（1）职责不清在制度缺失的情况下，管理职责变得晦暗不明。会议需求者在缺乏制度参考的情况下，只有向接口部门或者接口人进行对接，推进事务流程。但实际上，接口人或接口单位可能并不统筹负责整体会务流程，因此无法解决问题，也没有办法正确地将问题反馈给正确的人来处理。即便接口人的问题反馈路径正确，但问题本身辗转多个节点，经多人转述，难免产生纰漏。而纰漏的问题反馈，必然造成管理的混乱，影响正常会务管理工作流程的展开。（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法（2）分工不明分工的不明确进一步导致相关工作流程缺乏一定的实施路径，难以推动，甚至是互相推诿。（3）调度不善制度的缺失，对工作流程的最大影响，是工作流程完全靠牵头人员指挥，根本无法形成一个标准的流程体系。如果一项管理工作的流程无法以制度方式来确定，则会对人、物、事的统筹调度和安排造成严重的影响。（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：2、缺少总结期会务总结期管理工作的缺失，造成了检查和处理环节的不完整，导致的直接后果包括，其一，没有办法对其他主体流程的工作效果进行科学评判，也就意味着不管是决策者，还是工作流程牵头者，还是工作流程参与者，都没有办法得知工作项目是否成功，效果如何，问题在哪里；其二，没有办法对相关会务管理工作流程管理工作提供改善的依据，并缺乏相关的改善措施，对会务管理工作的持续改进造成了极大的阻碍。（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：3、决策期会务管理工作流程的问题（1）会议需求部门的会议申请无正式流程没有正式的会议需求申请流程，导致作为主管部门的公共事业部根本设有办法建立相关的会务台账，从侧面导致了会务场所及其他资源的重复占用，导致很多会议临时调整或者取消。（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：3、决策期会务管理工作流程的问题（一）现代会议常见问题（2）会议的审批流程缺乏连续性参照材料由于缺乏连续性参照材料，大多数情况下接口人是通过“标记日历”的方法来确定或审核会议时间等要件。部分新接手会务管理工作的员工，甚至没有掌握这种办法，导致会议时间和日程管理非常混乱。另外，会务管理工作人员需要频繁地沟通交互会务的日程情况，互相交换信息，以便确保整个工作条线不会因日程冲突而造成工作事故。这种做法不但会耗费会务管理工作人员大量的精力，也会造成工作效率的极度低下，工作差错频发。01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：3、决策期会务管理工作流程的问题（一）现代会议常见问题（3）会议的审批流程无退回流程会议申请在任务分拆审批阶段被拒绝的情况，通常是仅有一项要求没有达到，或者仅有一个细节没有满足要求，譬如时间、场所或设备。但这种没有满足要求的情况最终导致的是整个需求被废弃。而在这种情况之下，会议申请部门有两个可操作选项，要么放弃会议申请，要么按照公共事业部的反馈重新提交申请。而作为拒绝事件结果，就是公共事业部需要启动全新的流程，来处理一个“熟悉的”申请，所有的任务重新拆解，重新分派，重新受理，重新搜集结果，并重新反馈，造成大量重复工作。01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：4、筹备期会务管理工作流程的问题（1）会议场所、设备等筹备流程缺乏管理台账导致后勤保障部无法对所辖城所、会议设备和物资进行有效预估、筹备和分派，导致会议受到严重影响。（2）会议筹备工作组织分工流程缺乏信息共享机制信息机制的同步失败，实际上并非单独某一会务管理参与部门的工作失职，而是整体流程的问题，是筹备组织流程中，缺少了公共事业部的统筹和指挥流程。（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：5、持续期会务管理工作流程问题（一）现代会议常见问题（1）会议流程未按照会议特性进行灵活安排会议类型繁多，形式多样，规模各不相同。如果生搬硬套同样的会务管理工作流程，则会导致各种问题。（2）缺少会务工作应急机制与相关流程突发情况是不能避免的。但是可以通过应急机制降低发生概率，或将损失降至最低。但应急机制以及相关工作流程的缺失，造成因突发情况造成的损失无法得到抑制，从而影响整个会务管理工作流程。01现代会议常见问题及解决方法当前会务管理工作流程存在的主要问题：6、结束期会务管理工作流程问题主要问题是缺少会务管理工作的总结。（一）现代会议常见问题01现代会议常见问题及解决方法1.工作流程整体改进方案（1）通过建立健全制度规范会务管理工作流程（2）增设总结期会务管理工作主体流程（3）建立电子会务台帐体系2.决策期会务管理工作流程改进方案（1）设立“会务申请表”，规范会务申请流程（2)设立会务申请退回流程，提升会务申请管理效率（二）现代会议常见问题解决方法01现代会议常见问题及解决方法3.筹备期会务管理工作流程改进方案（1）调整筹备工作组织分工流程，实现信息共享（2）设立“备选方案”机制，防止筹备不充分4.持续期会务管理工作流程改进方案（1）建立灵活性工作流程（2）设立应急工作流程，应对会务紧急事件（二）现代会议常见问题解决方法02会议协调技巧、应用场景及作用会议协调的定义：会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷，其目的是保证会议的顺利召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段，其实质作用是统一认识，调整关系，解决矛盾，协调行动。02会议协调技巧、应用场景及作用（1）规范议题送审程序，是搞好办公会议协调的前提（2）认真调研，做好会议议题和列席人员的协调，是提高会议落实效率的保障（3）做好会议纪要的协调，是提高会议决议落实的关键（4）做好督办协调，是提高会议效率的必要手段关于会议协调技巧及应用场景，有以下几点：02会议协调技巧、应用场景及作用日常的办公会议，一般定期召开。会议的议题，一般由分管本项工作的领导同志或其办公室提出的，或指定有关部门汇报的，也有的是下级机关提请上级会议讨论的。但不管哪种情况，只要上会，均需填写议题送审表，履行办公会议议题送审程序。送审表中包含送审单位名称、负责人意见（包括单位负责人会签意见）、分管领导意见（含分管领导会签意见），议题名称、需要解决的主要问题及其解决的方案、议题汇报的大概时间等，要求并把议题的具体内容作为附件一并送办公室，以供主管领导审定时详阅。填写议题送审表，既能节约领导审定议题的时间，又能促使该议题的主送单位主动和议题的相关部门协商，提出妥当的解决立案，把矛盾解决在萌芽状态。（1）规范议题送审程序，是搞好办公会议协调的前提02会议协调技巧、应用场景及作用会议议题一旦由主管领导审定后，秘书人员就应围绕议题的内容作调研，特别是涉及本单位职工切身利益和政策一致性，连续性问题，要征求有关意见，翻阅有关文件，以供领导决策时参考。按照领导的批示、议题的相互关系和便利列席人员参加的原则，同有关方面商量，按重要程度合理安排议题的先后顺序。并就议题的内容认真分析工作涉及的部门，同主送部门领导协商列席人员的范围后，请主管领导审定。漏提、错提列席人员都会给会议落实工作留下隐患。（2）认真调研，做好会议议题和列席人员的协调，是提高会议落实效率的保障02会议协调技巧、应用场景及作用会议决定事项常用纪要的形式记载下来，并传达给有关部门去执行。领导由于多数没有从事具体工作的经验和对执行中的细节缺乏详细了解，会议决定常常原则性较强。但是，作为会议纪要下发，必须充分考虑到有关部门执行中遇到的问题，特别是与职工切身利益相关的事情。为提高会议纪要的质量，增加领导决策的可行性，秘书人员在忠实于会议议决的前提下，要与有关部门充分协商，取得一致意见后再写进纪要里去。在请主管领导签发时，应主动汇报情况，提请领导审定。（3）做好会议纪要的协调，是提高会议决议落实的关键02会议协调技巧、应用场景及作用会议作出决定，会议纪要下发后，不等于任务完成，关键在于落实。秘书部门不仅要把议决事项传达给有关部门，而且要将他们的执行情况