托管档案协议书模板

托管档案协议书模板1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX公司（以下简称“甲方”），注册地址位于中国XX省XX市XX区XX路XX号，法定代表人为张三，联系电话甲方是一家依法成立并有效存续的企业法人，具备独立承担民事责任的能力，其主要经营范围涉及XX领域，在行业内享有良好的声誉。甲方基于业务发展及合规管理需求，拟委托乙方提供档案托管服务，以实现档案的安全存储、规范管理和高效利用。

甲方在档案管理方面拥有丰富的实践经验，但为进一步优化资源配置、提升档案管理效率，决定将部分业务档案交由专业机构进行托管。甲方承诺其委托托管的档案内容合法合规，不涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私等敏感信息，且已采取必要措施确保档案的完整性和安全性。甲方有权对乙方的服务进行监督，并要求乙方按照协议约定履行档案保管、整理、查询及销毁等义务。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX档案管理有限公司（以下简称“乙方”），注册地址位于中国XX省XX市XX区XX路XX号，法定代表人为王五，联系电话乙方是一家专业从事档案管理服务的企业法人，拥有丰富的行业经验、完善的服务体系和专业的技术团队，具备国家档案局认证的档案服务机构资质。乙方致力于为客户提供安全、高效、合规的档案托管解决方案，在档案保管、数字化处理、信息安全等方面具有显著优势。

乙方已建立符合国家标准的档案库房，配备恒温恒湿、防火防潮、防盗防虫等设施，并采用先进的档案管理系统，确保档案的物理安全和信息保密。乙方承诺严格遵守国家相关法律法规及行业规范，为甲方提供专业的档案托管服务，包括档案的接收、整理、入库、保管、借阅、数字化扫描、异地备份及销毁等全流程服务。乙方将建立完善的档案管理制度，确保档案的完整性和可追溯性，同时为甲方提供便捷的档案查询和利用服务。

**协议简介**

本协议的签订基于甲乙双方在档案管理领域的专业分工与合作。甲方因业务发展需要，需将部分业务档案委托乙方进行托管，以实现档案的规范化管理和高效利用；乙方作为专业的档案管理服务机构，具备提供高质量档案托管服务的资质和能力。双方基于平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议。

甲方委托乙方提供档案托管服务，乙方同意按照协议约定的内容、标准和要求，为甲方提供档案的接收、保管、整理、查询、数字化及销毁等服务。双方的合作背景为甲方对档案管理专业性的需求与乙方在档案托管领域的专业优势相结合，通过本次合作，甲方可实现档案管理的降本增效，乙方则通过提供专业服务获取合理报酬。协议的履行将有助于甲方提升档案管理合规性，降低档案保管风险，同时保障乙方的合法权益，实现双方的互利共赢。

本协议的签订是双方建立长期合作关系的基础，双方将严格按照协议约定履行各自的权利与义务，共同维护档案的安全与完整。协议的背景条件包括但不限于甲方档案管理的实际需求、乙方的服务能力和资质，以及双方对档案托管行业的共同认知和合作意愿。双方均确认已充分了解协议内容，并自愿签署本协议，以兹共同遵守。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案托管服务中的权利与义务，确保甲方委托的档案得到安全、规范、高效的管理。协议范围包括但不限于以下内容：1.甲方委托乙方接收、整理、保管、查询、数字化扫描及异地备份甲方指定的业务档案；2.乙方按照国家档案管理相关规定及甲方要求，对档案进行分类、编目、入库及日常维护；3.乙方为甲方提供档案借阅、复印、扫描等利用服务，并确保档案信息的安全；4.乙方按照协议约定及甲方指示，对档案进行定期盘点、异地备份及安全销毁；5.甲方对乙方的服务进行监督，并对服务质量提出合理建议；6.乙方对甲方的档案信息严格保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。双方将围绕上述范围展开合作，共同保障档案的安全与完整。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：“档案”是指甲方委托乙方托管的各类文件、资料、凭证、电子数据等具有保存价值的载体；“档案托管”是指乙方根据本协议约定，为甲方提供档案的接收、整理、保管、查询、数字化及销毁等全方位服务；“档案库房”是指乙方用于存放档案的专用场所，具备恒温恒湿、防火防潮、防盗防虫等条件；“数字化扫描”是指将纸质档案转换为电子数据格式，并存储在指定的电子系统中；“异地备份”是指将档案电子数据或纸质档案在另一个安全地点进行备份，以防止数据丢失；“保密义务”是指乙方对甲方提供的档案内容及相关信息负有保密责任，未经甲方书面同意不得泄露。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供档案托管服务，并对服务质量进行监督和评价。（2）甲方有权随时查阅乙方档案库房的管理情况，包括档案的存放、维护、盘点等环节。（3）甲方有权要求乙方按照约定提供档案的查询、复印、扫描等服务，并支付相关费用。（4）甲方有权对乙方违反本协议约定的情况提出异议，并要求乙方限期整改。（5）甲方应确保委托托管的档案内容合法合规，不侵犯任何第三方的合法权益。（6）甲方应按时向乙方支付档案托管服务费用，并按照约定提供必要的档案信息及管理要求。（7）甲方应指派专人负责与乙方的沟通协调，并确保指令的合法性和可行性。（8）甲方应对档案的交接过程进行监督，并确认档案的完整性和安全性。（9）甲方应配合乙方进行档案的数字化扫描及异地备份工作，并提供必要的技术支持。（10）甲方在协议终止后，有权要求乙方按照约定返还其委托托管的档案，或根据约定进行档案销毁。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权按照本协议约定收取档案托管服务费用，并要求甲方按时支付。（2）乙方有权要求甲方提供档案的详细清单、管理要求及保密级别等信息，以便乙方提供符合要求的服务。（3）乙方有权拒绝执行甲方提出的违反法律法规或本协议约定的指令，并及时通知甲方。（4）乙方有权对甲方违反保密义务的行为提出警告，并要求甲方承担相应责任。（5）乙方应建立完善的档案管理制度，确保档案的物理安全和信息安全。（6）乙方应配备专业的档案管理人员，对档案进行分类、编目、整理、入库及日常维护。（7）乙方应确保档案库房符合国家相关标准，并采取防火、防潮、防盗、防虫等措施，防止档案损坏或丢失。（8）乙方应按照约定提供档案的查询、复印、扫描等服务，并确保档案信息的准确性和完整性。（9）乙方应定期对档案进行盘点，并编制盘点报告提交甲方审核。（10）乙方应按照约定进行档案的异地备份，并确保备份数据的安全性和可恢复性。（11）乙方应按照甲方指示或国家规定，对档案进行定期销毁，并出具销毁证明。（12）乙方应严格保守甲方档案的秘密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露档案内容或相关信息。（13）乙方应配合甲方进行档案的数字化扫描及异地备份工作，并确保数据转换的准确性和安全性。（14）乙方应在协议终止后，按照约定返还甲方委托托管的档案，或根据甲方要求进行档案销毁，并确保档案的完整性。（15）乙方应建立应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件，确保档案的安全。

第四条价格与支付条件

甲方同意按照本协议约定向乙方支付档案托管服务费用。服务费用根据甲方委托托管的档案数量、类型、服务内容以及服务期限等因素确定。具体费用标准由双方在协议附件中详细列明，附件构成本协议不可分割的一部分。支付方式采用银行转账方式，甲方应在每月结束后10个工作日内，将当月应支付的服务费用支付至乙方指定的银行账户。乙方应在收到款项后，向甲方提供等额的发票。如甲方因故未能按时支付服务费用，每逾期一日，应按当期应付未付金额的千分之一向乙方支付违约金，但累计违约金不超过未付金额的10%。逾期超过30日，乙方有权暂停服务，直至甲方付清全部款项及违约金，且甲方应承担因此给乙方造成的一切损失。

第五条履行期限

本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为三年。协议期满前三个月，如双方均未提出书面终止意向，本协议自动续展一年，续展次数不限。甲方有权提前三个月书面通知乙方终止本协议，自通知到达乙方之日起终止。乙方有权提前三个月书面通知甲方终止本协议，但在协议终止前，乙方应完成所有未完成的档案托管服务，并确保档案的安全。协议终止后，乙方应在15个工作日内完成档案的返还或销毁工作，并提交相关证明文件给甲方。若协议提前终止，甲方应支付至协议终止日止的全部服务费用及违约金（如有）。

第六条违约责任

**1.甲方的违约责任**

（1）甲方未按时支付服务费用的，除按照第四条约定支付违约金外，还应承担乙方为实现债权所支付的合理费用，包括但不限于催告函、律师费、诉讼费等。（2）甲方提供虚假档案信息或档案内容违法的，乙方有权单方解除协议，并要求甲方承担因此给乙方造成的一切损失，包括但不限于设备损坏、数据丢失、法律责任等。（3）甲方擅自取回或销毁乙方保管的档案，未履行必要手续的，应承担档案价值的两倍赔偿责任，并赔偿乙方因此遭受的直接经济损失。（4）甲方指示乙方进行违反法律法规或本协议约定的操作，乙方拒绝执行未造成损失的，不承担责任；造成损失的，乙方不承担责任的，甲方应赔偿乙方因此遭受的直接经济损失。（5）甲方未按约定配合乙方进行档案的数字化扫描、异地备份或销毁工作的，应承担由此产生的额外费用，并承担乙方因此延误服务的责任。

**2.乙方的违约责任**

（1）乙方未按协议约定提供档案保管服务的，如因保管不善导致档案损坏、丢失或被盗，乙方应按照档案的实际价值进行赔偿，但最高赔偿金额不超过甲方委托托管档案总价值的10%。如损坏或丢失是由于不可抗力、甲方过错或第三方责任造成的，乙方不承担赔偿责任。（2）乙方泄露甲方档案信息的，应立即停止泄露行为，并赔偿甲方因此遭受的全部损失，包括直接经济损失和精神损害赔偿。甲方有权单方解除协议，并要求乙方支付相当于服务费用两倍的违约金。（3）乙方未按约定提供档案查询、复印、扫描等服务的，每延误一日，应按延误服务费用金额的千分之一向甲方支付违约金，但累计违约金不超过当期服务费用的20%。（4）乙方未按约定进行档案异地备份或导致备份数据丢失的，应承担由此造成的档案数据恢复费用，并赔偿甲方因此遭受的直接经济损失。（5）乙方在档案销毁过程中未按约定履行手续或未提供销毁证明的，应承担档案价值三倍的赔偿责任，并赔偿甲方因此遭受的直接经济损失。（6）乙方擅自变更档案存放地点或处理方式，未征得甲方同意的，应承担由此产生的所有责任，并赔偿甲方因此遭受的直接经济损失。（7）乙方工作人员因故意或重大过失导致档案损坏、丢失或泄露的，乙方应承担全部赔偿责任，并有权追究相关工作人员的责任。

**3.违约金的计算与支付**

本协议约定的违约金不足以弥补守约方实际损失的，守约方有权要求违约方赔偿实际损失，包括直接损失和可预见的间接损失。违约方应在收到守约方书面违约通知后30日内，就违约金和赔偿损失问题与守约方协商解决，协商不成的，可提交争议解决机构裁决或依法向人民法院提起诉讼。

第七条不可抗力

不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律、法规的变更、政策调整、征收、征用等）、社会事件（如骚乱、罢工、瘟疫等）以及其他类似无法预见、无法避免的客观障碍。

若发生不可抗力事件，导致任何一方无法履行或无法完全履行本协议约定的义务，该方不应承担违约责任。遭受不可抗力的一方应在不可抗力事件发生后立即通知对方，并提供相关证明文件，说明不可抗力事件的影响及其预计持续期限。双方应在不可抗力事件发生后30日内协商决定是否延期履行、部分履行或终止本协议。若不可抗力事件持续超过60日，双方仍无法履行协议的，本协议自动终止，双方互不承担违约责任，但已产生的费用应按实际履行情况结算。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担，除非本协议另有约定或法律另有规定。不可抗力事件消除后，受影响方应尽快恢复履行本协议义务，并应视为其在本协议期限内的履行并未中断。

第八条争议解决

因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。若协商不成，双方同意将争议提交至乙方所在地有管辖权的人民法院通过诉讼方式解决。诉讼过程中，任何一方不得采取仲裁或其他争议解决方式，且应将争议事项提交给唯一的有管辖权的人民法院，直至该争议得到最终解决。若选择诉讼方式，诉讼费用（包括但不限于案件受理费、律师费、保全费等）由败诉方承担，胜诉方有权要求败诉方承担其部分或全部诉讼费用。双方应积极配合法院审理工作，提供与争议相关的全部文件、证据和必要协助，以促成争议的公正、及时解决。在诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议中未受争议影响的其他义务。

第九条其他条款

（1）通知方式：双方在本协议中载明的地址、联系人及联系方式为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前10日书面通知对方。通过书面形式（包括但不限于专人递送、挂号信、传真、电子邮件）发送给本协议载明的地址或联系方式的通知，视为有效送达。（2）协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。未经双方书面同意，任何一方不得单方变更本协议内容。（3）保密义务：除本协议另有约定或法律规定外，双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术信息以及档案内容等所有非公开信息承担保密义务。保密期限不因本协议的终止而