供应商信息登记与审核管理模板

供应商信息登记与审核管理模板适用范围与应用场景登记审核全流程操作指南第一步：发起登记申请操作主体：采购部门或需求部门（如生产部、项目部）操作内容：确认需登记供应商的类型（如原材料供应商、服务供应商、设备供应商等）；填写《供应商信息登记申请表》，说明登记原因（如新项目合作、替换原有供应商等）及基础需求（如所需产品/服务类别、资质要求等）；提交申请至采购管理部门负责人审批。输出结果：审批通过的《供应商信息登记申请表》。第二步：供应商信息填报操作主体：供应商（通过指定渠道或对接人提交）操作内容：采购管理部门向供应商提供《供应商信息登记表》及相关附件清单（如营业执照、资质证书、产品认证等）；供应商按要求填写完整信息，并保证所有文件真实、有效、清晰（复印件需加盖公章）；将登记表及附件通过企业指定系统或邮箱提交至采购管理部门（对接人：工号X）。注意事项：信息填报需完整，关键信息（如统一社会信用代码、法定代表人、资质有效期等）不得遗漏或错误。第三步：初审（资质与完整性审核）操作主体：采购专员（姓名）操作内容：接收供应商提交材料后1个工作日内，检查《供应商信息登记表》填写完整性（如必填项是否全部填写、联系方式是否有效等）；核对资质文件的有效性（如营业执照是否在有效期内、行业许可证是否与经营范围匹配、ISO等认证是否在有效期内）；对材料不完整或资质过期的，2个工作日内通知供应商补充或更新，并明确截止时间。输出结果：初审通过的《供应商信息登记表》及资质文件清单，或《材料补充通知》。第四步：复审（匹配度与风险评估）操作主体：采购部门经理（姓名）、法务专员（姓名，如需）操作内容：采购部门经理结合企业采购需求，评估供应商主营业务、产品/服务能力与企业需求的匹配度；法务专员审核供应商的合规性（如是否存在经营异常、法律诉讼风险等，可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核实）；对涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的供应商，需额外审核行业准入资质（如生产许可证、经营许可证）。输出结果：复审通过的《供应商信息登记表》及《供应商风险评估报告》，或《审核不通过通知书》（注明具体原因）。第五步：结果反馈与归档操作主体：采购管理部门操作内容：审核通过后，3个工作日内将结果反馈至供应商，并录入企业供应商管理系统，分配唯一供应商编码；审核不通过时，书面通知供应商并说明原因，同步更新供应商状态为“审核未通过”；将所有登记材料（含申请表、资质文件、审核记录等）分类归档，保存期限不少于合作结束后3年。供应商信息登记表（模板）登记编号登记日期年月日供应商基本信息供应商名称（与营业执照一致）统一社会信用代码注册地址注册资本万元法定代表人联系方式经营范围（以营业执照为准，可附页）成立日期年月日资质文件清单序号证书名称证书编号发证机关1营业执照工商行政管理局2行业许可证（如适用）3ISO9001质量体系认证（如适用）4其他资质（如3C认证、环保证书等）主营业务及产品/服务主要产品/服务名称规格型号/服务内容年产能/服务能力质量标准12过往合作情况（如有）合作企业名称合作项目/产品合作期限合作评价（如优良/合格）联系人信息姓名*职务联系方式*邮箱**5678审核记录审核环节审核人（姓名）审核日期审核意见初审年月日复审年月日备注注：1.标“”为必填项；2.资质文件需提供扫描件并加盖公章，附于登记表后；3.经营范围请填写具体业务，避免笼统描述。*使用过程中的关键要点提示信息真实性核验：供应商须对提交信息的真实性负全责，采购部门可通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等公开渠道核实企业信用状况，对虚假信息实行“一票否决”，并终止合作。资质文件动态管理：资质文件到期前1个月，采购部门应主动提醒供应商更新，未按时更新的供应商暂停合作资格，待更新后重新审核。关键信息变更处理：供应商名称、法定代表人、注册资本、经营范围等核心信息变更时，需在变更后10个工作日内提交更新申请，并提供变更证明材料，逾期未报导致采购风险由供应商承担。信息保密要求：供应商信息仅用于企业采购合作审核及管理，严禁泄露给无关第三方，涉及商业秘密的信息需按企业保密制度管理。审核时限管理：初审、复审环节需在规定时限内完成，因供应商材料补充导致延期的，时限可顺延，但需及时与供应