2025年会展策划师(初级)会展项目管理案例分析试题附答案

2025年会展策划师(初级)会展项目管理案例分析试题附答案一、案例背景2024年11月，某二线城市会展公司承接“2025中国（XX）智能消费电子展”项目，目标是吸引150家以上智能硬件、智能家居企业参展，预计观众3万人次，展会时间为2025年3月15-17日（共3天）。项目团队由5人组成，项目经理李阳（从业3年）任组长，成员包括招商专员王芳（1年经验）、宣传策划张敏（2年经验）、场地协调刘浩（4年经验）、财务专员陈雨（3年经验）。项目启动会于2024年11月10日召开，初始预算180万元，其中场地租赁50万元（占比27.8%）、招商推广40万元（22.2%）、现场运营60万元（33.3%）、应急储备30万元（16.7%）。2024年12月20日，项目执行至第6周（总周期18周），李阳发现以下问题：1.招商进度滞后：原计划12月15日前完成80家意向客户签约，实际仅签约55家，且3家已签约客户因产品研发延期提出退展；2.宣传效果未达预期：线上推广（短视频、信息流广告）投入25万元，但预登记观众仅8000人（目标1.5万人），线下地推（商圈路演、高校合作）因合作方临时取消活动，仅完成原计划30%；3.场地协调受阻：原定主展馆A区因政府临时征用，需调整至B区（面积减少20%，层高降低1米），场地租赁方要求额外支付10万元改造费（含动线调整、灯光升级）；4.团队协作低效：王芳与张敏因“招商优惠政策是否需同步宣传”发生争执，刘浩抱怨财务报销流程繁琐导致供应商付款延迟，影响搭建进度；5.预算预警：截至12月20日，已支出95万元（占总预算52.8%），其中宣传推广超支10万元，场地改造新增10万元，应急储备已动用5万元。二、试题1.结合项目启动阶段管理要求，分析本案例在项目启动环节存在的关键疏漏。（20分）2.针对“招商进度滞后”问题，从项目进度管理角度，列出至少3项可采取的应对措施，并说明理论依据。（25分）3.场地调整导致的10万元改造费是否应计入项目预算？请结合会展项目预算分类与控制原则说明理由，并提出预算调整的具体操作步骤。（20分）4.客户因产品研发延期退展属于哪类风险？应如何通过风险矩阵评估其影响，并设计针对性的风险应对策略。（25分）5.团队内部冲突反映出项目团队管理存在哪些问题？请运用团队建设理论提出解决方案。（15分）三、答案1.项目启动环节的关键疏漏分析（20分）（1）需求分析不充分：未对目标参展商（智能硬件企业）的核心需求（如展位面积、特装需求、配套活动）进行深度调研，导致招商政策吸引力不足，签约率低。根据项目启动“需求确认”原则，需通过问卷、访谈明确客户痛点（如中小企业更关注展位性价比，头部企业重视品牌曝光资源），但案例中未体现此类动作。（4分）（2）风险识别与规划缺失：政府征用场地属于外部环境风险，启动阶段应通过“PEST分析”（政治、经济、社会、技术）预判政策变动可能性，并在合同中约定“场地变更补偿条款”。案例中未提及相关风险预案，导致临时调整被动。（4分）（3）WBS（工作分解结构）分解不细致：招商工作仅设定“签约80家”的结果目标，未分解为“客户分级（A类头部企业、B类潜力企业）、拜访频次（每周15家）、签约节点（每两周20家）”等具体任务，导致进度失控时无法定位问题环节。（4分）（4）资源协调计划不足：宣传推广依赖单一合作方（线下地推），未建立备选方案（如自行组建地推团队或更换合作机构）；场地协调未提前与政府部门建立沟通机制，导致信息滞后。（4分）（5）团队职责界定模糊：成员间因“招商优惠政策宣传”争执，反映启动阶段未明确“招商政策制定权（招商组）与宣传执行权（宣传组）”的权责边界，缺乏《项目职责矩阵表》。（4分）2.招商进度滞后的应对措施及理论依据（25分）（1）措施一：实施“客户分级加速策略”。将意向客户分为A类（高意向，3天内签约）、B类（需跟进，7天内签约）、C类（潜在，15天内转化），针对A类客户提供“前50名签约享5%展位费折扣+主论坛入场券”的限时激励，B类客户安排项目经理一对一沟通解决疑虑（如特装搭建支持），C类客户通过行业协会背书发送定制化邀请函。理论依据：项目进度管理中的“关键链法”，通过聚焦高价值客户缩短关键路径上的签约周期。（8分）（2）措施二：启动“渠道拓展计划”。联合3家智能硬件行业协会举办“展前对接会”，邀请协会推荐优质企业；与垂直媒体（如“智能硬件网”）合作推出“参展企业专访”专栏，提升展会行业影响力；针对已退展的3家客户，提供“保留展位至2026年+本次展会免费品牌露出”的补偿方案，争取其以“观察员”身份参与并推荐同行。理论依据：进度压缩中的“快速跟进”，通过并行开展招商与宣传活动（如对接会与专访同步）弥补时间损失。（8分）（3）措施三：建立“每日进度看板”。在项目群内公示各招商专员当日拜访客户数、签约数、待解决问题，设置“红黄绿”进度标识（红色：滞后3天以上，黄色：滞后1-2天，绿色：达标），每周召开招商复盘会分析滞后原因（如客户决策流程长、竞品展会同期举办），调整策略。理论依据：敏捷项目管理中的“透明化沟通”，通过可视化工具提升团队紧迫感与协作效率。（9分）3.场地改造费的预算处理与调整步骤（20分）（1）应计入项目预算。根据会展项目预算分类，场地费用属于“固定成本”，但因外部不可抗力（政府征用）导致的改造费属于“额外成本”，需从应急储备或调整其他模块预算中列支。预算控制原则要求“动态调整”，当实际支出与计划偏差超过5%（本案例场地费用原计划50万元，新增10万元偏差20%）时，需启动调整流程。（5分）（2）预算调整具体步骤：①确认费用合理性：由场地协调组刘浩与租赁方核对改造明细（动线调整3万元、灯光升级5万元、消防验收2万元），要求提供报价单与第三方评估报告，排除虚高费用。（3分）②评估影响范围：财务专员陈雨测算调整后总预算为180+10-已用应急储备5万元=185万元（原应急储备30万元剩余25万元），需判断是否超出公司年度项目成本限额（假设无限制）。（3分）③制定替代方案：若应急储备不足，可考虑压缩“现场运营”预算（原60万元），如将“展期活动演出”从专业团队执行改为企业自行组织（预计节省8万元），“观众礼品”从定制周边改为电子券（节省2万元），弥补2万元缺口。（3分）④审批与备案：编制《预算调整申请报告》，说明调整原因（政府征用）、费用明细、替代方案，提交公司管理层审批（案例中项目经理可审批10万元内调整），通过后更新预算表并通知全体成员。（3分）⑤监控执行：调整后每周核对场地改造支出，确保不超支，同时在后续招商中提高展位费（如标准展位从8000元/个调至8500元）弥补成本，目标额外收入15万元覆盖新增费用。（3分）4.退展风险的评估与应对策略（25分）（1）风险类型：属于“客户风险”中的“参展商履约风险”，诱因是客户内部因素（产品研发延期），具有“低概率（3家/150家目标=2%）、高影响（退展导致展位空置率上升，影响展会规模与招商信心）”特征。（5分）（2）风险矩阵评估：-发生概率：根据历史数据，智能硬件企业因研发延期退展的概率为10%-15%（案例中3家/已签约客户数假设为60家=5%，低于行业均值，故评估为“中低概率”）；（3分）-影响程度：展位空置将导致直接收入损失（假设每家标准展位8000元，3家=2.4万元），同时可能引发“连锁退展”（其他客户质疑展会质量），间接影响招商进度（评估为“高影响”）；（3分）-风险等级：中低概率×高影响=“中等风险”（需重点监控）。（3分）（3）应对策略：①风险规避：在招商合同中明确“退展条款”，要求客户支付30%展位费作为违约金（覆盖部分损失），并约定“退展需提前60天通知”（案例中退展发生在2024年12月20日，展会时间2025年3月15日，剩余85天，符合通知期），减少被动性。（4分）②风险转移：为参展商购买“履约保证保险”，保费为展位费的2%（3家×8000×2%=480元），若客户因不可抗力退展，保险公司赔付50%损失（2.4万×50%=1.2万元）。（4分）③风险减轻：对提出退展的客户，提供“展位共享”方案（与关联企业合租，费用分摊）或“线上参展”选项（支付原费用的50%，获得虚拟展位+直播权限），降低实际退展率。（3分）④风险接受：若客户坚持退展，将空置展位转为“赞助商权益区”（联系饮品、物流等关联企业免费使用，换取展会现场广告投放），弥补展位空置的视觉缺陷，维持展会规模完整性。（3分）5.团队冲突的问题与解决方案（15分）（1）暴露的问题：①沟通机制缺失：王芳与张敏因“招商优惠政策宣传”争执，反映未建立“政策定稿-宣传素材确认”的跨部门沟通流程，导致信息不同步；（3分）②流程冗余：刘浩抱怨财务报销延迟，说明报销审批环节（如需3级签字、5个工作日）与项目紧急性（供应商需24小时内付款）不匹配，流程效率低；（3分）③团队信任不足：成员间因职责交叉产生对立情绪，缺乏“共同目标”的凝聚，如未强调“展会成功=个人绩效”的关联性。（3分）（2）解决方案（基于团队建设理论）：①建立“跨职能协作会议”：每周三10:00召开30分钟短会，由项目经理主持，招商组提交下周优惠政策草案，宣传组同步反馈“传播可行性”（如“5%折扣”是否符合目标客户敏感度），形成《政策-宣传确认表》双方签字，避免后续争执。理论依据：贝尔宾团队角色理论中的“协调者”（项目经理）需促进角色互补（招商的“资源调查者”与宣传的“塑造者”协作）。（3分）②优化报销流程：针对项目紧急支出（如供应商搭建款），设置“绿色审批通道”，授权项目经理直接审批5万元内费用，事后补全手续，缩短付款周期至24小时。理论