企业办公环境及设备管理制度手册

企业办公环境及设备管理制度手册总则一、目的为规范企业办公环境管理及办公设备使用流程，营造安全、整洁、高效的办公氛围，保障设备正常运行，延长使用寿命，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于企业全体员工及办公区域（包括工位、会议室、接待区、档案室等公共区域）涉及的办公设备（包括电脑、打印机、复印机、空调、投影仪、办公家具等）。三、职责分工行政部：负责办公环境及设备管理的统筹规划、监督检查、制度修订；办公设备的采购、登记、维护、报废审批；公共区域环境维护的监督。各部门负责人：负责本部门办公环境的日常管理，监督员工遵守本制度；本部门办公设备的申领、使用监督及报修协调。全体员工：自觉维护个人工位及公共区域环境；规范使用办公设备，及时报修故障设备；妥善保管所领用设备，承担保管责任。第一章办公环境管理第一节办公区域日常维护一、工位管理规范基本要求：员工每日到岗后需整理工位，保持桌面整洁，物品摆放有序；文件资料分类存放，重要文件入柜上锁；个人私人物品（如背包、水杯等）统一置于指定位置，不占用公共区域。禁止行为：严禁在工位内存放易燃、易爆、有毒危险品；严禁在墙面、桌面随意张贴、涂画（部门统一宣传资料除外）；严禁私拉乱接电线、网线。二、公共区域维护会议室/接待区：使用后需关闭灯光、空调、投影仪等设备，整理桌椅，清理垃圾；预约使用需通过企业内部系统提前登记，使用后确认无遗留物品。茶水间/休息区：使用后清理台面，垃圾投放至指定垃圾桶；微波炉、冰箱等设备使用后保持清洁，严禁存放过期食品或私人物品。走廊/楼梯间：严禁堆放杂物、私人物品；保持消防通道畅通，安全指示标识清晰可见。三、环境维护流程每日自查：员工下班前10分钟整理个人工位，关闭电源、锁好文件柜。每周检查：各部门负责人每周五下午组织本部门工位及公共区域环境检查，填写《办公区域环境检查表》（见附件1），报行政部备案。定期巡检：行政部每月末组织全公司办公环境巡检，对问题区域通报整改，整改期限不超过3个工作日。第二节卫生与安全管理一、卫生标准地面：无纸屑、杂物、污渍，每日清洁1次（茶水间、走廊等公共区域每日2次）。桌面：无灰尘、污渍，物品摆放整齐，个人电脑、文具等定位放置。门窗/玻璃：无灰尘、指纹，明亮洁净，每周清洁1次。设备表面：电脑、打印机等设备每日擦拭，无灰尘、污渍。二、安全管理用电安全：下班前关闭所有非必要电源（包括电脑显示器、充电器、台灯等）；空调、饮水机等设备设置合理温度（夏季不低于26℃，冬季不高于20℃），避免长时间空转。消防安全：熟悉消防器材位置及使用方法；严禁堵塞消防通道、安全出口；办公区域禁止吸烟（指定吸烟区除外）。保密管理：涉密文件资料需存带锁文件柜，离开工位时锁好；废弃文件需使用碎纸机销毁，随意丢弃。第二章办公设备管理第一节设备申购与配置一、申购条件新增需求：因部门扩编、业务新增需配置设备，需填写《办公设备申购表》（见附件2），注明设备名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人。更换需求：现有设备因损坏、老化无法修复或维修成本超过设备残值（原值30%以上）的，可申请更换，需附设备故障鉴定说明（由行政部出具）。二、申购流程提交申请：申请人填写《办公设备申购表》，部门负责人签字确认。审核审批：行政部对申购必要性、规格型号合理性进行初审，报总经理审批（单台金额超5000元需报董事长审批）。采购执行：审批通过后，行政部根据采购制度执行采购（优先选择定点供应商，保证设备质量及售后）。验收登记：设备到货后，行政部组织验收（核对数量、规格、功能），验收合格后填写《设备验收单》（见附件3），登记《办公设备台账》（见附件4），发放至使用人并签署《设备保管责任书》（见附件5）。第二节设备领用与归还一、领用流程新员工领用：人力资源部入职通知同步至行政部，行政部根据岗位配置标准发放设备（如：办公电脑1台、打印机1台等），使用人签署《设备保管责任书》。内部调拨领用：员工因岗位变动需使用其他部门设备，需原使用部门确认设备完好，填写《设备调拨申请表》（见附件6），经双方部门负责人及行政部审批后办理调拨手续，更新《办公设备台账》。临时领用：如需临时使用投影仪、相机等设备，提前1个工作日向行政部申请，填写《临时设备领用表》（见附件7），约定归还时间，使用后当日归还。二、归还要求离职/调动归还：员工离职或调离岗位时，需将所领用设备清理个人数据（电脑需由行政部协助格式化），保证设备完好，交至行政部；行政部检查无误后，在《离职交接单》上签字确认，人力资源部方可办理后续手续。临时领用归还：超时未归还的，行政部需联系使用人催收；设备损坏或丢失的，按《设备保管责任书》约定赔偿。第三节设备使用与维护一、使用规范电脑/打印机：禁止安装与工作无关的软件（游戏、非工作类聊天工具等）；禁止私自拆卸硬件、修改系统配置；打印机使用后及时取走文件，避免卡纸；硒鼓、墨盒等耗材按需更换，严禁浪费。空调/投影仪：空调温度设置需符合节能要求；投影仪使用前需检查线路，使用后关闭电源并冷却，镜头需用专用镜头布清洁。办公家具：禁止随意搬动、拆卸大型办公家具（如文件柜、办公桌）；使用过程中避免重物撞击，损坏需及时报修。二、日常维护清洁保养：设备表面每日用干净软布擦拭；电脑键盘、鼠标每周用酒精棉片清洁；打印机硒鼓每月清理1次灰尘。简单故障处理：如遇设备卡纸、死机等简单故障，参照《设备常见故障处理指南》（见附件8）自行处理；无法解决的，立即停止使用并报修，严禁强行操作。三、报修流程报修方式：通过企业内部系统提交《设备报修单》（见附件9），或联系行政部*主管（分机：8012），说明设备故障现象、位置及使用人。维修处理：行政部接到报修后2小时内响应，简单故障24小时内修复，复杂故障联系供应商处理，修复进度同步告知使用人。维修记录：修复后，行政部填写《设备维修记录表》（见附件10），更新《办公设备台账》中设备状态信息。第四节设备报废与处置一、报废条件已达到规定使用年限（电脑、打印机5年，空调8年，办公家具10年），且功能无法满足工作需求。因技术落后、维修成本过高（超过设备原值50%）或损坏严重无法修复。国家法律法规规定必须强制报废的设备。二、报废流程申请鉴定：使用部门填写《设备报废申请表》（见附件11），行政部组织技术人员对设备进行鉴定，出具《设备报废鉴定书》。审批备案：鉴定结果报总经理审批（单台金额超10000元需报董事长审批），审批通过后报总部行政部备案。处置回收：行政部联系有资质的回收机构进行处置，残值收入上交财务部，更新《办公设备台账》，标注“已报废”状态。第三章监督与奖惩一、监督检查日常监督：行政部不定期对办公环境及设备使用情况进行抽查，每月汇总检查结果，在企业内部公告栏通报。专项检查：每季度开展1次办公环境及设备管理专项检查，重点检查设备完好率、环境达标率、制度执行情况。二、奖惩措施奖励：对全年办公环境及设备管理表现突出的部门（如检查达标率100%、无设备损坏），给予部门*经理通报表扬及部门活动经费奖励（500-2000元）。处罚：个人工位或本部门公共区域连续2次检查不合格的，对部门负责人进行口头警告，责令3日内整改。因违规操作（如私自拆卸设备、下班未关闭电源）造成设备损坏的，维修费用由责任人承担（按设备残值的50%-100%赔偿）；情节严重的，给予记过处分。丢失设备的，按设备净值（原值-折旧）全额赔偿，并视情节给予通报批评。第四章附则一、制度解释权本制度