DB13-T 2926-2018 公共资源交易电子档案管理规范

DB13T29262018公共资源交易电子档案管理规范1范围本标准规定了公共资源交易电子档案管理的术语和定义、总则、电子档案的收集与整理、电子档案的存储与保管、电子档案的利用与销毁、电子档案的安全与保密、电子档案管理系统建设要求等内容。本标准适用于河北省行政区域内各类公共资源交易中心（平台）开展公共资源交易电子档案管理工作，其他相关单位可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T188942016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T71562003文献保密等级代码GB/T205302006文献档案数字化规范DA/T382008电子文件归档与管理规范DA/T462009电子文件元数据规范DA/T622017数字档案室建设规范3术语和定义3.1公共资源交易electronicpublicresourcetrading指涉及公共利益、公众安全的具有公有性、公益性的资源交易活动，包括工程建设项目招标投标、土地使用权和矿业权出让、国有产权交易、政府采购等。3.2电子档案electronicrecords指在数字设备及环境中，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络送的档案。3.3公共资源交易电子档案electronicrecordsofpublicresourcetrading指在公共资源交易活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式和载体的电子文件及其元数据。3.4元数据metadata指描述电子档案背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。3.5电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem指对电子档案进行采集、整理、存储、保管、利用、统计和处置等全生命周期管理的计算机信息系统。4总则4.1基本原则4.1.1公共资源交易电子档案管理应遵循真实性、完整性、可用性和安全性的原则，确保电子档案的原始性、凭证价值和长期可读。4.1.2公共资源交易电子档案管理应实行统一领导、分级管理、责任到人的管理体制，明确各相关部门和人员的职责。4.1.3公共资源交易电子档案管理应采用先进的技术手段和管理方法，实现电子档案的全生命周期管理。4.2管理职责4.2.1公共资源交易中心（平台）应设立专门的电子档案管理机构或配备专职人员，负责本单位公共资源交易电子档案的统一管理工作。4.2.2公共资源交易中心（平台）应建立健全电子档案管理制度，明确电子档案的收集、整理、存储、保管、利用、销毁等各环节的管理要求。4.2.3公共资源交易中心（平台）应定期组织电子档案管理人员培训，提高其业务水平和管理能力。4.2.4公共资源交易中心（平台）应建立电子档案管理责任制，明确各相关部门和人员的职责，并纳入年度考核。4.3技术要求4.3.2公共资源交易电子档案管理系统应具备完善的权限管理功能，实现不同角色的分级授权和访问控制。4.3.3公共资源交易电子档案管理系统应具备完整的操作日志记录功能，记录电子档案的创建、修改、访问、删除等操作行为。4.3.4公共资源交易电子档案管理系统应具备数据备份和恢复功能，确保电子档案数据的安全性和可靠性。5电子档案的收集与整理5.1收集范围a)交易项目立项、审批、核准、备案等前期文件；b)交易公告、资格预审文件、招标文件、采购文件等交易文件；c)投标文件、响应文件、报价文件等竞争性文件；d)开标、评标、谈判、询价等交易过程文件；e)中标通知书、成交确认书、合同等交易结果文件；f)交易质疑、投诉、异议处理文件；g)交易保证金、服务费等资金往来文件；h)其他与交易活动相关的具有保存价值的电子文件。5.1.2公共资源交易电子档案的收集应确保电子文件的完整性，包括、附件、元数据等相关信息。5.2收集要求5.2.1公共资源交易电子档案应在交易活动结束后30个工作日内完成收集工作。5.2.2公共资源交易电子档案的收集应采用电子化方式，避免纸质文件的二次扫描和数字化。5.2.3公共资源交易电子档案的收集应确保电子文件的真实性、完整性和可用性，不得对电子文件进行任何修改。5.2.4公共资源交易电子档案的收集应同时收集相关的元数据，包括文件创建时间、修改时间、创建者、修改者、文件格式、文件大小等信息。5.3整理要求5.3.1公共资源交易电子档案的整理应按照交易项目、交易类型、交易时间等要素进行分类，建立科学的档案分类体系。5.3.2公共资源交易电子档案的整理应按照统一的命名规则对电子文件进行命名，命名规则应包含项目编号、文件类型、文件序号等要素。5.3.3公共资源交易电子档案的整理应按照统一的档案著录规则对电子档案进行著录，著录内容应包括档案题名、责任者、形成时间、文件格式、文件大小、存储位置等信息。5.3.4公共资源交易电子档案的整理应建立档案目录，档案目录应与电子档案建立关联关系，确保档案目录的准确性和完整性。5.4质量控制5.4.1公共资源交易电子档案的收集与整理应建立质量控制机制，确保电子档案的质量符合要求。5.4.2公共资源交易电子档案的质量控制应包括电子文件的完整性检查、元数据的完整性检查、文件格式的合规性检查等内容。5.4.3公共资源交易电子档案的质量控制应建立检查记录，对检查发现的问题应及时进行整改。5.4.4公共资源交易电子档案的质量控制应定期进行抽查，抽查比例不低于总档案量的10%。6电子档案的存储与保管6.1存储要求6.1.2公共资源交易电子档案的存储应采用分布式存储架构，确保数据的高可用性和容错能力，重要电子档案应至少保存三份副本，分别存储在不同的物理位置。6.1.3公共资源交易电子档案的存储应采用加密技术，确保存储数据的安全性，加密算法应符合国家密码管理相关标准。6.1.4公共资源交易电子档案的存储应建立定期检查机制，检查存储介质的完好性和数据的可读性，检查周期不应超过6个月。6.2保管要求6.2.1公共资源交易电子档案的保管期限应根据档案的重要性和法律法规要求确定，一般分为永久、长期（30年）、短期（10年）三个等级。6.2.2公共资源交易电子档案的保管环境应满足温湿度控制、防尘、防磁、防静电等要求，确保存储介质的长期可用性。6.2.3公共资源交易电子档案的保管应建立定期迁移机制，当存储介质或文件格式面临技术淘汰时，应及时将电子档案迁移到新的存储介质或文件格式。6.2.4公共资源交易电子档案的保管应建立灾备机制，制定应急预案，确保在突发事件发生时能够快速恢复电子档案数据。7电子档案的利用与销毁7.1利用要求7.1.1公共资源交易电子档案的利用应遵循合法、合规、安全的原则，严格按照权限管理和审批程序进行。7.1.2公共资源交易电子档案的利用应提供多种查询方式，包括按项目编号、项目名称、交易类型、交易时间等条件进行查询。7.1.3公共资源交易电子档案的利用应提供在线浏览、、打印等功能，满足不同用户的利用需求。7.1.4公共资源交易电子档案的利用应建立利用记录，记录利用人、利用时间、利用内容、利用目的等信息，确保利用行为的可追溯性。7.2销毁要求7.2.1公共资源交易电子档案的销毁应严格按照保管期限和销毁审批程序进行，不得擅自销毁电子档案。7.2.2公共资源交易电子档案的销毁应采用专业的数据擦除技术，确保数据无法恢复，擦除标准应符合国家信息安全相关标准。7.2.3公共资源交易电子档案的销毁应建立销毁记录，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，并长期保存销毁记录。7.2.4公共资源交易电子档案的销毁应建立监督机制，由档案管理部门、保密部门、审计部门等共同参与监督，确保销毁过程的合规性和安全性。8电子档案的安全与保密8.1安全要求8.1.1公共资源交易电子档案的安全管理应建立完善的安全保障体系，包括物理安全、网络安全、应用安全、数据安全等多个层面。8.1.2公共资源交易电子档案的安全管理应采用身份认证、访问控制、数据加密、安全审计等技术手段，确保电子档案的机密性、完整性和可用性。8.1.3公共资源交易电子档案的安全管理应建立安全事件应急响应机制，制定应急预案，定期开展安全演练，提高安全事件处置能力。8.1.4公共资源交易电子档案的安全管理应定期开展安全风险评估和漏洞扫描，及时发现和消除安全隐患，评估周期不应超过1年。8.2保密要求8.2.1公共资源交易电子档案的保密管理应严格按照国家保密法律法规和相关标准执行，明确电子档案的保密等级和保密范围。8.2.2公共资源交易电子档案的保密管理应建立分级授权机制，根据用户的职责和权限，严格控制电子档案的访问范围。8.2.3公共资源交易电子档案的保密管理应建立保密审查机制，对电子档案的利用、传输、复制等行为进行严格审查，防止信息泄露。8.2.4公共资源交易电子档案的保密管理应定期开展保密教育和培训，提高相关人员的保密意识和保密技能，培训周期不应超过1年。9电子档案管理系统建设要求9.1系统功能要求9.1.1公共资源交易电子档案管理系统应具备电子档案采集、整理、存储、保管、利用、统计、销毁等全生命周期管理功能。9.1.2公共资源交易电子档案管理系统应具备元数据管理功能，支持元数据的采集、存储、查询、维护等操作。9.1.3公共资源交易电子档案管理系统应具备权限管理功能，支持基于角色的访问控制和细粒度的权限设置。9.1.4公共资源交易电子档案管理系统应具备审计跟踪功能，记录系统操作日志，支持日志查询、统计和分析。9.2系统性能要求9.3系统接口要求9.3.1公共资源交易电子档案管理系统应与公共资源交易平台实现数据对接，支持交易数据的自动归档。9.3.2公共资源交易电子档案管理系统应提供标准的数据接口，支持与其他系统的数据交换和共享。9.3.3公共资源交易电子档案管理系统应提供标准的API接口，支持第三方应用的集成和开发。9.3.4公共资源交易电子档案管理系统应支持多种数据格式，包括XML、JSON、PDF、OFD等常用格式。10监督与评价10.1监督要求10.1.1公共资源交易电子档案管理应接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督检查，定期报告电子档案管理情况。10.1.2公共资源交易电子档案管理应建立内部监督机制，由档案管理部门、信息技术部门、审计部门等共同参与监督。10.1.3公共资源交易电子档案管理应建立投诉举报机制，接受社会公众的监督，及时处理投诉举报事项。10.1.4公共资源交易电子档案管理应建立责任追究机制，对违反电子档案管理规定的行为进行责任