某食品机械厂行政部文件归档制度

某食品机械厂行政部文件归档制度

一、总则1.目的：为加强某食品机械厂行政部文件管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、利用和传承，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于某食品机械厂行政部各类文件的归档管理，包括但不限于内部生成的文件、外来文件、会议文件等。3.管理原则：遵循集中统一、分类科学、编号有序、保管安全、方便利用的原则，对行政部文件进行规范归档。二、归档文件的范围1.上级文件-上级机关发布的与本厂行政工作相关的政策法规、通知、指示等文件。-上级领导来厂视察、调研等活动形成的文件资料，包括讲话、报告、照片等。2.本厂文件-行政部制定的各类规章制度、工作方案、工作计划、工作总结等。-本厂召开的行政会议文件，包括会议通知、会议议程、会议记录、会议纪要等。-行政部与其他部门之间的往来文件，涉及工作协调、请示汇报、批复等内容。3.对外文件-行政部代表本厂与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。-行政部对外发送的公函、报告、声明等文件。4.其他文件-行政部工作中产生的重要统计报表、数据资料等。-与行政工作相关的宣传资料、简报、通讯等。三、文件的收集1.定期收集-行政部各岗位人员应在每月末将当月工作中形成的应归档文件整理后移交至档案管理人员。-档案管理人员应定期对各部门提交的文件进行检查，确保文件的完整性。2.即时收集-对于重要会议、紧急工作等形成的文件，相关人员应在工作结束后及时将文件移交档案管理人员。-外来文件由收件人在接收后及时登记，并移交档案管理人员归档。四、文件的整理1.分类-按照文件的来源、时间、主题等因素进行分类。如可分为上级文件类、本厂文件类、对外文件类等，每一大类再细分小类，如本厂文件类可细分为规章制度、会议文件等小类。-对于专业性较强的文件，可按照专业类别进行分类，如财务文件、人事文件等。2.编号-对归档文件进行统一编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和查询。编号可采用“年份+类别代码+顺序号”的形式，例如“2023-XZ-001”表示2023年行政部的第一份文件。3.装订-对于纸张较多的文件，应进行装订，确保文件的整齐和牢固。装订时应注意文件的顺序，去除金属装订物，采用线装或胶装等方式。五、文件的归档存储1.存储设备-设立专门的档案库房，配备档案柜、书架等存储设备。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件。-采用电子存储设备对重要文件进行备份，如硬盘、光盘等，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。2.上架排列-纸质文件应按照分类和编号顺序上架排列，便于查找和管理。档案柜和书架应标明类别和编号范围，便于快速定位文件。-电子文件应按照分类建立文件夹，并在存储设备上进行明确标识，同时建立电子文件索引目录，方便检索。六、文件的查阅与借阅1.查阅-本厂员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、文件名称或编号等信息，经部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。-查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、圈划、批注等。2.借阅-因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人和行政部主管审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。-档案借阅期限一般不超过一周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。七、文件的保密与安全1.保密制度-对涉及本厂商业机密、技术秘密等敏感信息的文件，应严格按照本厂保密制度进行管理。档案管理人员应签订保密协议，保守档案机密。-查阅和借阅保密文件应经过严格的审批流程，借阅人员不得擅自复制、传播保密文件。2.安全措施-档案库房应安装防火、防盗、防潮等设备，并定期进行检查和维护。如安装烟雾报警器、监控摄像头等设备，确保档案的安全。-对电子文件应采取加密存储、定期备份等安全措施，防止数据丢失或被非法获取。八、文件的鉴定与销毁1.鉴定-档案管理人员应定期对归档文件进行鉴定，根据文件的保存价值、时效性等因素，确定文件是否需要继续保存。-成立文件鉴定小组，由行政部主管、相关业务部门负责人等组成，对重要文件的鉴定进行审核和决策。2.销毁-对确定需要销毁的文件，应填写《文件销毁申请表》，经审批后进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧、电子数据擦除等方式，确保文件信息无法恢复。-销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录，包括销毁文件的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。九、附则1.本制度自发布