曲艺家协会印章使用监督办法

曲艺家协会印章使用监督办法

一、总则（一）目的为规范本曲艺家协会印章的使用与管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，有效维护协会的合法权益，特制定本监督办法。（二）适用范围本办法适用于协会各类印章的使用监督管理，包括协会公章、法定代表人章、财务专用章以及各部门专用章等。（三）原则印章的使用必须遵循依法依规、严格审批、登记备案、专人负责的原则，确保每一次印章使用都有迹可循、责任明确。二、印章的种类及保管（一）印章种类1.协会公章：代表协会的法定主体资格，用于各类重要文件、合同、协议、公函等。2.法定代表人章：用于需要法定代表人签署的文件、报表等特定业务。3.财务专用章：专门用于财务收支、税务申报、银行结算等财务相关事务。4.各部门专用章：如办公室章、会员部章、外联部章等，用于各部门职责范围内的一般性文件往来。（二）保管规定1.协会公章由协会办公室指定专人保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。2.法定代表人章由法定代表人或其授权专人保管。3.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管，严格与财务票据分开存放。4.各部门专用章由各部门负责人指定专人保管，部门负责人对印章使用承担管理责任。（三）保管人员职责1.妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、被抢、丢失或损坏。2.严格按照规定程序使用印章，对不符合规定的用印申请予以拒绝，并及时向相关领导报告。3.建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、事由、申请人、批准人等信息。三、印章使用审批流程（一）一般性文件用印1.各部门需使用印章的一般性文件，如部门通知、工作报告等，由部门负责人审核签字后，提交协会办公室。2.协会办公室对文件内容和格式进行审核，确认无误后，由办公室负责人批准用印。（二）重要文件、合同、协议用印1.涉及协会重大决策、重要合作、大额资金等重要文件、合同、协议，需经相关业务部门起草、审核，部门负责人签字确认。2.提交协会分管领导审阅，提出修改意见或批准建议。3.报协会法定代表人或其授权的领导审批同意后，方可到印章保管部门用印。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法及时履行正常审批流程的，用印申请人应先通过电话或其他即时通讯方式向相关领导请示，经同意后，可先行用印。2.事后应及时补办审批手续，将相关文件和审批记录补齐。四、印章使用登记制度（一）登记内容1.每次印章使用时，保管人员都应在印章使用登记台账上详细记录用印日期、用印部门、用印事由、文件名称及文号、份数、申请人、批准人等信息。2.对于合同、协议等重要文件，还应记录合同对方名称、合同金额、签订时间等关键信息。（二）登记方式1.采用纸质登记台账和电子登记台账相结合的方式，纸质登记台账应妥善保存，以备查阅。2.电子登记台账应定期备份，防止数据丢失。（三）查阅与调阅1.协会内部人员因工作需要查阅印章使用登记记录的，需经协会办公室负责人批准。2.外部单位或个人查阅登记记录的，需持有合法有效的介绍信或相关证明文件，并经协会法定代表人或其授权领导批准。五、印章使用监督检查（一）内部监督1.协会办公室定期对印章使用情况进行检查，每季度至少进行一次全面检查，检查内容包括印章使用登记台账、用印文件等。2.审计部门不定期对印章使用情况进行审计监督，重点检查印章使用是否符合规定程序、是否存在违规用印行为等。（二）违规处理1.若发现未经批准擅自使用印章、超越权限使用印章、伪造审批记录等违规用印行为，协会将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。2.因违规用印给协会造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。（三）整改措施1.对于监督检查中发现的问题，相关部门应及时制定整改措施，限期整改。2.整改情况应及时向协会领导报告，并在协会内部进行通报，以起到警示作用。六、印章的刻制与销毁（一）刻制1.协会新设立部门或因业务需要新增印章的，由相关部门提出申请，说明印章名称、用途、规格等信息。2.经协会办公室审核，报协会法定代表人批准后，按照国家有关规定到公安机关指定的刻章单位刻制印章。3.新印章刻制完成后，需到协会办公室备案，由办公室统一安排启用。（二）销毁1.因机构调整、印章损坏或其他原因需要销毁印章的，由印章保管部门提出申请，说明销毁原因、印章名称等信息。2.经协会办公室审核，报协会法定代表人批准后，由协会办公室会同审计部门、纪检部门等相关人员共同监督印章销毁过程。3.销毁后，应在印章使用登记台账上注明销毁日期、销毁方式等信息，并留存相关证明材料。七、附则（一）解释权本办法由协会办公室负责解释，在执行过程中如有未尽事宜或与国家法律法规相冲突的，以国家法律法规为准。