企业文件档案管理标准化操作手册

企业文件档案管理标准化操作手册一、手册编制目的与适用范围为规范企业文件档案的全生命周期管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，提升信息利用效率，特编制本手册。本手册适用于企业各部门、各分支机构的文件档案管理工作，涵盖文书、科技、会计、声像等各类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等环节，旨在实现档案管理的标准化、规范化、制度化。二、文件档案管理核心操作流程（一）文件归档管理流程归档范围界定凡反映企业生产经营、管理活动、具有保存价值的各种形式文件材料，均需纳入归档范围，包括但不限于：上级单位发来的需贯彻执行的文件、材料；本单位召开的会议、形成的会议纪要、决议、记录；工作计划、总结、报告、请示、批复；合同、协议、招投标文件、项目方案；会计凭证、账簿、报表、审计报告；产品研发、技术改造、设备管理等科技文件；照片、录音、录像、视频等声像材料；其他具有保存价值的文件材料。归档责任分工文件形成部门：负责本部门文件材料的日常收集、初步整理，保证文件内容完整、字迹清晰、手续齐全，并在规定时间内移交档案管理部门。档案管理部门：负责接收、审核、分类、编目、入库档案，对归档质量进行监督指导，定期向各部门反馈归档情况。归档时间要求文书档案：在次年3月底前完成上一年度文件的归档；科技档案：在项目验收通过后1个月内完成归档；会计档案：在年度终了后次年3月底前完成归档；声像档案：在活动结束后1个月内完成归档，并附文字说明（时间、地点、人物、事件）。归档操作步骤（1）文件收集：文件形成部门指定专人（如文员）负责收集本部门应归档文件，检查文件是否齐全（如请示需附批复，合同需附审批单），缺失材料及时补充。（2）初步整理：按文件类型（如文书、科技、会计）分类；去除金属夹、订书钉等易锈蚀装订材料，采用线装或胶装方式装订；对破损文件进行修复，对模糊字迹进行誊抄；检查文件页码是否连续，无页码的需编写页码（正面编写在右上角，背面编写在左下角）。（3）填写归档清单：使用《文件归档交接清单》（详见模板一），逐项填写档号、题名、责任者、形成日期、份数、页数等信息，形成部门负责人签字确认。（4）移交档案部门：携带归档文件及清单一式两份，前往档案管理部门办理移交。档案管理员逐一核对文件与清单是否一致，核对无误后在清单上签字，双方各执一份留存。（5）档案部门审核入库：档案管理员对归档文件进行最终审核，对不符合要求的文件退回形成部门重新整理；审核通过后，按照《档案分类方案》（见附件1）进行分类、编制档号（如“年份-部门-类别-流水号”），录入档案管理系统，上架存放。（二）档案借阅利用流程借阅权限管理普通档案：企业正式员工因工作需要可借阅，需经部门负责人审批；涉密档案：仅限相关部门负责人及涉密人员借阅，需经分管领导审批，且借阅范围仅限于工作必需内容；外部单位借阅：需持单位介绍信，经档案管理部门负责人及分管领导审批，原则上不借出原件，可在档案查阅室复印（复印件需加盖档案证明章）。借阅操作步骤（1）提交借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（详见模板二），注明借阅档案的档号、题名、用途、借阅期限、归还日期等信息，部门负责人签字。（2）审批：普通档案由档案管理部门负责人审批；涉密档案由分管领导审批；外部借阅需额外经法务部门审核。（3）档案调取：档案管理员根据审批后的申请表，从档案库房调取档案，核对借阅人身份及申请信息无误后，办理借阅登记（登记借阅人、借阅时间、档案信息等）。（4）档案使用：借阅人应在档案查阅室或指定场所查阅涉密档案，普通档案经批准后可带出，但不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件，不得转借、复制（复制需经审批）。（5）归还与核销：借阅到期后，借阅人应按时归还档案，档案管理员检查档案是否完好、无缺失，确认无误后在《档案借阅登记表》上记录归还时间，注销借阅记录。如需续借，需提前1天提交续借申请，经审批后方可延长，续借期不超过原借阅期限。（三）档案保管与维护流程库房环境管理档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防磁等设施（如灭火器、温湿度计、防虫药、窗帘、防磁柜等）；每日检查库房安全情况，做好记录；每月进行一次全面环境检查，发觉问题及时整改。档案实体保管档案上架排列应遵循“分类编号、从左到右、从上到下”原则，做到整齐有序，便于查找；定期（每季度）检查档案存放情况，对松动、倾斜的档案及时整理，防止倒塌；对特殊载体档案（如照片、胶片、磁带、光盘）单独存放，采取防磁、防光措施，定期（每半年）检查其完好性。档案信息备份电子档案：每月进行增量备份，每年进行全量备份，备份介质（如移动硬盘、云存储）应异地存放，保证数据安全；纸质档案：对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率不低于300DPI，扫描件与纸质档案同步管理。（四）档案鉴定与销毁流程鉴定组织档案管理部门每3年组织一次档案鉴定工作，由分管领导牵头，档案管理部门、业务部门、法务部门相关人员组成鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。鉴定标准继续保存：反映企业重要历史、具有查考利用价值的档案；销毁：无保存价值、已超过保管期限且无特殊意义的档案（如过期的一般性通知、临时性会议材料等）。销毁操作步骤（1）编制销毁清册：档案管理部门对拟销毁档案进行清点，编制《档案销毁审批表》（详见模板三），注明档案的档号、题名、形成日期、保管期限、数量、销毁理由等信息，由鉴定小组负责人签字确认。（2）审批：《档案销毁审批表》经分管领导审批，重大销毁事项需报总经理办公会审议。（3）监销：销毁时，由档案管理部门、法务部门派专人（如档案管理员、法务专员）共同监销，保证档案销毁彻底、不留残片，并在销毁清册上签字确认。（4）记录存档：《档案销毁审批表》及监销记录需永久保存，电子档案销毁需保留操作日志。三、标准化模板工具模板一：文件归档交接清单归档部门移交人接收人归档日期序号档号题名责任者形成日期份数页数备注12023-01-01年度工作计划总经办2023-01-0511522023-02-05项目合作协议市场部2023-02-10228含附件……备注：1.归档文件需齐全、完整，无涂改；2.一式两份，归档部门与档案管理部门各执一份。模板二：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式借阅日期档号题名借阅用途借阅期限归还日期2023-03-12设备采购招标文件项目审计备查3天2023-10-20……………审批意见：部门负责人签字：__________日期：______档案管理部门负责人签字：__________日期：______分管领导签字（涉密档案）：__________日期：______模板三：档案销毁审批表档案类别保管期限销毁数量销毁理由文书档案10年50份已超过保管期限，无查考价值序号档号题名形成日期12013-01-08年度工作总结2013-01-1522013-02-20临时会议通知2013-02-22…………鉴定小组意见：组长签字：__________日期：______审批意见：档案管理部门负责人签字：__________日期：______分管领导签字：__________日期：______总经理签字（重大销毁）：__________日期：______监销记录：监销人1：__________监销人2：__________日期：______四、关键风险控制点（一）归档不及时风险表现：文件形成后长期未归档，导致档案散失、内容缺失。控制措施：明确各部门归档责任人，将归档工作纳入部门绩效考核；档案管理部门每月通报各部门归档进度，对逾期未归档的部门进行提醒。（二）档案保密风险表现：涉密档案借阅审批不严，档案内容泄露。控制措施：严格区分涉密与非涉密档案，涉密档案单独存放、专柜保管；借阅涉密档案需经分管领导审批，借阅人签订《保密承诺书》；定期开展保密培训，提高员工保密意识。（三）档案损毁风险表现：库房环境不达标、档案存放不当导致文件霉变、虫蛀、丢失。控制措施：每日监控库房温湿度，超标时及时采取通风、除湿等措施；档案上架时轻拿轻放，避免挤压；定期检查档案实体，对受损档案及时修复。（四）电子档案安全风险表现：电子档案丢失、篡改、病毒感染。控制措施：电子档案管理系统设置访问权限，采用加密技术存储数据；定期进行病毒查杀和数据备份，备份介质异地存放；严禁在非涉密终端上处理、存储涉密电子档案。（五）销毁合规风险表现：未经审批擅自销毁档案，或销毁后未留记录。控制措施：严格执行档案鉴定与销毁审批流程，销