房地产中介公司合同管理管控制度

房地产中介公司合同管理管控制度

房地产中介公司合同管理管控制度一、总则（一）目的为加强本房地产中介公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，有效防范合同风险，维护公司合法权益，促进公司业务的健康、稳定发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于房屋买卖中介合同、房屋租赁中介合同、合作协议等。（三）管理原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、管理等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.全面管理原则：对合同的全过程进行管理，涵盖合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等各个环节。3.分工负责原则：明确各部门在合同管理中的职责，实行分工协作、相互监督。4.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施降低风险发生的可能性和损失程度。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组1.组成：由公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。2.职责：-审议、制定和修改公司合同管理制度；-协调解决合同管理中的重大问题；-对重大合同的签订、履行、变更、解除等事项进行决策。（二）法务部门1.职责：-负责制定和完善合同示范文本；-对合同进行法律审核，提出法律意见和建议；-参与重大合同的谈判和起草工作；-处理合同纠纷案件，维护公司合法权益；-组织开展合同法律知识培训和宣传工作。（三）业务部门1.职责：-负责本部门业务合同的起草、谈判、签订和履行工作；-对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查和评估；-及时向法务部门和其他相关部门通报合同履行情况，协助处理合同纠纷；-负责本部门合同的整理、归档和保管工作。（四）财务部门1.职责：-参与涉及财务条款的合同审核工作，对合同的付款方式、结算时间等财务条款进行审查；-负责合同款项的收付结算，监督合同执行情况；-协助法务部门和业务部门处理涉及财务问题的合同纠纷。三、合同的签订（一）合同相对方的审查1.业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行调查和评估。2.要求合同相对方提供营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书等相关证明文件，并进行核实。3.对于重大合同或合作方情况复杂的合同，可委托专业机构进行尽职调查。（二）合同的起草1.合同起草应优先使用公司制定的合同示范文本。如无示范文本，业务部门应根据具体业务情况和法律规定起草合同。2.合同条款应明确、具体、完整，包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.涉及专业技术、质量标准等内容的合同，应邀请相关专业人员参与起草或提供专业意见。（三）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应先进行内部审核，确保合同内容符合业务要求和公司规定。2.内部审核通过后，将合同提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同条款的合法性、有效性、完整性等进行审查，并提出法律意见和建议。3.涉及财务条款的合同，还应送财务部门进行审核，财务部门应就付款方式、结算时间、税务处理等财务问题提出意见。4.对于重大合同或涉及多个部门的合同，应组织相关部门进行会审，共同对合同进行审核。（四）合同的签订1.合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代理人签订。授权代理人签订合同的，应持有法定代表人签署的授权委托书。2.签订合同应使用公司统一的合同专用章，严禁使用部门章或其他印章代替合同专用章。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交公司档案室归档，同时留存副本供本部门使用。四、合同的履行（一）履行责任1.合同签订后，各部门应按照合同约定全面履行自己的义务，确保合同的顺利履行。2.业务部门作为合同履行的主要责任部门，应指定专人负责合同的跟踪和落实，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.其他相关部门应根据各自职责，积极配合业务部门做好合同履行工作。（二）履行监督1.财务部门应根据合同约定，对合同款项的收付情况进行监督，及时提醒业务部门催收款项或支付款项。2.法务部门应定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时提出法律建议，防范合同风险。3.合同履行过程中，如发现对方有违约行为或可能影响合同履行的重大事项，业务部门应及时向公司领导汇报，并采取相应措施维护公司权益。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更或解除合同，业务部门应及时提出书面申请，并说明变更或解除的原因、内容及对公司的影响。2.变更或解除合同的申请应经法务部门审核，并报公司领导审批。3.变更或解除合同应签订书面协议，明确双方的权利和义务。变更或解除合同的协议应按照合同签订的程序进行审核和签订。五、合同纠纷的处理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时的原则进行处理，积极维护公司的合法权益。2.尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，减少诉讼成本和对公司声誉的影响。如协商、调解不成，应及时采取仲裁或诉讼等法律手段解决。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集、整理与纠纷相关的证据材料，包括合同文本、往来函件、会议纪要、履行凭证等，并向法务部门报告。2.法务部门应会同业务部门对纠纷情况进行分析评估，制定纠纷处理方案，并报公司领导审批。3.根据纠纷处理方案，法务部门负责与对方进行协商、调解或代表公司参加仲裁、诉讼等法律程序。业务部门应积极配合法务部门的工作，提供必要的支持和协助。4.纠纷处理过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，根据公司领导的指示调整处理方案。5.纠纷处理结束后，法务部门应及时总结经验教训，提出改进措施和建议，防止类似纠纷再次发生。六、合同的归档与保管（一）归档要求1.公司档案室负责合同的统一归档和保管工作。业务部门应在合同签订后及时将合同原件及相关资料移交档案室。2.归档的合同应包括合同文本、审批文件、相关证明材料、履行记录等，确保资料完整。3.合同应按照业务类型、签订时间等进行分类归档，建立电子和纸质档案目录，便于查询和管理。（二）保管期限合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。一般情况下，重要合同的保管期限为自合同履行完毕之日起10年，普通合同的保管期限为自合同履行完毕之日起5年。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.如需借阅合同档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需延期应办理续借手续。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。七、附则（一）制度的解释与修订1.本制度由公司法务部门负责解释。2.本制度如有未尽事宜或与国家法律法规相抵触的，以国家法律法规为准。公司可根据实际情况和法律法规的变化，对本制度进行修订。（二）制度的生效本制度自发布之日起生