行政采购审批流程与文档模板

行政采购审批流程与一、适用范围与典型场景二、全流程操作步骤详解（一）需求发起与申请责任人：需求部门经办人/部门负责人操作说明：需求部门根据实际工作需要（如物资短缺、设备老化、服务到期），填写《行政采购申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总预算、用途说明、期望交付时间及紧急程度（普通/紧急）。部门负责人对需求的合理性（如是否必要、是否可复用现有资源）进行初审，签字确认后提交至行政部。输出物：《行政采购申请表》（部门负责人签字版）（二）需求审核与预算复核责任人：行政部专员、财务部预算专员操作说明：行政部收到申请后，1个工作日内完成需求审核：核查采购物品/服务的合规性（是否符合公司采购目录）、规格参数的准确性（是否匹配实际使用需求）、预算金额的合理性（参考历史采购价或市场均价）。审核通过后，行政部将申请转至财务部；财务部重点复核预算额度：若在部门年度预算内，直接签字确认；若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，经分管领导审批后返回行政部。输出物：《行政采购申请表》（行政部、财务部审核签字版）（三）供应商选择与比价责任人：行政部采购专员、需求部门代表操作说明：小额采购（≤5000元）：行政部从《合格供应商名录》中筛选2-3家供应商进行询价，填写《供应商比价表》，记录报价、交货期、质保期等关键信息，选择性价比最优的供应商。大额采购（＞5000元）：行政部组织需求部门、财务部成立采购小组，采用公开招标、竞争性谈判或单一来源采购（如唯一供应商）方式，形成《采购评审报告》，明确最终供应商及理由。特殊情况（如独家代理、定制化服务），需附供应商资质证明（营业执照、相关行业许可证）及《特殊采购说明》。输出物：《供应商比价表》或《采购评审报告》、供应商资质复印件（四）合同签订与订单下达责任人：行政部负责人、法务部（如需）、总经理（如需）操作说明：采购金额≤1万元：行政部根据比价结果拟定《采购合同》（或订单），明确双方权利义务（物品/服务标准、价格、交付时间、验收方式、违约责任），经行政部负责人审批后，与供应商签订。采购金额＞1万元：合同需经法务部审核条款合规性，最终由总经理签字盖章生效。合同签订后，行政部向供应商下达《采购订单》，并抄送需求部门、财务部备案。输出物：《采购合同》（审批版正本）、《采购订单》（五）物资交付与验收责任人：供应商、需求部门、行政部、财务部操作说明：供应商按合同约定时间交付物资/提供服务，需求部门对照《采购订单》核对实物：数量是否准确、规格是否匹配、外观是否完好、服务是否达标。验收合格：需求部门、行政部共同在《物资验收单》签字确认，注明“验收合格”；验收不合格：当场拒收并书面说明原因，行政部在2个工作日内与供应商协商换货/退款，重新启动采购流程。涉及固定资产（如电脑、打印机）的，需同步更新《固定资产台账》，粘贴资产标签。输出物：《物资验收单》（需求部门、行政部签字版）、《固定资产台账》（更新版）（六）付款申请与财务审批责任人：行政部专员、财务部经理、总经理操作说明：行政部在验收合格后3个工作日内，收集《采购合同》《采购订单》《物资验收单》《发票》（或收款收据）等资料，填写《付款审批单》，按审批流程提交：付款≤5000元：行政部负责人→财务部经理；付款＞5000元：行政部负责人→财务部经理→总经理。财务部核对单据一致性（合同金额、订单金额、验收数量、发票金额）无误后，安排付款（转账/现金/对公账户）。输出物：《付款审批单》（完整审批版）、付款凭证（七）资料归档责任人：行政部档案管理员操作说明：每笔采购完成后，行政部将《采购申请表》《供应商比价表》《采购合同》《采购订单》《物资验收单》《付款审批单》等资料按“采购时间+采购类别”分类整理，扫描存档电子版，纸质版装订成册保存期限≥3年，保证可追溯。输出物：采购档案（电子+纸质）三、核心清单（一）行政采购申请表申请部门申请人联系方式采购物品/服务名称规格型号数量预估单价（元）总预算（元）用途说明期望交付时间紧急程度（□普通□紧急）部门负责人意见：签字：日期：行政部审核意见：签字：日期：财务部预算复核意见：签字：日期：总经理审批意见（如需）：签字：日期：（二）供应商比价表采购项目名称：比价日期：序号供应商名称——————123比价结论：□选择供应商1（理由：）□选择供应商2（理由：）□选择供应商3（理由：）采购小组签字：日期：（三）物资验收单采购订单号：验收日期：供应商名称物品/服务名称规格型号验收结果：□合格（具体说明：）□不合格（具体说明：）需求部门验收人：签字：处理意见（如需）：（四）付款审批单供应商名称采购项目名称合同号付款金额（大写）：付款金额（小写）：付款方式付款事由：附件清单：□《采购合同》□《采购订单》□《物资验收单》□《发票》□其他行政部负责人意见：签字：日期：财务部经理意见：签字：日期：总经理意见（如需）：签字：日期：四、执行要点与风险提示（一）预算控制严格执行年度预算管理，超预算采购需提前提交《预算调整申请》，说明超预算原因及解决方案，避免无计划支出。（二）供应商管理建立《合格供应商名录》，定期对供应商履约能力（质量、交期、服务）进行评估，淘汰不合格供应商，保证采购质量。（三）文档完整性采购全流程需留存书面或电子记录，关键节点（如验收、付款）必须有签字确认，避免因单据缺失导致纠纷。（