《企业行政管理实务》课件-项目三：日常行政事务管理

《企业行政管理实务》1.接待工作概述主讲人：接待工作概述01接待工作的内容02接待工作的规格03接待工作的基本要求04目录CONTENTS通过学习接待工作概述，使学生了解在接待工作中，热情友好，文明礼貌；细致周到、按章办事；勤俭节约及注意保密等职业道德的重要性。一、接待工作概述接待工作是企业行政管理的一项重要工作。公务接待是指为完成组织和单位的接待任务而进行的筹划、组织、协调、实施和服务等一系列活动。二、接待工作的主要内容1.接待来访客户；2.安排有关洽谈、签约、工作交流等具体事宜；3.组织来宾的参观、考察、拜访等活动；4.安排工商、税务、审计等政府主管部门的检查工作；5.为来宾其他的合理要求提供服务等。三、接待工作的规格高规格接待对等规格接待低规格接待三、接待工作的规格①高规格接待高规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。②对等规格接待对等规格接待，就是指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。③低规格接待低规格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。三、接待工作的规格接待工作的规格是指接待工作所执行的标准等级。企业接待工作的规格可参照以下四个方面执行：1.根据国家的有关规定；2.执行上级单位的规定；3.参照同行业、同规模企业现行的标准；4.采用对等接待的原则。每次接待工作都应根据接待对象和工作性质的不同而设定具体的接待规格，以便接待人员提前做好准备工作。接待规格应经接待执行部门领导审批。四、接待工作的基本要求1、诚恳热情的态度2、行为举止的姿势站立姿势走路姿势坐下姿势3、服饰仪态的要求4、语言文雅得体仪容仪态仪表四、接待工作的基本要求（一）热情友好，文明礼貌四、接待工作的基本要求（二）细致周到、认真谨慎根据不同国家、地区、民族的风俗习惯区别接待来访者。四、接待工作的基本要求（三）勤俭节约、按章办事按照企业预算、接待规格等，安排具体接待事项。做好硬环境、软环境等接待环境的准备。四、接待工作的基本要求（四）内外有别，保守秘密做好待客时的信息保护工作，谨防机密泄露。《企业行政管理实务》2.接待工作的一般程序主讲人：做好准备工作01制定接待方案02正式接待03后续工作04目录CONTENTS通过学习接待工作的一般程序，使学生明白接待工作的重要性，从而更周全全面的做好接待。一、准备工作接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接待工作的质量和效果。一、准备工作（一）平时的准备工作1.思想心理的准备2.业务知识和能力的准备3.接待环境的准备确认清楚客人的基本情况，主要包括：来访目的；来访人数；来访者乘坐的交通工具及抵达时间；来访者单位的基本情况；来访者的个人信息，性别、年龄、身份、民族以及文化背景、兴趣爱好等。区分好已预约客人和非预约客人。一、准备工作（二）了解客人的基本情况二、制订接待方案1.明确接待目的并确定接待规格。2.明确工作分工及责任人3.来访者的日程安排。4.食宿安排。5.交通工具安排。6.安全措施。7.费用预算。

8.落实接待方案，做好接待前的细节工作三、正式接待1.专人迎接来宾核实来宾班机、车、船抵达的具体时间，准备好车辆到机场、车站、码头接站。若双方第一次见面，要准备接站牌。若无需接站，接待人员在大楼门口或大厅迎候，并引导来宾到会客室。三、正式接待2.安排好来宾的住宿及生活住宿地点、标准、房间数量宴请时间、地点、标准主要陪同人员；主要工作人员重要嘉宾的特殊要求三、正式接待3.企业领导看望来宾国内礼仪、政务礼仪以左为尊；国际礼仪、商务礼仪以右为尊。宴请是公关活动中常见的一种方式，通过宴请达成某种共识，拉近彼此距离。三、正式接待4.安排宴请活动三、正式接待5.精心做好来宾的各项行程活动三、正式接待6.为客人订购返程机票或车船票7.安排专人送行确认来宾返程具体时间、飞机（或车、船）班次等，提前订好车辆，并通知有关人员。送客时，应提前出发，尤其是外宾，需提前2——3个小时到达机场（或车站、码头），因外宾安全检查需很长时间。只有等来宾乘坐的交通工具启动后才可以走开。1.主动与来宾联系，祝福并征询来宾的意见。2.做好结算和报销工作。3.整理接待工作的有关文件材料。4.总结接待工作。5.做好有关资料的归档工作。四、后续工作《企业行政管理实务》3.企业对外关系管理主讲人：企业与政府关系的重要性01处理企业与政府关系的基本原则02企业与政府关系管理的方法03企业与社区关系管理04目录CONTENTS通过学习企业对外关系管理，使学生了解企业和政府相辅相成的重要关系，从而建立遵纪守法、服从管理等意识。一、企业与政府关系的重要性（一）企业的运作和发展离不开政府的支持和帮助，受到政府相关部门的监管（1）政府通过制定政策管理企业。企业总是在政府的允许范围内运行和发展。（2）政府能够给企业提供有力的资金支持。如拨款、贷款、经济援助等。一、企业与政府关系的重要性（二）企业的发展是地方和国家经济发展的源泉，也是政府工作成绩的主要表现（1）企业是社会财富的创造者，也是政府财政的主要纳税者。企业效益增加，带来政府财政税收的增多，可以更好地促进政府开展教育、交通、医疗等其他政府工程的建设。（2）企业积极承担社会责任，能够支持政府工作。二、处理企业与政府关系的基本原则（1）企业必须服从政府的统一管理。（2）遵纪守法。（3）大力支持政府工作。（4）企业利益应与国家利益和社会利益一致。三、企业与政府关系管理的方法（1）及时了解和熟悉政府颁布的各项政策、法规，收集、汇编各级政府和部门下达的各种文件、条例，并随时研究政府政策、法规的变动，准确掌握政府的大政方针和宏观意图，以便正确接受国家对企业的宏观指导。（2）自觉遵守政府的各项法规条令，用其规范企业的生产经营活动；主动协调和正确处理企业与国家的利益关系，维护和服从国家的整体利益。三、企业与政府关系管理的方法（3）熟悉政府机关的机构设置和职能分工，弄清与本企业联系密切的职能部门的工作范围和办事程序，并与有关工作人员保持经常联系，以便提高办事效率。（4）主动向政府有关部门通报企业的经营情况，提供有关信息资料，争取政府部门的了解与支持，为政府制定有利于企业发展的政策和法规提供依据。三、企业与政府关系管理的方法（5）邀请政府官员到企业参观、访问，或出席企业庆典仪式、成果展览、新闻发布会等，利用各种渠道和形式加强政府与企业的联系，增进政府对企业的了解和支持。（6）主动协助政府解决一些社会问题，如出资赞助社会公益事业、提供就业机会、进行就业培训和在职培训、积极参加各种公益活动、自觉保护生态环境等。四、企业与社区关系管理（一）企业与社区关系的重要性社区是企业赖以生存、发展的基本环境，是企业存在、发展的社会根基。发展良好的企业与社区关系，可以争取社区公众对企业的了解和理解，为企业创造一个稳固的生存环境；同时，企业可以带动社区经济的发展，增加社区居民的就业机会。1．参与社区公益事业建设企业可通过提供资金和劳务等形式，来支持社区的各种公益事业。2．积极承担社区责任企业作为社区的一员，应该主动协助完成社区管理工作。3．加强与社区的沟通交流四、企业与社区关系管理（二）企业与社区关系管理的方法《企业行政管理实务》4.企业文书的种类与管理主讲人：企业文书的含义01企业文书的种类02企业文书管理03目录CONTENTS一、企业文书的概念企业文书是企业为日常生产经营活动的顺利开展而拟写和制定的文书。二、企业文书的种类1．行政公文中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》规定我国现行公文有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。尽管这些公文种类是针对行政机关的，但原则上也适合企业参照使用。二、企业文书的种类2．常用文书。包括报告、总结、计划、领导讲话、信函、备忘单等。3．制度类文书。包括规章制度、管理工作流程等。4．业务类文书。包括记录业务流程、作业指导书、记录、标准等。二、企业文书的种类5．公关类文书。包括新闻稿、产品说明书以及其他礼仪性文书等。6．契约类文书。包括合同书、委托书、协议书、意向书等。7．财务、统计类文书。包括会计凭证、财务报告、账簿、报表、统计资料等。8．电子文书。包括电子文件、传真文件、电子邮件等。三、企业文书管理（一）企业文书的拟制（二）发文处理程序（三）收文处理程序三、企业文书管理（一）企业文书的拟制企业文书拟制包括文书的起草、审核、签发等程序企业文书起草要参照公文起草相关要求，高标准、严要求，要符合国家法律法规和党的路线方针政策，从实际出发，切实可行，文种正确，格式规范，主旨突出，结构严谨，表述准确，文字精练，并注意调查研究和论证。三、企业文书管理（一）企业文书的拟制为提高工作效率，尤其在非国有企业，审核文稿前可以略去初审步骤，专业文书由相关职能部门根据实际需要审核，一般文书由办公室负责人审核。企业文书的签发，由单位主要负责人或业务主管负责人完成，涉及多个部门或者多头分管的，由相关负责人会签。

三、企业文书管理（二）发文处理程序（1）复核。（2）登记。（3）印制。（4）核发。三、企业文书管理（三）收文处理程序（1）签收。签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。（2）登记。文秘人员对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施，是一项重要的制度。文秘人员应逐项登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等。三、企业文书管理（三）收文处理程序（3）初审。主要是检查来文内容是否与本单位的工作范围相关。三、企业文书管理（三）收文处理程序（4）批办。企业领导人或行政部门负责人对来文如何办理所作的批示。（5）承办。根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一。三、企业文书管理（三）收文处理程序（6）传阅。文秘工作人员根据领导指示，将公文送有关领导阅知或者批示。文秘人员应掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用规范的传阅单。三、企业文书管理（三）收文处理程序（7）催办。文秘人员对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。《企业行政管理实务》5.电子文件的管理主讲人：电子文件的含义与特点01电子文件的分类02电子文件的发文办理03目录CONTENTS电子文件的收文办理04电子文件的归档05一、电子文件的含义与特点根据中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002中，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”一、电子文件的含义与特点（1）信息的非人工识读性（2）信息的易变性（3）依赖性（4）可分离性电子文件的特点：国家《电子文件管理规范》中，将电子文件分了8大类：二、电子文件的分类1文本文件2图像文件3图形文件4影像文件5声音文件6超媒体链接文件7程序文件（程序设计、编码文件）8数据库文件三、电子文件的发文办理1．电子公文生成电子公文的生成主要是利用计算机文字、表格、图形处理、数据库等软件进行公文的撰写，生成包含文字、图形、表格等形式在内的混合文档。电子公文的生成可选择按公文类型预先设计好的公文标准格式模板，进行公文的撰写。三、电子文件的发文办理2审核3修改4内、外部会签5核稿6签发三、电子文件的发文办理7．编号电子公文办理部门对签发完毕的公文进行办理，确定发文号、发文机关、发文日期、密级等，编号后将电子公文放入发文信箱，或直接打印输出。8．分发由电子公文办理部门打开发文信箱，选择待分发的电子公文，分别确定主送、抄送单位信息后，进行网上发送或选择其他方式发送。三、电子文件的发文办理9．登记发文办理完成后，办理部门应及时对电子公文进行鉴定工作，包括确定保管期限、密级等，并要对电子公文的著录项（如：文件序号、文件类型、文件标题、文号等）及电子公文的元数据（如文件产生的软、硬件环境、文件格式、文件载体等）进行登记。四、电子文件的收文办理1.收文登记通过网络传送的电子公文可由电子公文办理人员打开收文信箱进行网上接收，并对收文的著录项逐项接收登记。2．拟办拟办负责人通过网络直接调阅待拟办的电子公文，并在计算机上签署处置意见或选择拟办模板，拟办完成后，电子公文自动转去批办或返回公文办理部门。四、电子文件的收文办理3．批办批办负责人通过网络直接调阅待批办的电子公文，并在计算机上签署处置意见或选择批办模板，批办完成后，电子公文自动转去承办或返回公文办理部门。4．承办将待办理的电子公文通过网络传送给承办部门或承办人。四、电子文件的收文办理5．跟踪对发出的电子公文，可在网上进行自动跟踪，以便公文办理部门和有关领导了解当前电子公文的办理状况。6．传阅将电子公文通过网络分送到传阅者处，传阅完毕系统确定后自动返回公文办理部门。四、电子文件的收文办理7．注办当电子公文办理完毕后，由承办部门或承办人在计算机“收文办理单”的“办理结果”栏内填写公文的办理结果，之后将电子公文返回公文办理部门，由公文办理部门注办并作归档处理。五、电子文件的归档1电子文件的收集要求2电子文件的收集方法3电子文件的分类编码《企业行政管理实务》6.会议策划与会前准备主讲人：会议策划01会前准备02会场布置03目录CONTENTS一、会议策划（一）确定目标，进行调研（二）分析材料，做出方案（三）比较论证，选择方案（四）跟踪反馈，确定方案一、会议策划（一）确定目标，进行调研明确会议目标。调查研究，收集信息。一、会议策划（二）分析材料，做出方案利用各种可靠渠道收集会议策划所需要的材料和信息，并根据主、客观的实际情况整理和分析所收集到的信息。策划方案至少要有两种以上，以便进行综合比较，择优选用。一、会议策划（三）比较论证，选择方案一份好的会议策划方案必须兼顾全局性、可行性和效益性。内容包括以下几项：（1）确定会议的主题和议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议的时间、会期。（4）确定会议所需的设备和工具。（5）确定会议所需的文件范围，并安排印制工作。（6）确定与会代表的组成。（7）确定宣传机构和模式。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议餐饮安排。（10）确定筹备机构与人员分工（针对大型会议）一、会议策划（四）跟踪反馈，确定方案根据策划方案编制具体的实施计划。（1）追踪反馈，根据反馈情况，对策划方案进行追踪决策，提出修正方案或进行局部调整。（2）二、会前准备（一）确定会议主题、议题（二）确定会议时间、地点（三）确定会议议程、日程（四）准备会议文件、资料（五）做好会议经费预算（六）落实明确会议分工（一）确定会议主题、议题二、会前准备会议主题是召开会议的目的、主要思想和主要内容，与会人员通过它就可以了解会议的大体内容。会议议题是围绕会议主题而设立的一个个拟讨论的问题，它是会议主题的具体化。会议开始之前要明确会议的主题、议题，并且及时通知参加会议的人员，以便与会者获得知情权；便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。（二）确定会议时间、地点二、会前准备时间会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。地点会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。（三）确定会议议程、日程二、会前准备01会议议程是对会议计划要讨论和交流的内容以及所要解决的问题按逻辑顺序做出的书面安排。02会议日程是将各项会议活动（包括辅助性、仪式性的活动）落实到单位时间的书面安排。03会议议程和日程一般在会议前发给与会人员。（四）准备会议文件、资料二、会前准备1背景材料2会议程序与日程安排3开幕词和闭幕词4领导讲话稿及会议主要发言人的演讲稿5会议有关议案6会议通知及请柬等7新闻稿8会议证件（五）做好会议经费预算二、会前准备会议支出一般包括：交通费、会议场地租金、会场布置费用、会议设备租金、住宿费、餐饮费、资料费用、人工费及考察费用、杂费等。会议经费预算包括会议支出预算和会议收入预算两大部分。会议收入包括：本单位专款、联合主办者提供、会务费、外单位赞助及其他。（六）落实明确会议分工二、会前准备会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤组、保卫组等工作组，重要会议可设专职服务员，并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、用餐等工作。三、会场布置（1）主席台（2）会场形式（3）会场设备（4）会场装饰《企业行政管理实务》7.会议概述主讲人：会议的含义01会议的功能02会议的构成要素03目录CONTENTS会议的分类04一、会议的含义企事业单位等有组织、有目的召集人员为解决问题、交流思想、贯彻指示、部署工作等，遵循一定的议程，围绕共同的主题进行的多项沟通活动。二、会议的功能1决策功能2执行功能3沟通职能4协调功能5监督功能三、会议的构成要素（三）会议地点举行会议活动的场所。（四）会议组织者会议组织者一般是指发起会议、召集会议和提供会议服务的人。（五）与会人员参加会议的人员，也称为会议成员。三、会议的构成要素注意：正式成员享有发言权、讨论权、动议权、提案权；列席成员享有发言权但没有选举权；旁听成员既无发言权也无选举权；特邀嘉宾包括上级机关领导、社会知名人士、外国来宾、报告人员等。工作人员包括会议筹备、记录、会间服务等方面的人员。三、会议的构成要素（六）会议议题会议议题是会议要集中商议和解决的问题，是会议主要构成要素。（七）会议成果会议的成果包括会议最终形成的决定、与会者达成的共识、会议的选举结果等。四、会议的分类（一）根据会议时间进行划分根据会议时间可以分为定期会议和不定期会议。定期会议也称为例会，参加人员、会议地点、会议时间、会议程序基本固定。四、会议的分类股东大会和董事会会议总经理办公会部门协调会部门例会企业年会四、会议的分类（二）根据会议使用媒介进行划分根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。四、会议的分类（三）企业对外会议企业对外会议主要有产品展销会、新产品发布会、市场推广会、经销商会议、技术交流会等。这类会议一般专业性强，涉及公司的形象，因此对会议的筹备和管理的要求较高，一般以业务部门为主，行政部门和公关部门协助。《企业行政管理实务》8.会间与会后工作主讲人：会间服务01会后工作02目录CONTENTS一、会间服务（一）会议签到（二）会场服务（三）会议记录（四）会议简报（五）会议调度（六）其他服务一、会间服务（一）会议签到会议签到的目的是统计到会人数，同时能够有效地保证会议的安全。对于股东大会、董事会来说，还关系到与会人员是否达到法定人数，选举结果和通过的决议是否有效等问题。签到方式主要有：簿式签到、卡片式签到和电子签到等。（1）欢迎来宾，引导座位。（2）保持会议上下和会场内外的联络与沟通。（3）维持会场秩序。（4）保证会议设备的正常使用。（5）提供会议用品。（6）保障会场安全。（7）搞好会场卫生。（8）提供会间茶点。一、会间服务（二）会场服务一、会间服务（三）会议记录01会议记录是在开会现场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。02会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础和重要素材，可以作为会议内容的原始凭证。03会议记录包括文字记录、音频记录和视频记录。一、会间服务（四）会议简报报道式选取会议中有价值的内容编成简短的消息，反映会议全局或局部进展情况。转发式将重要的、有代表性的言论或观点摘录出来，可以是启发性的发言、倡议、意见、某个专题的各种观点等。一、会间服务（五）会议调度会议组织者在会议进行期间对会议程序、会议内容、会场服务等情况进行临时的变通、调整和安排。（六）其他服务会议组织者应安排好与会人员在会议召开期间的食宿、交通、活动、参观访问和业余文化生活。二、会后工作（一）安排与会人员返程（二）会场善后工作（三）会议经费结算（四）制发会议纪要（五）会议文件资料的收集和整理（六）会议总结与效果评估二、会后工作（一）安排与会人员返程（1）提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。（2）结清参会费用。（3）引导与会人员离场。（4）安排车辆和人员送站。（5）安顿暂留人员。二、会后工作（二）会场善后工作打扫会场，保证会场的清洁整齐。（1）清点物品与设备。（2）清理会议资料及其他物品。（3）归还租借物品。（4）二、会后工作（三）会议经费结算很多会议需要与会代表向主办方支付一些必要的费用，如培训费、住宿费、资料费、餐饮费等。此外，还需要结清会议的各项费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、会议期间的相关服务费用等，并及时与会场租借方进行交接。二、会后工作（四）制发会议纪要会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上分析、综合、提炼而成，用来反映会议精神和会议成果的文件。办公会议纪要（1）工作会议纪要（2）协调会议纪要（3）研讨会议纪要（4）二、会后工作（五）会议文件资料的收集和整理办会人员应首先确定会议文件收集、整理的范围，包括根据会议流程产生的文件，然后根据会议文件收集的要求做好相关工作，最后按照文书立卷的原则完成会议文件资料的归档工作。二、会后工作（六）会议总结与效果评估在企业正式会议结束后，要向与会人员、会务工作人员、公司各部门等收集关于会议举办情况的反馈信息，以此对会议目标的实现、客人对会议安排的满意程度等进行评估。在会议评估的基础上，对此次会务工作的成绩进行肯定，同时对存在的不足分析原因，总结教训，以便为以后的工作提供借鉴。《企业行政管理实务》9.企业差旅管理主讲人：企业差旅管理的内容01出差申请与报销手续02目录CONTENTS交通住宿安排03差旅费用管理04跨国差旅05通过学习企业差旅管理，使学生明确规章制度在企业差旅管理中的重要性，从而更好控制企业成本。一、企业差旅管理的内容出差是企业员工由于工作关系需要外出的活动。企业行政部门对整个企业的员工差旅活动进行管理。主要内容包括：出差申请与报销手续、交通住宿安排、差旅费用管理和跨国差旅等方面。二、出差申请与报销手续1.出差申请一般情况下，企业员工出差必须事先提出申请，填写《出差申请单》，由部门经理批准。员工出差回来后，需填写《出差费用报销单》，交部门经理确认，若干天内凭财务联按规定报销差旅费。如有紧急情况，未能及时办理出差手续，应在事后予以补办。二、出差申请与报销手续2.出差报销交通费的报销：飞机、高铁、火车、轮船、汽车票在不超过规定标准前提下实报实销，由企业提供交通工具者，不得报销交通费用。员工因出差发生的订票手续费、往返机场、码头、车站的交通费用、车辆通行费、旅客人身意外伤害保险费（限每人每次报销一次）等费用，凭发票实报实销。三、交通住宿安排1.交通工具的选择交通及住宿标准应根据企业的出差管理制度而定。行政人员根据出差的距离、时间、经济性、出差人员的职位等安排相应的交通方式。出差的交通方式有企业车辆、的士、火车、客车、高铁、飞机、轮船等。2.住宿酒店的选择三、交通住宿安排企业根据自身情况制定差旅管理制度，明确规定各级人员出差时的住宿标准。需要注意的是，住宿标准和价格根据地区、时间不同也有差异，大多数酒店的价格都会有变化，在淡季或者通过企业商旅服务平台订购可以获得较大的折扣。四、差旅费用管理1.严格执行企业的差旅管理制度。企业差旅管理制度需要加强监管、严格执行，特别出差票据，应认真审核，以免出现多报、虚报。2.提高差旅费用管理的效率。企业财务部门在处理差旅费用报销时，需要做好票据的核查、审计等工作，企业尽可能利用计算机提高差旅费用管理效率，提高差旅费用管理水平。五、跨国差旅（一）跨国差旅准备工作1.办理出国申请办理时应写明出国事由、出国路线、出国日程安排、出国组团人数等；申请书后要附出国人员名单（写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称）以及外国公司所发的邀请函（副单）。五、跨国差旅（一）跨国差旅准备工作2.办理护照护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。五、跨国差旅（一）跨国差旅准备工作3.办理签证签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。申请签证：⑴由本人亲自持护照和有关申请签证的材料到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理⑵可委托权威可靠的签证代办机构代办⑶可委托前往国家洽商的组织到前往有关国家的使（领）馆办理。五、跨国差旅（一）跨国差旅准备工作4.办理健康证书办理了有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，领取“黄皮书”（即国际预防接种证书）。五、跨国差旅（二）跨国差旅注意事项收集文化习俗材料1兑换外汇2注意时差3《企业行政管理实务》10.企业差旅管理的新趋势主讲人：颜爱妮前言(三)企业行政管理与公共行政管理的区别随着现代通信、计算机、网络等技术的成熟，企业的差旅管理出现外包化、信息化、集中化的新趋势。优秀的差旅管理不但可以提高企业的行政管理水平和管理效率，削减超过软件20%的成本费用，还能使出差人员享受更加便捷、周到、准时、安全的差旅服务。外包化的差旅管理01信息化的差旅管理02目录CONTENTS集中化的差旅管理03一外包化的差旅管理一、外包化的差旅管理（一）外包化的差旅管理的含义外包化的差旅管理是指企业将自己的差旅费用和管理全部交给专业的管理公司，由专业公司整合资源，提供包括预订酒店、机票、会务、租车等全方位的服务，并执行有效的差旅制度，利用先进的数据分析系统，规范公司差旅行为、降低公司差旅成本的一种综合性管理。一、外包化的差旅管理（二）外包化的差旅管理作用1降低企业的差旅费用，节约成本;2给企业提供便捷、多样的差旅服务3使企业从烦琐的差旅管理中解放出来，能够有更多时间专注于其核心业务。一、外包化的差旅管理（三）实施外包化的差旅管理主要流程1.填写申请表。员工出差之前要填写好出差申请表,其内容包括所属的部门、行政级别、出差时所能享受的待遇、个人爱好、出差的时间及地点等。2.确定差旅方案。出差的员工要将申请表通过电子邮件传到差旅管理公司的服务终端，由客户经理确认无误后,将这些信息输人差旅管理系统,之后就会生成一套为出差人员量身定做的个性化服务方案。3.形成定期反馈差旅报告。差旅管理公司会有专门的客户服务经理时刻关注企业在商务旅行中的时间、地点和各类需要，对企业每月的差旅报表进行数据分析，查找出其中存在的漏洞，形成差旅报告，向企业提出建议。二信息化的差旅管理二、信息化的差旅管理（一）信息化的差旅管理的含义信息化的差旅管理是指利用互联网的信息处理，完成在线信息查询、全球数据跟踪、电子差旅费用报告生成、企业财务系统整合以及差旅计划方案的调研和网上互动等，让企业在任何时间、任何地点实时掌握所有信息，并能随时做出差旅计划的反馈、评估和调整的一种综合管理。二、信息化的差旅管理1.收集完整的差旅信息企业要实现信息化的差旅管理，必须保证收集的差旅信息真实、完整。完整的差旅信息应包括公司在每年商旅计划中用于交通及住宿上的花费、出差者的频率、差旅范围等。2.拥有计算机硬件支持企业要拥有信息技术的硬件基础，如现代的通信网络、台式计算机和笔记本电脑等。3.引进计算机软件系统企业要引进先进的信息软件系统，如差旅管理软件系统、远程支付软件系统、财务分析软件、在线预订系统等，来实现差旅管理的信息化。三集中化的差旅管理三、企业行政管理的特点集中化的差旅管理是指将过去员工分散的出差个人行为,转变成为公司统筹安排的一种管理。这种差旅管理适合一些规模大型、差旅管理业务较多的企业。由于一些企业的分支机构以及运营子公司遍布全国，因而差旅管理工作的主要难点在于金额庞大、地域性强、市场环境多样、服务提供商供求不平衡等。这就使集中化的专业管理成为最有效的手段，使得内部成本控制能够达到预期的效果。《企业行政管理实务》11.印章管理主讲人：印章的含义及作用01印章的种类02印章的管理及使用03目录CONTENTS一、印章的含义及作用（一）印章的含义（二）印章的作用一、印章的含义及作用（一）印章的含义印章俗称公章，它是一个机关或企业单位权力的标志和象征，是按照法定的规格、尺寸、尺度和式样刻制的，用以标明机关或企业法定名称，同时也是全称的凭据性公务用品。印章是我国国家机关、群众团体、企事业单位使用的，能够标明自身标准名称、代表自身资历资质的各种图章的总称。一、印章的含义及作用(二)印章的作用1.机关对外制发的公文，加盖公章才有效力，不加盖公章便无效力，其他机关可不予承认。2.介绍信加盖了机关公章，持信件既可以证明自己的身份，又可以在一定范围内行使职权，执行公务；对方则以它为依据协助工作，提供帮助。如果持有无印章的介绍信，对方就可以拒绝。3.在财务、贸易往来的凭证上加盖机关单位印章，可起到凭证和制约作用，并具有法定的效能。二、印章的种类我国现在使用的印章包括机关单位公章（钢印），财务、税务、合同等专用章和机关负责人名章等3个大的部类、8个具体的分类印章。这些印章的文字、规格、样式、作用、使用和制发都有专门的规定。二、印章的