标准化文档编写与归档指南

标准化文档编写与归档指南一、指南概述（一）目的为规范企业内部各类文档的编写格式、内容要求及归档管理流程，保证文档的规范性、完整性和可追溯性，提高工作效率与协作质量，特制定本指南。（二）适用范围本指南适用于企业各部门、各项目组在工作过程中产生的管理类文档（如制度、流程、计划）、技术类文档（如方案、报告、手册）、项目类文档（如立项书、验收报告）及对外函件等所有需要标准化编写与归档的文件。二、标准化文档编写流程（一）准备阶段需求明确编写前需明确文档的核心目标、使用对象（如内部员工、客户、监管机构）及核心内容要点，可通过需求调研、会议沟通等方式确认，必要时填写《文档需求确认表》（见模板1）。资料收集与梳理根据需求收集相关背景资料、数据、参考案例等，保证信息的准确性和时效性；对复杂信息进行分类整理，形成编写提纲。模板选择根据文档类型选择对应的标准模板（如《管理制度模板》《技术方案模板》），若无现成模板，可参考行业通用格式或向行政管理部门申请定制。（二）编写阶段结构规范文档一般包含封面、目录、（章节标题、条款编号）、附录、修订记录等部分；章节标题需简洁明确，层级清晰（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”）。内容要求准确性：数据、事实需经核实，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；逻辑性：内容条理清晰，前后关联，符合“总-分-总”或“问题-原因-解决方案”等逻辑结构；简洁性：语言简练，避免冗余，专业术语需在首次出现时标注解释。格式标准字体：标题用黑体（二号），用宋体（小四），表格内文字用宋体（五号）；行距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；页码：页脚居中，从开始编号；图表：需有编号（如图1、表1）和标题，图表下方注明数据来源。（三）审核阶段初审编写人完成初稿后，需自查格式、内容完整性及基础逻辑错误，确认无误后提交至部门负责人进行初审，重点审核内容是否符合部门职责及实际需求。复审初审通过后，根据文档类型提交至相关职能部门（如法务部、技术部）或专业人员进行复审，审核专业内容的准确性、合规性（如是否符合行业法规、企业制度）。终审涉及重大决策、对外发布或跨部门协作的文档，需提交至分管领导或总经理终审，最终确认文档的权威性与适用性。审核过程中需填写《文档审核意见表》（见模板2），明确审核结果（通过/修改后通过/不通过）及具体修改意见。（四）定稿与发布版本控制文档定稿后需明确版本号（如V1.0、V2.1），修订记录需注明修订日期、修订人、修订内容及版本号，存档于文档封面或页眉。发布与传阅经终审通过的文档，由行政管理部门统一编号、排版、打印（或电子化发布），并通过企业内部系统（如OA、共享盘）传阅至相关部门，保证信息同步。三、文档归档管理规范（一）归档范围管理类：企业制度、会议纪要、工作计划、总结报告、人事档案等；技术类：研发方案、技术标准、操作手册、测试报告、专利文件等；项目类：立项申请、可行性研究报告、合同、验收报告、项目总结等；其他：重要函件、客户资料、审计报告等需长期保存的文件。（二）分类与编号分类方式按部门（如行政部、技术部、市场部）+文档类型（如制度、方案、报告）+年度（如2024年）进行分类，例如“行政部-制度-2024”。编号规则采用“部门代码-文档类型代码-年度-流水号”格式，如“XZ-ZD-2024-001”（行政部-制度-2024-001），部门代码及文档类型代码需在企业内部统一规范。（三）归档流程整理与检查编写人或部门负责人在文档发布后3个工作日内，将文档纸质版（需签字盖章）及电子版整理齐全，检查内容完整性、版本一致性及归档材料规范性（如审批手续是否齐全）。移交与登记向行政管理部门或档案室移交文档时，需填写《文档归档登记表》（见模板3），注明档号、文档名称、编制部门、编制人、完成日期、密级、保管期限等信息，双方签字确认后完成归档。保管与借阅档案室需对文档进行分类存放（纸质版入柜、电子版备份），定期检查保管环境（防潮、防火、防虫）；借阅文档需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人及档案管理员审批，借阅期限不超过7个工作日，涉密文档需额外经分管领导批准。（四）保管期限与销毁永久保管：企业章程、重要合同、审计报告、专利文件等；长期保管（10-30年）：管理制度、项目档案、技术标准等；短期保管（1-5年）：日常通知、会议纪要、临时计划等。超过保管期限的文档，需由档案管理部门会同相关部门鉴定后，填写《文档销毁申请表》，经分管领导批准后统一销毁，并记录销毁时间、监销人等信息。四、模板表格示例模板1：文档需求确认表文档名称编制部门编制人计划完成时间目标与用途核心内容要点资料清单确认人（签字）需求部门负责人：_________编制部门负责人：_________日期：_______模板2：文档审核意见表文档名称档号版本号审核阶段审核项目审核标准审核意见（通过/修改后通过/不通过）内容完整性是否覆盖所有需求要点格式规范性是否符合本指南格式要求专业准确性数据、术语是否准确合规性是否符合相关法规制度修改意见审核人（签字）初审人：_________复审人：_________终审人：_________日期：_______模板3：文档归档登记表档号文档名称编制部门编制人完成日期密级（公开/内部/秘密）保管期限存放位置（柜号/文件夹）备注归档人（签字）___________档案管理员（签字）：___________归档日期：_______五、关键注意事项内容准确性：所有数据、事实需经多源核实，避免主观臆断；引用外部资料需注明来源，保证可追溯。格式统一性：严格遵循本指南的格式要求，同一类型文档的模板、字体、编号等需保持一致，避免混用。版本管理：文档修订后需及时更新版本号及修订记录，旧版本需明确标注“作废”并单独存档，防止误用。保密要求：涉密文档需在封面标注密级，严格控制借阅范围，电子版需加密存储，禁止通过非企业渠道传输。归档及时性：