采购合同审批与跟进管理模板

采购合同审批与跟踪管理模板一、模板概述与核心价值本模板聚焦企业采购合同全生命周期管理，覆盖合同发起、多级审批、签订执行、履约跟踪到归档存储的完整流程。通过标准化操作节点和可视化跟踪工具，帮助采购部门规范审批流程、缩短合同周期、降低合规风险，同时实现合同履约进度的实时监控与异常预警，提升采购管理效率与数据透明度。适用于各类企业（生产型、服务型、贸易型等）的采购合同管理场景，尤其适用于合同数量较多、审批层级复杂、需强化履约管控的中大型企业。二、采购合同审批全流程操作指南（一）合同发起与资料准备需求提报：采购部门根据采购计划（如物料采购、服务外包、工程招标等），填写《采购合同审批申请表》（见模板表格1），明确合同基本信息（供应商名称、采购内容、规格型号、数量、单价、总金额、交付日期、付款方式等）。资料附件整理：发起人需同步以下资料，保证信息完整：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、投标文件/报价单）；技术协议/规格说明书（如涉及定制化产品或服务）；历次沟通记录（如邮件、会议纪要，明确关键条款协商过程）；法务部门提供的标准合同模板（如无模板，需提前发起合同模板审批）。（二）多级审批流程执行审批流程根据合同金额、类型、风险等级动态配置（示例：常规采购合同需经历“需求部门→采购部→财务部→法务部→分管领导→总经理”六级审批，金额低于5万元可简化至三级）。审批节点审核要点操作规范需求部门负责人采购需求真实性、数量规格准确性、交付时间合理性核对采购申请与实际需求是否匹配，签署“同意”或“需补充资料”意见，注明修改要求。采购部门经理供应商选择合规性（是否通过招标/比价/询价流程）、价格合理性、合同条款完整性检查供应商资质是否在有效期内，对比历史采购价格，确认付款方式与公司资金政策一致。财务部专员金额准确性、付款节点与现金流匹配度、发票类型合规性审核总金额是否与采购申请一致，分期付款节点是否合理，明确“建议支付比例”或“需修改付款条件”。法务部专员合同条款合法性（违约责任、知识产权、争议解决方式等）、法律风险点重点审核“不可抗力”“保密条款”“解除权”等关键条款，标注风险提示并要求修改，如“违约责任不对等，建议补充供应商违约赔偿上限”。分管领导采购战略alignment（是否符合年度采购计划）、预算执行情况评估采购事项是否与部门目标一致，确认预算未超支，签署“同意推进”或“暂缓执行”意见。总经理/授权人重大合同审批（金额超100万元/战略供应商合作）综合评估业务价值与风险，最终签署审批意见，合同方可进入签订环节。（三）合同签订与分发归档合同文本固化：审批通过后，采购部根据审批意见修改合同文本，与供应商最终确认（如涉及条款变更，需重新走审批流程），打印纸质合同（一式三份：采购部、财务部、供应商；如需留存原件，可增加份数）。用印与签署：由采购专员持审批完整的《采购合同审批申请表》至行政部申请合同用印，按公司印章管理制度完成双方签署（骑缝章+签字章），签署后1个工作日内将供应商留存联寄出，同步扫描电子版存档。归档登记：采购专员在《合同台账》（见模板表格2）中登记合同编号（规则：年份+采购类型+流水号，如2024-CG-001）、签订日期、供应商、金额、归档位置等信息，并将纸质合同、审批单、附件等资料统一归档至档案室，电子版至合同管理系统（如有）。三、采购合同履约跟踪管理操作（一）履约进度跟踪计划关键节点拆解：根据合同约定，将履约过程拆解为可跟踪节点（如“预付款支付→生产备料→中期检验→发货→到货验收→质保金支付”），明确各节点的时间标准、责任方（供应商/采购部/验收部门）及输出成果（如检验报告、签收单）。跟踪频率设定：长期履约合同（如年度框架协议）：按月跟踪，每月5日前提交《履约跟踪表》（见模板表格3）；一次性合同：按节点跟踪，每完成一个节点后1个工作日内更新进度。（二）跟踪执行与异常处理进度收集：采购专员通过供应商周报/月报、现场巡检、验收部门反馈等方式收集节点进展，记录《履约跟踪表》中“实际完成时间”“成果附件”“备注”等字段。异常预警：当节点延迟超过3天、质量不达标、供应商履约能力不足时，触发预警流程：采购专员立即发送《履约异常通知单》（模板表格4）至供应商，要求说明原因及整改计划；同时抄送需求部门、法务部，评估是否影响生产/业务，必要时启动违约条款（如扣减货款、终止合同）。节点确认：每个节点完成后，由需求部门/验收部门签署《节点验收确认单》（模板表格5），作为付款或进入下一节点的依据。（三）合同变更与终止管理变更流程：因需求变更、政策调整等原因需修改合同时由采购部填写《合同变更申请表》，附变更原因说明、双方协商记录，重新履行审批流程（审批节点同原合同），审批通过后签订《补充协议》，并更新《合同台账》和《履约跟踪表》。终止流程：出现严重违约（如逾期交付超过15天、产品质量不达标且拒不整改）或不可抗力（如自然灾害导致供应商无法生产）时，采购部需联合法务部评估终止风险，提交《合同终止申请表》，经总经理审批后，向供应商发送《终止合同通知书》，明确终止时间、已履行部分结算方式、违约责任承担等事宜，同步更新台账状态为“已终止”。四、模板表格清单及示例表格1：采购合同审批申请表合同编号采购类型预算金额（元）实际金额（元）2024-CG-001原材料采购500,000485,000供应商信息名称统一社会信用代码联系人/电话科技有限公司91110108张经理/138采购内容规格型号数量单价（元）A型芯片CPU-i5/16G/512G100台4,850合同关键条款交付日期付款方式交付地点2024-06-30前签约付30%，到货付65%，质保金5%公司仓库附件清单营业执照、投标文件、技术协议发起人申请日期√（打勾选择）李明*2024-05-20表格2：合同台账合同编号签订日期供应商名称合同金额（元）履约状态归档位置责任人2024-CG-0012024-05-25科技485,000履行中（待交付）档案室-2024-采购-001李明*2024-FW-0012024-04-10YY物流120,000已完成（已付款）档案室-2024-服务-005王芳*表格3：履约跟踪表示例（合同编号：2024-CG-001）节点名称计划完成时间实际完成时间责任方成果附件备注预付款支付2024-05-302024-05-30财务部银行转账凭证已支付145,500元生产备料2024-06-102024-06-12供应商备料清单延迟2天，已说明原因中期检验2024-06-20-质检部-待检验表格4：履约异常通知单合同编号异常节点计划完成时间实际进展异常原因2024-CG-001生产备料2024-06-106月12日完成原材料供应商延迟交货整改要求需在6月15日前完成全部生产，6月20日前发货，否则按合同第5.2条扣除延迟违约金（每日0.05%）。抄送需求部、法务部、财务部供应商确认已收到通知，将加急协调，保证6月15日前完成生产。签字：张经理*日期：2024-06-13表格5：节点验收确认单合同编号节点名称验收内容验收标准验收结果2024-CG-001到货验收A型芯片100台符合技术协议规格合格验收部门验收人验收日期备注生产一部赵强*2024-06-25数量准确，外观无瑕疵五、操作过程中的关键注意事项（一）审批时效管理各审批节点需在1个工作日内完成审核（紧急合同可缩短至4小时），如超时未反馈，视为“同意”；需补充资料的，应在反馈时明确截止时间（最长不超过2个工作日）。合同金额超50万元的，需召开专题审批会（采购部、法务部、财务部负责人参会），会前3天同步会议材料。（二）合同条款合规性严禁使用“最终解释权归采购部所有”等霸王条款，违约责任需对等（如供应商逾期交货需支付违约金，采购方逾期付款也需承担相应责任）。涉及知识产权、保密条款的，需经法务部审核，明确权利归属与保密期限（保密期限一般不少于合同终止后3年）。（三）履约跟踪责任到人采购专员为合同履约第一责任人，需每周更新《履约跟踪表》，对延迟节点建立“红黄绿灯”预警机制（绿灯：正常；黄灯：延迟3-5天；红灯：延迟超过5天）。质保金支付前，需由需求部门出具《质保期服务质量确认书》，确认无质量问题后方可申请支付