Access 2021数据库应用基础教程（微课版）课件 第3章数据的编辑

第3章数据的编辑主要内容

记录的排序调整字段的显示方式查找与替换

各种数据类型数据的输入

筛选数据

汇总统计

导出数据表学习目标

表是Access数据库中最常用的对象之一，Access中的所有数据都保存在表对象中。因此对表之间的关系以及表中数据的操作是数据库中最基本的操作。本章主要介绍格式化数据表、查找、替换和筛选数据，创建表之间关系等操作技巧。本章重点

编辑数据记录

设置表格式3.1表记录的输入和操作

在表创建完成后，可以对表中的数据进行编辑，如添加、修改、删除等操作，使用户更加方便的管理数据。3.1.1

表记录的添加3.1.2输入数据3.1.3查看记录3.1.4修改记录3.1.1表记录的添加

表是数据库中存储数据的唯一对象，对数据库添加或删除数据，就是要向表中添加或删除记录。使用数据库时，向表中添加与修改数据是数据库最基本的操作之一。3.1.2输入数据1.输入短文本和数字型数据2.输入日期型数据3.输入附件型数据4.输入查阅型数据5.输入长文本型数据3.1.3查看记录1.在数据表中移动2.使用导航按钮3.1.4修改记录在数据表视图中，可以通过单击鼠标来移动光标位置，也可以使用表3-1中的快捷键来移动光标。把光标移动到需要修改的数据处，就可以直接修改当前数据。3.2查找与替换3.2.1查找3.2.2替换

数据的查找与替换

当需要在数据库中查找所需要的特定信息，或替换某个数据时，就可以使用Access提供的查找和替换功能实现。

3.3复制与删除3.3.1复制记录3.3.2删除记录3.3.1复制记录选中要复制的内容，单击“开始”功能区选项卡中的“复制”按钮，然后将光标定位到要粘贴数据的地方，单击“粘贴”按钮即可。3.3.2删除记录首先选中需要删除的记录。如果要同时删除多条连续的记录，则先选中第一条记录，然后按住Shift键，再选择最后一条记录；如果要删除的多条记录不连续，则需要按住Ctrl键，依次选择要删除的记录。3.4改变记录的显示方式3.4.1改变字段的显示顺序3.4.2隐藏/取消隐藏字段3.4.3调整行高与列宽3.4.4冻结/解冻列3.4.5设置数据表格式3.4.1改变字段的显示顺序在数据视图中，字段按表在设计视图中所设置的顺序进行显示。用户可以在数据表视图中通过鼠标操作改变字段的显示顺序。3.4.2隐藏/取消隐藏字段1.隐藏字段2.取消隐藏列3.4.3设置表的行高与列宽

数据库视图中，Access2021以默认的行高和列宽属性显示所有的行和列，用户可以改变行高和列宽属性来满足实际操作的需要。调整行高和列宽主要有两种方法：一种是通过【开始】选项卡的【记录】组设置，另一种是直接拖动鼠标调整。3.4.4冻结和取消冻结

当表中的字段比较多时，由于屏幕宽度的限制无法在窗口上显示所有的字段，但又希望有的列留在窗口上，可以使用冻结功能实现这个功能。

3.4.5设置数据表格式

在数据表视图中，用户可以根据需要对表的格式进行设置，如调整表的行高和列宽、改变字段的前后顺序、隐藏和显示字段、冻结列和设置数据的字体格式等。这些都是用户必须掌握的操作。1.设置字体、颜色和对齐方式调整字段顺序2.

“设置数据表格式”对话框

设置网格和字体

在数据表视图中，通常会在行和列之间显示网格。用户可以通过设置数据表的网格和背景来更好地区分记录。用户同样可以为表中的数据设置字体格式。3.5排序和筛选记录3.5.1排序规则3.5.2数据排序3.5.3数据筛选3.5.1排序规则英文按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A到Z排列，降序时按Z到A排列。数字按数字的大小排序，升序时按从小到大排列，降序时按从大到小排列。日期和时间字段按日期的先后顺序排序，升序时按从前向后的顺序排列，降序时按从后向前的顺序排列。3.5.2数据排序1.单字段排序2.按多个字段排序3.高级排序4.取消排序3.5.3数据筛选1.选择筛选2.筛选器筛选3.按窗体筛选4.高级筛选5.清除所有筛选3.6对数据表中的行汇总统计3.6.1添加汇总行3.6.2隐藏汇总行3.6.1添加汇总行数据表汇总是Access2010开始增加的功能。它把Excel的汇总功能移植到Access中了。汇总行不仅可以对数据表中的行进行汇总，还可以对查询结果或窗体中的数据表进行汇总。3.6.2隐藏汇总行如果暂时不需要显示汇总行时，无须从数据表中删除汇总行，隐藏汇总行即可。当再次显示该行时，Access会记住对数据表中的每列应用的函数，该行会显示为以前的状态。操作步骤如下。(1)打开具有汇总行的表或查询的数据表视图。(2)切换到“开始”功能区选项卡，再次单击“记录”组中的“合计”按钮，Access就会隐藏“汇总”行。3.7导出数据表3.7.1导出到文本文件3.7.2导出到Excel工作表3.7.3导出到PDF或XPS3.7.1导出到文本文件文本文件是各种类型应用软件之间交换数据的常用文件格式，即各种应用系统一般都支持文本文件的导入导出，并提供相应的导入导出功能。3.7.2导出到Excel工作表3.7.3导出到PDF或XPSPDF是Adobe公司制作的电子文件标准格式，它是一种非常流行的文件格式。XPS文件格式是微软公司推出的用于与Adobe公司竞争的电子文档格式。Access2021提供了对这两种文件格式的支持，可以把数据表导出为上述文件格式。3.8实例演练

本章的实例演练部分为在【仓库管理系统】数据库中创建表关系这个综合操作，用户通过练习从而巩固本章所学知识。3.8本章小结 1.数据的增删改查操作；2.数