各常见公文格式与范文

常见公文（翦、靖示、报告、通知、规史J写作格式与范文

一、函的写作格式

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主

管部门恳求批准事项时所运用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文

方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间

行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了

主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主

管部门恳求批准事项，向上级机关询问详细事项，还可以用于上级机关答

复下级机关的询问或恳求批准事项，以与上级机关催办下级机关有关事宜,

如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上

级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种状况并不多见。

函的类别较多，从制作格式到内容表述均有肯定敏捷机动性。主要介

绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法

要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾.一般用礼貌性语言向对方提出希望.或请对方帮助解决

某一问题，或请对方与时复函，或请对方提出看法或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应依据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不

同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”

等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像一般信件一样，运用“此

致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

撰写函件应留意的问题

函的写作，首先要留意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机

关或者是不相隶属的行文，都要留意语气平和有礼，不要倚势压人或强人

所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要留意行文的针对性，

答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特殊是复函更应当快速、与时。像对待

其他公文一样，与时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文：通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[1993]2号

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，依据国

务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、耍切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织干脆进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口仓汇。

（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特殊是羊毛生产区仔细探讨落实,

执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

一九九三年一月三日

二、通知的写作格式

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或听从支配的文种。通知讲

究时效性，是告知马上办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关+事由+通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为

了解决XXX的问题，经XXX批准，现将XXX,详细规定通知如下。

㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾（三种写法）

㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可

用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

例文1:指示性通知

北京积水潭医院关于XXXXXX的通知

各科室：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

北京积水潭医院

二五年三月十日

例文2：指示性通知

国务院关于调整证券交易印花税中心与地方共享比例的通知

国发（1996）X号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断

扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市

场，妥当处理中心与地方的合配比例，增加中心宏观调控实力，国务院确

定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税共享比例由现行的中心与地

方各50%,调整为中心80%、地方20%。有关地区和部门要从全局动身，接

着做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康

发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日

例文3：会议性通知

关于XXXXXXXXXXXXXXX会议的通知

各职能处室：

定于X月X日召开XXXX会。现将有关事宜通知如下：

会议议题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XX。

参与人员XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XX。

会议时间X月X——X日（会期XXX,XXXXX报到。）

会议地点XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XX。

有关事宜（一）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXo

（二）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

X。

（三）XXXXXXXXXXXo

联系人：XXX,电话：XXXXXXXX,传真：XXXXXXX

X。

北京积水潭医院

XXXX年X月X日

例文4：会议性通知

关于召开全区宣扬部长会议的通知

各市委宣扬部，柳铁党委宣扬部:

定于9日9-10日召开全区宣扬部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣扬部长座谈会精神;

总结沟通我区前八个月宣扬思想工作；探讨部署下一步工作。

二、参与人员各市委宣扬部长、柳铁党委宣扬部长。

三、会议时间9日9-10日（会期一天半，9日8日下午报到）。

四、会议地点报到与住宿地点：南宁市七星路广西宣扬干部培训中心,

会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参与会议人员打算约15分钟的发言。请将发言材料打印50

份，在报到时交会务组（打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全

区宣扬部长座谈会发言材料”

（二）请各市委宣扬部长、柳铁党委宣扬部长支配好会议期间的各项

工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊状况，务请回邕参与

会议。

（三）请各市委宣扬部、柳铁党委宣扬部于9月5日下午下班前将参

与会议人员名单报到自治区党委宣扬部办公室。

联系人：XXX,电话：XXXX,传真：XXXXXXo

中共广西壮族自治区委员会宣扬部

二O。三年九月四日

二、报告的写作格式

报告是向上级机关匚报工作、反映状况、提出看法或建议、答复上级

机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关+事由+报告；报告前可加“紧急”。

二、正文:

㈠事由：直陈其事，把状况与前因、后果写清晰。

（二）事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的看法、建议或应

留意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，

或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指

示”等语。留意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针

对性。

例文1:建议报告

关于XXXXXX的报告

院领导：

依据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要状况报

告如下：

一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

X。

二、XXXXXXXXXXXXXXXXXX。

以上看法如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院XX处

XXXX年X月X日

例文2：建议报告

关于开展强化免疫活动歼灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预

防的急性传染病。为实现《九十年头中国儿童发展规划纲要》规定的一九

九五年歼灭有髓灰质炎的F1标，国家确定开展强化免疫活动。现将有关状

况报告如下：

一、自我国开展支配免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发

病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播实力最弱。为此，确定从现在起至

一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿

童各加服一次疫苗。

以上看法如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

例文3：状况报告

关于XXXXXX的报告

依据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现将主要状况报告如

下:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XX针对xxxxxx,提出以下建议：

一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

北京积水潭医院XX处

XXXX年义月X日

四、请示的写作格式

请示是下级机关向上级机关恳求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称+事由+请示。

二、正文：

㈠请示的缘由：陈述状况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最终用

“为此，请示如下”。

㈡请示的事项：写明请示要求，如恳求物资要写明品名、规格、数量,

恳求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述看法，是否妥当，请指示:“特此请示，请

予批准”，“以上恳求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，

如无不妥，请批转各部门执行”等语。

留意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

请示须要着重留意的问题（紫墨映雪注）

（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名

称、事由和文种构成。如《*县人民政府关于***的请示》；另一种是由事

和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。

每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，

请批第”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地

区、各部门探讨执行”等。

（4）落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文

机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。

（5）请示的写作首先要和“报告”文种相区分。在这个前提下，一

要遵守“一文一事”的原则，主旨显明集中.二要做到材料真实，不要

为了让上级领导批准而虚构状况，也不要没能仔细调查而片面地摆状

况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、详细；四要语气要平

实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，

客客套套。

例文1：事务性请示

关于在全国开展基本农田爱护工作的请示

国务院：

为了全面实行党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田爱

护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。详细看法如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。............

二、依据不同地区确定爱护重点。............

三、建立基本农田的爱护制度与地方补偿制度。............

以上看法已商得国家计委、财政部、建设部等部门看法，如无不妥，

请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理同

一九九一年一月二日

例文2：办公会请示格式：主管领导批示

关于XXXX的请示

院领导：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXX。

此文是否提交院办公会探讨，请指示。

积水潭医院XX处

义年X月X廿

例文3：恳求批准性请示

关于建立中国工程院有关问题的请示

国务院：

近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中

国工程院问题。全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会

期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。

党中心和国务院领导同志非常重视这一建议。曾就建立中国工程院问题，

多次作过批示。依据党中心和国务院领导同志的批示精神，组成了专家探

讨小组，经过广泛调查探讨，听取各方面人士和有关产业部门的看法，进

行反复酝酿和探讨，形成工程院的初步方案。

现就建立中国工程院的有关问题报告如下。

一、关于建立中国工程院的必要性。（略）

二、关于组建中国工程院的一些原则。

（一）关于名称（略）

（二）关于中国工程院的性质和作用（略）

（三）关于中国工程院成员的称谓（略）

（四）关于中国工程院与中国科学院（学部）的美系（略）

（五）关于中国工程院院士的标准和条件（略）

（六）关于中国工程院第一批院士的产生与以后的增选制度（略）

（七）关于中国工程院的领导体制与学部设置（略）

三、关于中国工程院的筹建工作与进度支配（略）

以上请不当古，请批不。

附件：中国工程院筹备领导小组名单。

国家科委（盖章）中国科学院（盖章）

一九九三年十一月十二日

例文3：恳求指示性请示

关于《会计人员职权条例》中“总会计师”既是行政职务又是技术职

称的请示

财政部：

国务院1987年国发[1987]*号通知颁发的《会计人员职权条例》规

定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理睬计师、会计员四种;

其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会

计师按《条例》规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大

工厂，授予总会计师职称的人有四五人，原委由哪一位负责全厂的财务会

计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职

称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发

的《工程技术干部技术职称暂行规定》将《条例》第五章规定的会计人员

职称的“总会计师”改为“高级会计师二

以上看法是否妥当，请指示。

省财政厅（盖章）

二0---年X月X日

例文4：恳求批转性请示

关于中国公民自费出国旅游管理暂行方法的请示

国务院:

随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中

国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费

出国旅游的管理，特制定了《中国公民自费出国旅游管暂行方法》。

附：中国公民自费出国旅游管理暂行方法

以上暂行方法如无不妥，请批转发布执行。

国家旅局（盖章）公安部（盖章）

二0一—年X月X日

五、规定的写作格式

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出

详细规约的文件。

一、标题：地域+内容+文件种类（规定、管理方法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按依次依次排列。“条”是

法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”,

（三）依据内容的须要，可以在“条”上设“章二

XX市粮食局

关于加强防汛工作的紧急通知

各区市粮食局、局直各单位：

据中心气象台和青岛市气象台联合预报，受南方热带低气压的影响，

预料明、后两天青岛市将有一个强降雨过程，降雨量可达200毫米以上，

并拌有8级大风，局部有冰雹。依据市委、市政府有关通知精神，为加强

全巾粮食系统防阻_£作，现将有关事宜通知如下：

一、要高度重视。一是领导要高度重视。各处室负责人、各单位主要

领导要充分相识做好本次防汛工作的重要性，加强对本次防汛工作的领导,

确保平安渡汛。二是要制订好防汛工作预案。各单位要依据自身工作实际

制定本单位加强防汛工作预案，落实工作措施，做好防汛打算。市粮食局

的防汛工作预案由局办公室负责制定。三是要建立统一协调的领导机制。

建立起由市粮食局局长为组长，各单位负责人为副组长以与各有关人员参

与的防汛工作领导小组（名单附后），领导小组下设在市粮食局办公室，由

市粮食局办公室统一做好防汛期间的协调调度工作（联系人：XXX联系

电话：XXXXXXXXXXX）o

二、要实行有力措施。一是要仔细做好隐患排查。各单位要仔细将本

单位防汛工作隐患排查一遍，各仓储企业要彻底排查各个粮仓平安状况，

做好预防大风和降雨的有关打算工作，做到预防为住，防患于未然。二是

要落实防汛工作相关保障。各单位都要成立防汛工作队伍，确保防汛期间

的通讯畅通，落实好防汛车辆支配，做好足够的防汛物资储备。三是要做

好应急抢险打算。各单位要做好出现险情后的应急抢险打算工作，出现险

情后马上组织抢险，并快速上报有关状况，确保将损失降到最低限度。

三、要落实责任。一是要建立防汛工作责任网络。各单位务必于6月

23日12时以前上报本单位防汛工作预案，落实好责任人员，建立防汛工作

责任网络体系。二是各单位要层层传达防汛工作通知精神。要通过各种形

式，将防汛工作通知精神传达给每个干部职工，统一大家对防汛工作重要

性的相识，将防汛工作责任落实到人。三是建立责任追究制度。对在本次

防汛工作中因个人问题而造成人员伤亡和财产损失的，要追究有关人员责

任。对于出现事故隐瞒不报的个人和单位要依据有关规定追究责任。

附：青岛市粮食局防汛工作领导小组名单

二OO六年六月二十二日

（本文作者：苏平山）

通报范文

关于电子政务大赛状况的通报

局直各单位、机关各处室：

依据市局《关于举办电子政务大赛的通知》要求，6月22日在XX粮食

科学探讨所干部教化培训基地，实行了由一、二、三库、军供站和机关工

作人员参与的电子政务大赛。由于各单位领导重视，组织规范严密，圆满

完成了大赛任务，达到了预期目的。现将状况通报如下：

一、基本状况

本次大赛共有66人参与，其中局机关26人，一、二、三库各12人，

军供站4人。参赛人员围绕电子政务和公文写作等方面的内容，用微机操

作的方式进行了考试，平均成果在85分以上。

二、主要特点

1、妥当支配，主动参与。各单位领导和机关各处室高度重视这次大赛

活动，克服半年工作忙、任务中等困难，主动参与大赛活动，除因公离青

外出的人员外，符合条件的人员都报名参与了这次大赛。

2、打算工作充分，措施有力，实现了通过竞赛促进学习的预期效果。

大赛前，市局政工处组织各单位符合条件人员进行了脱产培训，系统学习

了电子政务和公文处理等方面的学问；机关各处室主要利用业余时间以自

学为主，形成了人人学技术、学业务的良好氛围。对确有特殊状况不能参

与大赛的人员，经主要领导批准后，组织统一补考。

3、领导重视，组织严密。为了保证大赛质量，比出真本领、真水平，

聘请了专家封闭出题，设立了特地考场，市局领导亲自到考场巡察检查，

确保了大赛落到实处，不走过场。

三、存在的主要问题

个别单位与处室对大赛相识不到位；个别工作人员有重工作轻学习的

现象。

附件：参与电子政务大赛成果单

二六年六月二十二日

（本文作者：于广青）

请示范文

某市市级粮食储备库

关于组织部分人员到武汉进行培训的请示

某市粮食局：

自2003年开展仓储管理年以来，在经验了标准化、规范化等几个阶段

以后，我库仓储管理水平明显提高，仓储面貌发生了根本性的改变。但在

硬件建设达到一流的同时，存在着软件与硬件建设发展不相配套的问题。

为切实提高我库仓储职工的业务技术素养，全面解决软硬件建设不相配套

的问题，经库党委探讨，我库拟组织选派部分人员到武汉粮食管理学院进

行培训。现将有关事宜请不如下：

一、培训人员与费用

拟从库全体职工中选拔仓储业务骨干20人参与培训学习。培训费用为

1000元/人。

二、时间支配

培训时间初步定于2006年7月6日至20日。

三、拟培训内容

（一）国内外储粮新技术的应用

（二）储粮害虫防治

（三）储粮四项新技术的应用

（四）粮食物流方面的业务学问

（五）储粮生态系统学问

四、其它相关问题

为切实组织好此次培训，我库打算支配库副主任某某某同志带队参与

培训，全面负责解决培训过程的问题。

当否，请批复。

某市市级粮食储备库

二。。六年六月二十二日

（本文作者：夏永超）

报告范文

XX第三粮库

关于开展学习宣扬《粮食流通管理条例》

活动状况的报告

市粮食局：

依据市局5月15日下发的关于组织开展学习宣扬《粮食流通管理条例》

活动的通知精神，我库于5月17日至26日组织全库职工集中开展了学习

宣扬活动。现将有关状况报告如下。

-、领导重视，仔细组织。库主要领导对此项工作高度重视，特地

召开班子会议探讨活动详细看法，成立了以分管业务主为组长的《条例》

学习宣扬领导小组，仔细组织各项详细活动，库于17日召开全库班长以上

干部与骨干职工会议，对活动进行了动员。对各部门开展活动提出了明确

的要求。

二、措施得力，内容丰富。为搞好此次学习宣扬活动，依据《条例》

的内容并结合我库实际，我们制订了周密详尽的活动方案，依据时间支配

和要求主动推动，并对各分库和科室开展活动的状况进行跟踪调度，与时

指导各单位仔细组织职工学习，向职工宣扬国家颁布《条例》的重要意义,

学习《条例》的详细内容。我们在中层以上干部中开展了“主任讲条例”、

“科长谈体会”活动，结合库办公会集中进行学习。组织全库职工开展了

“我学条例”演讲竞赛，以分库为单位组织了黑板报竞赛。全库有十三名

职工上台演讲，由两个单位的黑板报获得优胜奖c为了让全社会了解条例,

我们在库临街区域悬挂；多条条幅，努力营造学习宣扬氛围。

三、职工主动，效果显著。通过开展多种形式的学习、宣扬，我库

职工学习主动性有了明显提高，对条例颁布实施的重要意义有了清晰的相

识，对详细内容相识