教职工出国审批流程及相关制度

教职工出国审批流程及相关制度教职工出国（境）开展学术交流、专业进修、国际会议参与等活动，是提升学术水平、拓展国际视野的重要途径。为规范出国（境）管理，保障工作有序开展，结合国家外事管理规定及学校实际，现将教职工出国（境）审批流程及相关制度梳理如下，供参考执行。一、出国（境）审批流程（一）申请发起教职工因公务（学术交流、合作研究、国际会议等）或因私（探亲、旅游等，需符合学校规定）出国（境），需提前规划行程，在预计出行前20个工作日以上向所在单位提交申请：公务出国：填写《教职工因公出国（境）审批表》，附邀请函（外文需翻译为中文并加盖公章）、出国任务说明（含行程安排、预期成果、经费预算等）、个人近五年学术简历等材料。因私出国：填写《教职工因私出国（境）申请表》，附亲属关系证明（因私探亲用）、旅游行程规划（因私旅游用）等，同时需说明出国期间的工作安排及委托代理人情况。（二）单位初审所在院系或部门对申请材料的真实性、完整性进行审核，重点核查：出国事由的必要性（如学术会议是否为领域内重要会议、进修方向是否与岗位匹配）；行程合理性（是否存在与工作无关的停留地、时间是否过长）；经费来源合规性（公务出国需确认经费预算是否纳入单位计划）。审核通过后，由单位负责人签署意见，报学校国际交流处（或外事管理部门）。（三）校级审批国际交流处会同人事处、财务处等部门联合审查：人事处：核查申请人劳动关系、岗位状态（如是否处于聘期、有无未完成的工作任务）；涉密人员需按《涉密人员出国（境）管理办法》履行脱密程序。财务处：审核经费预算，确认资金来源（如科研经费需符合课题管理规定，公费出国需在预算额度内）。国际交流处：依据国家外事政策，审核出国（境）国家/地区的合规性，确认邀请函真实性及出国任务的学术价值。审查通过后，按审批权限报分管校领导或校长办公会审批（注：副处级及以上干部、涉及敏感领域的教职工出国，需报更高层级审批）。（四）行前备案与手续办理审批通过后，教职工需在出行前3个工作日内，向国际交流处提交《出国（境）行程备案表》（含航班信息、境外联络方式、紧急联系人等）。公务出国：由国际交流处统一申办《因公临时出国（境）证件》。因私出国：自行办理因私护照/港澳通行证等，办理后需向人事处备案证件信息。（五）回国后报备回国（境）后5个工作日内，教职工需向所在单位和国际交流处提交：公务出国：《出国（境）总结报告》（含学术成果、交流成效等）。因私出国：行程完成情况说明。公务出国的证件由国际交流处统一保管（按规定时限交还）；因私证件自行保管，但需配合学校不定期核查。二、相关制度规范（一）审批权限管理制度1.层级划分：普通教职工因公出国（境）参加学术会议、短期进修（≤3个月），由国际交流处会同相关部门审核后，报分管校领导审批。院系负责人、副高级职称及以上人员出国（境）开展合作研究（≥1个月），需报校长办公会审议。涉密人员出国（境），需经学校保密委员会审批，并报上级主管部门备案。2.频次限制：公务出国原则上每人每年不超过2次（结合岗位性质略有差异）；因私出国需在寒暑假或法定节假日期间，且每年不超过1次，避免影响本职工作。（二）经费管理制度1.经费来源：公务出国经费优先从科研课题、学科建设经费或单位公用经费中列支，需严格执行“谁派出、谁负责”的原则，禁止使用横向课题经费支付与科研无关的出国费用。因私出国费用由个人承担，不得使用任何公款。2.报销规定：公务出国回国后1个月内，需凭审批表、发票、行程单等材料到财务处报销，报销内容需与出国任务相符（如会议注册费、国际旅费、住宿费等）；超预算支出需提交情况说明并经审批。禁止报销与出国任务无关的费用（如旅游景点门票、私人购物消费等），违规报销将追究个人及单位负责人责任。（三）纪律与监督制度1.境外行为规范：出国期间需遵守我国法律法规及目的地国（地区）的法律，维护国家形象和学校声誉；不得从事与出国事由无关的活动，严禁参与任何危害国家安全、泄露国家秘密的行为。公务出国需按批准的行程开展活动，如需变更行程（如延长停留、变更目的地），需提前通过邮件向国际交流处申请，经批准后方可执行，回国后需补充说明变更原因及情况。2.违规处理：对隐瞒出国（境）真实目的、伪造材料、擅自延长停留时间等违规行为，学校将视情节轻重给予批评教育、通报批评、取消当年出国资格、扣减绩效工资等处理；涉嫌违法的，移交司法机关。所在单位负责人对申请材料审核不严、包庇违规行为的，将一并追究管理责任。（四）涉密人员出国（境）管理1.脱密期要求：核心涉密人员脱密期为3-5年，重要涉密人员为2-3年，一般涉密人员为1-2年。脱密期内原则上不得出国（境），确因特殊情况需出国的，需经学校保密委员会和上级主管部门双重审批，并签订《涉密人员出国（境）保密承诺书》。2.证件管理：涉密人员的因私护照、港澳通行证等证件由学校保密办统一保管，如需使用需提交书面申请，经批准后领取，回国后立即交还保管。三、注意事项1.时间规划：建议提前2-3个月启动申请流程，预留足够时间应对材料补正、审批流转及证件办理（如因公护照申办需15-20个工作日）。2.材料准备：确保所有材料真实有效，外文材料需规范翻译并加盖公章；邀请函需注明邀请单位、事由、时间、费用承担方等核心信息。3.境外安全：出行前登录“中国领事服务网”查询目的地国安全提示，购买境外保险，留存中国驻外使领馆联系方式，遇到紧急情况及时联系。4.回国手续：按时提交总结报告，公务出国证件需在规定时间内交还国际交流处，逾期不交将影响后续出国申请。四、常见问题解答Q：因私出国（境）是否需要审批？A：是的。因私出国需向所在单位和学校报备，经审批通过后方可出行，且需保证不影响本职工作，出国期间的教学、科研任务需提前安排。Q：审批流程中哪个环节耗时最长？A：校级多部门联合审查及高层级审批（如校长办公会）通常耗时较久，建议提前与国际交流处沟通，明确审批节点；必要时可申请加急处理（仅限学术会议等紧急事由）。Q：科研经费出国报销有哪些特殊要求？A：使用科研经费出国的，需在课题预算中明确“国际合作与交流费”