企业内部文件资料管理规范

企业内部文件资料管理规范为规范企业内部文件资料的管理工作，保障文件资料的完整性、安全性及高效利用，提升管理效率、降低运营风险，结合企业运营实际，制定本管理规范。本规范适用于企业各部门及所属单位的纸质、电子文件资料管理，涵盖文件的创建、审批、存储、借阅、更新、废止及保密等全流程管理。一、管理职责归口管理部门：行政部（或综合管理部）作为文件资料管理的归口部门，负责制定并完善文件管理规范，监督各部门执行情况；统筹企业级重要文件的归档、保管与销毁工作；协调解决跨部门文件管理相关问题。部门管理职责：各部门应指定1名兼职文件管理员，负责本部门文件的日常分类、整理、归档及借阅登记；定期向归口管理部门报送文件管理情况；对本部门文件的准确性、有效性负责。员工职责：全体员工应严格遵守本规范，按权限使用文件资料；发现文件存在错误或需更新时，及时反馈至部门管理员；对接触到的涉密文件承担保密责任。二、文件分类与编码（一）分类规则文件资料按“性质+生命周期”分为四类：1.制度规范类：含企业章程、管理制度、流程规范等具有长期指导意义的文件；2.业务运营类：含合同协议、项目方案、客户资料、财务报表等业务过程中产生的文件；3.技术资料类：含产品设计图纸、技术手册、系统操作指南等专业技术文件；4.档案记录类：含会议纪要、培训记录、考勤档案等具有存档价值的历史记录。（二）编码规则文件采用“部门代码-年份-类别代码-序号”的编码方式（示例如下）：行政部2024年制定的第3项制度规范，编码为“XM-ZD-____”（XM为行政部代码，ZD为制度类代码）；市场部2024年的第5份客户资料，编码为“SC-YW-____”（SC为市场部代码，YW为业务类代码）。各部门代码、类别代码由归口管理部门统一编制并发布。三、文件的创建与审批（一）创建要求格式规范：纸质文件采用A4纸、仿宋_GB2312字体（小四号），电子文件统一使用企业指定模板（含页眉页脚、页码、版本号）；内容要求：文件内容应逻辑清晰、表述准确，避免歧义；涉及数据、流程的部分需经相关部门复核。（二）审批流程制度规范类：由部门起草→部门负责人审核→归口管理部门复核→分管领导审批；业务运营类：由经办人起草→部门负责人审核（涉及财务、法务的需同步会签）；技术资料类：由技术人员起草→技术负责人审核→分管技术领导审批；档案记录类：由记录人整理→部门管理员审核→归档留存（无需单独审批）。审批通过的文件，需在首页标注“审批日期”“审批人”及“生效日期”。四、文件的存储与保管（一）纸质文件存放要求：使用带锁文件柜分类存放，柜内放置防潮剂、防虫剂；文件柜应远离水源、火源，环境温度保持在15-25℃，湿度40%-60%；归档周期：业务类文件按月归档，制度类、技术类文件按年归档，档案类文件实时归档；备份要求：重要纸质文件（如合同、公章使用记录）需扫描生成电子档，与纸质版同步保管。（二）电子文件存储方式：统一存储于企业内部服务器（或指定云平台），按“部门-年份-类别”建立文件夹；权限设置：电子文件按“只读/编辑/管理员”设置权限，由部门管理员分配；备份机制：每月1日自动备份至异地服务器，每年底进行一次离线备份（如移动硬盘），备份文件需加密存储。五、文件的借阅与使用（一）借阅流程纸质文件：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明借阅事由、期限，经部门负责人批准后，到部门管理员处办理借阅；电子文件：通过企业OA系统（或指定平台）提交借阅申请，经批准后系统自动分配权限（默认借阅期限为7个工作日）。（二）使用要求借阅文件仅限工作使用，不得转借他人或带离办公区域（经批准的外出办公除外）；纸质文件不得涂改、圈画，电子文件不得私自复制、篡改；逾期未归还的，系统自动提醒，部门管理员应督促借阅人归还或办理续借（续借期限不超过5个工作日）。六、文件的更新与废止（一）更新机制当政策法规变化、业务流程调整或文件内容存在错误时，由原起草部门提出更新申请，按原审批流程修订后发布新版本；新版本文件需标注“版本号（如V2.0）”，并在文件末尾说明“本版本自×年×月×日起生效，原V1.0版本同时废止”。（二）废止流程过时或失效的文件，由归口管理部门发布《文件废止通知》，明确废止文件的名称、编码及生效日期；各部门应在通知生效后10个工作日内，回收纸质文件（加盖“废止”章后归档），删除电子文件（保留备份）。七、保密管理（一）密级划分文件按保密程度分为绝密、机密、秘密三级：绝密：含企业核心技术、未公开战略规划等，仅限企业高管及指定人员接触；机密：含客户核心数据、财务预算等，仅限部门负责人及相关业务人员接触；秘密：含日常业务记录、普通员工档案等，仅限部门内部人员接触。（二）管理措施涉密文件需在首页标注“密级”及“保密期限”，纸质文件存放于密码文件柜，电子文件采用AES-256加密；借阅涉密文件需经分管领导批准，借阅期间需全程登记，使用后立即归还；员工离职前，需移交所有