安全生产资料管理办法

安全生产资料管理办法

一、总则

（一）制定目的与依据

为规范企业安全生产资料管理，确保安全生产资料的系统性、真实性和有效性，预防和减少生产安全事故，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《生产安全事故报告和调查处理条例》等法律法规及企业安全生产管理制度，制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于企业各部门、所属各单位（含分公司、子公司、项目部）及全体员工的安全生产资料管理工作，涵盖安全生产责任制、安全管理制度、安全培训教育、安全检查与隐患排查、应急管理、设备设施管理、职业健康管理等相关资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。

（三）基本原则

安全生产资料管理遵循真实准确、完整规范、动态更新、安全保密、分级负责的原则。真实准确是指资料内容必须客观反映安全生产实际情况，不得伪造、篡改；完整规范是指资料种类齐全、要素完整，符合归档标准和格式要求；动态更新是指资料随安全生产活动及时补充、修订，确保时效性；安全保密是指涉及企业秘密和敏感信息的资料，严格按照保密规定管理；分级负责是指明确各部门、各岗位的管理责任，确保责任落实到人。

（四）管理职责

企业主要负责人对本单位安全生产资料管理工作全面负责；安全管理部门是安全生产资料管理的牵头部门，负责统筹规划、制度建设、监督检查和资料归档；各业务部门负责本部门安全生产资料的收集、整理和移交，确保资料及时、准确；档案管理部门负责安全生产资料的接收、保管、利用和销毁，提供档案技术支持；员工在安全生产活动中应按要求形成、提供相关资料，配合资料管理工作。

二、安全生产资料的分类与内容

（一）资料分类标准

1.按来源分类

安全生产资料可依据其生成来源进行分类，主要分为内部资料和外部资料。内部资料由企业自身在安全生产活动中产生，如部门制定的安全操作规程、员工提交的事故报告、日常检查记录等。这些资料直接反映企业的安全管理实践，具有针对性和实用性。外部资料则来源于企业外部，包括政府发布的法律法规、行业标准、行业协会指南等。例如，国家安全生产监督管理部门下发的文件或国际安全组织推荐的框架。通过这种分类，企业能够清晰区分自主可控的资料和需遵守的外部规范，确保内部管理符合外部要求，同时便于在资料管理中优先处理内部资料的更新和整合。

2.按用途分类

按用途分类，安全生产资料可分为日常管理资料、专项活动资料和事故处理资料。日常管理资料用于支持持续的安全监督，如设备维护日志、安全巡查表、员工考勤记录等，这些资料帮助管理者实时跟踪安全状况，及时发现潜在问题。专项活动资料针对特定安全事件或项目，如安全月活动计划、应急演练方案、新员工培训材料等，它们聚焦于提升安全意识和应对能力，通常在特定时间段内使用。事故处理资料则涉及事件发生后的记录，如事故调查报告、整改通知书、损失评估表等，这些资料用于分析原因、总结教训和预防复发。通过用途分类，企业能根据不同场景高效检索资料，例如在日常检查中快速调取巡查表，在应急演练时参考方案文件，从而提高管理效率。

3.按重要性分类

资料按重要性可分为核心资料、辅助资料和参考资料。核心资料对安全管理至关重要，直接影响企业合规性和风险控制，如安全生产责任制文件、重大危险源清单、应急预案等，这些资料需优先保管、定期更新，并确保高层管理人员随时可访问。辅助资料支持日常安全工作，如培训手册、宣传海报、安全检查表等，它们虽非强制要求，但能增强员工安全意识，促进操作规范。参考资料提供背景信息，如行业研究报告、学术论文、历史事故案例等，它们用于知识积累和决策参考，但不直接参与管理流程。通过重要性分类，企业能合理分配资源，例如为核心资料设置加密存储和备份机制，为辅助资料简化归档流程，确保重点突出，避免资源浪费。

（二）主要内容构成

1.安全生产责任制资料

安全生产责任制资料明确各级人员的安全职责，包括岗位职责文件、责任书、考核记录和绩效评估表等。这些资料详细规定管理者和员工的具体任务，如部门经理需每月组织安全会议，操作工必须遵守设备操作规程。例如，责任书签字记录显示承诺履行情况，考核评估表则量化责任落实效果，如安全检查通过率或事故发生率。这类资料确保责任到人，通过定期更新和公示，强化全员安全意识，防止职责不清导致的管理漏洞。

2.安全管理制度资料

安全管理制度资料涵盖企业制定的各类规章制度，如安全生产操作规程、安全检查制度、隐患排查治理制度等。操作规程详细说明设备使用步骤和风险控制点，检查制度规定检查频率、方法和责任人，隐患治理制度则要求记录发现的问题并跟踪整改。例如，操作规程文件需附有图示和示例，检查制度包含标准化的检查表，便于执行。这些资料作为管理基础，通过定期评审和修订，适应新设备或法规变化，确保制度有效性和可操作性。

3.安全培训教育资料

安全培训教育资料包括培训计划、教材、考核记录和证书等。培训计划列明年度培训内容、对象和时间表，教材如PPT、视频或手册传递安全知识，考核记录评估员工理解程度，证书证明培训完成资格。例如，新员工入职培训记录显示其安全知识测试分数，复训资料则更新员工对最新风险的认知。这类资料通过系统化流程，确保员工具备必要技能，减少因无知引发的事故，同时满足法规要求。

4.安全检查与隐患排查资料

安全检查与隐患排查资料包括检查表、隐患记录、整改通知和复查报告等。检查表用于标准化检查过程，如每日设备点检表，隐患记录描述发现的不安全因素，整改通知要求责任部门限期处理，复查报告验证整改效果。例如，隐患记录需附有照片和位置说明，复查报告显示整改完成日期和验证人。这些资料通过闭环管理，系统识别风险并督促整改，预防小问题演变为大事故，提升整体安全水平。

5.应急管理资料

应急管理资料包括应急预案、演练记录、应急物资清单和事故报告等。应急预案详细描述突发事件响应流程，如火灾或泄漏处理步骤，演练记录测试预案执行效果，应急物资清单列出所需设备和位置，事故报告分析事件原因和改进措施。例如，消防演练记录评估员工疏散时间，事故报告则总结教训并更新预案。这类资料通过实战化演练和总结，确保快速有效应对危机，减少人员伤亡和财产损失。

6.设备设施管理资料

设备设施管理资料包括设备台账、维护记录、检测报告和报废记录等。设备台账记录所有设备信息，如型号、购买日期和位置，维护日志显示保养历史，检测报告评估设备安全状况，报废文件处理过期设备。例如，维护记录需注明维修人员和更换部件，检测报告包含第三方机构评估结果。这些资料通过全生命周期跟踪，确保设备安全运行，避免因故障引发事故，同时优化资源使用。

7.职业健康管理资料

职业健康管理资料包括健康监测计划、体检报告、职业病防治措施和员工健康档案等。健康监测计划规定定期检查项目，如噪音暴露评估，体检报告记录员工健康状况，防治措施减少风险暴露，健康档案跟踪个人病史。例如，体检报告需识别早期职业病症状，防治措施包括防护设备发放。这类资料通过主动预防，保护员工健康，降低职业病发生率，符合法规和企业社会责任要求。

（三）资料收集要求

1.收集范围

资料收集范围应全面覆盖所有与安全生产相关的文件和记录，包括制度文件、操作规程、培训记录、检查报告等。范围需明确界定，例如涵盖从高层管理决策到一线操作执行的各个环节，确保不遗漏关键资料。外部资料如法规标准也需纳入，以保障合规性。通过定义清晰范围，企业能避免资料碎片化，建立完整的安全管理档案，支持全面分析和决策。

2.收集方式

收集方式可分为主动收集和被动收集。主动收集如安全管理部门定期从各部门提取资料，例如每月汇总检查记录；被动收集如员工或部门提交事件报告，如事故发生后立即上报。方式需高效，可结合电子系统如安全管理软件自动抓取数据，或纸质流程如表单提交。例如，使用在线表单简化员工报告流程，减少手动录入错误。通过灵活方式，确保资料及时归档，避免延误或遗漏。

3.收集频率

收集频率根据资料类型动态调整，日常资料如检查记录需每日或每周收集，专项资料如培训记录按事件收集，核心资料如制度文件需季度或年度更新。频率需合理，例如设备维护日志每周收集一次，事故报告在事件发生后24小时内提交。通过设定明确频率，企业平衡时效性和工作量，确保资料新鲜可用，同时避免过度收集增加负担。

三、安全生产资料的整理与归档

（一）整理原则

1.系统性整理

安全生产资料的整理需遵循系统性原则，确保同类资料集中存放，不同类别资料界限清晰。例如，将所有设备维护记录按设备编号排序，将培训材料按年份和部门分类存放。系统性整理要求建立统一的分类框架，避免资料分散或重复。整理过程中应剔除无效资料，如过期通知或草稿文件，保留最终版本和签字确认的有效文件。通过系统性整理，资料使用者可快速定位所需内容，减少查找时间，提高工作效率。

2.时效性整理

资料整理需关注时效性，及时更新动态变化的资料。例如，安全检查记录应在检查完成后24小时内整理归档，事故报告需在调查结束后立即整理。对于周期性资料，如月度安全会议纪要，需在会议结束后三日内完成整理。时效性整理要求明确各类型资料的整理时限，并设置责任人监督执行。避免资料长期滞留导致信息过时，影响后续管理决策的准确性。

3.规范性整理

所有资料整理需遵循统一规范，包括文件命名、格式和装订方式。例如，文件命名采用“日期+部门+主题”格式，如“20231015-生产部-设备检查报告”；纸质资料使用统一规格的文件夹，电子文件命名不含空格和特殊字符。规范性整理要求制定详细的整理操作指南，明确纸张尺寸、页码编排、装订位置等细节。通过规范化操作，确保资料整齐美观，便于长期保存和查阅。

（二）归档流程

1.归档范围界定

归档范围需明确界定，确保所有应归档资料无一遗漏。归档资料包括但不限于：正式发布的制度文件、签字确认的责任书、培训考核记录、检查报告、事故调查结论、设备维护日志、应急演练记录等。非归档资料如临时通知草稿、个人工作笔记等应单独存放或销毁。归档范围需定期评审，根据法规更新或管理需求调整，例如新增职业健康档案归档要求。

2.归档责任分工

归档责任需落实到具体部门和人员，形成清晰的责任链条。资料形成部门如生产部、设备科负责本部门资料的初步整理和提交；安全管理部门负责审核资料的完整性和规范性；档案管理部门负责接收、分类和永久保管。例如，设备科每月提交设备维护日志，安全管理部门核对签字和日期，档案管理部门编号入库。责任分工需纳入岗位职责描述，避免推诿或遗漏。

3.归档操作步骤

归档操作需标准化，确保流程可复制。具体步骤包括：资料形成部门提交整理后的资料→安全管理部门审核完整性→档案管理部门分类编号→电子资料上传至系统→纸质资料装订入库→生成归档清单。例如，事故报告归档时，需包含调查报告、整改通知和复查记录，经安全主管签字后移交档案室。每一步骤需记录操作人和时间，形成可追溯的归档日志。

（三）保管要求

1.物理环境管理

纸质资料保管需控制物理环境，防止损坏。档案库房应配备恒温恒湿设备，温度保持在18-22℃，湿度控制在45%-60%；安装防火防盗设施，如烟雾报警器和防盗门；定期检查库房状况，防止虫蛀、霉变或水浸。例如，梅雨季节需加强除湿，重要资料存放于防潮柜中。物理环境管理需制定巡查制度，每日记录温湿度，异常情况及时处理。

2.电子资料存储

电子资料存储需保障安全性和可访问性。采用加密技术存储敏感资料，如访问权限分级设置，仅授权人员可查看；定期备份电子资料，采用“本地+云端”双重备份模式；存储介质需定期检测，防止数据丢失。例如，应急预案电子文件存储于企业服务器，同时备份至云平台，每季度验证数据完整性。电子资料存储需制定灾难恢复预案，确保突发情况下数据可快速恢复。

3.借阅与归还管理

资料借阅需规范流程，确保安全可控。借阅人需填写申请表，注明借阅目的和归还时间；档案管理员核对身份后发放资料，并登记借阅记录；重要资料需经部门负责人签字批准。例如，事故调查报告借阅需安全总监签字，借阅期限不超过三天。归还时需检查资料完整性，如有损坏或丢失需追责。借阅记录需长期保存，至少保留五年，确保责任可追溯。

四、安全生产资料的保管与利用

（一）保管环境与条件

1.库房设施标准

档案库房需符合国家档案管理规范，配备恒温恒湿设备，温度控制在18-24℃，湿度维持在45%-60%之间。库房应安装防火防盗系统，包括烟雾感应器、自动灭火装置及防盗门窗，并定期检测设备运行状态。地面需铺设防潮材料，墙面使用防霉涂料，防止资料受潮发霉。重要档案柜需采用防火材质，配备密码锁和电子防盗标签，确保物理安全。

2.电子存储介质管理

电子资料存储需采用服务器集群与云端备份相结合的方式。服务器应放置在专用机房，配备不间断电源（UPS）和柴油发电机，防止突发断电。云端备份需选择具备等保三级认证的云服务商，采用异地多活架构，确保数据冗余。存储介质需定期检测，硬盘每季度进行坏道扫描，磁带每年倒带检查，避免介质老化导致数据丢失。

3.防虫防潮措施

纸质资料库房需定期投放防虫药剂，采用无毒环保型防虫盒，每季度更换一次位置。库房内放置温湿度记录仪，实时监控环境数据，异常情况自动报警。梅雨季节需开启除湿设备，每日记录湿度变化，确保相对湿度稳定。重要资料可使用无酸档案盒封装，盒内放置干燥剂，每半年更换一次。

（二）保管期限与销毁

1.保管期限设定

安全生产资料保管期限根据法规要求和资料价值综合确定。核心资料如安全生产责任制文件、重大危险源清单需永久保存；制度文件、应急预案保存10年以上；培训记录、检查报告保存5年；设备维护日志保存3年。特殊资料如事故调查报告需保存至企业注销后3年。保管期限表需经法务部门审核，每年更新一次。

2.销毁审批流程

超过保管期限的资料销毁需严格履行审批手续。资料保管部门提出销毁申请，附详细清单和鉴定意见；安全管理部门审核资料价值，确认无保存必要；档案管理部门复核保管期限；企业分管领导签字批准。销毁过程需双人监销，使用碎纸机销毁纸质资料，电子资料需多次覆写后物理销毁硬盘，并填写《销毁记录表》存档。

3.特殊资料处理

涉密资料如未公开的事故报告、核心技术安全方案需单独保管。设置专用保密柜，实行双人双锁管理，借阅需经总经理批准。电子涉密资料采用国密算法加密，存储在物理隔离的内网服务器。销毁时需邀请第三方机构见证，使用专业消磁设备处理存储介质，确保信息无法恢复。

（三）资料借阅与共享

1.借阅权限管理

建立分级授权借阅机制。普通员工可查阅本部门产生的安全检查记录，需部门负责人审批；中层管理者可借阅培训资料和应急预案，需安全总监批准；高层管理人员可调阅所有资料，直接向档案室申请。电子系统设置访问权限矩阵，根据岗位自动匹配可查阅资料范围，违规访问触发告警。

2.借阅流程规范

纸质资料借阅需提交《资料借阅申请表》，注明借阅事由、归还时间及用途。档案管理员核对身份后发放资料，在《借阅登记簿》记录借阅人、资料编号、借阅日期。借阅期限一般不超过3个工作日，特殊资料需经分管领导延长。归还时需检查资料完整性，如有损坏按《资料损坏赔偿规定》处理。

3.共享平台建设

搭建企业内部安全知识共享平台，设置资料库、案例库、法规库三大模块。资料库按部门分类展示最新制度文件，支持在线预览和下载；案例库匿名发布典型事故分析，附整改措施；法规库实时更新国家及地方安全法规。平台采用角色化界面，员工登录后自动推送相关资料，新员工入职时自动推送安全培训材料。

（四）资料利用与开发

1.数据统计分析

定期对安全生产资料进行数据挖掘。每季度分析隐患排查记录，统计高频隐患类型及分布区域，生成《风险热力图》；年度汇总事故报告，按事故原因、责任部门、损失金额等维度制作趋势分析报告。采用可视化工具呈现数据，如用柱状图展示月度隐患整改率变化，用饼图分析事故类型占比，为管理决策提供数据支撑。

2.知识转化应用

将分散的资料转化为知识产品。整理历年事故案例，编写《典型事故警示手册》，配以现场照片和教训总结；萃取优秀安全管理经验，制作《班组安全管理最佳实践》视频；收集行业先进做法，形成《安全生产创新案例集》。知识产品通过内部培训、安全例会、宣传栏等渠道推广，促进经验共享。

3.资料复用机制

建立资料模板库，标准化各类文件格式。制定《安全检查表模板》《事故报告模板》《培训签到表模板》等，嵌入企业OA系统。员工创建新文件时可直接调用模板，自动生成标准格式。模板库每季度更新，根据法规变化和实际使用反馈优化内容，减少重复劳动，提高文件规范性。

五、安全生产资料的监督与改进

（一）监督检查机制

1.定期检查制度

企业建立月度安全资料检查制度，由安全管理部门牵头，组织各部门资料管理员组成检查小组。每月末对各部门资料管理情况进行全面检查，重点核查资料完整性、归档及时性和规范性。检查采用现场查阅与系统抽查相结合的方式，例如随机抽取10%的电子资料核对纸质版本，确保电子与纸质记录一致。检查结果形成《资料管理检查报告》，明确指出问题清单和整改要求。

2.专项检查行动

针对特定风险领域开展专项检查，如重大节假日前的应急资料准备、新设备投产前的操作规程更新情况、事故高发季的隐患排查记录完整性等。专项检查由分管领导带队，邀请外部专家参与，采用突击检查形式，避免形式主义。例如在安全生产月期间，重点检查培训资料覆盖率和员工考核记录，确保全员安全培训落实到位。

3.交叉互查机制

推行部门间交叉互查，每季度组织一次。各部门资料管理员交换检查本部门资料，避免内部检查流于形式。互查前制定详细检查表，涵盖资料分类准确性、保管环境达标情况、借阅记录完整性等维度。互查结束后召开专题会议，分享管理经验，共同解决共性问题，如某部门发现的电子资料备份漏洞在其他部门同步整改。

（二）评估与考核

1.量化指标评估

设立可量化的资料管理评估指标，包括资料完整率（≥95%）、归档及时率（100%）、借阅规范率（100%）、资料损坏率（≤1%）等。每季度计算各部门指标达成情况，用数据说话的评估方式。例如某季度设备科资料完整率仅为85%，触发专项整改，通过增加资料填报提醒和月度考核挂钩，下季度提升至98%。

2.定性分析评价

结合日常管理表现进行定性评价，重点关注资料使用效能。通过访谈一线员工了解资料实际应用情况，如操作规程是否便于查阅、应急预案是否易于理解等。组织安全专家对核心资料进行适用性评审，识别内容与实际操作的脱节问题。例如某车间反馈设备维护日志设计复杂，经简化后员工填写效率提升40%。

3.考核结果应用

将资料管理评估结果纳入部门绩效考核，权重不低于10%。考核结果与部门评优、负责人晋升直接挂钩。对连续两个季度评估不达标的部门，实施专项帮扶，由安全管理部门派驻专员指导整改。考核结果在企业内部公示，树立标杆部门，如生产部因资料管理规范获年度安全管理先进称号。

（三）问题整改与持续改进

1.问题闭环管理

对检查发现的问题建立“发现-整改-验证”闭环机制。问题责任部门需在收到整改通知后3个工作日内制定整改方案，明确措施、时限和责任人。安全管理部门跟踪整改进度，整改完成后组织现场验证。例如某部门未及时更新应急预案，在整改后增加月度更新提醒机制，并纳入部门负责人述职内容。

2.制度动态修订

根据问题整改情况和法规变化，每半年对资料管理制度进行一次全面评审。修订前收集各部门反馈，重点优化资料分类标准、归档流程等环节。例如随着电子化普及，新增《电子资料安全管理细则》，明确电子签名和区块链存证要求。修订后的制度通过企业OA系统发布，并组织专题培训确保理解到位。

3.创新方法推广

鼓励各部门探索资料管理创新方法，如引入智能标签系统实现资料快速定位、开发移动端APP支持现场资料即时上传等。对有效创新给予专项奖励，并在全企业推广。例如某车间开发的“设备二维码巡检系统”，通过扫描设备标签自动关联维护记录，已在全企业设备管理中应用，大幅提升资料使用效率。

（四）培训与能力建设

1.专项培训计划

制定年度资料管理培训计划，覆盖全体员工。新员工入职培训包含资料管理基础模块，老员工每年接受不少于4学时的进阶培训。培训内容注重实操，如资料分类演练、系统操作模拟等。例如针对安全员开展“事故报告撰写技巧”工作坊，通过案例分析和分组练习提升报告质量。

2.岗位能力认证

建立资料管理员岗位能力认证体系，设置初级、中级、高级三个等级。认证通过理论考试和实操评估，每两年复评一次。高级认证人员可参与企业制度修订和外部评审。例如设备科资料管理员通过中级认证后，负责制定新设备资料移交标准，提升资料交接规范性。

3.经验交流平台

每季度组织资料管理经验交流会，邀请优秀部门分享实践案例。建立线上交流社区，实时解答资料管理难题。例如某部门分享“资料可视化看板”经验后，全企业推广使用，使安全检查数据一目了然，管理效率显著提升。

六、安全生产资料管理的保障措施

（一）组织保障

1.领导责任落实

企业主要负责人将安全生产资料管理纳入年度重点工作，每季度召开专题会议研究部署。分管领导直接负责资料管理体系的日常运行，协调解决跨部门协作问题。例如在安全生产月期间，由总经理带队检查各部门资料归档情况，现场解决资料分类混乱问题。

2.专职队伍建设

设立专职资料管理岗位，配备具备档案管理或安全工程背景的专业人员。明确资料管理员职责包括资料审核、系统维护、培训指导等，并纳入岗位说明书。例如在安全管理部门下设资料管理科，配备3名专职人员，负责全企业资料统筹管理。

3.部门协同机制

建立安全管理部门、档案部门、业务部门的三方联动机制。每月召开协调会议，通报资料管理进展，解决分类标准冲突、归档时限不一致等问题。例如生产部与安全部对设备维护记录的归档范围存在分歧，经协调会议确定统一标准后，资料交接效率提升50%。

（二）制度保障

1.管理制度体系

制定《安全生产资料管理办法》及配套细则，形成覆盖全流程的制度体系。配套文件包括《资料分类标准》《电子资料管理规定》《借阅审批流程》等，确保各环节有据可依。例如新制度发布时同步配套操作手册，明确每类资料的具体处理步骤。

2.流程标准化建设

对资料收集、整理、归档、借阅等环节制定标准化流程图。每个流程节点明确责任部门、操作时限和输出要求，例如事故报告归档流程包含现场记录、部门审核、档案入库等8个步骤，每个步骤标注完成时限。

3.动态修订机制

建立制度年度评审机制，结合法规变化和管理实践优化制度。每年第四季度组织各部门提出修订建议，经安全管理部门汇总后形成修订草案，通过