电子合同管理系统使用手册

电子合同管理系统使用手册一、系统概述电子合同管理系统聚焦合同全生命周期管理，覆盖创建、签署、存储、查询、归档等核心环节，支持电子签章、身份核验、区块链存证等功能。通过数字化流程，助力企业及个人降低纸质合同流转成本，规避法律风险，适用于企业日常经营（如采购、劳务协议）、个人线上签约（如租房、服务委托）、远程协作等场景。二、系统登录1.登录入口2.登录方式账号密码：输入企业分配的账号（工号/企业邮箱）及初始密码（首次登录需修改，密码要求：长度≥8位，含大小写字母、数字、特殊字符至少两种）。验证码：点击「验证码登录」，输入账号及手机/邮箱接收的动态验证码（有效期5分钟，支持语音重发）。第三方登录：部分企业支持微信/钉钉扫码登录，需提前在企业后台完成账号绑定。3.首次登录设置首次登录后，需完善个人信息（姓名、职位、所属部门），并强制修改初始密码。若忘记密码，点击「忘记密码」，通过绑定的手机/邮箱重置。三、核心功能操作（一）合同创建1.进入创建界面登录后，点击左侧导航栏「合同管理」→「新建合同」，进入编辑页。2.模板选择与编辑系统模板：选择行业通用模板（如“劳动合同”“租赁合同”），模板内条款可直接编辑，支持插入/删除内容。自定义模板：上传企业自制的合同模板（PDF/Word格式），系统自动识别文本并生成可编辑结构。3.填写合同信息主体信息：填写甲乙双方名称、统一社会信用代码（或个人身份证号）、联系人邮箱（避免手机号展示）。关键条款：补充合同金额、履行期限、付款方式等核心内容，支持插入“条款库”预设的合规条款（需管理员配置）。附件上传：添加补充协议、资质证明等附件（支持PDF、图片格式，单文件≤50MB）。4.预览与保存若需暂存，点击「保存草稿」，合同存入「草稿箱」，可随时编辑。（二）合同签署1.发起签署（合同方视角）确认信息无误后，点击「发起签署」，进入设置页：添加签署方：输入对方企业/个人邮箱，系统自动发送邀请（支持多签署方、设置签署顺序）。签署设置：选择有效期（默认7天，可自定义1-30天）、是否开启“签署提醒”（每日邮件/短信提醒，需对方授权）。提交签署：点击「发送签署请求」，对方将收到通知。2.接收签署（签署方视角）查看合同内容及附件，确认无误后：电子签章：选择预设的企业/个人签章（需提前在「签章管理」上传），拖动至指定位置，点击「确认签署」。手写签名：点击「手绘签名」，在签名框内手写姓名（支持调整字体、颜色），确认后自动附着于合同。完成身份验证（短信验证码、人脸识别等，依企业设置而定），签署成功后，合同状态变为「已签署」，双方收到通知。（三）合同管理1.合同状态分类系统按状态归类合同，点击左侧对应标签查看：待签署：已发起但未签署的合同，可点击「催签」发送提醒邮件。草稿箱：未发起的合同，可「编辑」「删除」或「继续发起」。已过期：超过有效期未签署的合同，可「重新发起」或「作废」。2.批量操作针对同一状态的合同，支持批量处理：对「待签署」合同，批量发送催签通知；对「已过期」合同，批量标记作废。（四）合同查询1.快速搜索在顶部搜索栏输入合同编号、名称、签署方关键词，系统实时筛选结果。2.高级筛选点击「高级筛选」，可按以下条件组合查询：时间范围：签署日期、创建日期、过期日期。合同状态：待签署、已签署、草稿、已过期。签署方：甲方/乙方名称、统一社会信用代码。合同类型：劳动合同、买卖合同等（依模板分类）。3.查询结果导出（五）系统设置1.个人设置信息管理：修改姓名、职位、邮箱等信息，上传头像（JPG/PNG格式，≤10MB）。密码修改：输入原密码及新密码（需满足复杂度要求），完成更新。签章管理：企业用户：上传企业公章、法人章（需提供资质证明，经审核后生效），设置默认签章。个人用户：上传手写签名图片（需清晰可辨），或使用系统生成的电子签名。2.企业设置（管理员权限）组织架构：添加/删除部门、员工账号，分配角色权限（如“合同管理员”可创建模板、审核合同，“普通员工”仅可签署）。模板管理：上传企业专属模板，维护条款库（新增/删除合规条款）。通知设置：配置邮件、短信通知的触发条件（如合同待签署、签署完成、过期提醒）。四、常见问题与解决方法1.签署失败怎么办？检查网络连接，确保设备联网正常。确认身份验证信息正确（如验证码是否过期、人脸识别是否清晰）。若提示“合同内容不符合规范”，联系发起方核对条款（如金额格式、主体信息是否有误）。2.合同丢失如何找回？通过「合同查询」按关键词或时间范围搜索，系统展示所有相关合同。若仍未找到，联系企业管理员，在「系统日志」中查询操作记录。3.电子签章无法显示？清除浏览器缓存（Ctrl+Shift+Delete），重新登录系统。确认使用最新版浏览器（推荐Chrome、Edge），关闭广告拦截插件。4.如何验证合同法律效力？如需纸质证明，联系客服申请出证（需提供合同编号、签署方信息）。五、联系与反馈