公文写作应知应会全解

公文写作应知应会

公文办理知识

、拟制日常文书的基本要求

（一）准确。立场观点要正礁体现上级意

图要准确；使用的材料要真实；文字语言要贴切；

（二）及时。熟悉情况;密切协作；有预

见性；提高

写作效率：

（三）简明。要合理布局;要简短精炼;

要通俗易懂；

（四）保密。

、拟写文书的要求

（一）要有高度的时间观念;

（二）要准确地使用工作"术语"；

（三）要按规定程序呈报文书。

、拟制文书的方法

(—)领会上级意图，确定文书的种类、内容和

形夫

一搜集和研究材料；

三

K起

送审、修改、定稿:原创力文档

耳

max.bookl

印制校对。

18℃om与源文

；

罔一下裴高潼无

四

、常用公文种类

国家行政机关公文有13种：1、命令2、决定3、公告

4、通告5、通知6、通报7、议案8、报告9、请示10、批

复11.意见12、函13、会议纪要;

党的机关公文有14种：1、决议2、决定3、指示4、

意见5、通知6、通报7、公报8、报告9、请示10、批复

11、条例12、规定13、函14、会议纪要。

五、公文格式

公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧

急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送

部门、附注等部分组成。六、公文拟制程序

公文的撰制，一般要经过拟稿、审核、会签、复核、签

发、编号、注发、缮印（编印）、用印等九道程序（根据情况

可减）。

拟稿，主要是指公文的撰写，一般包括交办、构思、草拟、

修正四个环节。拟稿多由主办部门人员承担。

审稿，一般由主管部门负责人对文稿年阅、修改，并签字

送出会签。

会餐,请会同办文的有关部门和文件内容所涉及的有关部

门，对文稿进行审阅并签注意见。

复核，也叫核稿，是指办公室专门人员在文稿报请领导

人签发之前，对文稿的发文的必要性、内容、文字表述、文种

使用、格式等进行审核修正。

,由发文机关领导人签署发文意见。其中重要的，或涉

及广的文件，应由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

编号，由业务部门记编排文件号。

注发，是指秘书（办）部门的有关人员对文件的发授范

围、阅读级B煮缓急程度、秘密程度、发文方式和印刷要求

等，签注意见。

^印（编印），是指按签发的文件稿印制成正式文件。

用印，是指在公文上加盖印章，这是公文发生效力的标

志和凭证。用印的依据应是领导人的签发和应发文件的分数。

七、拟文规则

草拟公文应注意：

（—）要符合国家的法律、法规，符合党

和政府的方针、政策及有关规定，如果提出新的政策

规定，应加以说明；

（二）情况要准确，观点要明确，条理要

清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点

符号要正确；

（三）人名、地名、数字、引文要准确。

时间应写具体的年月小

（四）引用公文应注明发文时问，机关、

文号和标ii（五）用词要准确、规范。在使用简称

时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字词。

八、行文规则

（—）精简文件，严格控制发文；

（二）注意发文关系，在杈限内行文。对

不同系统的部门，没有领导、指导关系的单位，不能

发指示、决定等文件，对没有隶属关系的部门不必发

文请示或报告工作；（三）向下级单位的重要行文，

应抄送下级直接领导的上级部门；

（四）部门之间对有关问题未能协商一致时，

不能各自向下发文，

（五）联合行文的机关必须是同级机关;

六不能越级行文，情况特殊而必须时，应抄送越

级的部门；

（七）"请示"应一文一事，除领导直接交办的事项

外，不宜直接送交领导个人，也不要抄送同级和下级部门。

专题"报告”可以附带请示事项。

（）经批准在报刊上公开发布的文件，如果不另发

文的，应注明，以便相关单位依照执行，并收集归档。

九、公文编号（略）十、秘密等级（略）十一、公

文标题

（—）公文无论长短，都应有标题。其位置

在公文版头下方、正文上方的中间位置。标题应简明扼

要，准确地表达文意。

（二）使用特定格式的公文，标题中还应

视需要反映公文的种类（普通格式公文标题可以不注

明公文种类）。

十二、行文抬头

（—）行文抬头要写明公文的主送单位，

其位置在公文标题下方，空一行顶格书写。

（二）向下行文时，必须按隶属关系逐级

下达，正文抬头一般只写隶属的下一级单位，其它需

要执行了解此文的单位一律写在公文分发栏里（单位

多，可用职级概括）。

如遇特殊情况，需要越级行文时，应同时抄送越过的部门。

十三、公文附件原创力文档行文如有附件，需在正文之

后、署名之的忙，，，了斗0，下载18哥了，并

om,

（—）"附件"，字样应写全（不能只写

"附'字）,

顶格书写。只有一个附件，附件标题可随后书写；两个以上附

件时，附件标题另起一行书写。附件标题的文字应与附件本身

一致；

（二）除转发性公文或正文中已注明附件

的，可不在发通知（正文）之后注明附件标题外，其

它公文的附件标题应一一列出，按装订顺序编上序

号，并在每个附件的左上角注明"附件X"。

十四、公文署名

（—）公文可以领导人署名，也可以单位

署名。请示、报告由领导人或单位署名；指示、通

知、通报、批复、公函、布告由单位署名，其中指

示、通知、通报也可以由领导人署名对没有隶属关系

的单位的行文，应由单位署名。

署名位置在公文下方偏右的适当位置（右边空2或4格）。

（二）领导人署名，使用名章时，应写明

领导人的职务、姓名。如：局长十（姓名）+（名章、

使用签名章时，只写领导职务，不写姓名。如：局长

十（名章）。

（三）单位的署名，一般应写明单位全

称。单位全称前面有统一冠词的在隶属关系内部行文

可以省略。

（四）联合署名，按编制序列由上而下由

左向右排列。

（五）如正文末页不够署名位置，需在另

页署名时，应在另页左上崖顶格写"（此页无正

文）"。

十五、公文用印

（—）用印位置：印章盖在单位署名的正

中央，上不压正文，下压日期。领导人名章盖在署名

后边；领导签名章盖在职务后边。

二单位印章和领导人名章均使用红色印

抽，领导人签名章使用蓝色印油。

（三）特定格式的公文，在扉页的署名，不用印章。

如：颁布的《条例》、法规等。

（四）用印章时，必须严肃认真，盖得端正、清晰。

十六、发文时间

（—）发文时间位于署名的下方位置。

（二）发文时间必须写全年、月、日。重

要文件还应写清时、分。

（三）发文时间一般应以领导人签发时间

为准，如果领导人签发后因故拖延时间较长，也可以

印制时间为准。

（四）某些重要公文，可根据需要在发文

时间后注明发文地点。

十七、公文分发栏

（—）分发栏可分为3行，用横线隔开。

第一行写发文范围，第二行写抄送单位和共印分数，

第三行写经办单位、联系人、电话。如只有抄送单

位，第一行可以不要：只有发文范围，第二行可以不

要。

（二）发文范围，通常指需要执行此文的

棺关单位，而正文抬头没有包括的隶属单位，可以用

发文栏里写"发XXX、XXX"或"发：级上的单位”的

形势表示。

（三）抄送单位，通常指需要了解此文件

内容的相关单位（包括上级领导、单位或不相隶属

的单位）。抄送顺序，先上、后中、在下，平级按

序列前后排序。

（四）公文主送、抄送、存档份数相加等

于共印份数。

本单位制发的公文可以抄送本单位。存档份数在抄送单位之后

注明，一般存档1份，重要的公文可存2份。

（五）需要联系办理的文书，还应注明经

办单位，联系人和电话号码。

十八、签发和巳阅

凡向上级的请示、报告均应在规定位置注明签发和已阅领

导人姓名。

（—）"签发"是指对公文中请示、报告

事项负主要责任的人；〃匕阅”是指需要了解文件内容

的人了解文件内容，并负有一定责任。

（—）公文一般应由本级领导人签发。如

果上级授权下一级领导人签发上一级的公文，签发栏

应借用主管此项工作的上级领导人名字。此公文通常

要抄送上一级领导阅知。

（三）"已阅"一般应是"签发"领导人

的同级或上一级领导，不能出现下级领导。

十九、公文书写

（—）呈批公文和领导人签发公文时，不

得用铅笔和圆珠笔，不得用纯蓝墨水和红墨水书写。

（二）公文的文面要整洁，上下左右都要

按规定留出空挡，一律使用A4纸（16开纸）;标题

二号黑体字，正文三号宋体字，一般页书写23行，一

行（含空格、标定符号）28字，每页约644个字（含

空格和标，，力文档（三）使用简化字、词要符合规

定，不像,耳的宁rn和词。

四准确使用标点符号。

二十、数字记述

（—）公文中凡是使用阿拉伯数字而且得

体的地方，一律用阿拉伯数宅属于词汇或用语中的数

字应使用汉字。

特殊情况可以变通时，同一篇公文中应保持统一

（二）数字作为词素构成定型的词、词

组、惯用语、缩略语，或具有修辞色彩的语词，以

及相邻两个数字并列连用表示概数和不具有统计意

义的一位数字，应使用汉字。如：一律、“十三五"

计划、二三米、三五天、四十五六岁等。

（四）公文标题、行文抬头、署名数字一般用汉

字，标题出现其他数字可以根据情况变通处理。

（五）行文序数号的书写。在一份公文里，序数号

的写法应当一致，层次分明。一般按下列顺序排列：第一层，

第二层“（一）"，第三层"1",第四层"（I）"。

二十一、公文呈批

（—）部门呈领导人批发的公文，一律使

用"起草文件首页纸”。

（二）公文无论是单面或双面印刷，一在

左侧装订。

二十二、办理下级的请示件

（—）接到下级的请示（含电话）后，应

抓紧办理，并按时限规定批复（答复）下级。

（二）凡需要用文字批复的，应事先按照

公文格式拟好"批复"文稿，原"请示"件附于草拟的

"批复”文稿之后，呈主管领导审批。

8

三凡需要报请领导批准后用电话答复的，

应按单位内部行文格式规定写出"答复”稿，并将

下级的原"请示"件附后，一同呈批。

二十二、单位内部行文

（—）单位内部事件需要行文的，必须使用

规定的首页格式纸。签发栏由负责管理本部门的主管领

导人签名，承办栏中一般写本部门名称，特殊情况也可

以写个人姓名。

领导批示写在公文首页纸正上方。

（二）以个人名义的行文，一律使用白纸，

不得用公文格式纸。

（三）单位内部行文均要有标题，行文抬头

写所呈报的领导姓名+职务名称，或姓+职务名称；除

给某位领导人的专题报告外，应遵循逐级上报的原则；

行文抬头只写上一级主管领导人的名字，特殊情况的

〃报告〃，需要同时报上一级和在上一级的，行文抬头

所写的领导（单位）可以连名并列，前面的名字是上一

级，后面的名字是在上一级，中间连词用"并"，如：

XXX并XXX:

（四）正文后落款写本部门名称（内部用的

名称）和年、月、日，不必盖印。

（五）不编密级和文件号。

二十三、收文处理程序

单位收公文的处理程序一般要经过：签收、拆封、登

记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办和办复等10个程

序。

二十四、常用公文模板

一报告

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问

题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一

种陈述性公文。

报告格式：

关于XX工作的报告

x发（2010〕x号

称谓1

为进一步，，，"现将有关问题报告如下（现予呈报）：

［报告引据1

点明话题（目的，对上级而言），，，，报告事项I

、正面论证重要性/收益、反面

论证迫切性/问题

四、论证条件可行性/前景预测，，，

特此报告（以上报告如有不妥，请指示）

瞰父意档

名称）落款｝max.bookl与源文虺一下18高℃箧亓0m

（二）请示

请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某

项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮

助解决工作困难时所使用的一种公文。请示，一是标题要简单

明确；二是正文要详准确，写明请示理由及

意见，三是结尾适当；四是请示要一文一事。

请示格式：

关于XX的请示

x发［201mx号

XX（单位名称）.

为进一步（加强，解决）........现就，，，，问题请

示如下正

、点明话题（目的，对上级而言），，，

、正面论证重要性/收益

、反面论证迫切性/问题一四、论

证条件可行性/前景预测妥否，请

批示。结尾｝

xx（单位名称）

原创力文档

（三）工作总结max.bookl与文一下裴18高℃麓亓0m

总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行

概括及评估的文书。总结和计划是相对应的：计划是工作之前

拟定，用以指导工作；

总结是工作之后进行，用以检有计划完成情况，认识计

划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今

后的工作。

工作总结格式：

XX工作总结

x发（2010〕x号

XX年，XX工作以一为指导，取得可喜成绩。现将有情况总结如

下：

、基本情况和取得的成绩

（—）基本情况

（—）取得的成绩，，，

、存在问题

、下一步工作措施

XX工作虽然取得一定成绩，但尚存在许多足一，我们

将，，/,

XX（单位名称或个人签名）

（四）批复

批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公

文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导

性。批复时，一是一请示一批复，突出针对性；二是要观点鲜

明，态度肯定，切忌含糊其辞，模棱两可；三是文字要简练。

批复格式・

关于XX的批复

x发［201mx号

XX（单位名称）.

一收悉，经研究，答复如下，

原创力文档

max.bookl1

8℃om此复（特此批复）。览与，当一陶下高高亓恭

xx（单位名称）落款］

（五）意见

意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的

文件，主要适用于对重要问题提出见解和处理办法。写作意

见，要注意政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达

条理要清晰，办法措施要具体可行。

意见格式.

关于XX的意见标］］

x发（2010〕x号

XX（单位名称）.

为进一步（加强，解决），一现就，，，，问题提出如下

意

见：

阐明指导思想一、提

出工作施

、说明注意事项一

XX（单位名称）

（六）实施方案

实施方案是指对某项工作，从目标要求、工作内容、方

式方法及工作步骤等做出全面、具体而又明确安排的计划类文

书，是应用写作的一种文体。

实施方案格式、

XX实施方案

x发（2010〕x号

按照，，，，要求，根据，，，，现就XX工作制定如下实

施方案。

、工作的总体目标和指导原则

（—）总体目标

（—）指导原则

、重点内容

、时间安排、方法步骤和监督检查

(—)时间安排和方法步骤

(二)监督检查四、组织领导

(—)力口强领导，搞好协调。

(二)深化教育，营造氛围。

（三）明确责任，务求实效。

（四）深入调研，跟踪指导。

,,,,希望.......进一步推

动，一结尾U

（七）建议

建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务

文书。建议类文书具有建议性、说理性、可行性和委婉的特

点。建议时，一是把握分寸要适度；二是所列内容要具体；

三是表达语言要精练。

建议格式.

关于XX的建议

x发[2010]x号

XX（单位一名称或人员）.

（简要说明目的、背景）.

、当前现状

、存在问题，，，，

、问题的原

因，，，，

四、有关建

议，，，，

以上建议仅供参考。

XX（单位名称或个人签名）

（八）通知

通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，

发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关

的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所

使用的一种文体。

式.通知格

关于XX工作的通知标

昼

x发〔201mx号

xx（单位名称）.称谓1

为进一步（加

强，解决），一现就有关问题通知

如下：

特此通知（请认真贯彻执行）。

XX（单位名称）R落款1

年月日

原创力文档

（九）规划max.bookl与文一下18高℃展亓0m规划

是指对事业或工作制定比较全面的长远的发展计划时使用的非正

式公文。规划一般由标题和正文组成，不必再落款，也不必写成

文时间。规划标题的四要素写法单位名称十时间期限+内容范围

+规划。规划的正文一般都比较长，一般由前言（有关的背景资

料，也就是制定规划的起因和缘由）、指导方针和目标要求（规

划的纲领和原则）、主要任务和政策或措施（规划的主体和核

心，IE

什么"和"怎么做"的问题）、结尾（远景展望和号

规划格式・

XX规划

x发（2010）x号

,,（引句）。为了........特制定本规划。

、现状及面临的形势

、日严导；田心、‘基心、本原则和目标一

、主要任

务，，，，四、

主要措施一五、

规划实施一

,,（远景展望）

XX（单位名称或个人签名）［［落款1

（十）公开信

公开信，即公布于众的信件。

公开信格式：

致XX的公开信

x发（2010〕X号文号

、阐明现象

、说明原因

称谓正文

说明措施，，，，

四、表明态度，发出号召此致敬礼

XX（单位名称或个人姓名）年月日

（~\—）新闻发布稿

新闻发布稿是行政机关用于对外发布信息的书面文稿。

新闻发布稿格式：

XX（工作或情况）新闻发布稿标题（10）x

号

女士们、先生们，新闻界的朋友们：称谓

大家好！对关注，，，，的（前来参加，，，，）广大

新闻界的朋友们表示衷心的感谢！

下面我向大家介绍，，，，的主要情况。

最后，再次向新闻界的朋友们表示最后，再次向新闻界

的朋友们表示衷心的感谢！

同时也真诚的欢迎新闻媒体、社会各界对我们继续给予广

泛深入的关注与监督。

谢谢大家！

（十二）简报

简报是简明扼要的书面报告，是汇报工作、反映问题、

交流经验、沟通情况、推动工作的一种简短的、摘要性的载

体。

简报格式

xx会议在京召开

x发〔201mx号

经过一段时问的积极筹备，会议于XX年XX月XX日在北

京正式召开。

参加今天会议的有，XX,XX,共70余人。

上午，xx同志在开幕词中讲了这次会议的宗旨。他

说：

随后，各地代表分组进行了讨论。讨论会上，xx同志对

如何开好这次大会，还提出了很多宝贵的意见。在下午的会

上，xx同志结合情况，进一步强调•

本次会议就一问题达成共识，进一步解决

了，，