企业采购询证函模板合集

企业采购询证函模板合集企业采购活动中，询证函是连接采购、财务与供应商的核心工具——它以书面形式确认交易细节、厘清权责，既为财务对账提供依据，也能防范履约纠纷、审计风险。以下结合多场景需求，整理实用型采购询证函模板，供企业灵活调整使用。一、常规物资采购询证函：基础交易的清晰确认适用场景：采购原材料、办公用品、生产辅料等常规货物，需确认订单执行、货款结算等基础信息时使用。模板内容：致[供应商名称]：为规范采购管理、保障交易双方权益，现就贵我双方于[业务发生期间]的采购交易事项进行询证。相关信息如下：1.订单信息：订单编号[XX]，采购货物名称[XX]，约定数量[XX]，约定单价[XX]，约定交货日期[YYYY年MM月DD日]。2.履约情况：截至[询证日期]，贵方实际交货数量[XX]，验收合格数量[XX]，存在质量异议的数量[XX]（若无则填“无”）。3.货款结算：订单约定总金额[XX]元，我方已支付金额[XX]元，未支付金额[XX]元（含/不含质保金[XX]元，根据合同约定填写）。请贵方核对上述信息：若与贵方记录一致，请于[回函截止日期]前加盖公章/财务章后，回函至我司[指定收件地址/邮箱]；若存在差异，请详细说明差异内容及依据（如交货数量不符、质量问题凭证号等），回函时一并反馈。顺祝商祺！[采购企业名称]（盖章）[询证日期：YYYY年MM月DD日]填写说明：业务发生期间需明确时间段（如“2023年1月-6月”）；质量异议需简要说明问题类型（如“外观瑕疵”“性能不达标”）；回函截止日期建议设为“收到函件后5-10个工作日”，保障时效性。二、长期合作供应商询证函：年度交易的整体核对适用场景：与供应商签订年度框架协议，需对年度内多笔交易的累计数量、金额、往来账项进行整体确认时使用。模板内容：致[供应商名称]：基于贵我双方[合作期限]的长期合作协议，现对[年度]内的采购交易进行汇总询证，具体信息如下：1.交易汇总：年度采购总订单数：[XX]笔累计采购金额（不含税）：[XX]元累计已支付金额：[XX]元累计未支付金额：[XX]元（其中包含尚未到期的应付账款[XX]元、质保金[XX]元）2.争议事项：截至询证日，双方是否存在未解决的交易争议（如交货延迟、质量纠纷、发票问题等）？□是□否若为“是”，请简要说明：_________________________请贵方于[回函截止日期]前完成核对：确认无误后，加盖公章回函；若有异议，请附详细说明及相关凭证（如合同条款、验收单编号），回函至[指定地址]。[采购企业名称]（盖章）[询证日期：YYYY年MM月DD日]填写说明：合作期限需明确协议有效期（如“2023年1月-12月”）；争议事项若勾选“是”，需描述争议焦点及沟通进展（如“3月订单交货延迟，协商延长账期至6月”）；未支付金额需区分“账期内应付”和“质保金”，便于财务分类管理。三、服务类采购询证函：专业服务的履约确认适用场景：采购技术服务、咨询服务、物流服务、运维服务等非实物类服务，需确认服务内容、履约进度、费用结算时使用。模板内容：致[服务提供方名称]：现就贵方向我司提供的[服务名称]（服务期间：[YYYY年MM月DD日]-[YYYY年MM月DD日]）进行询证，具体信息如下：1.服务内容：约定服务范围：[XX]（如“系统运维服务，包含服务器巡检、故障处理、软件更新”）服务标准要求：[XX]（如“响应时间≤2小时，故障修复时间≤24小时”）2.履约进度：已完成服务阶段：[XX]（如“第一季度巡检已完成，第二季度故障处理3次”）未完成服务阶段：[XX]（如“第三季度软件更新待执行”）3.费用结算：合同约定总费用：[XX]元（其中固定服务费[XX]元，浮动服务费[XX]元）已支付费用：[XX]元未支付费用：[XX]元（需说明未支付原因：□服务未完成□发票未提供□其他：_________）请贵方核对上述信息：若一致，请于[回函截止日期]前回函；若存在差异，需详细说明服务完成情况、费用计算依据（如“浮动服务费按实际运维时长计算，需补充签到记录”），回函至[指定地址]。[采购企业名称]（盖章）[询证日期：YYYY年MM月DD日]填写说明：服务期间需与合同约定一致；服务内容和标准需引用合同条款（如“按《运维服务协议》第3.2条执行”）；未支付原因需根据实际情况勾选或补充（如“发票未提供，需于5月10日前开具”）。四、跨境采购询证函（含外汇结算）：国际交易的合规核对适用场景：从境外供应商采购货物/服务，涉及外汇结算、海关报关、国际物流等环节，需确认交易金额（含币种）、报关信息、外汇支付情况时使用。模板内容：致[境外供应商名称/境外公司中文译名]：现就贵我双方于[业务发生期间]的跨境采购交易进行询证，相关信息如下：1.交易基本信息：采购货物/服务名称：[XX]贸易术语：[XX]（如“FOB香港”“CIF上海”）计价币种及金额：[XX]币[XX]元2.报关与物流：报关单号：[XX]（如有）实际到货/服务完成日期：[YYYY年MM月DD日]物流服务商：[XX]（如“DHL”“中远海运”）3.外汇结算：已支付外汇金额：[XX]币[XX]元，支付日期：[YYYY年MM月DD日]未支付外汇金额：[XX]币[XX]元，约定支付日期：[YYYY年MM月DD日]汇率说明：结算汇率按[XX]（如“付款当日中国银行外汇牌价”“合同约定汇率1:6.9”）请贵方确认上述信息是否准确：若有异议，请详细说明差异点及相关单据编号（如商业发票号、提单号）；请于[回函截止日期]前通过邮件（[指定邮箱]）或邮寄（[指定地址]）回函，回函需经贵方法人代表或授权代表签字并加盖公章。[采购企业名称]（盖章）[询证日期：YYYY年MM月DD日]填写说明：跨境交易需关注外汇管理政策，金额、汇率需与报关单、外汇核销单等凭证一致；贸易术语需明确责任划分（如FOB下买方负责运输保险，CIF下卖方负责）；回函方式建议优先选择邮件（提高效率），同时保留纸质回函作为凭证。采购询证函使用的核心注意事项1.信息准确性核查：询证函中订单编号、货物/服务名称、数量、金额等信息，需与采购合同、入库单、发票、付款凭证逐一核对，避免笔误。例如，数量需区分“约定数量”“实际交货数量”“验收合格数量”，三者逻辑关系需清晰（实际交货≥验收合格，特殊情况需备注）。2.时效与回函管理：回函截止日期需结合业务周期合理设置（避免过短/过长）。建议在函件中注明“回函仅为询证使用，不做其他用途”，避免回函被滥用。同时，指定专人跟踪回函进度，对逾期未回函的供应商及时电话沟通，必要时重新发函。3.盖章与回函规范：询证函需加盖企业公章或财务专用章，供应商回函也需加盖公章/财务章（个人签字需附授权书）。回函内容若有修改，需在修改处加盖公章确认，避免单方涂改引发纠纷。4.法律风险与存档要求：询证函属于重要交易凭证，需与采购合同、验收单、发票等一并归档，保存期限不低于《会计档案管理办法》规定的年限（一般为10年，涉及诉讼/审计的需延长）。若回函存在争议，需及时启动协商或法律程序，避免超过诉讼时效（一般为3年）。结语：以规范询证，筑牢采购管理基石采购询证函不仅是财务对账的工