商务英语函电（第二版）课件 第1章

认知潍坊凯旋风筝厂Step1岗位认知商务英语函电好信函先从熟悉企业产品开始岗位认识是准确写作的基础课程导言岗位认知在我们的课程里，大家将一起见证：商务英语专业的张慧，是如何从一名普通毕业生成长为外贸部经理的。而大家，通过课程学习，也可以和张慧一样，从外贸小白成长为外贸精英。课程导言岗位认知目前，张慧担任外贸部经理一职，是我主编的教材《外贸交际英语》的企业顾问，也是我们课程的企业顾问。在以后的课程中，人物张慧贯穿始终，将引导大家学习每个工作任务。课程导言岗位认知我们的课程从认知企业开始，通过张慧实习期间所在的潍坊凯旋风筝厂的真实贸易案例，学习真实工作情境中的实用外贸知识、函电写作及相关单证填制，实操练习通过大洋泊车停车设备真实案例进行。课程导言岗位认知

学完本课程，大家将能够利用所学知识，通过电子邮件与外国客户进行商务洽谈，正确、准确完成贸易相关步骤。

也ttttt希望大家能够和张慧一样，勤奋、好学；对待上级礼貌尊重，对待工作严谨负责，对待客户真诚周到。课程导言岗位认知

现在，请跟随我一起，回顾一下张慧的成长历程，让我们共同开启贸易旅程吧。

一名优秀的外贸业务员必须非常熟悉自己的公司和产品。

今天，作为课程的第一讲，我们的主要任务是，与潍坊凯旋风筝厂新进外贸业务员张慧一起，来了解企业。岗位认知

具体学习内容01观看潍坊凯旋风筝厂视频02总结宣传视频的公司优势点03指导体现优势促销函的写法

总结视频宣传点1

总结视频宣传点2历史悠久（成立于2004年，老厂体现生产经验和专业性；生产厂（能够定制，质量保证，服务保证，价格更低）公司规模（大生产车间）先进设备（产品质量的保证），lasercuttingmachine,professionalsewingmachine,drawingmachine,paintinginjectionmachine;

总结视频宣传点25.丰富风筝类型（品种齐全）Variouskindsofkites,stuntkites,diamondkites,deltakites,powerkites....6.企业荣誉展示（提高产品可信度）,通过SGS论证等。7.销售区域及销售团队公司优势需要整理成文档留存，以后写作信函时介绍。看完视频，张慧试写促销函3DearSirs,

IamZhangHuifromKaixuanKitePlant,theleadingkitemanufacturerintheKitecapitalcity-Weiangfor15years,Weprovidedifferentkindsofkiteswithexcellentdesignandreasonableprices;Detailsseeourwebsite:;

BestRegardsZhanghuiWeifangKaixuanKitePlantE-mail:wftrans@126.com写作技巧总结44W1H

1）WHO(你是谁？)-你名字，职务，来自哪家公司2）WHERE(哪个国家)3）WHAT(产品？)-经营产品类型4）WHY(优势？)-竞争优势在哪儿5)HOW(怎么联系你？)-签名写作技巧指导5

认知企业真实产品、真实生产过程、真实贸易岗位、真实贸易过程、真实网络营销过程、真实外贸案例；以该企业外贸部经理身份理解工作情景，并组织邮件写作。参观风筝制作现场6详细认识促销过程7PeterLynnPilot

讨论作业8课后，请大家认真浏览凯旋风筝厂的公司网站，浏览他们在阿里巴巴的会员平台，进一步了解产品详情和公司优势，为以后的外贸工作打好基础。ThankYou企业真实外贸工作情境认知Step1

岗位认知商务英语函电岗位认识是准确写作的基础学习动力从熟悉岗位要求中来背景说明岗位认知张慧在看了公司宣传视频，对公司的产品和优势有了基本了解后，在企业外贸经理的引导下，出色完成了第一天的任务。今天她又来到风筝厂，想了解企业贸易业务员的真实工作环境和工作内容。我们再随着她一起看看吧。岗位认知

具体学习内容01外贸工作条件认知02外贸工作环境认知03交易会开发客户认知04客户来访陪同认知

外贸工作环境独立空间独立工作团队合作相互制约1

外贸工作条件2办公桌椅计算机互联网B2B平台帐号其它基础条件

领取外贸任务划销售区域领年销售额

定工资办法3

生产车间环境生产规模生产设备生产工艺质量控制来访重点4

交易会工作情境5广交会参展展前准备精心布展展中洽谈展后跟踪

交易会工作情境5德国汉诺威CeBIT国际电子展

客户陪同和商务洽谈6主持人参与的企业商务谈判客户陪同和商务洽谈6接机接站车途设计=访问行程宾馆住宿宗教就餐产品流水=商务洽谈送机送站

讨论作业7课后，讨论一下，1.外贸岗位工作主要有哪几个方面的内容？2.你对按提成计酬的工资办法认同吗？为什么？ThankYou企业客户来访接待程序认知Step1岗位认知商务英语函电岗位认识是准确写作的基础学习动力从熟悉岗位内容开始背景说明岗位认知张慧在了解了基本岗位情境后，正好有客户要来公司访问，她准备实践具体的接待过程。我们跟随她一起接待一下斯里兰卡的客户吧。岗位认知

具体学习内容01准备邀请函02接机、接站03住宿、就餐04参观生产线05商务洽谈06送机、送站

准备邀请函PassportForInvitationLetter1

准备邀请函InvitationLetterForVisaApplication1

接机、接站2FlightInfoFormeetingatairport

接机、接站2FlightInfoFormeetingatairport

住宿、就餐CheckinBypassport3

住宿、就餐Dinner3

参观生产线生产规模生产设备生产工艺质量控制表面处理4

商务洽谈5订购意向商谈价格定交货期代理协议设计修改其它问题细节商务洽谈主持人参与的商务洽谈5

送机、送站6圆满送别邮件联系希望再来

讨论作业7Homeworktoday:1.Clearlywriteoutoutlineofthevisitingsteps;2.Whatismostimportanttoshowthevisitor?3.IsitspokenEnglishsoimportantforfreetalkingwhenfacetofacewithforeignvisitors?Doyouhaveanewstudyplan?ThankYou电子邮件分类Step1岗位认知外贸基础-函电与单证岗位认识是准确写作的基础E-MAIL是国际贸易主要交际工具背景说明岗位认知张慧在了解了基本岗位情境和客户来访陪同程序后，需要与客户联系，经理给她介绍了电子邮件基本知识，并建议她注册一个使用。我们跟随她一起认识一下吧。

电子邮件特点快速、方便书面、可编辑免费、实用1

电子邮件分类免费邮件企业邮局2

电子邮件分类@微软MSN-SKYPE@谷歌Gtalk-Hangouts@雅虎Yahoomessenger@126.com/@163.com网易@腾讯QQ2免费邮件

电子邮件分类@微软MSN-SKYPE@2免费邮件

电子邮件分类是公司域名后缀的邮箱，具有以下特点：-免费邮局带广告，企业邮局没广告；-企业邮局是公司网站，有宣传作用；-企业邮局体现公司实力；-企业邮局最重要的是安全、保密、不流失。2企业邮局

讨论作业3课后，请大家打开上面介绍的网址，试着每一种注册一个邮箱吧。ThankYou电子邮件注册Step1岗位认知外贸基础-函电与单证岗位认识是准确写作的基础E-MAIL是国际贸易主要交际工具背景说明岗位认知张慧在学习了电子邮件分类后，决定先注册一个免费邮件使用，最后决定注册微软的@后缀的邮箱。我们一起了解一下注册过程吧。

电子邮件注册电子邮件注册过程详见演示过程1

电子邮件注册第1步打开HOTMAIL网址点击”创建免费账户”1

电子邮件注册第2步创建账户1）选电子邮件用户名2）选outlook或hotmail不同后缀的邮箱1

电子邮件注册第3步创建密码输入数字字母组合密码，并记住，便于今后登录1

电子邮件注册第4步输入姓名输入出生年月日1

电子邮件注册第5步输入验证字符1

电子邮件注册第6步输入手机号安全验证1

电子邮件注册第7步邮箱设置注册成功1

电子邮件注册第8步邮箱设置1

电子邮件注册第8步邮箱设置1

电子邮件注册第9步添加签名1

电子邮件注册第10步注册完成1

作业课后，请大家注册一个GMAIL邮箱ThankYou电子邮件的使用Step1岗位认知外贸基础-函电与单证岗位认识是准确写作的基础E-MAIL是国际贸易主要交际工具背景说明岗位认知上次课，张慧学会了电子邮件的注册，今天她要学一下如何使用电子邮件。我们一起了解跟她学习一下吧。

电子邮件注册电子邮件使用过程详见演示过程1

电子邮件注册第1步用户名和密码登录1

电子邮件注册第2步进入邮箱管理界面1

电子邮件注册第3步邮箱设置1

电子邮件注册第4步写新邮件添加主题撰写邮件1

电子邮件注册第5步添加附件1

电子邮件注册第6步检查邮件发送邮件1

电子邮件注册第7步发送成功1

作业课后，请大家给同学邮箱发一封测试邮件，要求添加附件。ThankYou电子邮件的构成Step1岗位认知外贸基础-函电与单证岗位认识是准确写作的前提电子邮件是外贸业务的基础背景说明岗位认知张慧在注册了邮箱后，试着给自己先发了一封测试邮件，就是不知道具体格式的内容是不是正确，经理给她简单讲解了一下电子邮件的基本构成，我们来一起了解一下吧。电子邮件的基本构成收件地址邮件标题称呼开头语邮件正文结束语签名添加附件电子邮件构成收件地址邮件标题称呼开头语邮件正文结束语签名添加附件

讨论作业课后，请大家讨论一下，常见的信函结束语有哪些？ThankYou电子邮件写作技巧Step2

岗位认知外贸基础-函电与单证现代交际工具电子邮件是最基本的外贸交际工具背景说明岗位认识

ZhanghuihaslearnttheclassificationofanEmail,registeredhere-mailaddressandwrotesomee-mailstosomeofthebuyers.Whenwritinge-mails,sheneedstoknowmoreabouthowtowriteane-mailcorrectlyandefficiently.

电子邮件写作技巧11.TrytobesimpleDonotmakeane-maillongerthanitneedstobe.Rememberthatreadingane-mailisharderthanreadingprintedcommunicationsandalonge-mailcanbeverydiscouragingtoread.2.AnswertothePointTrytoreadthecustomer’se-mailforseveraltimestogethisclearpointsneeded;Understandthecustomerexactdemandsandanswereachpointcompletelyandcorrectly;Followone-to-onecorrespondenceanswerprincipleinwritingane-mail;

电子邮件写作技巧13.Answerallquestions,andtrytopre-solvefurtherquestionsAnemailreplymustanswerallquestions,andtrytoincludetheanswerofcustomer’snewpossiblequestions.ifyouareabletopre-solverelevantquestions,yourcustomerwillbegratefulandimpressedwithyourefficientandhelpfulcustomerservice.4.AnswerswiftlyCustomerssendane-mailandtheywishtoreceiveaquickresponse.Eache-mailshouldberepliedwithinatleast24hours

电子邮件写作技巧15.Donotattachunnecessaryfiles.Bysendinglargeattachmentsyoucanannoycustomersandevenbringdowntheire-mailsystem.6.Useproperstructure&layout.Structureandlayoutisveryimportantfore-mailmessages.Useshortparagraphsandblanklinesbetweeneachparagraph.Usinglistedpoints,numberthemormarkeach7.DonotoverusethehighpriorityoptionIfyouoverusethehighpriorityoption,itwillloseitsfunctionwhenyoureallyneedit.

电子邮件写作技巧18.DonotwriteinCAPITALSIfyouwriteincapitalsitseemsasifyourareshouting.Thiscanbehighlyannoying.

9.Trytokeepformere-mailmessageseWhenyoureplytoanemail,youmustincludetheoriginalmailinyourparagraph.10.ReadtheemailbeforeyousenditSendamoreeffectivemessageandavoidmisunderstandingsandinappropriatecomments

电子邮件写作技巧111.DonotoveruseReplytoAllOnlyuseReplytoAllifyoureallyneedyourmessagetobeseenbyeachpersonwhoreceivedtheoriginalmessage.12.AppropriateFormatYouremailshouldnothaveallthetextinjustasingleparagraph13.Donotrequest“readreceipts”Donotusetheself-responsereceiptsfunction;Thiswillalmostalwaysannoyyourrecipientbeforeheorshehasevenreadyourmessage

电子邮件写作技巧114.Donotasktorecallamessage15.Donotcopyamessageorattachmentwithoutpermission16.Useameaningfulsubject.17.Useactivevoiceinsteadofpassivevoice18.AvoidusingURGENTandIMPORTANT19.Avoidlongsentences.20.Giveadeadlineforreply

讨论作业2Discusswhattipsandskillsweshouldpayattentiontowhenwewriteanemail?ThankYouB2B商务平台Step1岗位认知外贸基础-函电与单证岗位认识是准确写作的基础商务平台是找客户重要渠道背景说明岗位认知张慧在认知了外贸交际工具E-MAIL后，经理重点给她介绍了他们目前常用的B2B平台，也是找客户的主要渠道。今天让我们跟着张慧一起认识一下，企业都是用哪些平台进行营