机关单位文书档案管理制度汇编

机关单位文书档案管理制度汇编一、总则为规范机关单位文书档案管理工作，有效保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于本机关及所属单位的文书档案管理活动。文书档案管理遵循集中统一、分级负责、便于利用、安全保密的原则，确保档案真实、完整、可用、安全。二、归档范围机关单位在履行职能过程中形成的具有查考、凭证价值的文书材料，均应归档。具体范围如下：（一）公文类收文：上级机关制发的与本单位业务相关的各类公文（如通知、批复、意见等），含正式文件及附件。发文：本单位制发的各类公文（如命令、决定、报告、请示、函等），含定稿、正本及领导签批件。内部文件：本单位党委（党组）、办公会等会议形成的纪要、决议，以及内部规章制度、工作方案等。（二）会议材料类会议筹备：会议通知、议程、参会名单、材料报送清单等。会议记录：正式会议的原始记录、录音（录像）文字稿、领导讲话（含PPT、手写稿）。会议成果：会议纪要、决议、总结报告、宣传报道材料等。（三）行政管理类制度规范：本单位制定的中长期规划、年度计划、工作总结，以及各项规章制度、管理办法。人事管理：干部任免文件、考核材料、职称评聘、工资调整、奖惩决定等（注：人事档案按专项规定管理，此处为文书档案范畴内的人事材料）。财务审计：年度财务预决算报告、审计报告、专项资金使用报告、票据存根（按财务档案规定整理归档）。合同协议：各类对外签订的合同、协议、备忘录（如采购合同、合作协议、租赁合同等）。（四）业务工作类业务报表：各类统计报表、业务台账、数据汇总分析报告（含年度、季度、月度报表）。调研成果：调研方案、调研报告、考察报告、专家咨询意见等。项目管理：项目申报书、批复文件、实施方案、验收报告、资金拨付凭证等。监督检查：业务检查通知、检查报告、整改意见、复查结论等。（五）音像电子档案类音像档案：重要会议、活动、工作场景的照片（含数码照片）、录音、录像，需附文字说明（注明时间、地点、人物、事由）。电子档案：以电子形式生成的公文、报表、图纸、邮件等（需转换为PDF、XML等长期保存格式，确保可读取性），含元数据（如创建者、修改时间、存储路径）。三、整理流程文书档案整理遵循“规范、高效、有序”原则，按收集、分类、组卷、编号、编目、装订、入库七个环节开展：（一）收集各部门指定专人负责文件收集，每年12月31日前将本年度应归档文件移交档案管理部门。移交时需确保文件完整（无缺页、涂改）、准确（与实际内容一致），电子文件需与纸质文件内容、格式一致。（二）分类采用“年度—机构（或问题）—保管期限”分类法：1.按年度划分：以文件形成年度为界（跨年度文件归入办结年度）。2.按机构（或问题）划分：同一部门（或同一业务主题）的文件归为一类。3.按保管期限划分：永久、30年、10年（依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。（三）组卷将同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件组合成卷，保持文件的有机联系（如同一项目的申报、批复、验收文件为一卷）。卷内文件按时间顺序或重要程度排序，拟写《卷内文件目录》（注明文件编号、题名、日期、页数、责任者）。（四）编号为案卷编制档号，格式为：全宗号-年度-机构（问题）代码-保管期限代码-卷号（电子档案需增加电子标识）。档号具有唯一性，不得重复或涂改。（五）编目编制《案卷目录》和《卷内文件目录》，目录需注明案卷题名、档号、保管期限、卷内文件数、起止日期等。电子档案需建立元数据目录，记录文件格式、创建时间、存储位置等信息。（六）装订纸质文件：去除金属物，采用线装或胶装，保持文件平整；大幅面文件折叠后装订，破损文件需修复。电子文件：刻录至不可擦写光盘（或存储至专用服务器），一式两份（一份封存，一份利用），并做好异地备份。（七）入库档案入库前需经档案管理部门检查，符合要求后存入档案柜（电子档案存入专用存储设备）。建立《档案入库台账》，记录档案位置、数量、状态，定期核对账实。四、保管与利用（一）保管要求1.库房管理：档案库房需符合“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防高温）要求，配备温湿度计、灭火器、防虫药、空调等设备。2.温湿度控制：库房温度保持在14℃-24℃，相对湿度45%-60%，定期记录并调整。3.定期检查：每月检查档案完好情况，每半年抽查电子档案可读性，发现霉变、破损、失磁等问题及时处理。（二）保管期限永久保管：本单位重要决策、机构演变、人事任免、年度总结计划、重要合同、审计报告等。30年保管：一般公文、业务报表、会议记录、项目验收报告等。10年保管：临时性文件、一般性通知、短期计划、会议签到表等。（具体期限按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，可附《归档范围和保管期限表》）（三）利用流程1.本单位人员：填写《档案借阅单》，经部门负责人批准后，到档案管理部门登记借阅。借阅期限一般不超过15天，续借需重新申请。2.外单位人员：持单位介绍信，经本单位分管领导批准后，可查阅档案（原则上不外借，需复制的需加盖“档案复制件专用章”）。3.利用要求：严禁涂改、圈划、抽取、损毁档案；未经批准，不得复制、传播档案内容；涉密档案按保密规定利用。五、鉴定与销毁（一）鉴定小组成立由档案管理部门、业务部门、纪检部门人员组成的档案鉴定小组，每10年对到期档案进行鉴定。（二）鉴定流程1.逐卷（件）审查：鉴定小组对照《归档范围和保管期限表》，审查档案的保存价值，提出“存”“毁”意见。2.形成鉴定报告：鉴定结果报单位分管领导审批，审批通过后形成《档案鉴定报告》，永久保存。（三）销毁流程1.审批：对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核、分管领导批准后，列入《档案销毁清册》。2.监销：销毁时需两人以上监销，监销人核对档案与《销毁清册》一致后签字，《销毁清册》永久保存。3.电子档案销毁：同步删除存储设备中的数据，确保无法恢复（需技术人员确认）。六、责任追究1.档案管理部门及各部门档案管理人员需履行“收集齐全、整理规范、保管安全、利用合规”的职责。2.对以下行为视情节轻重处理：档案收集不及时、整理不规范，导致档案缺失的，给予批评教育或通报批评；保管不善造成档案损坏、丢失的，责令赔偿损失，给予行政处分；擅自借阅、复制、传播档案