非招标方式采购代理服务规范

非招标方式采购代理服务规范一、引言非招标方式采购作为政府采购和企业采购中的重要组成部分，在满足特定采购需求、提高采购效率等方面发挥着关键作用。非招标方式采购代理服务则是连接采购人和供应商的桥梁，其服务质量直接影响采购活动的公平、公正、公开以及采购目标的实现。为规范非招标方式采购代理服务行为，提高服务质量，特制定本规范。二、适用范围本规范适用于各类非招标方式采购代理机构为采购人提供的采购代理服务，包括但不限于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等非招标采购方式。三、术语和定义1.非招标方式采购：指除招标采购以外的其他采购方式，如竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购代理机构：指依法设立、从事采购代理业务并提供相关服务的社会中介机构。3.采购人：指依法进行采购的国家机关、事业单位、团体组织以及企业等。4.供应商：指向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。四、采购代理服务流程（一）接受委托1.初步沟通采购代理机构应与采购人进行充分沟通，了解采购项目的基本情况，包括采购需求、预算金额、采购时间要求等。通过面谈、电话、邮件等方式收集相关信息，并做好记录。2.签订委托代理协议在明确双方权利义务的基础上，采购代理机构与采购人签订委托代理协议。协议应明确采购项目名称、采购方式、代理服务内容、费用标准、双方责任等条款，确保双方权益得到保障。（二）采购文件编制1.需求调研采购代理机构应协助采购人对采购项目进行详细的需求调研，与采购人、使用部门、相关专家等进行沟通，明确采购标的的技术规格、性能要求、服务标准等。2.编制采购文件根据需求调研结果和采购方式的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购项目概况、采购需求、供应商资格条件、采购程序、评审方法和标准、合同主要条款等内容。采购文件的编制应遵循公平、公正、公开的原则，不得含有歧视性、倾向性条款。3.审核与修改采购文件编制完成后，应提交采购人审核。采购人应在规定时间内对采购文件提出意见和建议，采购代理机构根据采购人的意见进行修改完善，确保采购文件的准确性和完整性。（三）发布采购信息1.选择发布渠道采购代理机构应根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购信息发布渠道。一般情况下，应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息，同时也可在采购代理机构的官方网站、采购人的网站等平台发布。2.发布内容要求采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购文件获取时间和方式、响应文件提交截止时间和地点等内容。发布的信息应真实、准确、完整，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。（四）供应商报名与资格审查1.供应商报名采购代理机构应按照采购文件规定的时间和方式接受供应商报名。报名时，供应商应提交报名资料，包括营业执照副本复印件、法定代表人授权书、资质证书等相关证明材料。2.资格审查采购代理机构应根据采购文件规定的供应商资格条件对报名供应商进行资格审查。资格审查可分为资格预审和资格后审两种方式。资格预审是在供应商提交响应文件前进行资格审查，资格后审是在评审阶段对供应商的资格进行审查。资格审查应客观、公正、准确，不得擅自提高或降低资格条件。（五）组织评审1.组建评审委员会采购代理机构应根据采购项目的特点和要求，依法组建评审委员会。评审委员会由采购人代表和有关专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。2.评审准备工作在评审前，采购代理机构应组织评审委员会成员学习采购文件、评审方法和标准等相关内容，明确评审工作的程序和要求。同时，应做好评审场地、设备、资料等方面的准备工作。3.评审过程评审委员会应按照采购文件规定的评审方法和标准对供应商的响应文件进行评审。评审过程中，评审委员会成员应独立、客观、公正地进行评审，不得相互串通、影响评审结果。采购代理机构应做好评审过程的记录工作，包括评审时间、评审地点、评审委员会成员名单、评审意见等。4.评审结果确定评审结束后，评审委员会应根据评审情况确定成交供应商。成交供应商应符合采购文件规定的资格条件和评审标准，且报价合理、服务承诺优。评审委员会应出具评审报告，评审报告应包括评审情况概述、评审结果、推荐成交供应商名单等内容。（六）成交公示与合同签订1.成交公示采购代理机构应在评审结束后，将成交结果在原采购信息发布媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括成交供应商名称、成交金额、主要成交标的等信息。2.质疑与投诉处理在成交公示期间，供应商对成交结果有异议的，可以向采购代理机构提出质疑。采购代理机构应在收到质疑函后七个工作日内作出答复。供应商对质疑答复不满意的，可以向财政部门提出投诉。采购代理机构应积极配合财政部门的投诉处理工作。3.合同签订成交公示期满无异议后，采购代理机构应协助采购人与成交供应商签订采购合同。合同的签订应遵循平等、自愿、公平的原则，合同条款应与采购文件和成交供应商的响应文件一致。采购合同签订后，采购代理机构应将合同副本送采购人、成交供应商各一份，并留存一份备案。（七）项目验收与档案管理1.项目验收采购项目完成后，采购代理机构应协助采购人组织项目验收。验收小组应由采购人、使用部门、相关专家等组成，按照采购合同的约定和相关标准对采购项目进行验收。验收合格后，验收小组应出具验收报告。2.档案管理采购代理机构应建立健全采购项目档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档。档案内容应包括采购委托协议、采购文件、响应文件、评审报告、成交公示、采购合同、验收报告等。档案的保存期限应按照国家有关规定执行。五、服务质量要求（一）专业能力1.人员资质采购代理机构的从业人员应具备相应的专业知识和技能，取得相关的职业资格证书。采购代理机构应定期组织从业人员参加培训，不断提高其业务水平和综合素质。2.业务经验采购代理机构应具有丰富的非招标方式采购代理服务经验，熟悉采购法律法规和采购程序，能够为采购人提供专业的采购咨询和服务。（二）服务态度1.主动沟通采购代理机构应主动与采购人、供应商进行沟通，及时了解他们的需求和意见，为他们提供优质的服务。在采购过程中，应保持与采购人、供应商的密切联系，及时反馈采购进展情况。2.热情周到采购代理机构的工作人员应热情、周到地为采购人、供应商提供服务，解答他们的疑问，帮助他们解决问题。对待采购人、供应商应一视同仁，不得有歧视、刁难等行为。（三）公正性与独立性1.公正评审采购代理机构应确保评审过程的公正性，严格按照采购文件规定的评审方法和标准进行评审，不得偏袒任何一方。评审委员会成员应独立评审，不受任何单位和个人的干涉。2.避免利益冲突采购代理机构及其工作人员应避免与采购项目的供应商存在利益关系，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。在采购过程中，应保持独立性，不得与采购人、供应商串通，损害国家利益、社会公共利益和其他当事人的合法权益。六、风险管理（一）法律风险1.法律法规遵循采购代理机构应严格遵守国家有关采购的法律法规和政策规定，确保采购活动的合法性。在采购文件编制、采购程序执行、合同签订等环节，应严格按照法律法规的要求进行操作，避免因违法违规行为导致的法律风险。2.合同风险防范在采购合同签订前，采购代理机构应协助采购人对合同条款进行认真审核，确保合同条款合法、合理、公平。合同签订后，应监督合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免因合同纠纷导致的法律风险。（二）市场风险1.供应商选择风险采购代理机构应加强对供应商的资格审查和信誉评估，选择信誉良好、实力较强的供应商参与采购活动。在采购过程中，应关注供应商的经营状况和市场变化情况，及时调整采购策略，避免因供应商违约、破产等原因导致的市场风险。2.价格波动风险对于采购项目涉及的货物、工程或服务，采购代理机构应关注市场价格波动情况，在采购文件中合理设置价格调整条款，避免因价格波动导致的采购成本增加或供应商违约等风险。（三）操作风险1.流程规范执行采购代理机构应建立健全内部管理制度和操作流程，加强对采购业务的规范化管理。工作人员应严格按照操作流程进行操作，避免因操作不当导致的采购失误、延误等风险。2.信息安全管理采购代理机构应加强对采购信息的安全管理，采取有效的技术手段和管理措施，确保采购信息的保密性、完整性和可用性。在采购过程中，应严格控制采购信息的访问权限，防止采购信息泄露。七、监督与评价（一）内部监督采购代理机构应建立内部监督机制，对采购业务的各个环节进行监督检查。内部监督可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式，及时发现和纠正采购业务中存在的问题，确保采购活动的规范、有序进行。（二）外部监督采购代理机构应接受财政部门、审计部门、监察部门等政府部门的监督检查。政府部门应依法对采购代理机构的采购业务进行监督，对发现的违法违规行为依法进行处理。同时，采购代理机构还应接受社会公众的监督，及时回应