企业秘书的压力管理研究-以xx集团企业为例

引言长期以来在全球经济一体化下，企业间竞争愈发激烈，面临着前所未有的机遇与挑战。在此背景下，企业秘书的工作节奏显著加快，工作强度与日俱增。企业秘书的压力状态可直接影响工作质量，日积月累下无论是工作还是身心健康都会受到不同程度的影响。同样国内外对企业秘书压力管理的研究也逐渐拓展，早期国内对秘书职业压力的研究主要集中在心理学角度。例如，王化（2006）首次从心理学角度对秘书职业压力进行研究，探讨了秘书心理障碍及其调节方法；闵斌的（2011）《秘书心理压力探源及释放》也将重心放到秘书心理学角度。但更多的研究趋势是在于秘书的职场压力——例如徐忠献在1999年的《关于企业秘书的角色定位及其工作特性的调查研究》中，总结了市场经济体制下企业秘书角色和工作性质的变化。后期国内学者也逐渐认为，企业秘书工作压力来源广泛。张广秋在2014年的《企业知识型员工的工作压力及对策研究》认为工作内容上，任务繁重且琐碎，如文件处理、会议组织、日程安排等，长期处于高强度工作状态易导致压力累积。在人际关系方面，张萌在（2006）的《企业工作性组织变革与员工压力关系的研究》中表示秘书既要与领导保持良好沟通，准确领会领导意图，又要协调各部门之间的关系，处理复杂的人际矛盾，稍有不慎就可能陷入困境。国外对于职场压力管理研究(源于医学领域,由汉斯·赛利于20世纪30年代开创)相对成熟，有完善的压力管理理论体系和方法，并提出了多种理论模型，如工作需求-控制模型和工作要求-资源模型，这些模型为理解企业秘书职业压力提供了理论基础。在企业秘书领域，国外研究也更多关注到了秘书在企业中的沟通协调角色可能导致其面临多重压力源，例如ShotaroDoki在2018年的《海外工作压力：系统综述》提出国外工作的人员面临的压力因素包括上级期望、同事关系以及工作量等方面。所以，研究企业秘书压力来源从而探究背后的压力管理措施无论是对企业，秘书个体，还是社会都有着非同一般的影响。不仅能帮助提升整个企业的运营效率和效益，促进企业的稳定发展；还可以帮助企业秘书更好地认识自身压力状况，掌握有效的压力应对方法，提升心理健康水平和职业幸福感，实现个人的职业成长和生活质量的提升。在一定程度上促进煤焦行业乃至整个企业界对企业秘书这一群体压力问题的关注和重视，推动企业在人力资源管理方面更加注重员工的身心健康，有利于营造良好的职场氛围和社会环境。本文通过进入山西曙光煤焦集团实地走访，对六名秘书人员进行深度访谈。记录其工作生活中面临的压力源，重点研究他们产生压力的原因，并总结出克服秘书压力的方法。企业秘书压力管理的相关理论（一）企业秘书压力的来源企业秘书的压力具有多源性、交叉性的特点。它既来自客观工作环境，也受主观认知影响。秘书这一行业十分具有特殊性质，首先我们要明确它不只是有着干好本职工作（通常要处理大量的行政工作），同时还具有一定的辅助性质（面临主任以及领导者的需求产生上传下达的作用）。因为其会与各部门打交道，进行沟通协调，所以压力产生的来源与其他一般职业会有所不一样。若从工作入手，企业秘书的工作量十分之大以及繁琐，在面临紧迫的时间下任务又十分多样化，致使秘书产生了压力。参考Demerouti和Bakker（2001）提出的工作需求-资源模型——“工作压力是高需求（如任务量、情感劳动）与低资源（如自主权、支持）失衡的结果”而李宗波在2013年的《工作投入对情绪耗竭的影响机制——基于工作需求—资源模型的研究》中也提到了工作投入对工作冲突与情绪耗竭均有显著的正向影响，工作投入程度过高亦具有负面效应。若从社会对行政秘书的职业认知入手，因受传统观念影响，大多都忽视了其在企业管理中的重要作用。2023年罗媛曾在《民办高校行政管理人员职业的对策研究》提出“由于社会地位与社会认可度低,使之成为职业倦怠的高发人群,久之则易身心俱疲、消极怠工。”在工作中个人成就感降低，逐渐丧失了工作的热情与积极性，从而在工作中产生压力。若从角色定位对人际关系方面入手的话，秘书不仅需要在管理者这里做好协助辅助作用，还应该在不同层级的员工这里做好沟通协调，上传下达的作用。而角色理论（1934，乔治）——“压力源于个体在组织中承担的角色冲突、角色模糊或角色超载”说的正是如此。除了角色模糊会带给秘书压力之外，如何在这其中游刃有余也是如此。姜一臣在2024年的《当代秘书从业者的公关素养研究》中提到了“在不得罪上司的同时也不让下层人员产生不满情绪，这就需要秘书不仅有高超的思维以及沟通技巧，还需要有事件矛盾的突发处理能力。”而这种能力不是每个人都有的，一旦造成矛盾的产生，便会使一方丧失信任度。正如社会支持理论（20世纪60年代，SheldonL.）——“社会支持（情感、工具性支持）是缓解压力的关键缓冲器，其缺失会加剧压力反应”一样，若企业秘书在工作中得不到周围人的配合和信任，压力水平便会上升。若从工作性质入手，企业秘书作为幕后协助者势必不会得到高回报，不仅要承担许多风险，还需要面临“晋升空间有限”，刘立莹在《秘书晋升与评价的制度建设原则》中也提到努力-回报失衡“当个体的努力（时间、精力投入）与获得的回报（薪酬、认可、职业发展）长期失衡时，这便会使秘书的压力显著增加。”还有许许多多的潜在因素都会导致企业秘书的压力产生。企业秘书压力表现形式企业秘书的职业压力呈现出多维度、复合性的表现形式，其核心特征可从理论视角进行系统性阐释。秘书常面临角色冲突与角色模糊的双重挑战，即在履行上级任务与各部门协调任务等职务时，因职责边界不清或期望不一致而产生心理紧张。依据企业秘书压力来源分析，其压力具体表现为：1.任务超载型压力，即高强度、多样化的工作任务导致认知不足；2.情感失衡压力，因需维持职业性情绪调节而引发情绪失调；3.发展受限型压力，源于组织支持不足或职业晋升通道狭窄导致的努力回报失衡；此外，秘书压力具有动态适应性，如技术变革带来的技术提升或跨部门协作中的同事沟通关系冲突。这些压力表现最终可能外化为工作效率下降、职业倦怠或身心症状（如慢性疲劳、睡眠障碍），需要有组织层面的系统性干预。二、山西曙光煤焦集团企业秘书压力的现状概括（一）企业概况1.山西曙光煤焦集团的企业文化与管理模式山西曙光煤焦集团有限公司组建于2003年，是山西省运城市一家集采煤、洗煤、炼焦、发电、建材、公路运输、铁路发运为一体的重点民营企业。山西曙光煤焦集团有限公司作为一家以煤炭和焦化为主业的企业，其企业文化与管理模式通常围绕行业特性、政策导向及市场环境展开。煤炭行业高风险性决定了安全文化的首要地位，强调“生命高于一切，安全重于泰山”。其企业文化有明确的精神导向，因为其位于黄河沿岸，深受黄河纤夫号子精神影响（以黄河纤夫精神为核心，即团结拼搏、勇往直前，面对前方恶劣困难永不退缩），将这种精神融入企业，成为推动企业发展的动力核心精神。山西曙光煤焦集团作为一家以煤炭、焦化、能源化工等为主业的企业，其管理模式通常结合了传统重工业特点与现代化管理理念。组织结构：领导与专业化垂直化管理和专业划分岗位：煤炭行业通常采用垂直层级结构，所以管理方式强调任务指令的高效执行，主任对办公室各部门人员发布任务及指示，对各个部门布置分散任务，确保任务的专业实施和资源效率调配。设立独立部门负责生产、办公、财政、后勤等，例如设立“后勤保障组”“综合办公室”等，以应对行业质量发展的高要求。因其组织分工较专业化，也能在一定程度上减轻相关企业秘书人员的压力，更能发挥其专业性优势。综上所述，山西曙光煤焦集团等级分明，各部门分类清晰，并且公司具有一定合理的管理制度能够长期保障秘书工作人员的稳定性。但因为其煤炭行业特性，在高安全的特殊下同时也要求任务的高严谨性，这就要求了相关秘书人员必须一丝不苟，每一处细节都反复考量；同样也需要具备一定高度的责任心以及办事能力，这在无形之中也会对秘书人员造成一定的压力。2.山西曙光煤焦集团企业秘书职责与工作流程山西曙光煤焦集团的相关秘书人员主要集中在综合办公室，共有21个人，并且分别隶属于六个办公室（行政科、供销科、后勤科、法务科、综合科以及主任助理），这次主要围绕行政科与主任助理，对其中六名秘书人员进行访谈，从而展开详细探讨企业秘书的职责与工作流程：“员工A张xx”（文件与档案管理）：负责企业各类档案的登记、注册、归档、传阅和保管，确保档案流转及时，管理规范有序。在各部门需要档案时，能够及时的筛选出来。其工作流程为档案收集、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计，以及后续传阅的回收与检查。“员工B高xx”(党务工作)：负责企业党风组织建设以及党组织关系转接和各类党建活动的组织策划,以及党委文件的撰写和下发。以工作流程包括党员发展工作流程，党组织生活相关工作流程，党费收缴工作流程。“员工C郭x”(工资绩效考勤)：负责企业各部门考勤统计和审核，以便确保工资的正常下发。其工作流程为统计出勤记录、请假管理、加班管理、考勤统计与审核，公示——最终确定。“员工D师x”(后勤事务管理)：负责公司各部门办公用品的统计与管理，办公环境的维护。其工作流程为统计办公用品需求、负责申购、入库、保管和发放定期盘点；监督办公区域的卫生清洁，设备维护等工作。“员工E陈xx”（会议组织与服务）：进行不定期的会议组织，做好各项服务。其工作流程为会前筹备、会中服务，会后跟进——根据领导安排确定会议的主题、时间、地点，参会人员等；起草并发送会议通知，做好签到记录服务，整理会议纪要以及督促后续情况并汇报。“员工F李xx”(主任助理)：负责主任下达的各种任务，办公室节假日文件的书写盖章下发，以及任务通知。其工作流程不固定，主要完成主任临时交代的各项任务。企业秘书压力现状概况按照不同的划分标准，压力的表现类型也不同。本次研究通过深入访谈，按照压力来源的不同将其分为以下三种类型：1.个人心理压力(1)公平感缺失心理压力：这个是经过深入访谈后六位秘书人员提及频率最高，心理压力之中比重最大的压力表现。在对六名秘书进行访谈的过程中，基本上每一个人都表示在工作中完成的工作量与薪酬不匹配，其主要表现为在工作中所投入努力与回报不成正比而产生一种公平感缺失。(例如党政秘书高xx表示“每天做的事情多而杂，但薪资水平远远不及公司下属煤矿岗，在公司平均收入中属于中间偏下，勉强能过日子”)而这种心理现象会引发公司秘书人员严重的心理压力，会大大挫伤秘书人员工作动力与积极性，久而久之因感觉不到公平而消极怠工。(2)对于职业发展受阻的心理压力：通过访谈以及对公司背景研究，发现山西曙光煤焦集团晋升空间有限，秘书岗人员几乎岗位很少变动以及提升，逐渐形成秘书在其岗位“资历越深，发展越受阻”的现状。尤其该公司秘书岗人员大部分年龄在35岁~45岁(六名访谈人员年龄范围亦是如此)，在访谈中，不少人表示“尤其是到了我这个年纪和岗位层级，再往上走的机会其实是挺模糊的”“基本就是入职就是职业天花板”可见职业发展受阻造成的心理压力是公司秘书人员压力的一大表现。(3)来自上级的心理压力：这一压力主要表现为在与上级相处中，无论是在情绪还是专注力方面都需要十分谨慎。在访谈过程中，这一心理压力收到的反馈较少，主要体现在主任行政助理这一岗位的秘书上。该秘书反应因为山西曙光煤焦集团采用垂直化管理模式，下级的工作评价高度依赖上级主观判断。并且岗位要长期跟主任打交道，而这种关系使得秘书不得不谨慎处理每句话、每个动作，形成持续性的心理紧张状态。2.时间管理失衡压力(1)计划变更压力:在访谈中问到过“在日常工作中，您认为哪些因素带来的压力最大？”其中“临时任务多”这一因素频频被大家所提到。在对不同岗位的六名秘书的访谈中，大家都会根据工作任务而安排时间，但领导会经常性交代一些临时性事务从而打断秘书的工作安排，扰乱秘书的工作节奏，甚至会降低秘书本来工作的质量，产生计划变更压力。(2)精力管理压力：精力管理是对精力合理分配有效维护，以便实现工作的自我管理过程。而因为外部原因造成精力管理失衡，便会自身产生一定压力。在访谈中我发现山西曙光煤焦集团加班现象始终存在，不论是后勤岗还是行政岗平均每月至少都会有三四次。工作量与上班时间造成的失衡而加班，其产生的身体压力一直是该公司秘书人员普遍所存在的状况。3.工作过载压力(1)工作负荷压力：具体表现为日常事务的繁重与琐碎。无论国企秘书还是民营企业秘书普遍都会存在的一种压力，而在访谈中发现不同岗位的秘书其工作量也不一样，他们的工作负荷压力程度大小也不一样。例如，在访谈负责文档整理工作的秘书时，他表示工作负荷压力较小，打分为2；而在访谈党政秘书时，她的打分为7。而访谈中关于“工作超过负荷与生理情绪信号”的问题，大部分秘书反应都会出现胃痛焦虑症状，极大地影响了秘书工作状态。(2)工作复杂压力：主要体现在多样性、高要求的工作环境中。在访谈六名秘书人员时大家普遍提到了秘书人员既要处理该岗位常规行政事务，又需灵活应对突发情况（如在考核绩效时容易引发员工质疑；在安排组织党日活动时同事人员配合度很低），工作内容往往涉及跨部门沟通与平衡，稍有不慎便可能引发同事之间不信任问题；而作为主任助理的李xx也在访谈中多次提到过作为主任与下属部门之间的“桥梁”，其中的压力复杂又敏感。山西曙光煤焦集团企业秘书压力产生缘由分析1.公司组织管理存在弊端(1)公司工作流程过于死板，不够灵活：在得到的访谈结果中，秘书人员反馈在处理秘书工作时，经常会遇到因为要严格按照审批流程而卡在某一步，迟迟完成不了手头的任务，严重者甚至两三天。就如公司负责后勤事务的师x表示“本来突发设备维修就十分紧急，还必须一级级上报，等到审批下来工作早已耽误过去”。其实完整的工作流程模式本意上是为了公司各部门更有规范地运行，但如果过于死板，那么不仅大大增加了工作负荷，同样也损害了工作效率与质量，从而便引发企业秘书的压力。(2)公司内部体系不完善：因为山西曙光煤焦集团本身作为民营企业，相比较国企来说其流程标准化就有一些不足，其次公司各部门相关内部体系也有所欠缺(例如党务工作组织发展程序，国企有完整的培训体系、发展节点和模板文件，但秘书人员表示更多是“参考+自己摸索)这在一定程度也会影响秘书的工作效率，从而产生压力。(3)公司多个机制存在缺陷（加班、晋升机制、不同部门工作量不同）：在“企业秘书压力现状概况”这一部分我们提到过该公司加班现象一直存在，同样发现公司各个部门秘书岗位工作负荷不一样，而这背后存在的原因其实是公司的匹配机制不完善；在公司考核匹配制度中同样也存在着不合理，从职业晋升空间角度分析，集团内其他核心业务部门，如采煤、洗煤、炼焦等，员工有着较为清晰的晋升路线，从基层技术员到技术主管、部门经理等。但秘书岗位，却很难有类似的上升通道，往往多年都难以晋升，极大影响了秘书工作的积极性与职业成就感。并且该公司秘书工作以执行为主，专业技能（如会议组织、文书起草）在晋升时往往不如别的核心业务部门（煤矿岗、财务）的专业能力受重视，从而让秘书人员产生心理压力。(4)没有组织相关的技能培训：通过对公司的调研发现在专业技能培训方面，该集团针对焦化厂部门员工会定期组织专业技能培训，像安全操作、先进生产技术应用等，以提升员工业务能力。但对于秘书，很少有针对性的专业培训，如公文写作提升、沟通协调技巧进阶这类培训的缺失，导致秘书难以提升专业能力，限制了他们在岗位上的发展。并且在访谈中无论是后勤岗还是行政岗（党政服务、档案管理）都表示公司缺乏相关培训课程，并且表明希望公司能够有这种课程。2.秘书个人原因(1)角色定位模糊，责任边界不清：在访谈中秘书人员纷纷反馈“临时事务”这一因素会造成很大的工作变更压力，而在这其中要涉及不同岗位与之沟通，在过程中很容易造成角色模糊。营造一种“什么事都要出出力，还要时刻担心做不好”的无力感。作为主任助理的李xx就表示“在临时收到主任命令时要去相关部门传达沟通，经常会模糊角色而干许多本来不属于自己岗位的任务，从而影响本职工作”。而有时候秘书责任感太强，也会对同事的工作不够放心，从而模糊角色过度干预，反而影响了协作效率。(2)职业素养不足：职业素养包涵办公习惯方法、心理压力管理以及办公技能一系列秘书综合能力。最重要的是秘书职业素养提升意识淡薄，因为山西曙光煤焦集团秘书各个岗位固定，再加上秘书各部门晋升机会很少，大家觉得按部就班完成日常任务就行，意识不到日常的职业素养提升对工作影响之大。企业秘书在工作中之所以会产生压力，是工作特性（高负荷，高风险）、职业发展（天花板效应）、人际关系（上下级关系敏感）和企业组织（企业支持不够）共同作用的结果。四、山西曙光煤焦集团企业秘书压力管理策略对于企业层面的管理建议1.优化工作安排在企业秘书压力管理中，企业层面应实施“优化工作安排”的管理策略，可有效缓解其工作压力。山西曙光煤焦集团目前采取垂直化管理，但对秘书各个岗位任务分配不均，从而导致秘书人员隐形加压问题。公司应该针对不同岗位秘书进行科学规划，需对秘书的工作任务进行全面梳理与优先级划分，避免出现某个部门任务堆积、无序。而另一个部门闲散，没活干；合理地进行任务分配，建立完善的的工作流程。其次，引入弹性工作制度与合理的工作轮休机制（例如山西曙光煤焦集团建立固定值班表，大家依次轮流值班）;关注员工的工作状态与情绪反馈，动态调整工作量，防止出现工作超负荷现象；2.建立完善的考核发展体系以山西曙光煤焦集团的实践来看，在企业秘书压力管理中，企业层面策略里没有完善的考核发展体系，这一问题较为突出。在该集团，秘书岗位常被定位为单纯的事务辅助岗，侧重于文件整理、会议安排、后勤管理这类基础工作。这种定位使得秘书的职业发展路径模糊，晋升渠道较窄。并且由于工作安排的模糊，使得秘书各个岗位工作压力有大有小。公司应该根据不同岗位设立不同绩效、加班考核制度，让秘书的隐形付出实实在在地转化成可以看得见的东西。（例如根据不同岗位秘书人员每周的打卡时间计算加班时长，并结合任务量设置额外加班费；适当提高秘书人员薪酬，并按照不同岗位工作负荷区分发放薪资；公司应设立合理的秘书考核晋升路径，也可以定期进行秘书技能考核，给予秘书专业能力的认可以及发展空间）3.设立情绪反馈机制在访谈中问到“如果公司计划推行压力管理项目，您认为应优先解决什么问题”时，超过一半地人员表示希望公司能够设立一些稳定的情绪反馈机制（例如意见邮箱，心理疏导，匿名问卷等）。首先，公司应当定期收集秘书人员的工作建议，深入了解秘书人员的工作压力以及期望。其次，将意见统一转化为具体的整治措施；最后，下发实行。另外，公司也可拓展一些减压项目（设立心理疏导论坛，团建等等）4.组织相关的秘书技能培训：因为山西曙光煤焦集团秘书部门分类多，数量多，公司应该根据不同岗位的核心要求来组织定期的技能培训课程，并且充分尊重员工意愿，收集员工培训时间安排意见，并合理组织集中培训。也要为时间冲突的员工提供线上课程。对于秘书个人层面的压力管理建议1.要养成良好的办公方法(1)学会“未雨绸缪”，留足缓冲时间：针对前文中秘书在“计划变更压力”“工作过载以及加班压力”这等等问题，都是关于时间和工作任务失衡的表现。既然我们控制不了“临时任务以及工作量过载”这些因素的产生，那我们就要改变自己的时间管理以及工作方法——“未雨绸缪”在每周根据工作任务安排清单时，必须要留足一定的缓冲时间，这段时间不排硬性任务，目的时专门防止临时插进来的事打乱节奏。(2)善用逆向思维去解决问题：通过对不同岗位的秘书进行访谈，其中大家在面对多项紧急任务时，几乎都会使用“笔记本列时间清单”这一方法。该方法虽然可以将任务更加醒目以防忘记，但一旦任务多而杂，即使记下来也无从下手，从源头上根本适用不了多种场景。而如果我们换一种思路，将任务用逆向的眼光去排序，根据它们的“后果影响”来决定优先完成哪项，其次以及最后，将繁琐的任务依次分类，也可以借助科学方法（例如四象限法）完成任务的依次排序。这样不仅可以保证秘书人员的工作秩序稳定，而且也可以在相同的时间内将工作风险降低到最小，从而大大减小了秘书人员在面临工作负荷时产生的压力。2.提升工作技能，提高自身的专业能力通过对山西曙光煤焦集团的六名秘书人员进行深入访谈，其中大部分秘书都表示通过提升工作技能是最有效缓解个人层面工作压力的方法。集团日常运营涉及煤炭开采、加工、焦炭生产等多环节，企业秘书需处理跨不同地区部门沟通、大型会议组织、政策文件传达等复杂工作。（作为办公总部，在起草文件时经常需要出差至河津，去和山西曙光船窝煤矿有限公司进行沟通对接）这就需要秘书培养系统的技能提升，以防出现跨地区会议组织疏漏、公文格式错误等问题，不仅增加返工压力，也影响工作效率。例如，在公司每年末组织安全生产总结会议时，如果秘书缺乏会议策划与协调技能，很容易出现议程安排不合理、参会人员通知不到位等情况，导致会议效果大打折扣，自身需承担较大责任压力。为此，秘书可借鉴集团内优秀员工的成长经验，主动学习提升技能。一方面，针对集团行业特殊性，深入学习煤炭行业政策法规、企业生产流程等专业知识，在撰写会议纪要、汇报材料时，能够更精准地提炼关键信息，减少因专业认知不足带来的返工压力；另一方面，利用线上课程学习办公自动化软件高级应用、时间管理方法等，提升工作效率。3.培养良好的心态，学会自我解压在山西曙光煤焦集团的运营场景下，企业秘书常面临高强度、快节奏的工作挑战，集团业务涵盖煤炭开采、加工、销售运输等多个环节，秘书不仅需要处理繁杂的行政事务，还要应对突发性工作任务，如紧急会议筹备、临时文件修改等。例如，在煤炭安全生产检查期间，秘书需协调多方资料、安排多轮会议，工作强度骤然增加，若缺乏良好心态，极易产生焦虑、烦躁等负面情绪，影响工作效率和身心健康。所以秘书们要在长期的工作中摸索出自己一套有效的心态调整方法。一方面，我们应主动学习如何管理情绪，运用认知行为疗法，改变对工作压力的认知。例如，将高强度工作视为提升自身能力的机会，而非单纯的负担，从而以更积极的态度面对任务。更比如，遇到“职业天花板”，我们不该抱有消极的心态，而应该提升自己“不可替代性”，不断磨练自己，让自己在现有公司岗位上更稳更有价值。另一方面，秘书们积极寻找到适合自身的外部压力释放办法。在访谈中这一方法大家都利用得很好，部分员工利用文体活动设施，通过跑步、瑜伽等运动释放压力，改善情绪状态；也有人通过培养书法、阅读等兴趣爱好，在工作之余放松身心，保持心理平衡。此外，秘书群体自发组建了互助小组，在工作中遇到困难时相互交流经验、分享心得，通过情感支持缓解压力。企业秘书的压力管理是