消防安全档案管理规范手册

消防安全档案管理规范手册一、总则（一）编制目的为规范消防安全档案管理工作，提升消防安全管理的科学性与规范性，确保档案真实反映单位消防安全实际情况，为火灾预防、应急处置及责任追溯提供可靠依据，结合《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及消防管理实践经验，制定本手册。（二）适用范围本手册适用于各类机关、团体、企业、事业单位及社会单位（以下简称“单位”）的消防安全档案管理工作，涵盖建筑消防设施维护、消防安全管理活动、火灾事故处置等相关档案的收集、整理、保管、利用等全流程管理。（三）基本原则1.如实准确：档案内容需真实反映单位消防安全实际情况，数据、记录应准确无误，严禁伪造、篡改。2.完整规范：档案类目齐全、内容完整，格式、编号、装订等符合统一规范，便于检索与利用。3.安全保密：对涉及单位机密、个人隐私的档案内容严格保密，保管场所及载体需具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。4.便捷利用：通过科学分类、索引编制，确保档案可快速查阅，满足日常管理、消防检查、应急处置等场景的使用需求。二、消防安全档案内容构成（一）消防安全基本情况档案1.单位概况：含单位名称、地址、性质、经营范围、建筑面积、建筑层数、使用功能分区、重点部位（如仓库、配电室、厨房等）分布等。2.消防许可与备案文件：消防设计审核、验收意见书（或备案凭证）、公众聚集场所投入使用/营业前消防安全检查合格证等。3.消防组织架构：消防安全责任人、管理人任命文件，消防安全管理部门设置及人员职责，志愿消防队/微型消防站人员名单、职责及联系方式。4.消防安全制度体系：防火巡查、检查制度；消防设施维护保养制度；用火用电安全管理制度；易燃易爆危险品管理制度；消防安全教育培训制度；火灾隐患整改制度；灭火和应急疏散预案演练制度；消防安全工作考评和奖惩制度等。5.建筑与消防设施基础资料：建筑总平面图、消防设施平面布置图、电气线路图、消防水源分布图；消防设施（消火栓、自动喷水灭火系统、火灾自动报警系统、防排烟系统等）的型号、数量、安装时间、维护单位等信息；消防产品（灭火器、应急照明、防火门等）的合格证明、检测报告。（二）消防安全管理情况档案1.防火巡查与检查记录：日常巡查记录：每日（或指定周期）对消防设施、安全出口、疏散通道、用火用电等的检查情况，含发现问题、整改措施及落实情况；专项检查记录：节假日、重大活动前或季节转换时的针对性检查（如冬季防火、夏季电气安全检查等）。2.火灾隐患整改记录：隐患排查报告、整改通知书（含隐患描述、整改要求、整改期限）、整改复查记录（附整改前后对比资料，如照片、检测报告）。3.消防工作会议与培训记录：消防工作会议纪要：年度/季度消防工作部署、问题研讨及决议；消防安全培训档案：培训计划、培训课件、签到表、考核试卷（或实操记录）、培训效果评估。4.灭火和应急疏散预案演练记录：演练方案（含演练目的、流程、参与人员、场景设置）；演练照片、视频、总结报告（含问题分析与改进措施）；演练参与人员签到表及反馈意见。（三）消防设施设备管理档案1.维护保养记录：日常维护：消火栓、灭火器、应急照明等设施的月度检查、清洁、压力测试记录；年度检测：委托第三方机构对建筑消防设施进行全面检测的报告（含检测项目、结果、整改建议）；故障维修记录：设施故障报修单、维修方案、维修前后检测报告、维修人员及单位资质证明。2.运行记录：消防控制室值班记录（含设备运行状态、报警信息、处置情况）、消防水泵/防排烟风机等关键设备的启动测试记录。（四）火灾事故档案（若发生）1.事故基本信息：火灾发生时间、地点、过火面积、直接经济损失、伤亡情况等。2.事故调查资料：消防部门出具的火灾事故认定书、现场勘验笔录、询问笔录、物证鉴定报告。3.处置与整改情况：灭火救援经过、事故原因分析、责任追究情况、整改措施及落实验证资料。三、档案管理流程（一）收集与整理1.收集责任：各部门按职责分工收集档案资料（如安保部门负责巡查检查、演练记录，行政部门负责培训、会议档案，工程部门负责设施维护与检测报告）。2.整理要求：分类：按“基本情况”“管理活动”“设施设备”“事故档案”等大类划分，每类下设子项（如“管理活动”下分巡查、培训、演练等）；编号：采用“大类-子项-年度-序号”规则（如“GL-PC-____”表示“管理类-巡查记录-2024年-第1份”）；装订：纸质档案采用线装或胶装，附封面（注明档案名称、年度、保管期限）、目录；电子档案按分类建立文件夹，命名规范一致。（二）归档1.归档时间：日常管理类档案（如巡查记录、培训记录）：每月/季度结束后5个工作日内归档；专项活动类档案（如演练、检测报告）：活动结束后10个工作日内归档；火灾事故档案：事故处置完毕、责任认定后30个工作日内归档。2.归档要求：纸质档案需经部门负责人审核签字，电子档案需确保可正常读取、无病毒；档案移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认，清单留存备查。（三）保管1.保管场所：设置专用档案柜（架），存放于干燥、通风、避光的房间，远离水源、热源及易燃易爆物品；电子档案存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期备份。2.保管期限：永久保管：单位概况、消防许可文件、火灾事故档案、重要消防设施基础资料；定期保管：5年：日常巡查记录、培训记录、演练记录；10年：消防设施年度检测报告、重大隐患整改档案；保管期限届满的档案，经消防安全责任人批准后可销毁，销毁前需编制《档案销毁清册》。3.保管责任：指定专人（档案管理员）负责，定期检查档案完好情况，填写《档案保管检查记录》，发现损坏、丢失及时报告并采取补救措施。四、档案利用与保密（一）利用流程2.外部查阅：消防部门、应急管理部门等监管机构因工作需要查阅时，需出具公函及经办人证件，由单位消防安全管理人陪同查阅，查阅内容仅限与工作相关的部分，严禁泄露无关信息。（二）保密要求1.档案管理员需签订保密协议，严禁向无关人员透露档案内容；2.涉及单位商业秘密、个人隐私的档案（如火灾事故伤亡人员信息、核心技术场所消防布局），借阅、复制需经消防安全责任人审批，且仅限指定人员接触；3.电子档案需设置访问密码，定期更新，防止黑客攻击或数据泄露。五、监督与改进（一）监督机制1.内部检查：单位每半年对档案管理工作进行自查，检查内容包括档案完整性、保管状况、利用流程合规性，形成《档案管理自查报告》，报消防安全责任人；2.外部审计：配合消防部门、第三方机构的监督检查，对发现的问题限期整改。（二）评估与改进1.每年年底对档案管理工作进行评估，分析档案利用效率、问题反馈（如借阅流程是否便捷、档案内容是否满足管理需求）；2.根据评估结果优化档案类目、管理流程或保管方式（如增加“新能源设施消防档案”类目、优化电子档案检索系统等）。（三）责任追究对违反本手册规定，造成档案丢失、篡改、泄露或因档案管理不善影响消防工作的，视情节轻重对责任人进行批评教育、绩效考核扣分，涉嫌违法的移交司法机关处理。附录：档案管理