技术文档编写及评审规范

技术文档编写及评审规范一、适用范围与核心价值本规范适用于公司内部所有技术类文档的编写与评审，包括但不限于需求规格说明书、系统设计文档、接口文档、测试报告、用户手册、部署文档等。参与人员涵盖产品经理、开发工程师、测试工程师、项目经理及业务方代表等。核心价值：通过统一文档标准，保证内容完整、逻辑清晰、表述准确，减少沟通歧义；规范评审流程，提前发觉问题，保障技术方案可行性，降低项目风险，提升团队协作效率与交付质量。二、技术文档编写全流程步骤1：需求分析与资料准备输入：产品需求文档（PRD）、会议纪要、业务需求说明、相关技术调研资料等。操作：与产品经理工、业务方工确认需求边界、核心功能及非功能性需求（功能、安全、兼容性等）。收集现有系统架构、技术栈、接口规范等背景资料，保证文档与现有体系一致。明确文档目标读者（如开发团队、测试团队、运维团队或客户），调整内容深度与表述方式。步骤2：文档结构与框架搭建操作：根据文档类型参考标准化模板（见第三部分“标准化结构”），搭建章节框架。列出核心章节标题，明确各章节内容范围（如“引言”包含目的、范围、术语定义；“设计说明”包含架构、模块、接口等）。复杂章节可细化子标题，保证逻辑递进（如从整体到局部，从业务到技术）。步骤3：内容编写与规范遵循操作：术语统一：使用公司术语表中的标准词汇，避免缩写（除非首次出现时标注全称，如“RESTfulAPI（RepresentationalStateTransferApplicationProgrammingInterface）”）。逻辑清晰：章节内容按“总-分”结构展开，先说明结论或核心观点，再展开论述；复杂流程需配流程图（使用Visio、Draw.io等工具），数据变化需配图表。数据准确：引用数据需标注来源（如“根据2023年Q3功能测试数据”），技术参数（如并发量、响应时间）需明确单位与测试环境。图文规范：图表需编号（如图1、表1）并添加标题，中需引用（如“如图1所示”）；图片分辨率不低于300dpi，流程图元素统一使用标准符号（如矩形表示处理步骤，菱形表示判断）。步骤4：交叉审核与修订操作：完成初稿后，交由相关领域同事交叉审核（如开发文档需开发工程师工、测试工程师工审核，接口文档需前后端开发工程师工、工联合审核）。根据审核意见修订内容，重点检查：需求一致性、技术可行性、逻辑漏洞、格式规范性。修订后再次审核，保证所有问题闭环。步骤5：定稿与归档操作：确认内容无误后，按公司命名规则定稿（如“系统_V1.0_需求规格说明书_20231027.docx”）。至指定文档管理系统（如Confluence、SharePoint），设置阅读权限，同步更新文档版本记录。三、技术文档评审机制步骤1：评审启动输入：待评审文档初稿、评审计划（含时间、参会人员、评审重点）。操作：由项目经理*工或文档负责人组建评审团队，成员包括：产品代表、开发代表、测试代表、运维代表（如需）。提前2个工作日将文档初稿及评审计划发送至评审人，明确评审截止时间（如评审人需在24小时内完成预审）。步骤2：预审与问题收集操作：评审人通读文档，重点关注：需求完整性、技术方案合理性、风险点识别、可测试性、可维护性。使用评审工具（如JIRA、Confluence评论）记录问题，标注问题位置（章节/页码），明确问题描述与改进建议（避免模糊表述如“不清楚”，应改为“3.2章节未说明异常情况的处理流程，建议补充”）。步骤3：评审会议操作：由主持人*工引导会议，作者讲解文档核心内容（重点说明需求背景、设计方案、关键决策依据），时长控制在30分钟内。评审人依次提出预审问题，作者现场回应或记录，讨论形成整改方案（明确责任人、完成时间）。对争议问题进行投票表决（如技术方案选型），少数服从多数，结果由主持人记录。步骤4：问题跟踪与整改操作：主持人整理评审会议问题清单，同步至项目协作工具，分配责任人（如“需求不完整-产品经理*工-1个工作日内补充”）。责任人按时完成整改，作者更新文档，再次提交评审人复核。复核通过后，关闭问题清单，形成评审结论。步骤5：评审结论与归档操作：评审结论分为三类：通过（可直接进入下一流程）、修改后通过（完成整改后通过）、不通过（需重新编写或重大修改后再次评审）。评审结论需由评审负责人*工签字确认，与文档初稿、问题清单、整改记录一并归档。四、标准化结构以下为通用技术不同类型文档可基于此调整章节：文档类型核心章节内容要点填写说明需求规格说明书1.引言（目的、范围、术语定义、参考资料）2.总体描述（用户特征、系统约束、业务场景）3.功能需求（功能列表、详细说明、业务规则）4.非功能需求（功能、安全、兼容性）5.接口需求（内部/外部接口定义）6.附录（名词解释、图表索引）明确“做什么”，描述业务场景、功能逻辑、输入输出、异常处理等功能需求需用“用户故事”或“用例”描述，非功能需求需量化指标（如“页面加载时间≤2s”）系统设计文档1.引言（设计目的、范围、参考资料）2.设计目标与原则3.架构设计（整体架构图、技术选型说明）4.模块设计（模块划分、功能职责、接口定义）5.数据库设计（ER图、表结构、字段说明）6.安全设计（认证授权、数据加密）7.部署设计（环境配置、部署流程）明确“怎么做”，描述技术方案、模块交互、数据结构、部署方式等架构图需分层展示（如表现层、业务层、数据层），模块接口需定义请求/响应格式接口文档1.接口概述（接口用途、适用场景）2.接口列表（接口名称、URL、请求方法）3.接口详情（请求参数、响应参数、错误码、调用示例）4.变更记录（版本、修改内容、修改人）描述接口功能、参数规则、返回结果、错误处理等请求/响应参数需说明类型、是否必填、示例值；错误码需定义含义和处理建议测试报告1.测试概述（测试目的、范围、环境）2.测试用例（用例编号、功能点、前置条件、操作步骤、预期结果）3.测试结果（用例执行情况、缺陷统计）4.结论与建议（测试通过/不通过、风险提示）记录测试过程、结果分析、缺陷情况缺陷需按严重程度（致命、严重、一般、轻微）分类统计，说明未覆盖原因五、关键注意事项与常见问题规避（一）编写注意事项避免歧义：禁用“大概”“可能”等模糊词汇，技术参数需明确量化（如“支持1000并发用户”而非“支持高并发”）。版本控制：文档修改时需更新版本号（V1.0→V1.1），在修订记录中注明修改人、修改日期、修改内容。引用规范：引用外部文档或数据时，需注明来源（如“参考《系统接口规范V2.0》”），避免信息孤岛。可读性：长段落控制在5行内，复杂公式需单独编号并解释说明，技术术语首次出现时标注英文全称。（二）评审注意事项客观公正：评审需基于文档内容与需求一致性，避免因个人偏好否定方案（如“我认为Python比Java好”不作为评审依据）。聚焦核心：优先关注需求完整性、技术可行性、风险点等核心问题，避免纠结格式细节（如字体、行距）。时间效率：预审阶段需按时完成，评审会议严格控制时长（一般不超过1小时），避免冗长讨论。建设性反馈：提出问题时需附带改进建议（如“建议补充缓存策略，避免数据库压力过大”），而非单纯批评。（三）常见问题规避需求不明确：编写前与业务方确认所有需求点，避免“后续扩展”“暂不考虑”等模糊表述。技术方案缺失细节：设计文档需说明关键技术的实现原理（如“为什么