固定资产管理与盘点流程标准化手册

固定资产管理与盘点流程标准化手册前言为规范企业固定资产全生命周期管理，保证资产安全、完整与账实相符，提高资产使用效率，特制定本手册。本手册涵盖固定资产从新增入库、日常使用、调拨转移到盘点清查、报废处置的全流程标准，适用于企业各部门及涉及资产管理的人员。一、适用范围与应用场景本手册适用于企业各类固定资产管理活动，具体场景包括但不限于：新增资产入库：采购、自制、接受捐赠等方式取得的固定资产，需完成验收、登记、贴标等入库流程；日常使用管理：资产领用、归还、调拨、维修等日常操作，需明确责任人与使用状态；定期盘点清查：年度/半年度/季度全面盘点，或部门资产抽查，保证账、卡、物一致；报废处置管理：达到使用年限、毁损或技术淘汰的资产，需完成鉴定、审批、处置等流程。二、标准化操作流程详解（一）固定资产新增入库流程需求申请与审批使用部门根据业务需求填写《固定资产新增申请表》，注明资产名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额等信息，经部门负责人*审批后提交至行政部（或资产管理部）。行政部根据企业资产配置标准及预算额度进行审核，确认新增必要性与合规性后，报财务部备案。采购/验收与交接采购部门根据审批后的《固定资产新增申请表》执行采购，采购完成后将资产交付使用部门。使用部门组织验收，核对资产实物与采购清单是否一致（名称、规格、数量、质量等），验收合格后填写《固定资产验收单》，参与验收人员（使用部门代表、行政部专员*、采购人员）签字确认。资产登记与贴标行政部根据《固定资产验收单》信息，在固定资产管理系统中创建资产档案，录入资产编号、名称、规格型号、原值、启用日期、使用部门、责任人等信息，唯一资产编码（规则：部门代码-年份-流水号，如“CW-2024-001”）。行政部制作资产标签（含资产编码、名称、购置日期），粘贴于资产明显位置（如设备机身、家具表面），标签需粘贴牢固、信息清晰。财务入账行政部将《固定资产新增申请表》《固定资产验收单》等资料提交财务部，财务部核对无误后，按企业会计制度进行资产入账，建立固定资产明细账。（二）固定资产日常使用与调拨流程领用与归还员工领用资产时，填写《固定资产领用登记表》，注明领用人、领用日期、资产编码等信息，经部门负责人*审批后至行政部领用。行政部更新系统中的“使用人”“使用状态”为“在用”，并签字确认领用。员工离职、调动或不再使用资产时，需将资产清理干净、功能完好地归还至行政部，行政部检查资产状况后，在系统中更新“使用状态”为“闲置”，并记录归还日期。部门间调拨因工作需要，资产需在部门间调拨时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，注明调入/调出部门、资产编码、调拨原因等信息，经双方部门负责人*审批后提交行政部。行政部审核调拨申请，确认资产状况与调拨合规性后，在系统中更新“使用部门”“责任人”信息，并同步通知财务部调整资产账目。调拨完成后，行政部将《固定资产调拨申请表》复印件分别交调出、调入部门存档。维修与保养资产使用过程中出现故障，使用人及时向行政部报修，填写《固定资产维修申请表》，说明故障现象。行政部根据故障程度选择维修方式（自行维修/外部送修），维修完成后，由使用人确认维修效果并在《固定资产维修申请表》签字，行政部更新资产“维修记录”。（三）固定资产盘点清查流程盘点前准备行政部根据管理需求制定盘点计划，明确盘点范围（全公司/某部门）、时间、参与人员（行政部专员、财务部人员、各部门资产管理员），并提前3个工作日发布盘点通知。各部门资产管理人员提前核对本部门资产台账，保证系统信息与实物一致，对有疑问的资产标注并说明情况。现场盘点实施盘点人员按部门分组，每组至少2人（1人清点实物、1人记录），对照《固定资产盘点表》逐项清点资产：（1）核对资产标签信息与系统档案是否一致（编码、名称、规格等）；（2）检查资产状态（在用/闲置/维修/报废等）与系统记录是否匹配；（3）清点资产数量，保证实物与台账数量一致，对盘盈、盘亏、毁损资产重点记录。盘点过程中，如发觉资产信息不符或状态异常，及时拍照记录并在《固定资产盘点表》备注栏说明，由盘点双方签字确认。盘点结果处理盘点结束后，行政部汇总各部门《固定资产盘点表》，编制《固定资产盘点报告》，列明资产总数量、账面数量、盘点数量、盘盈数量、盘亏数量、差异原因分析（如漏盘、标签脱落、资产报废未销账等）。对盘盈资产，行政部核查来源（如未入账采购、捐赠等），补充登记入账；对盘亏资产，由责任部门填写《固定资产盘亏/毁损报告说明》，经部门负责人*审批后，报财务部进行账务处理。财务部根据审批后的《固定资产盘点报告》及《固定资产盘亏/毁损报告说明》，调整资产账目，保证账实一致。（四）固定资产报废处置流程报废申请与鉴定资产达到使用年限（如电子设备5年、办公家具8年等）、毁损无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、预估残值等信息，经部门负责人*签字后提交行政部。行政部组织技术鉴定小组（由行政部、财务部、使用部门代表*组成），对资产状况进行评估，确认是否符合报废标准，并在《固定资产报废申请表》上签署鉴定意见。审批与处置行政部将鉴定后的《固定资产报废申请表》按审批权限报批（如金额低于5000元由行政部经理审批，高于5000元需报总经理审批）。审批通过后，行政部选择处置方式：（1）残值回收：对于有残值的资产（如设备、家具），联系合规回收机构进行变卖，回收款项交财务部入账；（2）销毁处理：对于无残值或涉及安全的资产（如保密设备），由行政部监督销毁，并留存销毁记录。账务注销与档案归档行政部在固定资产管理系统中将报废资产状态更新为“已报废”，同步通知财务部销账，财务部在固定资产明细账中标注“报废注销”。行政部将《固定资产报废申请表》《鉴定意见书》《处置合同》等资料整理归档，保存期限不少于15年。三、常用工具表单模板（一）固定资产新增申请表申请部门申请日期资产类别□设备□家具□车辆□其他资产名称规格型号预估数量预算单价用途说明部门负责人意见：签字：日期：行政部审核意见：签字：日期：财务部备案意见：签字：日期：（二）固定资产盘点表盘点部门：盘点日期：盘点人：*资产编号资产名称规格型号———-———-———-（三）固定资产报废申请表申请部门申请日期资产编号资产名称规格型号原值已使用年限报废原因□达到使用年限□毁损无法修复□技术淘汰□其他：使用部门意见：签字：日期：技术鉴定小组意见：签字：日期：审批意见：签字：日期：（四）固定资产调拨申请表调出部门调入部门调拨日期资产编号资产名称规格型号原值调拨原因□部门调动□优化配置□其他：调出部门负责人意见：签字：日期：调入部门负责人意见：签字：日期：行政部审核意见：签字：日期：四、关键控制点与风险提示资产标签管理：标签是实物与系统信息关联的核心，严禁撕毁、污损，若标签脱落或损坏，使用人需立即向行政部申请更换，否则造成盘点的由责任人承担相应责任。盘点规范性：盘点必须坚持“见物点物、逐项核对”原则，禁止通过“拍脑袋”估算数量，对重点资产（如高值设备、涉密资产）需拍照存档，保证盘点过程可追溯。调拨与报废审批：严禁未经审批擅自调拨或处置资产，调拨需双方部门确认，报废需技术鉴定与多级审批，防止资产流失或账外资产形成。数据同步：行政部与财务部需定期（每月）核对资产系统数据与财务账目，保证系统