机关单位公务接待规范流程指南

机关单位公务接待规范流程指南公务接待是机关单位保障公务活动顺利开展、展示工作形象的重要环节。为规范公务接待行为，提升服务质效，严守纪律规矩，依据《党政机关厉行节约反对浪费条例》《党政机关公务接待管理办法》等规定，结合机关工作实际，制定本流程指南，为公务接待实操提供参考。一、接待前：审批筹备，夯实基础（一）接待申请：明确事由与方案公务活动确需接待的（如调研考察、检查指导、会议交流等），由承办科室或经办人发起接待申请。申请需说明活动事由（如调研某工作进展）、时间跨度（含起始与结束时间）、接待对象（人数、职务、单位）、行程安排（含公务活动地点、内容）及接待标准初步方案（如住宿、用餐的初步规划）。申请材料需经科室负责人签字确认，确保内容真实、需求合理。（二）审批流程：分级把关，严控权限接待申请实行分级审批：一般性接待（如基层单位调研、小型会议）：由承办科室提交申请，经办公室初审（审核申请合规性、标准合理性）后，报分管领导审批。重要接待（如上级单位检查、跨区域交流活动）：经办公室初审、分管领导复核后，报单位主要领导审定。审批过程中，需重点审核接待规模、标准是否符合规定，严禁超范围、超标准申请。（三）信息对接：精准沟通，细化安排审批通过后，经办人需与接待对象的联络人（如对方办公室负责人、带队人员）对接细节：确认行程：包括抵离时间、交通方式、公务活动具体安排（如调研点、会议议程），及时调整优化方案。收集需求：了解接待对象的饮食禁忌（如清真、素食）、特殊需求（如医疗保障），提前协调车辆、会议室、资料（如汇报材料、考察点简介）等资源。反馈安排：将最终行程、联系人信息、注意事项反馈对方，确保双方信息对称。二、接待中：规范执行，注重细节（一）迎送礼仪：对等适度，简洁得体迎送人员根据职务对等原则安排（如接待厅级领导，由本单位厅级或分管领导迎送），避免过度迎送。迎接：提前10-15分钟到达指定地点（如车站、酒店大堂），主动介绍身份，协助搬运行李（如需），引导至乘车点或住宿房间。送别：活动结束后，在合适地点（如单位门口、交通枢纽）送别，简要总结活动成果，表达感谢与祝愿，避免冗长寒暄。（二）陪同安排：从严从简，对口服务陪同人员数量从严控制：接待对象10人以内的，陪餐、陪同考察人员不超过3人；超过10人的，不超过接待对象人数的1/3。陪同人员需与接待对象业务对口（如调研农业工作，由农业科室人员陪同），避免“层层陪同”。活动中，陪同人员需做好引导（如介绍单位情况、调研点背景）、协调（如衔接活动环节、解决突发问题），确保公务活动紧凑高效。（三）食宿管理：厉行节约，严守标准住宿安排：优先选择机关内部接待场所或财政部门指定的定点酒店，严格执行差旅、会议住宿标准（如厅级干部住单间，处级及以下住标准间），不得安排超规格房型、豪华套间，禁止额外提供高档用品（如名贵茶叶、特产）。用餐安排：原则上安排在机关食堂或定点餐馆，严格控制陪餐人数（同陪同人员数量要求）。用餐以家常菜为主，严禁提供高档菜肴、烟酒，严格执行当地公务接待用餐标准（如人均不超过规定金额）。工作日午餐原则上不安排饮酒，确因工作需要的，需按规定履行审批手续。（四）活动组织：紧扣公务，高效有序根据公务活动计划，提前规划行程路线（如调研点之间的车程、会议场地的衔接），准备相关资料（如汇报PPT、考察点台账）、设备（如音响、投影仪）。活动中，尊重接待对象的意见，及时调整环节（如延长调研时间、增加交流环节），确保活动紧扣工作主题，成果务实。（五）安全保障：隐患排查，预案先行涉及外出考察、调研的，提前排查安全隐患（如调研点的道路、设施安全），安排必要的安保或医护人员（如偏远地区调研）。制定应急预案（如极端天气、人员突发疾病的应对措施），确保接待对象和工作人员的安全。三、接待后：收尾管理，闭环监督（一）资料归档：全程留痕，规范存档接待结束后，经办人需整理接待资料：包括接待审批单、行程确认单、费用票据（含用餐、住宿、交通发票）、活动照片、接待对象反馈意见等。资料需按档案管理规定，编号、装订后移交档案室，确保接待全程可追溯。（二）费用结算：一事一结，合规报销接待费用实行一事一结，禁止“化整为零”“拆分报销”。经办人整理票据后，填写《公务接待费用报销单》，附接待审批单、消费明细（如用餐菜单、住宿清单），经办公室审核（审核标准合规性）、财务复核（审核票据真实性）、分管领导审批后，通过国库集中支付或公务卡结算，严禁以现金支付、转嫁费用（如让下属单位、企业承担接待费用）。（三）监督反馈：审计公示，优化提升内部审计：单位财务、纪检部门定期对公务接待费用进行审计，重点检查是否超标准、超范围接待，票据是否真实合规。信息公示：按规定公示接待批次、人数、费用等信息（涉密接待除外），接受干部职工监督。意见反馈：通过电话回访、问卷调研等方式，收集接待对象的意见建议，针对性优化接待流程（如调整用餐口味、简化迎送环节