公文写作格式与范例详解

公文写作格式与范例详解公文作为党政机关、企事业单位开展公务活动的核心载体，其格式规范程度直接影响行文效力与信息传达效果。掌握公文写作的格式逻辑与范例结构，是提升行政效能、保障工作推进的基础能力。本文结合《党政机关公文处理工作条例》及实务经验，对常用公文的格式与范例进行系统解析，为实务工作提供参考。一、通知：部署工作的常用载体通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知/执行的事项，或批转、转发公文。其格式需兼顾“告知性”与“指令性”，核心要素如下：（一）格式规范1.标题：一般采用“发文机关+事由+文种”结构（如《XX局关于召开安全生产工作会议的通知》）；内部通知可省略发文机关，采用“事由+文种”（如《关于开展员工技能培训的通知》）。2.主送机关：顶格写需执行/知晓的单位全称或规范化简称，多个机关用顿号分隔（如“各部门、各分公司”）。3.正文：分“缘由”（说明通知背景、目的）、“事项”（清晰列示工作要求、时间、地点、责任分工等）、“要求”（强调执行标准或反馈要求）三部分。4.附件：若有需说明的材料（如会议议程、表格），在正文下空一行左空二字标注“附件：1.XXX2.XXX”（附件名称后不加标点）。5.发文机关与成文日期：右对齐，日期用阿拉伯数字（如2024年5月10日），正式公文需加盖公章。（二）范例展示标题：《XX公司关于开展2024年员工技能培训的通知》主送机关：各部门、各分公司正文：为提升员工专业能力，适应公司业务发展需求，经研究决定开展2024年员工技能培训，现将有关事项通知如下：一、培训时间：2024年6月1日—6月15日（每周一、三、五下午14:00-17:00）二、培训地点：公司三楼会议室三、培训内容：1.业务流程优化（主讲人：XX部李XX）；2.客户服务技巧（主讲人：XX部王XX）。四、参训要求：1.各部门须于5月25日前报送参训人员名单（见附件1）；2.参训人员需提前10分钟到场，培训期间不得无故缺席。附件：1.2024年员工技能培训参训人员报名表发文机关：XX公司人力资源部成文日期：2024年5月8日二、请示：上行文的规范表达请示适用于向上级机关请求指示、批准，需遵循“一文一事”“单头请示”原则，格式需体现“诉求性”与“谦谨性”。（一）格式规范1.标题：采用“事由+请示”结构（如《XX学校关于申请修缮教学楼的请示》），避免“请示报告”等混淆表述。2.主送机关：仅限一个上级机关，顶格写全称（如“XX区人民政府”），不得多头主送。3.正文：缘由：说明请示背景（如“因教学楼墙体出现裂缝，存在安全隐患”）；事项：明确请求内容（如“申请专项经费XX元用于修缮”）；结语：常用“妥否，请批示”“以上请示，盼复”等，语气谦谨。4.附件：若有预算明细、设计方案等，标注方式同通知。5.发文机关与日期：右对齐，日期用阿拉伯数字，加盖公章。（二）范例展示标题：《XX街道办事处关于申请社区文化广场建设经费的请示》主送机关：XX区人民政府正文：我街道XX社区现有居民XX人，文化活动场地不足200平方米，难以满足群众文化需求。为丰富居民精神生活，拟建设社区文化广场（含健身区、休闲区、文化长廊），需经费XX元（明细见附件）。现申请该项经费，妥否，请批示。附件：1.XX社区文化广场建设经费预算表发文机关：XX街道办事处成文日期：2024年5月9日三、报告：工作汇报的清晰呈现报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问，需客观陈述，不得夹带请示事项。（一）格式规范1.标题：采用“事由+报告”结构（如《XX局关于2024年第一季度执法检查工作的报告》）。2.主送机关：上级机关，可多个（如“XX厅、XX委”）。3.正文：工作概况：说明时段、范围、总体成效；具体内容：分点阐述做法、成绩、问题（如“检查企业XX家，发现隐患XX处，整改率XX%”）；下一步计划：针对问题提出改进措施。结语常用“特此报告”“以上报告，请审阅”。4.发文机关与日期：右对齐，日期用阿拉伯数字，加盖公章。（二）范例展示标题：《XX市生态环境局关于2024年第一季度水污染防治工作的报告》主送机关：XX省生态环境厅正文：2024年第一季度，我市深入贯彻“水十条”要求，以XX河、XX湖为重点开展水污染防治，现将工作情况报告如下：一、工作进展1.排查企业XX家，整改涉水隐患XX处，关闭违规企业XX家；2.完成XX河清淤工程，清淤量XX立方米，水质提升至Ⅲ类。二、存在问题部分乡镇污水处理设施运行效率低，农村面源污染治理进度滞后。三、下一步计划1.6月底前完成乡镇污水处理设施改造；2.推广生态种植模式，减少农药化肥使用。特此报告。发文机关：XX市生态环境局成文日期：2024年4月5日四、函：平行或不相隶属机关的沟通工具函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，分为“发函”（主动沟通）和“复函”（回复）。（一）格式规范（以发函为例）1.标题：采用“发文机关+事由+函”结构（如《XX研究院关于商洽科研合作的函》）。2.主送机关：对方单位全称，顶格写（如“XX房地产开发有限公司”）。3.正文：缘由：说明沟通背景（如“为推进XX课题研究”）；事项：明确商洽内容（如“拟联合开展XX实验，请求贵单位提供XX设备支持”）；结语：发函用“盼复”“请于X月X日前函复”，复函用“此复”“专此函复”。4.发文机关与日期：右对齐，日期用阿拉伯数字，必要时加盖公章。（二）范例展示（发函）标题：《XX建筑设计院关于商洽XX项目设计合作的函》主送机关：XX房地产开发有限公司正文：我司专注于绿色建筑设计，现获悉贵司XX项目拟采用低碳设计方案。为提升项目品质，我司拟参与该项目设计工作，具体合作事项如下：一、合作内容：提供建筑方案设计、施工图设计及后期技术支持；二、合作周期：自合同签订起120天；三、费用预算：XX万元（明细见附件）。盼贵司于5月15日前函复合作意向，我司将派团队赴贵司沟通细节。附件：1.XX项目设计合作方案及预算表发文机关：XX建筑设计院成文日期：2024年5月7日五、纪要：会议成果的精准记录纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，需客观反映会议共识与行动要求。（一）格式规范1.标题：采用“会议名称+纪要”结构（如《XX公司2024年第一次股东会纪要》）。2.正文：会议基本信息：时间（2024年5月10日）、地点（公司会议室）、主持人（张XX）、参会人员（列示姓名或单位）；会议内容：分“议题一”“议题二”等，记录讨论过程、决议事项（如“同意XX项目立项，由李XX牵头，6月1日前提交可行性报告”）；结尾：可写“会议要求”“会议强调”（如“各部门须于5月20日前落实分工”），或无结尾。3.发文机关：一般为会议主办单位，右对齐。4.成文日期：会议结束日期，阿拉伯数字。（二）范例展示标题：《XX部门2024年第二季度工作部署会纪要》正文：2024年5月8日，XX部门召开第二季度工作部署会，部门全体人员参会，会议由王XX主持。现将会议内容纪要如下：一、议题一：第一季度工作总结1.完成项目XX个，超额完成季度目标15%；2.存在问题：部分项目进度滞后，因协作流程不清晰。二、议题二：第二季度工作安排1.重点推进XX项目，由赵XX负责，5月20日前制定实施方案；2.优化协作流程，李XX牵头，5月15日前提交修订稿。会议要求：各责任人须每周五17:00前报送工作进展，确保季度目标完成。发文机关：XX部门成文日期：2024年5月9日六、公文通用格式细节（一）字体与排版标题：二号小标宋体，居中；正文：三号仿宋_GB2312，首行缩进2字符；页码：四号半角宋体，居中标注“-1-”“-2-”等；版心：每页22行，每行28字，页边距上下3.7cm、左右2.8cm。（二）附件与页码附件说明：正文下空一行，左空二字，标注“附件：1.XXX”（附件名称后不加标点）；附件格式：与正文同，在版记（抄送、印发机关等）前另起页，左上角标注“附件”。（三）成文日期与印章成文日期：右空四字，用阿拉伯数字（如2024年5月10日）；印章：上不压正文（距正文1行之内），下骑年盖月（印章顶端与正文下端对齐，日期在印章下边缘）。七、注意事项（一）行文规则请示须“一文一事”“单头主送”，不得抄送下级；报告可“一文多事”，但不得夹带请示；函的主送机关明确，平行文用函，避免用请示、报告；主送机关数量：请示1个，通知、报告可多个，纪要一般省略主送机关（内部传阅）。（二）语言风格