企业行政公文撰写格式规范指南

企业行政公文撰写格式规范指南一、适用范围与常见应用场景本规范适用于企业内部各类行政公文的撰写，包括但不限于通知、通报、报告、请示、函、纪要等。常见应用场景涵盖：内部工作部署与事项传达（如年度计划、会议通知）、向上级或相关单位汇报工作（如季度报告、专项请示）、跨部门或外部单位事务商洽（如合作函、询价函）、重要事项记录与存档（如会议纪要、决策文件）等。规范的公文格式能保证信息传递的准确性、权威性和严肃性，提升企业管理效率。二、标准化撰写流程详解（一）拟稿：明确主题与规范表达确定公文类型与核心目的根据发文内容明确公文类型（如“通知”侧重告知事项，“请示”需请求批准），清晰表达发文目的（如“部署XX工作”“请求XX资源支持”）。收集与梳理信息收集相关背景资料、政策依据、数据支撑等，保证内容真实、准确；梳理逻辑主线，通常遵循“背景/依据—事项/内容—要求/说明”的结构。规范格式要素初拟按照后续“格式要素模板”要求，拟写标题、主送机关、附件说明、发文机关、成文日期等核心要素，字体、字号、行距等暂按规范预留格式（后续统一调整）。（二）审核：内容合规与细节校对内容审核准确性：核对数据、政策引用、事项描述是否无误，避免错别字、语病；合规性：检查是否符合企业内部制度、相关法律法规及上级要求；逻辑性：确认行文是否连贯，重点是否突出，要求是否明确。格式审核对照“格式要素模板”，检查标题居中、主送机关顶格、缩进、附件标注等格式是否规范，页码、页边距等排版是否符合标准。签批流程按企业权限规定依次提交部门负责人（如需）、分管领导、总经理（或指定签发人）审核，审核人需明确签署“同意”“修改后发”等具体意见及姓名、日期。（三）签发：明确权限与生效标识确定签发人一般事务性公文：由分管领导签发；重大事项公文（如战略调整、重要制度）：由总经理或董事长签发；对外公文：需加盖企业公章或合同专用章（根据事项性质确定）。标注签发信息在公文首页右上角标注“签发人：*某某”（三号仿宋字体），签发人后加冒号，姓名用楷体三号；签发意见统一用红色笔签署，明确“同意印发”及日期。（四）印发：排版校对与分发归档最终排版使用企业指定模板（如Word模板），调整字体、字号、行距、页边距（一般上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），页码位于页脚居中（四号宋体）；段落首行缩进2字符，行距28磅。校对与印制打印纸质版后，由拟稿人、审核人交叉校对，保证无误后印制（正式公文一般用A4纸双面打印）；电子版需命名规范（如“XX部门关于XX事项的通知-2024XX号”），存入企业办公系统或指定文件夹。登记与分发对公文编号、标题、份数、分发部门/人员等信息进行登记，通过内部系统或纸质签收单分发，重要公文需签收回执；归档时按年度、类别分类存放，保存期限符合企业档案管理规定。三、公文格式要素模板示例要素名称规范要求示例公文标题居中，二号小标宋简体，字数一般不超过50字，不加书名号；如需分行，词义完整，间距均匀。关于召开2024年度安全生产工作会议的通知主送机关顶格书写，三号仿宋GB2312，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，不同类别机关用逗号分隔。各部门、各子公司：首行缩进2字符，三号仿宋GB2312，1.5倍行距；结构分“一、（一）、1、（1）”层级，字体不变。一、会议时间：2024年X月X日（星期X）上午9:00-11:30二、会议地点：总部大楼3楼第一会议室附件说明下空1行，左空2字符，三号仿宋GB2312，后加冒号；附件名称后不加标点，附件顺序用阿拉伯数字标注。附件：1.2024年度安全生产工作会议议程2.各部门安全生产自查报告要求发文机关署名成文日期上1行，右空4字符，三号仿宋GB2312；联合行文时，机关名称并列，汉字字数相等。综合管理部成文日期右空4字符，阿拉伯数字（如“2024年5月20日”），三号仿宋GB2312，年份不能简写。2024年5月20日印章压发文机关署名和成文日期，居中下压成文日期日期，印章用红色，清晰不模糊。（加盖企业公章）页码页脚居中，四号宋体阿拉伯数字（如“-1-”），单页页码右对齐，双页页码左对齐。-1-四、关键规范要点提醒（一）内容规范主题明确：标题需概括核心事项，避免使用“关于……的请示报告”等模糊表述；开门见山，不冗余、不跑题。逻辑清晰：按“总-分”或“背景-措施-要求”结构撰写，重点内容前置，数据、案例需真实可追溯。用语得体：使用“请、拟、望、特此通知”等规范行政用语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“OK”）；请示类公文需一文一事，不得夹带请示事项以外的内容。（二）格式细节字体与字号：标题二号小标宋，三号仿宋，一级标题三号黑体（如“一、XX”），二级标题三号楷体（如“（一）XX”），三级标题三号仿宋加粗（如“1.XX”）。页边距与行距：默认页边距（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），行距固定值28磅，段前段后间距0行。附件规范：附件需在后注明名称及顺序，附件标题格式与标题一致；附件内容如为表格，需注明表头（如“表1：XX数据统计表”）。（三）流程与归档编号规则：公文编号按“部门简称-年份-序号”编制（如“综管部〔2024〕15号”），年份用六角括号“〔〕”包围，序号不编虚位（如“15”不写作“015”）。签发时效：紧急公文需标注“特急”“加急”（