公文写作规范与常用格式总结

公文写作规范与常用格式总结公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，其写作规范与格式的严谨性直接关系到政令传达的准确性、工作推进的高效性。结合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T____）及实践经验，现将公文写作的核心规范与常用格式总结如下，供实务工作者参考。一、公文写作的基本规范（一）内容规范：主旨明确，要素完整公文需围绕核心主旨展开，请示需“一文一事”，避免多事项混杂导致上级机关批复困难；报告需聚焦工作汇报、情况反映或询问答复，严禁夹带请示事项；通知“转发类”需完整标注被转发文件的发文字号（如“现将《××部关于××的通知》（×部发〔2023〕×号）转发给你们……”），确保政策依据清晰。（二）语言规范：庄重准确，简明扼要公文语言需体现“机关特质”：慎用口语化表述，如将“我单位觉得”改为“我单位认为”；规避模糊性措辞，如将“大概完成”改为“已完成”；规范使用简称，首次出现需标注全称（如“市场监督管理局（以下简称‘市监局’）”）；结语遵循文种惯例，如请示用“妥否，请批示”，报告用“特此报告”，函用“盼复”“特此函复”。（三）格式规范：结构清晰，要素合规公文格式需严格遵循《党政机关公文格式》，确保版头、主体、版记三部分要素齐全、排版规范。不同文种的格式侧重点略有差异（如上行文“请示”需标注“签发人”，“函”的发文字号可简化为“×函〔2023〕×号”），但核心要素需统一规范。二、公文格式的具体规范（GB/T____）（一）版头部分（首页红色分隔线以上）1.份号：涉密公文需标注，用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行（如“____”）。2.密级和保密期限：涉密公文标注，格式为“秘密★1年”（保密期限用汉字），顶格编排在版心左上角第2行。3.紧急程度：标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角；若同时标份号、密级和紧急程度，顺序为“份号→密级和保密期限→紧急程度”。4.发文机关标志：由发文机关全称/规范化简称加“文件”二字组成（如“××省人民政府文件”），或仅用全称/简称，居中排布，字体为红色。5.发文字号：格式为“机关代字+〔年份〕+发文顺序号”（如“×政发〔2023〕3号”），年份用六角括号，顺序号不编虚位，居中排布在发文机关标志下空2行。6.签发人：上行文（请示、报告）需标注，发文字号居左空1字，“签发人”三字加全角冒号，签发人姓名居右空1字，与发文字号同排。（二）主体部分（首页红色分隔线以下、版记以上）1.标题：由“发文机关名称+事由+文种”组成（如“××省人民政府关于加强安全生产工作的通知”），用2号小标宋体字，居中排布；回行时需保证词意完整、排列对称。2.主送机关：公文的主要受理机关，顶格写在标题下空1行，用全称、规范化简称或同类型机关统称（如“各市（州）人民政府，省直各单位：”）。3.正文：公文核心内容，用3号仿宋体字，一般每面排22行、每行28字；结构层次序数为“一、”（第一层）→“（一）”（第二层）→“1.”（第三层）→“（1）”（第四层），段落首行缩进2字符。4.附件说明：如有附件，在正文下空1行左空2字标注“附件：”，后接附件名称（名称后不加标点）；多个附件用阿拉伯数字标注顺序（如“附件：1.××办法2.××细则”）。5.发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，联合行文时主办机关在前，一般右空4字编排。6.成文日期：用阿拉伯数字标全年、月、日（如2023年10月15日），一般右空4字；会议通过的公文以通过日期为准。7.印章：成文日期上居中排布，下压发文机关署名和成文日期（“骑年盖月”）；联合行文时各机关印章一一对应、端正居中，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。8.附注：对公文的说明或补充，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行（如“（此件公开发布）”“（联系人：×××）”）。9.附件：另面编排（版记前），与正文一起装订；左上角第1行顶格标“附件”或“附件×”，格式同正文。（三）版记部分（分隔线以下）1.分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条和末条用1.5磅粗线，中间用0.5磅细线；首条分隔线位于最后一个主体要素下空1行处。2.抄送机关：除主送机关外需执行/知晓的机关，用全称/规范化简称，居左空1字，“抄送：”后加冒号，回行时与冒号后的首字对齐，最后标句号。3.印发机关和印发日期：印发机关为发文机关办公厅（室）或文秘部门，印发日期用阿拉伯数字，编排在末条分隔线之上；印发机关左空1字，印发日期右空1字，用4号仿宋体字。三、常见公文文种的格式要点（一）通知：传达要求，批转转发标题可省略发文机关（如内容周知性强时，直接用“关于××的通知”）；主送机关需明确执行/知晓范围；正文需说明“依据（为何发）、事项（发什么）、要求（怎么干）”，转发类通知需标注被转发文件的发文字号。（二）请示：请求指示，一文一事主送机关单一（不得多头请示）；正文包括“请示缘由（必要性、紧迫性）、请示事项（具体、可操作）、请示结语（妥否，请批示）”；附件需详细说明相关支撑材料（如“附件：××项目可行性研究报告”）。（三）报告：汇报工作，反映情况不得夹带请示事项；正文结构为“工作开展情况→取得成效→存在问题→下一步计划”；结语常用“特此报告”“以上报告，请审阅”。（四）函：商洽工作，不相隶属分为商洽函、询问函、答复函、请求批准函；标题简明（如“关于商洽××事项的函”），主送机关明确；正文说明“事由（为何函）、事项（函什么）”，结语依文种用“盼复”（询问函）、“特此函复”（答复函）。四、常见错误与改进建议（一）格式错误：细节失范，影响严肃性发文字号：误用方括号（如“×政发[2023]3号”），应改为六角括号〔〕；成文日期：误用汉字（如“二〇二三年十月十五日”），应改为阿拉伯数字；附件说明：漏标附件或加标点（如“附件：××办法。”），应规范标注为“附件：××办法”；主送机关：排版不顶格（如空两格书写），应顶格编排。改进：严格对照《党政机关公文格式》，借助排版工具（如Word“公文格式”模板）规范格式。（二）语言不规范：表述随意，削弱权威性口语化：如“我单位觉得”改为“我单位认为”；模糊化：如“大概完成”改为“已完成”；简称混乱：如“市监局”未说明全称，应首次出现时标注“市场监督管理局（以下简称‘市监局’）”。改进：建立公文术语库，表述以“准确、简明”为原则，避免歧义。（三）逻辑不清晰：文种混用，结构混乱请示一文多事：如在一份请示中同时请求“资金支持”和“人员调配”，应拆分为两份请示；报告夹带请示：如在报告中提出“请拨付资金”，应改为请示；正文层次混乱：如用“1、”“（一）”混合标注层次，应严格遵循“一、→（